加強(qiáng)檔案資源有效征集的思考

摘 要：目的：探討面向社會有目的、有針對性的開展檔案資料征集工作，通過有效征集，豐富館藏資源，改善館藏資源種類的結(jié)構(gòu)。方法：擴(kuò)大檔案知識宣傳，通過網(wǎng)絡(luò)媒體提高社會對檔案征集工作的認(rèn)可，爭取上級資金支持，把握好征集工作的介入時(shí)機(jī)。結(jié)果：通過征集即豐富了館藏資源，又整合了散存在社會上的檔案資源。

關(guān)鍵詞：檔案征集;必要性;計(jì)劃性;有效性

檔案資源是檔案館生存之本，征集工作作為豐富館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)的一個(gè)重要手段，在檔案館各種工作中是十分重要的。筆者從事征集工作多年，深知征集工作不易開展，但不易開展是否就可以放棄這項(xiàng)工作呢，當(dāng)然不是，因?yàn)檎骷ぷ饔衅浔匾?，如果把握好幾個(gè)側(cè)重點(diǎn)，征集效果在一定程度上還是可以保證的。

1 從館藏現(xiàn)狀看征集工作的必要性

1.1 征集是改變單一館藏結(jié)構(gòu)的重要手段

綜合檔案館不僅要為黨和政府服務(wù)，也要為社會公眾服務(wù)，這要求綜合檔案館必須有豐富的館藏作為基礎(chǔ)、保障，目前各地區(qū)檔案館的館藏，特別是縣（區(qū)）級基層綜合檔案館的館藏，結(jié)構(gòu)往往不合理，公眾查閱率高的專門檔案少影響了綜合檔案館社會功能的發(fā)揮。但令人欣慰的是，各個(gè)檔案館均意識到了這一問題，正在加大專門檔案的指導(dǎo)接收力度。但是反映一個(gè)系統(tǒng)重大活動、重大事件等具有較大利用價(jià)值的東西，往往不能通過接收方式接進(jìn)檔案館，征集工作就很有必要;另外本區(qū)域內(nèi)重點(diǎn)企業(yè)和重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案資料，檔案館也保存得很少，做好征集也非常有必要;還有的立檔單位的檔案資料不夠豐富，特別是七十年代以前，由于機(jī)構(gòu)不健全，各項(xiàng)管理不規(guī)范，致使一些具有查考利用價(jià)值的原本、原稿沒有收集歸檔，也就沒有收到檔案館，征集工作也是解決這一問題的好手段。

1.2 征集是形成特色館藏的有效方式

特色館藏能夠體現(xiàn)一個(gè)地區(qū)的檔案特色，是一個(gè)綜合檔案館優(yōu)于其他綜合檔案館的重要表現(xiàn)，館藏不豐富，沒有特色，往往造成可查閱利用的范圍狹窄，導(dǎo)致了查閱利用的人不多。解決館藏特色檔案資源不豐富問題，加大征集力度是一個(gè)有效方式，比如散存在社會中的家譜、票證、有史料價(jià)值的古書等資料，如果征集到檔案館，對于豐富館藏十分有價(jià)值。這需要對現(xiàn)有館藏特色檔案和社會存有的特色檔案情況進(jìn)行摸底調(diào)查，分析確定急需建設(shè)哪些特色檔案資源，哪些特色檔案容易形成系列，形成較大規(guī)模。同時(shí)，還要掌握了解社會上收藏單位的線索，拿出征集方案，明確征集工作的重點(diǎn)單位和操作

步驟。

1.3 征集是促進(jìn)館藏開發(fā)的重要補(bǔ)充

檔案館在提供日常利用工作的同時(shí)，也開展多種形式的編研工作，舉辦各種展覽，這是開發(fā)檔案信息資源，提高檔案館利用率的好形式。但往往由于館藏內(nèi)容短缺，急需的檔案資料沒有收集進(jìn)館，從而影響了檔案館開發(fā)利用工作的開展。而征集工作有范圍定向、同類檔案集中聚集的特點(diǎn)，將征集資料通過展覽、出畫冊等方式進(jìn)行展示，不但促進(jìn)了館藏的開發(fā)，更能增強(qiáng)檔案工作的文化底蘊(yùn)，向社會傳達(dá)正能量。

2 對加強(qiáng)征集工作有效性的幾點(diǎn)思考

在組織征集工作時(shí)，征集人員往往會遇到一些現(xiàn)實(shí)問題，影響征集效果。比如缺少征集工作的具體辦法，缺少對捐贈者的獎勵標(biāo)準(zhǔn)、獎勵形式等;對年代久遠(yuǎn)的資料或物品，接收人員判斷不出它的價(jià)值，不能當(dāng)時(shí)給捐贈人一個(gè)明確的答復(fù);缺少征集資金;沒人響應(yīng)征集活動。針對這些問題，筆者提出以下解決辦法：

2.1 提高征集的計(jì)劃性、目的性是保證征集效果的前提

一是制訂有效征集計(jì)劃。做好年初的征集計(jì)劃，確立全年征集目標(biāo)，是搞好征集工作的保證。一方面要針對實(shí)際情況，制定好征集工作計(jì)劃和目標(biāo)，確定獎勵標(biāo)準(zhǔn)和獎勵形式;另一方面還要根據(jù)形勢的發(fā)展、變化和工作需要，隨時(shí)調(diào)整、增補(bǔ)征集的內(nèi)容，確定征集對象，妥善安排工作，保證征集任務(wù)的完成。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，開展專題征集往往比綜合性征集效果要好，通過制訂有目的、合理的征集計(jì)劃，是保證征集效果的前提。

