探究新時期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

摘 要：高職院校的檔案管控是目前校內(nèi)管控工作開展的重要構(gòu)成環(huán)節(jié)，其包含了極為多元化的教學(xué)資源，因此對于高職院校的教學(xué)運作和學(xué)生管控都有著極為重要的輔助作用。檔案管控是高職院校整體管控工作開展的核心依據(jù)，也是持續(xù)化增進學(xué)校標準化管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。立足于此，本文將針對現(xiàn)階段高職院校檔案管控工作應(yīng)該怎樣提升合理化的相關(guān)問題展開整體化探究。

關(guān)鍵詞：新時期;高職院校;檔案管控

檔案管控是高職院校發(fā)展運作的基礎(chǔ)依據(jù)所在，不過目前國內(nèi)諸多的高職院校對于檔案管控工作開展的意義認知不夠深入，同時因為檔案其整體內(nèi)容極為的系統(tǒng)化，而相關(guān)的管控體制相對不健全，這也讓諸多高校的檔案管控工作開展相對不標準，甚至沒有高校的檔案管控工作更只是賦予形式。在這樣的運作背景之下，需要相關(guān)的高職院校從認知上充分對于檔案管控的理解，持續(xù)化提升對于檔案管控體制的革新以及優(yōu)化，從而達到全面提升高職院校整體管控工作開展的品質(zhì)效果。

1 高職院校檔案管控工作存在的普遍性問題解析

1.1 檔案管控體制不夠健全

現(xiàn)階段，大部分高職院校都專門設(shè)置了檔案室，不過卻沒有創(chuàng)建有關(guān)的深入化管控體制，在管控工作人員以及設(shè)施方面存在著嚴重不足的情況，從而也進一步導(dǎo)致了管控流程開展不完善，管控責任劃分不清晰等問題，這需要高職院校的管理層加強此方面關(guān)注，創(chuàng)建健全的檔案管控體制可以全面提高檔案管控的運作效率，也可以起到有效保護檔案整體性的作用，是非常關(guān)鍵的管控舉措。

1.2 管控工作匱乏密切配合

檔案管控工作核心分為收集、整理、存檔、分類等諸多環(huán)節(jié)，收集和整理是其中核心的運作環(huán)節(jié)，特別是收集學(xué)生的相關(guān)資料，這需要學(xué)校的所有部門開展全面的密切配合，將各部門管轄范圍內(nèi)的相關(guān)資料文檔匯總給檔案室，讓檔案室開展統(tǒng)一的整理和分類。不過如今諸多的高職院校檔案管控開展進程中，通常會認為檔案管控是檔案室其本職工作，跟其它部門沒有太大的關(guān)系，所以相關(guān)部門往往不會太重視配合檔案室進行檔案收集相關(guān)工作的開展，這也直接導(dǎo)致檔案資料收集的效率難以得到充分保障，最終會引發(fā)檔案收集不完整亦或者是受阻等一系列的問題產(chǎn)生。

1.3 管控方式相對落后

伴隨著國內(nèi)科技的迅速化發(fā)展，信息化技術(shù)也被運用到各個領(lǐng)域當中，這也成為當下社會發(fā)展的必然趨勢，信息化技術(shù)的充分運用對于檔案管控工作而言，無疑是一次非常好的革新機遇，其可以有效削減管控的人力資源成本，也可以很大程度上提升檔案管控效率，不過國內(nèi)目前的高校檔案管控大部分仍然運用以往的紙質(zhì)式檔案，其核心是借助人力來開展分類以及搜索，無疑此種模式已經(jīng)完全無法滿足于信息化時代的發(fā)展需求，特別是如今檔案的分類更為細化，內(nèi)容方面也更為豐富化，此種方式對于檔案管控工作的高效開展無疑起到了一定的阻礙的負面效果。

1.4 檔案管控工作人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍較低

諸多高職院校在開展整體管控的進程中，通常將工作重心幾乎全部放在了教學(xué)水準以及任課教師的專業(yè)教學(xué)素養(yǎng)方面，針對檔案管控工作人員的要求相對較低，因為以往的檔案管控工作核心是通過純?nèi)肆Φ姆绞竭M行開展，檔案相關(guān)數(shù)據(jù)資料的收集以及整理的工作效率難以保障，特別是很多檔案管理工作人員的專業(yè)技能還完全停留在相對傳統(tǒng)的運作層面當中，對于諸如信息化技術(shù)的運用相對有限，這便更加需要增強檔案管控工作人員的整體專業(yè)素養(yǎng)提升，讓其可以充分適應(yīng)時代的發(fā)展，從而更好實現(xiàn)檔案管控的信息化發(fā)展。

