企業(yè)合同檔案精益化管理策略探析

王心娜

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，法制的建設(shè)更加完整成熟，影響到社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，如何做到合理合法地保障企業(yè)自身利益不受損害是現(xiàn)階段各大企業(yè)關(guān)心的重點(diǎn)。進(jìn)行企業(yè)合同檔案的精益化管理可以有效提高企業(yè)管理水平，能夠依據(jù)相關(guān)合同以強(qiáng)有力的法律基礎(chǔ)保證企業(yè)的合法權(quán)益不受侵犯，加強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，本文著重就企業(yè)合同檔案精益化管理策略進(jìn)行探索分析，并提出可行性建議，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)合同檔案管理工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同檔案;精益化管理;策略探析

企業(yè)的合同檔案較為詳細(xì)地對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行記錄歸檔，為企業(yè)進(jìn)一步科學(xué)合理地制定年度預(yù)算和評(píng)估提供了堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，能夠使得企業(yè)提升自我管理水平，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益，從而加強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中脫穎而出。所以，企業(yè)相關(guān)管理負(fù)責(zé)人必須要重視合同檔案的管理，努力打造精益化管理模式，保障合同檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

1）法律性。法律性是企業(yè)合同檔案一項(xiàng)重要的基本特征。合同檔案具體的內(nèi)容主體便是企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的合同，具有法律效益，受到法律保護(hù)。企業(yè)合同檔案由于明確的法律性特征，明顯區(qū)別于其他類型檔案，其具體的保存、管理或者是銷毀都需要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行。企業(yè)合同的簽訂必須依照相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行，只有在合同具有法律性的基礎(chǔ)上才能夠發(fā)揮其內(nèi)容功效，進(jìn)而形成約束合同簽訂雙方的作用[1]。

2）復(fù)雜性。企業(yè)在日常進(jìn)行生產(chǎn)發(fā)展的過程中，都會(huì)產(chǎn)生大量的合同文件，工程項(xiàng)目的合同簽訂之前都會(huì)有洽談、招投標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)分析等等環(huán)節(jié);合同簽訂之后還需要對(duì)會(huì)議內(nèi)容、項(xiàng)目評(píng)估、工作開展等形成詳細(xì)的文件，這些都加大了企業(yè)合同檔案的工作量，提高了合同檔案管理工作的復(fù)雜性。如果不進(jìn)行一定程度的管理控制，就會(huì)使得有需要合同檔案之時(shí)難以快速找到，無法確保合同檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3）規(guī)范性。規(guī)范性是企業(yè)簽訂的合同發(fā)揮法律效應(yīng)的必要條件，對(duì)于不同類型的合同內(nèi)容都有嚴(yán)格的相關(guān)規(guī)定要求。規(guī)范性一方面是指合同檔案內(nèi)容的規(guī)范，完整的合同檔案應(yīng)當(dāng)包含具有法律效力的工作內(nèi)容、雙方的親筆簽名、合同的條款數(shù)目和合同內(nèi)容書寫形式等方面，只有嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)制定合同，才能夠確保合同具有法律效應(yīng)。另一方面是指合同檔案管理規(guī)范性，如果在合同檔案的存放管理過程中出現(xiàn)遺失或者損壞，都會(huì)影響到企業(yè)合同的法律效應(yīng)。

4）證據(jù)性。在企業(yè)日常的生產(chǎn)運(yùn)營過程中，由于日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，很難避免一部分功利心較重的企業(yè)為謀私利，鋌而走險(xiǎn)，進(jìn)行不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛。合同的簽訂，就可以作為最為可靠的證據(jù)，對(duì)實(shí)際工作中企業(yè)應(yīng)有的責(zé)任與權(quán)利進(jìn)行詳細(xì)闡釋，依據(jù)相關(guān)法律強(qiáng)有力地保障企業(yè)合理合法的利益不受侵害，避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

2 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

1）資料收集困難?，F(xiàn)階段企業(yè)的合同檔案管理工作當(dāng)中，存在明顯的資料收集問題。由于企業(yè)合同涉及方面較多，牽扯范圍較廣，就使得一份合同資料很可能散落分布在不同部門的分管人手里，給資料的收集工作帶來了諸多不便。資料收集的困難還會(huì)使得企業(yè)合同檔案有可能出現(xiàn)缺失遺漏的情況，造成企業(yè)合同檔案的不完整，破壞企業(yè)合同檔案需要具備的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律效益，影響到企業(yè)正常的工作管理。

