提高辦公室檔案管理工作效率的實(shí)踐與探索

楊亞蘭

摘 要：文章基于辦公室檔案管理工作的重要性，對行政單位中開展此工作時(shí)表現(xiàn)出的問題進(jìn)行總結(jié)，并針對這些問題提出了提升此工作效率的有效路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;工作效率;問題;路徑

1 引言

針對行政單位來說，辦公室檔案管理工作效率會(huì)對整個(gè)行政單位的工作效率產(chǎn)生直接影響。為此，在目前行政單位持續(xù)開展深化改革工作的同時(shí)，也需要做好其內(nèi)部管理工作來提升其工作效率。針對其中的辦公室檔案管理工作來說，主要的作用就是通過對檔案實(shí)體和信息的管理工作來為用戶提供各項(xiàng)服務(wù)業(yè)務(wù)，為了保證其重要作用的發(fā)揮，就需要在提高對此工作重視的同時(shí)，在軟硬件等方面做好檔案管理建設(shè)，解決其中的問題來提升其工作效率。

2 辦公室檔案管理工作的重要性

在行政單位辦公室管理工作中，檔案管理工作屬于其中具有管理性、服務(wù)性以及政治性性質(zhì)和意義的管理工作類型，雖然此類型工作不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富以及經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也不會(huì)直接提升行政單位的工作效率等，僅僅是對行政單位中各個(gè)部門的歷史文件進(jìn)行管理，但是同樣對行政單位的正常運(yùn)作起到關(guān)鍵作用。此外，行政單位的辦公室管理工作也屬于比較系統(tǒng)的工作，各項(xiàng)管理工作都與檔案管理工作有著密切的聯(lián)系。通過檔案管理工作不僅可以快速和及時(shí)提出檔案為行政單位運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，同時(shí)也可以通過檔案研究以及編著等活動(dòng)，幫助行政單位更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，起到為行政單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行服務(wù)的作用，推動(dòng)行政單位發(fā)展。

3 辦公室檔案管理工作中存在的問題

3.1 行政單位管理人員對檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足的問題

由于我國的歷史原因，長期以來在行政單位中對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，通常錯(cuò)誤的人為此工作就是對各種檔案的擺放、陳列和保管，這也造成對此工作不夠重視。為此，在此工作開展中，容易出現(xiàn)管理比較混亂以及陳年舊賬比較冗雜等問題，或者是存在此崗位人員比較缺乏而影響檔案管理工作效率和效果等問題。比如在開展行政單位審核的過程中，由于之前對此工作不夠重視而出現(xiàn)管理混亂和不到位的問題，因此需要加班加點(diǎn)整理審核所需材料和數(shù)據(jù)，增加工作量的同時(shí)，也會(huì)由于對缺失的材料進(jìn)行重新制作而造成資源和時(shí)間的浪費(fèi)。此外，在審核之后也容易由于對各種材料保管不善，導(dǎo)致在后續(xù)使用中仍然需要重新進(jìn)行整理和制作等問題，造成了人力和物力的極大損失。

3.2 檔案管理人員專業(yè)能力參差不齊的問題

在目前我國行政單位的各項(xiàng)管理工作中，由于在開展行政建設(shè)的過程中忽視了對檔案管理科學(xué)的重視，導(dǎo)致目前國內(nèi)行政單位中開展此管理工作的單位數(shù)量較少，這也使得此管理崗位中難以招聘到專業(yè)對口的精英人才。表現(xiàn)出所招聘的檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)技能，難以快速接手并開展有效的管理工作。其次是由于我國高校中缺乏專門檔案管理學(xué)科的問題，因此導(dǎo)致在目前的崗位招聘時(shí)也通常不會(huì)專門設(shè)置檔案管理工作崗位。這也使得行政單位中實(shí)際開展檔案管理工作人員通常是行政人員或秘書兼任，造成此崗位專業(yè)性的缺失，也成為造成檔案管理工作混亂的原因。最后就是表現(xiàn)出檔案管理制度比較缺乏的問題。這就會(huì)造成此崗位工作人員的職責(zé)范圍和內(nèi)容不夠明確，導(dǎo)致在工作任務(wù)開展以及出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉而影響檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量等問題，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案存檔不及時(shí)以及影響檔案上傳下達(dá)實(shí)效性等影響學(xué)校管理工作正常開展的問題。

