大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升策略分析

楊陽

摘 要：隨著信息技術的高速發(fā)展，一定程度上增加了檔案管理工作的復雜性，檔案管理涉及各類檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計與信息資料安全保護等工作，需要檔案管理人員投入大量的時間和精力。大數(shù)據(jù)時代，如何提升檔案管理價值逐漸成為檔案管理人員必須攻克的難關。文章首先產(chǎn)闡述了優(yōu)化檔案管理的重要意義，然后對檔案管理價值提升策略進行深入探究，以此實現(xiàn)檔案管理工作的有序推進。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案資料;價值提升;檔案管理

近年來，由于社會總體發(fā)展速度及水平的迅速提升，需要儲存管理的資料信息與數(shù)據(jù)信息越來越多，這也就增加了檔案管理工作的難度。在海量的社會數(shù)據(jù)信息體系中，實現(xiàn)資料信息檔案的集中化、規(guī)范化管理是提升檔案管理工作價值的關鍵。將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)進行有機結合，運用信息化管理手段提升檔案管理效率與質量，從而優(yōu)化各企業(yè)的檔案管理工作。

1 大數(shù)據(jù)時代，優(yōu)化檔案管理的積極意義

大數(shù)據(jù)時代，隨著信息技術的廣泛應用，對于各企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，為適應新時代的建設發(fā)展，必須建立高效率的檔案管理體系，同時對各種檔案資料及數(shù)據(jù)信息資源進行科學合理的規(guī)劃，以此有效提升檔案管理工作的價值。

1.1 提升檔案管理效率

信息技術時代，相關的檔案工作人員必須將該項工作融合到互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)當中，進一步提升檔案管理工作效率。構建檔案數(shù)據(jù)信息共享，應用高度集中的信息化檔案信息管理模式可為廣大用戶提供快速便捷的檔案服務，充分發(fā)揮出檔案信息化管理的價值。為順應現(xiàn)代化檔案管理的需求，各個企業(yè)的檔案管理部門的有關人員應當積極健全現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，以人性化的檔案管理功能，突出檔案管理的真正價值。

1.2 提升檔案信息的有效性

在各個企業(yè)經(jīng)營管理中，檔案管理工作的主要作用是記錄重要事件及日常經(jīng)營狀況，各類檔案信息資料是非常重要的資源，不僅包括企業(yè)員工的基礎信息資料，還包括企業(yè)發(fā)展歷程信息及各項制度規(guī)范等等。各個企業(yè)需要結合自身發(fā)展情況，參照相關的檔案資料在總結經(jīng)驗中，做出正確的決策信息的檔案管理模式，可改進以往檔案管理工作的不足。大數(shù)據(jù)時代，優(yōu)化檔案管理有利于提升檔案信息的有效性，同時快速高效率的檔案資料查詢，可避免人為因素造成的管理失誤，在提高檔案管理質量的基礎上，為企業(yè)發(fā)展提供更多更全的有效信息。

2 檔案管理價值提升策略

2.1 推進檔案管理信息化建設

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)實施經(jīng)營管理信息化建設的同時，也應當推進檔案管理信息化建設。首先，企業(yè)領導者及檔案管理者應當清晰認識到檔案信息化管理也是企業(yè)發(fā)展進程中重要組成部分。其次，企業(yè)各部門之間構建互相配合的關系，領導管理者發(fā)揮協(xié)調統(tǒng)一的作用，各部門積極參與，將檔案信息化建設納入企業(yè)整體規(guī)劃發(fā)展中。提供對企業(yè)檔案信息化管理工作的重視程度，將檔案信息化管理工作與各項生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動加以緊密結合，如此方可凸顯檔案管理的優(yōu)勢，為企業(yè)的經(jīng)濟效益獲取創(chuàng)造更廣闊的發(fā)展空間。從細節(jié)方面來講，加速檔案管理信息化建設且優(yōu)化企業(yè)檔案管理，應當設立檔案管理專項資金，并將專項資金應用于檔案信息化設備購置中，并與在企業(yè)內部形成合力。通過積極優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設，不斷提升檔案管理的真正價值，從而促進企業(yè)的良好發(fā)展。

