現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)

摘 要：隨著信息化社會的到來，企業(yè)逐漸產(chǎn)生復(fù)雜的情況，也存在機遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)加強利用信息進行經(jīng)營決策，將信息加工及處理工作做好。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展及管理中企業(yè)檔案是真實的記錄，作為信息資源非常重要。不僅可用于企業(yè)發(fā)展中的參考，還可提供憑證作用。企業(yè)在信息化時代，應(yīng)在檔案管理中加強信息化建設(shè)，使檔案管理效率不斷提高，檔案信息資源充分發(fā)揮其價值，為企業(yè)發(fā)展提供重要保證。本研究較深入地分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，針對建設(shè)中的常見問題有針對性地提出了應(yīng)對措施，對于提高企業(yè)檔案管理信息化水平具有重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;管理措施

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的重要作用

在企業(yè)建立及發(fā)展過程中逐漸形成了企業(yè)檔案，對其分析可加深對企業(yè)發(fā)展過程的了解。檔案缺乏較強的管理力度、缺乏先進的技術(shù)和管理不夠規(guī)范等問題在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中比較常見，企業(yè)加強檔案管理與企業(yè)、公眾及企業(yè)史研究者等多方面實際需要相符?，F(xiàn)代企業(yè)為提高檔案管理水平，應(yīng)加強企業(yè)文化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平，結(jié)合企業(yè)檔案資料推動企業(yè)史研究者編寫傳記等有效措施。企業(yè)當前重要采取信息化方式實現(xiàn)檔案管理，其作用十分重要。

信息化對于檔案提高安全穩(wěn)定性具有關(guān)鍵性作用，經(jīng)處理后使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)化，在硬盤中加密儲存并進行備份，不只是占有空間減少，數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，文件可減少發(fā)生丟失毀損等問題。檔案管理人員可明顯減輕工作強度，使人工收集、整理、編輯的傳統(tǒng)模式得到徹底改變，數(shù)據(jù)檔案只需錄入一次，可進行重復(fù)查詢使用。對于檔案管理效率的提高也具有重要作用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要比較冗繁的管理程序，達不到較高的效率并易產(chǎn)生錯誤，采用科學(xué)處理的信息化方式，可使工作效率明顯提高。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的常見問題

社會現(xiàn)代化的發(fā)展逐漸產(chǎn)生了辦公自動化，使生成檔案的方式產(chǎn)生根本變化。諸如起草文件、簽發(fā)、催辦、歸檔等檔案管理系統(tǒng)中的文件處理過程可采用信息技術(shù)方式實現(xiàn)，檔案可采用機讀文件形態(tài)，在利用方式上使電子檔案及紙質(zhì)載體存在較大差異。產(chǎn)生該變化表明檔案工作者在工作中將面對采用磁盤載體的檔案更多，很多信息檢索者對信息內(nèi)容比較關(guān)注，主要從機讀形式的檔案中獲得各類信息。檔案工作者將提供檔案信息綜合系統(tǒng)作為十分重要的一項責(zé)任，利用一些機會將價值性較高的檔案信息有需要的用戶進行提供。在整個過程中一定要堅持精選，提高機讀形式檔案信息的真實性、系統(tǒng)性及價值性，使用戶得到的服務(wù)更加完善?；诖丝芍?，在檔案利用工作中信息化是一個不可逾越的發(fā)展趨勢。目前，在檔案管理信息化建設(shè)中常見以下問題：

一是缺乏較強的信息化意識，對于推廣實踐重視程度不高。迅速發(fā)展的現(xiàn)代化企業(yè)，具有信息量較大的檔案內(nèi)容，但一些檔案管理人員缺乏較強的信息化觀念，對高效快捷的信息化操作缺乏較強的意識。還存在很多管理人員只應(yīng)用電腦進行簡單的錄入、傳輸，信息化檔案管理理念嚴重缺乏。由于重視程度不夠，造成企業(yè)只投入較少的資金用于檔案信息化建設(shè)，在企業(yè)管理中對于檔案信息化的應(yīng)用推廣十分不利，難以充分發(fā)揮出檔案信息化建設(shè)的重要價值，對于企業(yè)發(fā)展中服務(wù)功能的完善造成一定影響。

二是缺乏完善的制度建設(shè)及規(guī)范的管理行為。企業(yè)一直未形成長效運行機制，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)。因我國信息化建設(shè)發(fā)展相對滯后，信息化建設(shè)模式尚未成熟應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中。缺乏有效的制度為落實信息化工作提供保障，企業(yè)檔案管理標準缺乏統(tǒng)一規(guī)范性，與不斷增長的檔案管理需求存在一定差距。企業(yè)一直沒有建立運營維護檔案管理信息化的專門機構(gòu)，在規(guī)劃、資金及監(jiān)管等方面缺乏必要的保障，影響信息化的有序發(fā)展。