2）管理水平不足。另外，在企業(yè)的日常生產(chǎn)運(yùn)營過程中還普遍存在對(duì)合同檔案管理工作不夠重視，相關(guān)負(fù)責(zé)人管理水平不足的情況。管理人員的水平不足，很難保障企業(yè)合同檔案管理的規(guī)范性和正確性，較為容易出現(xiàn)合同檔案的混淆錯(cuò)放、遺漏缺失等情況，使得企業(yè)合同檔案在出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，無法保持本身的證據(jù)性，發(fā)揮應(yīng)有的法律效益，造成企業(yè)利益的損失[2]。

3 加強(qiáng)企業(yè)合同檔案精益化管理的具體措施

1）健全合同檔案管理制度。加強(qiáng)企業(yè)合同檔案精益化管理，首要措施便是要健全合同檔案管理制度。科學(xué)合理的管理制度能夠有效提高企業(yè)合同檔案管理工作效率，增強(qiáng)企業(yè)合同檔案的正確性和完整性，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同檔案的精益化管理。這就需要相關(guān)管理負(fù)責(zé)人員梳理日常合同檔案管理流程，就其中較為頻繁出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對(duì)性分析解決，合理可行地健全完善合同檔案管理制度，盡可能地減少合同檔案管理工作的失誤，保障企業(yè)切身利益不受損失。比如將企業(yè)合同檔案進(jìn)行編號(hào)分類管理，按照一定的排列順序進(jìn)行保存，諸如合同的年份、內(nèi)容、合作方等等，然后整理出簡(jiǎn)明的查找目錄，以便于以后企業(yè)合同檔案工作更好的開展進(jìn)行。

2）加強(qiáng)相關(guān)管理人員培訓(xùn)。企業(yè)合同檔案管理工作制度健全以后，還需要主要管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行具體的實(shí)施落實(shí)，因此，企業(yè)加強(qiáng)相關(guān)管理人員培訓(xùn)，使其能夠清楚意識(shí)到自己肩上重任，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地進(jìn)行合同檔案的管理工作。加強(qiáng)相關(guān)管理人員培訓(xùn)，除了加強(qiáng)專業(yè)管理技能手段的培訓(xùn)，還需要努力進(jìn)行管理人員思想理念的轉(zhuǎn)變，全面提高其綜合素養(yǎng)，使其能夠自覺自主地投身于企業(yè)合同管理工作，積極努力發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，更進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同檔案管理由傳統(tǒng)的粗放型向現(xiàn)代精益化模式發(fā)展[3]。

3）提升合同檔案內(nèi)控力度。另一方面，企業(yè)還應(yīng)提升合同檔案管理工作的內(nèi)控力度，制定明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制來激勵(lì)相關(guān)工作人員能夠在自身利益的驅(qū)使下努力做好企業(yè)合同檔案管理工作。通過實(shí)際的績(jī)效考核來將合同檔案管理工作質(zhì)量與管理者的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，起到監(jiān)督促進(jìn)作用的同時(shí)，也能夠使得相關(guān)管理工作人員能夠自覺主動(dòng)地進(jìn)行企業(yè)合同檔案管理工作，成為促進(jìn)企業(yè)合同檔案精益化管理的源動(dòng)力。企業(yè)合同關(guān)系重大，能夠直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，在很大程度上關(guān)乎企業(yè)能否取得進(jìn)一步的發(fā)展。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視合同檔案管理工作，對(duì)于公章的使用要做到規(guī)范嚴(yán)格，以防居心不良之徒鉆了管理的空子，破壞合同檔案管理工作，損害企業(yè)的利益。

4）引入先進(jìn)管理技術(shù)手段。隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化智能化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)已經(jīng)逐漸成熟，并被廣泛應(yīng)用。企業(yè)也應(yīng)緊跟時(shí)代社會(huì)潮流，積極引入先進(jìn)管理技術(shù)手段，使得企業(yè)合同檔案管理工作向著數(shù)字化、高效化、智能化的方向發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)合同檔案的精益化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同檔案工作的全面進(jìn)步。依靠先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將合同進(jìn)行電子版輸入整理，能夠方便地分類保存，節(jié)省大量的人力物力，而且查找較為方便快捷，能夠有效降低企業(yè)合同檔案管理工作的復(fù)雜程度，提高其規(guī)范性和正確性。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)合同檔案精益化管理能夠加強(qiáng)企業(yè)合同檔案的規(guī)范性和完整性，保障企業(yè)合同檔案應(yīng)具有的法律效應(yīng)，在企業(yè)遭遇經(jīng)濟(jì)糾紛之時(shí)能夠提供堅(jiān)實(shí)有力的證據(jù)，依靠法律強(qiáng)有力地保證企業(yè)的切身利益不受侵犯。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)進(jìn)行合同檔案精益化管理工作的開展，不斷提高自身法制意識(shí)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中學(xué)會(huì)拿起法律武器向不正當(dāng)行為說“不”。

參考文獻(xiàn)

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