1.5 檔案管控隨意性太過凸顯

在高職院校的檔案管控進程中，運作隨意性相對比較顯著、相關(guān)檔案資料的無規(guī)則堆放情況較為嚴重。從校內(nèi)檔案資料的收集、整理、編輯、分類一直到運用進程中，高職院校的檔案工作人員無法做到面面俱到，諸多具有非常寶貴價值的檔案資料往往在第一時間被檔案室收集和入檔，這也造成了很多檔案資源的流失。在檔案類別劃分以及編制進程中，嚴重匱乏合理性分類以及系統(tǒng)化的資源排列，檔案的編目嚴重匱乏層次性，對于檔案的分類范疇、周期、方式等相對比較模糊，相關(guān)的編制問題極為混亂。在檔案存儲的進程中，資料的形式、體量等環(huán)節(jié)匱乏統(tǒng)一和規(guī)范化的要求，這也往往造成了人為性對于檔案的破壞以及相關(guān)珍貴檔案資料流失的問題頻頻發(fā)生。

2 規(guī)范高職院校檔案管控工作的舉措解析

2.1 增強對于檔案管控的重視度

要創(chuàng)建完善科學(xué)的檔案管控體制，首先需要在意識層面上充分認知檔案管控工作的全面高效化開展對于高職院校整體教學(xué)工作開展的具體作用，從工作思維層面充分改變對于檔案管控工作的態(tài)度，這也需要相關(guān)學(xué)校管理層對于檔案管控開展深入化宣傳，提升教職工對于檔案管控的意識，在新生入學(xué)時候的相關(guān)資料填寫需要全面獲得學(xué)生的有效配合，學(xué)校的其它部門也需要對于檔案資料的收集和整理貢獻出應(yīng)有的力量，只有進一步增強學(xué)校整體對于檔案管控的重視度，并且在各個工作環(huán)節(jié)全面推進檔案管控的規(guī)范化開展，才可以在很大程度上全面提升檔案管控工作的品質(zhì)。

2.2 健全檔案管控體制

高職院校要充分順應(yīng)當今時代的有效發(fā)展，讓檔案管控工作變得更為科學(xué)規(guī)范化，不僅僅是需要在思想層面上進行深入認知，同時還需要全面健全檔案管控體制，運用目前國內(nèi)最新的《檔案法》來創(chuàng)建完善科學(xué)的管控體制，明晰具體是工作分工和責任，創(chuàng)建高標準的管理流程，與此同時也需要對于管控工作人員展開全面培訓(xùn)，增強其的他的專業(yè)技術(shù)，并且創(chuàng)建相關(guān)的考核機制，從而進一步促進相關(guān)的檔案管控工作人員可以進一步依照制定的規(guī)章流程來開展其自身工作。

2.3 增進信息化技術(shù)的運用

伴隨著信息化時代的全面發(fā)展，如今充分運用信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也成為當下各個領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，同樣，高職院校的檔案管控工作也需要緊跟時代的變遷和發(fā)展。特別是以往的檔案管控工作存在著諸多的弊端，比如整理收集工作效率較低、檢索查閱的流程相對復(fù)雜、紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間資源等，在通過充分運用信息化技術(shù)，可以通過將數(shù)據(jù)資料統(tǒng)一錄入到校內(nèi)終端信息平臺當中，可以全面地彌補以往檔案管控的缺陷之處，節(jié)約各項成本的支出，提升檔案管控效率，有助于檔案管控流程的規(guī)范化開展。

3 結(jié)束語

綜上所述，高職院校的檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管控當中所逐步形成和收集且具有保留意義的相關(guān)珍貴數(shù)據(jù)資料，因此可以說高職院校的檔案管控是院校的基礎(chǔ)性保障工作。而在全新發(fā)展時期下高職院校的檔案管控工作也面臨著諸多的問題，諸如信息化水準相對較低、管控體制不健全、相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升等。所以，需要加速推進高職院校檔案管控工作的運作化流程，同時進一步提升檔案管控的信息化水準，持續(xù)化完善有關(guān)管控體制，同時增強對于檔案管控人員的專業(yè)化培訓(xùn)。只有如此，才可以保障高職院校的檔案管控工作，可以在全新的時期下充分發(fā)揮出其價值，同時也充分起到增強高職院校日常管控品質(zhì)的效果。

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作者簡介

龍萍（1984-），女，苗族，貴州省安順市西秀區(qū)，助理館員，本科，安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案管理。