三是缺乏先進的軟硬件設(shè)施，檔案難以達到理想的存儲效果。因重視不足及缺乏充足的資金，在檔案管理信息化工作中難以嚴格落實軟硬件設(shè)施，缺乏足夠的數(shù)量，達不到較高的配置，亟需軟硬件設(shè)施升級。硬件設(shè)施缺乏較強的功能及識別度，存儲等軟件和技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，技術(shù)水平相對落后，不只是影響存儲安全性能，也占用了較大的存儲量，與高密度處理的現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化要求存在一定差距。

四是缺乏高水平的專業(yè)人才，達不到較高的管理水平?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員缺乏較高的信息化水平，專業(yè)技術(shù)人員在管理團隊中嚴重不足，工作開展中缺乏科學(xué)、先進的指導(dǎo)。很多管理人員的信息化管理素質(zhì)不高，不了解檔案管理軟件，不愿學(xué)習(xí)信息化知識，只掌握簡單操作，不能充分發(fā)揮出先進軟件和硬件設(shè)備的作用，與科學(xué)管理水平存在一定差距，對于信息化檔案管理的應(yīng)用水平造成嚴重影響。

3 現(xiàn)代企業(yè)加強檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

一是管理理念不斷革新，使信息化意識進一步提高?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)將檔案管理信息化中存在的問題徹底解決，對信息化建設(shè)的重要意義擴大宣傳力度，使管理人員意識逐步轉(zhuǎn)變，對信息化建設(shè)提高重視。不只是深入了解檔案管理效能的提高離不開信息化方式，還應(yīng)對信息化管理模式提高重視。為企業(yè)積極營造檔案信息化建設(shè)的良好氛圍，使其參與管理工作的積極性得到充分調(diào)動。

二是對信息化制度不斷完善，建立專門的部門負責(zé)此項工作?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際，采取長效運行機制。制定的信息化管理制度應(yīng)完善，成立運營維護的專門機構(gòu)，對相關(guān)工作加強監(jiān)督落實。信息化建設(shè)應(yīng)制定計劃，加強調(diào)查對信息化工作提供指導(dǎo)。建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)具有較高性能，使檔案信息化管理質(zhì)量明顯提高，信息資源實現(xiàn)共享，以免資源閑置而發(fā)生浪費。

三是在信息化硬件方面應(yīng)加強建設(shè)，對信息化技術(shù)不斷創(chuàng)新?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立科技投資觀念，增大資金投入用于檔案管理信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施的配備應(yīng)先進、齊備，有利于工作的正常開展。加大引進先進軟件技術(shù)力度，采取科學(xué)理念指導(dǎo)，在實踐中不斷創(chuàng)新。對有效信息進行劃分處理，使機密文檔得到保護，檔案提高安全穩(wěn)定性，盡可能加大資源共享程度。

四是加強專業(yè)管理隊伍建設(shè)，開發(fā)利用好軟件。企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)實施人才戰(zhàn)略，引進的專業(yè)管理人才應(yīng)具有較高素質(zhì)，使檔案管理隊伍提高整體水平。定期組織信息化技術(shù)相關(guān)培訓(xùn)，將先進管理理念深入貫徹，采取在崗繼續(xù)及業(yè)務(wù)素質(zhì)考核等多種方式，使責(zé)任心顯著提升，信息化管理能力不斷提高。對管理人員應(yīng)鼓勵其在應(yīng)用實踐中不斷創(chuàng)新，研發(fā)與工作實際相符的信息化管理軟件，使應(yīng)用軟件水平進一步提高。

4 總結(jié)

綜上所述，科學(xué)性及時效性應(yīng)突出在現(xiàn)代企業(yè)管理中，對檔案管理的革新要求較強，這也是最佳變革信息化建設(shè)的一個有效途徑。現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)基于科學(xué)發(fā)展觀，充分依托現(xiàn)代科技及專業(yè)人才，在信息化服務(wù)方面提高檔案管理的整體水平。

參考文獻

[1]司臻.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展[J].中國管理信息化，2019.10.

[2]郭禹青.淺談企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2017.16.

[3]冀孟玲.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.11.

[4]吳尹.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].居舍，2018.15.

[5]韓繼紅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.21.

作者簡介

劉艷杰，女，漢族，黑龍江人，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。