2.2 優(yōu)化檔案基礎業(yè)務建設

在一些外界因素的干擾下，使得企業(yè)檔案管理相關的基礎業(yè)務無法有序推進，由此引發(fā)企業(yè)檔案管理水平參差不齊的問題。造成這種不良問題主要原因有2種，一是，企業(yè)領導者不重視檔案管理工作，二是，檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)比較低?，F(xiàn)階段，一些企業(yè)仍然采用封閉式的當當管理方式，保全檔案資料的完整性是企業(yè)檔案管理工作的主要目的，檔案管理人員以不丟失檔案資料為基本準則，再加上企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度還不夠完善，使得企業(yè)檔案管理中的基礎業(yè)務質量難以得到有效的保障。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理人員應當對相關的基礎業(yè)務進行精細化管理，一方面，制定完善的企業(yè)檔案管理制度，以制度為基礎沒構建科學化、規(guī)范化的檔案管理工作流程，不斷推進企業(yè)檔案管理信息化建設，通過優(yōu)化企業(yè)檔案管理進一步提升檔案管理價值。

2.3 設定科學合理的檔案信息化標準

大數(shù)據(jù)時代，規(guī)范標準的檔案管理是檔案信息化建設的關鍵，也是優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的前提條件。但是，當前一些企業(yè)的檔案信息化建設沒有形成完整的體系，缺少清晰明確的標準，有許多企業(yè)甚至沒有制定完整的檔案管理制度，致使企業(yè)的檔案管理工作效率低下。所以企業(yè)的檔案部門應當結合檔案管理信息化建設要求，針對當前企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，制定完善的企業(yè)檔案管理信息化規(guī)范。在此基礎上，健全企業(yè)檔案管理信息化體系，在實際的檔案業(yè)務處理中，檔案管理人員必須保證檔案管理工作的合理性與規(guī)范性。比如，檔案管理人員在進行電子檔案歸檔工作過程中，必須保證所有電子檔案的數(shù)字化檔案工作程序均滿足相關要求，檔案管理人員嚴格根據(jù)相應的制度規(guī)范穩(wěn)步有序推進的電子歸檔工作，切記違規(guī)操作。除此之外，有效防止電子檔案的重復性建設問題，在確保企業(yè)檔案管理信息化建設的前提下，使得企業(yè)檔案管理價值得以進一步提升。

2.4 提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

在具體的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接關系到檔案管理工作質量。再者，企業(yè)檔案管理信息化建設本身具備比較強的技術性，如果檔案管理人員的素質不高，就勢必會影響企業(yè)檔案管理的建設進程。所以，企業(yè)檔案管理部門在實施信息化建設的基礎上，比應當組織進行必要的檔案工作人員教育培訓事宜，通過檔案管理知識培訓及相應的技術指導，有效加強企業(yè)檔案管理工作人員的信息化程度，幫助企業(yè)培養(yǎng)出一大批技術能力強且職業(yè)綜合素養(yǎng)高的專業(yè)檔案管理人才。此外，在企業(yè)檔案信息化建設中，還需要重點關注企業(yè)的人力資源成本，以此保證企業(yè)利潤的最大化。大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理部門應當創(chuàng)新管理理念，加強與企業(yè)信息部門間的合作溝通，將檔案管理設備服務器維護與檔案信息化建設進行有機結合，填補檔案管理部門信息人才空缺的不足，逐步優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，從而切實提升檔案管理價值。

3 結論

綜上所述，提升企業(yè)檔案管理工作的內在價值，需要企業(yè)領導者及檔案管理人員加強重視，依靠大數(shù)據(jù)及時促進檔案管理的信息化建設。設定科學合理的檔案信息化標準、優(yōu)化檔案基礎業(yè)務建設，并通過相關的教育培訓全面提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

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