企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作探究

唐富美

摘 要：近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)科技水平的提升。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用得到了廣泛普及，企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中大量數(shù)據(jù)涌現(xiàn)，對(duì)資料檔案管理提出了更高的要求，檔案載體從傳統(tǒng)的紙張逐漸向光盤(pán)等電子載體發(fā)展。儲(chǔ)存了大量重要資料信息的電子檔案，為企業(yè)管理提出了新的課題，如何在管理層面和技術(shù)層面對(duì)電子檔案安全性予以保障，使其在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。本文就企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子文件歸檔;電子化

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，日益多樣化的儲(chǔ)存形式也讓電子文件檔案管理也越來(lái)越普遍。檔案不僅是保存信息的主要載體，其潛在價(jià)值也可以通過(guò)特定的工具進(jìn)行挖掘，幫助人們更好的開(kāi)展工作。在電子檔案越來(lái)越普及的今天，不僅對(duì)電子文件歸檔的效率和質(zhì)量有了更高的要求，還為檔案管理帶來(lái)了更多的便利。

1 電子文件的分類(lèi)和排序

電子文件的分類(lèi)和排序需要根據(jù)電子文件的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)。由于電子文件類(lèi)別種類(lèi)繁多，因此要分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，科學(xué)的分類(lèi)能夠讓檔案管理更趨向合理性。結(jié)合門(mén)類(lèi)劃分要略，對(duì)相關(guān)文件內(nèi)容做詳細(xì)的編號(hào)處理，也可根據(jù)本單位具體情況將電子文件直接以名稱(chēng)命名并分類(lèi)，目的是讓全部的電子文件有機(jī)形成統(tǒng)一的整體。電子文件整理的主要基礎(chǔ)是管理和利用。相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件的存在形式偏于虛擬，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)上的檢索查找到需要的電子文件，相比繁瑣的手工操作更為便捷。如果信息化發(fā)展程度相對(duì)落后，也可根據(jù)本單位實(shí)際情況實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件雙套管理制度。

2 企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理面臨的關(guān)鍵問(wèn)題分析

2.1 管理制度不健全

大多數(shù)企業(yè)對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)性的規(guī)劃，未建立專(zhuān)門(mén)的歸檔管理制度，對(duì)電子文件的形成、收集、整理、鑒定、移交、電子檔案管理等環(huán)節(jié)未做出明確要求，造成電子文件歸檔工作較隨意，電子檔案管理無(wú)序。

2.2 電子檔案信息安全問(wèn)題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著非常明顯的差異，這也給電子檔案管理工作帶來(lái)了很多新的問(wèn)題。例如，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問(wèn)題、電子檔案的軟硬件問(wèn)題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問(wèn)題、電子檔案信息的安全性問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問(wèn)題等。由于缺乏良好的保密性，電子檔案容易受到黑客、病毒等外界的影響，最終導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

2.3 電子檔案完整性、真實(shí)性難以控制

作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的重要?dú)v史原始憑證以及記錄，檔案的真實(shí)性、完整性至關(guān)重要，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策制定的重要參考憑證和基礎(chǔ)。由于載體讀寫(xiě)技術(shù)以及檔案內(nèi)容在管理過(guò)程中受外界影響容易發(fā)生變化，比如因光盤(pán)質(zhì)量、讀寫(xiě)技術(shù)問(wèn)題等，造成電子檔案損壞無(wú)法讀取;數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)變異或丟失，對(duì)文件的可讀性造成影響;或者在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實(shí)性有較高難度。

3 解決問(wèn)題的對(duì)策及建議

3.1 提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)

根據(jù)我國(guó)法律的相關(guān)規(guī)定，各個(gè)單位和組織的檔案機(jī)構(gòu)需要使用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。檔案管理不僅是社會(huì)發(fā)展的需求，也是法律的要求。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)影響到社會(huì)中的各方各面，電子化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的要求。因此需要相關(guān)單位和組織在內(nèi)部盡快宣傳電子化檔案管理的重要性，提高對(duì)檔案管理的重視程度，將檔案管理工作做到落實(shí)到崗，責(zé)任到人，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理電子化的操作流程和管理規(guī)范，建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件程序、數(shù)據(jù)格式、歸檔流程確保電子檔案管理的有效性。