3.3 檔案管理人員態(tài)度不端正而影響行政效率的問題

在目前行政單位中開展內(nèi)部管理工作中，在吸引精英人才的同時(shí)也提出了一系列優(yōu)惠條件，比如承諾解決家屬工作等問題，這也是造成行政人員普遍具有偏低專業(yè)能力的原因。而這部分管理人員通常對自身工作的理解和重視不足，往往在個(gè)人利益和單位利益沖突時(shí)會(huì)選擇保護(hù)個(gè)人利益。加之行政單位中存在行政機(jī)構(gòu)冗雜的特點(diǎn)，而行政管理中的檔案管理人員工作態(tài)度不端正、整體人浮于事，就會(huì)增加單位內(nèi)部損耗并降低行政效率。

4 提高辦公室檔案管理工作效率的實(shí)踐路徑

4.1 提高對辦公室檔案管理工作的重視

首先在行政單位進(jìn)行檔案管理工作崗位人員招聘時(shí)，需要明確設(shè)置相關(guān)招聘崗位和注明崗位招聘要求，盡量招聘相關(guān)專業(yè)的學(xué)生，便于后期在人員培訓(xùn)時(shí)保證管理人員更快上手，確保此檔案管理工作的順利開展。其次就是要通過辦公室定期開展團(tuán)建活動(dòng)等方式，加強(qiáng)辦公室行政管理人員之間的交流與合作，提升行政單位內(nèi)部管理工作的凝聚力和執(zhí)行力，為檔案管理工作的有序開展?fàn)I造良好的辦公室氛圍。最后就是做好檔案管理工作中的檔案保管工作。不僅需要在干燥的庫房中做好對紙質(zhì)檔案的保管，還要根據(jù)檔案的時(shí)間和事件等對檔案進(jìn)行分類存放。同時(shí)針對電子檔案，則需要合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)來提高風(fēng)險(xiǎn)抵御能力，加和運(yùn)行監(jiān)控系統(tǒng)的應(yīng)用，隨時(shí)掌握電子檔案的現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)其中的安全問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的提升。

4.2 制定完善的檔案管理制度

根據(jù)行政單位中的檔案管理工作要求，在工作開展中需要逐漸制定和完善檔案管理制度，將此制度作為此工作開展的主要依據(jù)。這主要由于在傳統(tǒng)的檔案管理工作開展中，容易由于其流程較為復(fù)雜且缺乏統(tǒng)一的工作制度和指導(dǎo)，造成了檔案管理工作效率低下的問題。這就需要對檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，簡化工作流程。比如通過提前開會(huì)的方式整理和解決工作中的問題，結(jié)合工作需求對工作流程進(jìn)行優(yōu)化。此外，還可以采取網(wǎng)絡(luò)對接的方式開展此工作，加強(qiáng)不同部門之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對接效率的提升。比如通過內(nèi)部工作系統(tǒng)的構(gòu)建，加強(qiáng)部門內(nèi)部人員之間的交流，不斷改進(jìn)管理工作方式并提升工作效率。同時(shí)也通過每周例會(huì)的方式定期總結(jié)和解決工作中的問題，而且也可以邀請其他部門人員參與來提出建議和意見，共同改進(jìn)工作方式和流程，確保檔案管理工作有章可循，提升其工作效率。

4.3 加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

通過定期開展培訓(xùn)、講座和技術(shù)交流等方式幫助檔案管理人員更好地掌握此開展此工作所需要的各類信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)以及會(huì)計(jì)技術(shù)等專業(yè)技術(shù)，通過檔案管理對接“互聯(lián)網(wǎng)+”思維方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)管理工作方式的改革，進(jìn)一步提升管理工作人員的專業(yè)能力。此外，還要做好專業(yè)培訓(xùn)之后的考核工作，對其日常工作方式和行為起到約束作用。還可以通過管理工作人員技巧會(huì)議等方式來加強(qiáng)內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)交流，提升其對檔案管理工作的理解和重要性的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)改革辦公室檔案管理工作以及提升其工作效率的目的。

5 結(jié)語

辦公室檔案管理工作是行政單位內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，對于維護(hù)行政單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)、提升其社會(huì)形象具有重要作用。但是針對目前開展此類工作時(shí)表現(xiàn)出的重視不足、制度不健全以及人員等方面的問題，需要在提升對此工作重視的同時(shí)，招聘專業(yè)人才并做好人才培訓(xùn)工作，加強(qiáng)制度制定和完善工作，切實(shí)提升此類管理工作效率并保證其作用的發(fā)揮。

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