高校院系辦公室管理職能探析

劉夢娜

摘 要 在新形勢下，高校院系辦公室的管理工作也應相應調整，緊跟時代的步伐，采取各種措施解決出現(xiàn)的問題，努力使管理工作與時俱進。因此，分析和研究高校院系辦公室工作崗位職能具有極其重要的現(xiàn)實意義。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對高校院系辦公室管理職能探析提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞 高校院系 辦公室 管理職能 探析

0引言

辦公室作為高校管理的重要組成部分，對于高校的持續(xù)發(fā)展有著極為重要的作用，這就要求高校能夠根據時代形勢制訂不同的管理策略，從而確保辦公室工作效率。高校管理者應當清醒認識到辦公室作為高校計劃制訂傳達和不猛協(xié)調的中樞，能夠確保高校發(fā)展計劃的可持續(xù)進行。另外，隨著社會經濟的快速發(fā)展，要求高校應當建立較為完備的管理策略，從而使得高校各部門能夠正常工作運行，切實實現(xiàn)高校的精細化管理，下面將針對新形勢下辦公室行政管理工作的有效開展進行討論。

1高校院系辦公室管理職能的體現(xiàn)

在高校院系辦公室管理工作中，辦公室所具有的職能主要包括行政管理、教務管理、思政工作、學生管理。其中，行政管理工作的開展要求辦公室能夠在行政決策中發(fā)揮參謀作用，并在行政決策落實過程中發(fā)揮監(jiān)督與考核作用，從而有效提升行政決策的科學性、確保行政決策得以有效落實;教務管理主要要求辦公室能夠依據教學計劃為教學工作提供服務保障，確保教學工作能夠呈現(xiàn)出良好的秩序并得以有效的開展;思政工作要求辦公室能夠做好思政宣傳，發(fā)揮社會主義核心價值觀在高校發(fā)展、學生成長成才中的引領作用，并通過為黨團建設提供良好條件、創(chuàng)新思政教育工作機制等，推動思政教育工作成效得以進一步的提升;學生管理則要求辦公室能夠引導學生了解校園規(guī)章制度，引導學生參與校園管理，在關注學生利益的基礎上幫助學生解決困難，通過做好安全教育工作與心理健康教育工作確保學生身心健康發(fā)展。

2高校院系辦公室管理職能的拓展

2.1政務辦理集成模塊化

集成模塊最初是微電子術語。管理中集成模塊化的概念是指使用某種過程設計將相關的工作內容，工作對象和工作時間整合在一起，以形成快速響應的日常工作。在多年的實踐中，集成模塊化管理的優(yōu)點是減少內部消耗，提高效率并改善組織形象。在日常工作中，高校辦公室工作人員應積極考慮優(yōu)化業(yè)務流程和方法，整合簡單高效的業(yè)務流程，并增強自己的能力，同時加深對工作的理解，改善辦公室工作的外部形象和感知。

2.2增強服務意識，注重協(xié)調管理

為了有效提高高校辦公室工作效率，這就要求辦公室能夠改進當前工作策略，從而確保辦公室職能能夠實現(xiàn)。由于辦公室處理的事務相較于其他高校部門來說較為復雜，這就要求辦公室職員有著較強的協(xié)調意識，能夠配合各部門工作的展開。同時，能夠積極參與到各部門工作中，確保各部門之間能夠協(xié)調工作，從而為高校樹立較強的凝聚力。除了專業(yè)工作能力，辦公室工作人員還應當注意自身素養(yǎng)，辦公室作為高校與外界聯(lián)系的窗口，是高校文化的直接體現(xiàn)，象征著高校的面貌，這就要求辦公室人員必須有著極高的自我素養(yǎng)，從而能夠合理應對各種場面，有效促進高校的持續(xù)發(fā)展。高校還應當注意對于辦公室工作人員工作積極性的調動，從而確保辦公室工作人員能夠參與到高校工作中，從而對高校發(fā)展起到實質性的作用。通過對辦公室工作人員素養(yǎng)和專業(yè)能力的有效提高，切實改善當前高校辦公室行政管理工作的狀況，為高校發(fā)展打下扎實基礎。

2.3重視發(fā)揮出服務師生的管理職能

服務師生是高校院系辦公室在出現(xiàn)之初就具備的重要功能，只是，在新形勢下，高校院系辦公室工作人員需要進一步強化自身的服務意識，關注高校師生對辦公室管理工作所提出的新需求與新期待。在此方面，高校院系辦公室需要做好教育服務、教學服務等工作，如課題申報、教學監(jiān)督、監(jiān)考以及教室安排、教學設備的配備等，都屬于教育服務與教學服務范疇，這些服務工作對于提升教育與教學效率具有重要意義。與此同時，高校院系辦公室還需要重視為師生生活提供服務，如營造良好的生活環(huán)境、學習環(huán)境，在關注高校師生利益訴求的基礎上體現(xiàn)出對高校師生的關懷與理解，從而有效提升高校師生的歸屬感。另外，高校院系辦公室需要在院系決策過程中發(fā)揮參謀作用，通過收集師生反饋信息，為院系決策的調整提供依據，從而為院系決策與高校師生期待之間的對接奠定良好基礎。

2.4完善激勵機制

高校院系辦公室應當對于教師的個人訴求有著一個較為基礎的了解，從而有效調動教師的工作積極性，通過人性化管理，使得教師個人才能得以彰顯，確保人盡其才，有利于教師個人潛力的發(fā)掘。除了激勵機制的完善，高校還要建立完善的監(jiān)督機制，從而確保激勵制度能夠落實到位，這就要求高校能夠針對各部門的工作情況制定不同的監(jiān)督方案，確保獎懲得當，從而有效調動教師的工作積極性，有效促進高校發(fā)展。

2.5要重視發(fā)揮出信息管理職能

高校院系辦公室需要對自身的信息管理職能進行重新審視，并推動信息管理理念、信息管理方法、信息管理技術的協(xié)同創(chuàng)新。在此過程中，辦公室工作人員需要認識到信息在現(xiàn)代社會以及高校發(fā)展中的價值，通過做好信息系統(tǒng)建設、網絡管理平臺建設等，為信息管理工作提供堅實陣地，與此同時，辦公室工作人員不僅需要重視做好信息的收集、整理與存儲工作，而且需要強化自身的信息利用意識，通過使用大數據技術對信息進行挖掘與分析，來為高校發(fā)展實務提供數據支撐，從而充分展現(xiàn)出信息在推動高校院系發(fā)展中的作用。

3結束語

新形勢下，為了改善高校院系辦公管理方式，提高辦公管理水平，必須更加重視辦公工作。只有不斷優(yōu)化辦公室的硬件設施和工作環(huán)境，積極推動高校院系辦公室的機制體制建立，倡導團隊合作，才能使高校辦公室的功能得到更好地發(fā)揮。

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