3.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用和普及，檔案信息技術(shù)和檔案管理得到極大的促進(jìn)和發(fā)展，同時(shí)檔案管理人員也面臨著新的挑戰(zhàn)。要求檔案管理人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)行樹(shù)立，對(duì)自身職業(yè)道德素質(zhì)、政治素質(zhì)進(jìn)行提高，對(duì)保密意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，并使自身知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷更新和優(yōu)化，企業(yè)通過(guò)組織有效的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠?qū)ΜF(xiàn)代化管理知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)予以掌握，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮電子檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用等方面快捷高效準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)，更好地適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作要求。

3.3 強(qiáng)化管理安全性

電子檔案儲(chǔ)存的安全性是一個(gè)需要長(zhǎng)期維護(hù)的過(guò)程，不能一步到位的解決。因此要分析管理中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題，建立電子檔案信息安全管理體系，電子檔案安全管理的規(guī)范要做到進(jìn)一步的完善，避免因操作不當(dāng)而造成信息泄露或遺失的問(wèn)題。同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)管理工作人員的技術(shù)技能，加強(qiáng)權(quán)限管理升級(jí)密保功能;加強(qiáng)防火墻的升級(jí)維護(hù)，相關(guān)病毒庫(kù)和系統(tǒng)也要做到隨時(shí)更新升級(jí)，防止泄密;另外要將電子檔案做有效備份，并且定期更新檢查。為了防止外部人員以非法手段獲取電子文件，備份資料的設(shè)備要做斷網(wǎng)處理，對(duì)于一些重要的資料除了電子備份以外，還需要做紙質(zhì)檔案?jìng)浞莨芾怼?/p>

3.4 建立健全電子檔案管理制度

電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編目并制作備份，便于借閱者使用查詢(xún)。因此，應(yīng)結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化電子檔案安全的規(guī)章制度，明確檔案管理部門(mén)的職責(zé)、義務(wù)、權(quán)利，全面、科學(xué)地建立起電子檔案管理制度，從而保證電子檔案的完整、安全、真實(shí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

3.5 電子文檔存檔、保管工作加強(qiáng)

電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩(wěn)定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，使歸檔過(guò)程中數(shù)據(jù)丟失情況得到有效控制，但備份盤(pán)的大量制作也增加了相關(guān)管理人員的工作量以及存儲(chǔ)空間。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案存檔技術(shù)可利用只讀光盤(pán)，并采用網(wǎng)絡(luò)移交、歸檔的方式進(jìn)行。另外網(wǎng)絡(luò)移交包括：對(duì)電子文件歸檔專(zhuān)線網(wǎng)線傳遞予以實(shí)現(xiàn);確定電子文件信息匯集的中心管理部門(mén)，如利用信息管理中心，對(duì)企業(yè)的信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，對(duì)各部門(mén)形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、處理、分發(fā)以及共享。另外由檔案部門(mén)對(duì)過(guò)期數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定。

3.6 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)、科學(xué)合理的方式建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這不但便于檔案的統(tǒng)一管理，在使用時(shí)也方便獲取最全最新的資料。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是需要長(zhǎng)期維護(hù)的一個(gè)任務(wù)，要從細(xì)節(jié)到整體循序漸進(jìn)的完善，才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)就是要在保證其數(shù)據(jù)規(guī)范性、穩(wěn)定性、內(nèi)容完整性、信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，集成若干個(gè)實(shí)用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。還需要檔案管理部門(mén)結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)，建立自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，使其成為利用率高、數(shù)據(jù)完整性高、穩(wěn)定性強(qiáng)的規(guī)范化“活性”數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是大勢(shì)所趨，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率較低，管理工序也非常復(fù)雜和繁瑣，導(dǎo)致檔案管理工作的整體質(zhì)量相對(duì)較差，而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理則可以有效地完善傳統(tǒng)管理模式的不足，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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