二是結(jié)合區(qū)域重大活動開展征集。重大活動往往是一個(gè)區(qū)域黨委、政府的重點(diǎn)工作，成功的重大活動也往往會成為一個(gè)地區(qū)的城市名片。開展重大活動檔案資料的征集，往往目的性強(qiáng)，效果好。青島國際啤酒節(jié)是國內(nèi)十分成功的節(jié)慶活動，在國內(nèi)外具有相當(dāng)高的知名度和影響力。每年都推出紀(jì)念品，為了完整地保留歷屆啤酒節(jié)的成長印記，我館自1997年第七屆青島國際啤酒節(jié)由嶗山區(qū)承辦時(shí)，便積極協(xié)調(diào)青島市啤酒辦公室，力爭征集每一屆的啤酒節(jié)實(shí)物檔案，并他們免費(fèi)寄存一套，目前嶗山區(qū)檔案館收集了啤酒節(jié)有關(guān)照片1000余幅，實(shí)物檔案350余件，形成了極具特色的實(shí)物檔案資料。

三是結(jié)合文檔編研工作開展征集。檔案館每年都會有計(jì)劃的推出編研成果，結(jié)合這些編研項(xiàng)目開展征集，會比較易于開展征集工作，并且這些資料進(jìn)館后可以得到快速加工，可以更快捷地社會服務(wù)，同時(shí)也能為編研部門減輕負(fù)擔(dān)，有利于提高工作效率。檔案征集人員要善于捕捉信息，重視隨時(shí)發(fā)現(xiàn)的新線索，確定新的征集目標(biāo)，特別是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳播快、時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)，從中捕捉新的信息開展

征集。

2.2 加強(qiáng)調(diào)研是做好征集工作的有效辦法

近年來，檔案征集工作開發(fā)出了不少好的形式、比如利用廣播、電視、報(bào)、刊等媒介，或利用各種會議或會場發(fā)送文件及征集通告等形式進(jìn)行宣傳，征集工作取得了一定成效，但也有些征集工作由于沒有深入調(diào)研征集效果不佳。青島市嶗山區(qū)檔案館既有沒有調(diào)研而征集效果不佳的教訓(xùn)，也有因有調(diào)研而成功的經(jīng)驗(yàn)。近幾年嶗山區(qū)的城市化進(jìn)程不斷加快，高樓大廈拔地而起，傳統(tǒng)村莊逐漸消失。為收集老村莊的記憶，嶗山區(qū)檔案館于2010年開展社區(qū)“老物件”征集活動，到準(zhǔn)備拆遷的社區(qū)開展征集，由于事先沒有調(diào)研摸底，直接到幾個(gè)社區(qū)的拆遷協(xié)議簽訂現(xiàn)場開展征集，結(jié)果效果不佳，基本上沒有征集到有價(jià)值的物品。而始于2009年的家譜征集活動就是另外一番景象，在家譜征集前首先通過街道對全區(qū)各社區(qū)現(xiàn)存家譜族譜進(jìn)行了摸底調(diào)查，詳細(xì)了解了各社區(qū)的姓氏及家譜持有人情況，然后逐家登門拜訪征集，通過耐心細(xì)致地工作，使居民了解檔案館征集家譜工作的意義，大多數(shù)居民十分配合地拿出了家中珍藏的家族譜。到目前為止征集家譜300多套，電子家譜500多套，至今還有些社區(qū)將新編家譜送至嶗山區(qū)檔案館要求保存。由此可見，在征集進(jìn)行前進(jìn)行有效的調(diào)研是做好征集的有效辦法。

2.3 征集方式靈活多樣是做好征集工作的有利措施

要征集的物品是多種多樣的，不受時(shí)空限制，即可以是古代的，也可以是當(dāng)代，征集物品的形式可以是資料，也可以是實(shí)物，可以是照片，也可以是音像，因此征集工作對于提高館藏檔案資料的“含金量”，提升檔案館文化品味具有不可替代的作用。征集工作根據(jù)其工作性質(zhì)、征集的對象、內(nèi)容、門類等，可采取多種形式：定期收集與隨時(shí)征集相結(jié)合;上門走訪與送檔進(jìn)館相結(jié)合;自愿捐贈與宣傳教育相結(jié)合;郵寄與會晤形式相結(jié)合;成批接收與零散征集相結(jié)合;既定征集內(nèi)容與主動捕捉征集信息相結(jié)合;檔案部門獨(dú)立舉辦編研成果展與和相關(guān)部門聯(lián)合舉辦出版物、編研資料展評相結(jié)合;檔案館與檔案室相結(jié)合等。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)支持是做好征集工作的重要保證

征集工作難度大、不被重視，涉及的范圍大、對象復(fù)雜，還需要資金支持，因此，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持是做好征集工作的重要保證，首先領(lǐng)導(dǎo)支持意味著征集資金得到保證，檔案部門要做好征集工作，必須將征集資金列入次年財(cái)政支出項(xiàng)目，特別是對珍貴的檔案資料的征集，更是如此，能夠有領(lǐng)導(dǎo)的重視與資金的支持，征集工作才能順利有效的開展

作者簡介

辛峰（1981-），女，山東青島市人，本科畢業(yè)館員，研究方向：檔案。