檔案管理的重要性及其對(duì)策

董紅麗

摘? 要：檔案管理工作在單位長期發(fā)展歷史中，開始慢慢被忽視。隨著新形勢(shì)的開啟，檔案的價(jià)值開始被挖掘和重視，它不僅成為組織建設(shè)單位文化的思想基礎(chǔ)，還是組織進(jìn)行改革重組的重要參考資料。同時(shí)，其還能指導(dǎo)組織正確制定未來的發(fā)展路線。檔案的重要性，使得檔案管理工作對(duì)組織而言具有重要的價(jià)值。在這樣的背景下，本文對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行了探討，并對(duì)完善檔案管理工作提出了相應(yīng)的解決措施，以期研究結(jié)論能為檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;對(duì)策

引言

在歷史發(fā)展的過程中，無論是黨和國家，還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位和個(gè)人，其成長經(jīng)歷都需要以載體的形式將其記錄下來。這樣檔案使用者才能清晰地了解檔案相對(duì)的發(fā)展歷程，對(duì)于組織而言，檔案所記錄的信息不僅是讓后人或檔案使用者知曉其歷史事實(shí)，更是讓后人或檔案使用者在這些歷史事實(shí)中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并不斷發(fā)展前進(jìn)，從前人的思想精髓中，與時(shí)俱進(jìn)地獲得思想意識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的進(jìn)步，進(jìn)而不斷促進(jìn)組織在沿襲前人精華思想的情況下，作出更加正確的發(fā)展決策。我國社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得單位需要處理的信息量也呈現(xiàn)明顯的上升趨勢(shì)。當(dāng)下檔案管理模式雖然在進(jìn)行著逐步的改善，但是其應(yīng)用過程中仍然存在許多不足之處，無法真正滿足時(shí)代發(fā)展需求。開展檔案安全管理能夠提升檔案管理工作開展的時(shí)效性和實(shí)效性的方案的全方位探索，確保檔案管理工作高效開展，可以促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位在良好的信息管理模式下獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

一、檔案安全管理概述

（一）檔案安全管理的內(nèi)涵

檔案安全管理是指建立檔案的有關(guān)單位或者專門的檔案館、檔案室對(duì)保管的檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。當(dāng)前檔案安全管理工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的變化，除了要預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)，還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)管理方式上應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)在帶來便捷高效的基礎(chǔ)上，也存在著很大的安全隱患。

（二）檔案安全管理的重要性

檔案的安全管理不但是檔案管理工作中最基礎(chǔ)重要的工作，影響著其他工作的開展，同時(shí)也關(guān)系到相關(guān)單位和主體的機(jī)密，對(duì)其發(fā)展也是具有重要影響的，例如國家軍事部門的檔案安全管理、有關(guān)企業(yè)的技術(shù)秘密檔案管理等，安全問題是最基礎(chǔ)的也是關(guān)系到發(fā)展命脈的大事。

二、檔案管理的重要性

（一）檔案管理能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對(duì)歷史情況和過程的記錄，能夠?yàn)閱挝还ぷ鞯膭?chuàng)新改革，提供資料依據(jù);其次，檔案資料是單位在實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，有的是當(dāng)事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作提供依據(jù);再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進(jìn)行歸檔、整理，進(jìn)而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

（二）檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

深化內(nèi)控管理改革，是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境;其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進(jìn)，夯實(shí)了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開展;再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進(jìn)，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革的當(dāng)前，應(yīng)扎實(shí)推進(jìn)檔案管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（三）檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在條件

文書資料管理是檔案管理的重要內(nèi)容。強(qiáng)化文書資料管理，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作有效落實(shí)的重要保障。首先，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內(nèi)控管理的質(zhì)量及效率;其次，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據(jù)，以確保檔案資料的準(zhǔn)確性;再次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準(zhǔn)確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

三、文化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）觀念落后，人員素質(zhì)有待提升

當(dāng)前我國文化檔案管理工作中普遍存在管理觀念落后的問題，一些檔案管理人員仍然沿用傳統(tǒng)的管理手段和方法，由于文化檔案資源的不斷增多，這些傳統(tǒng)的管理手段顯然已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，不僅影響了文化檔案管理水平的提升，同時(shí)也對(duì)企業(yè)和單位的發(fā)展造成影響。另外，人員是參與文化檔案管理工作的關(guān)鍵，他們的素質(zhì)高低很大程度上影響著文化檔案管理的水平，就目前而言，很多文化檔案管理人員的能力沒有得到提高，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，其在文化檔案管理中得到了有效應(yīng)用，這就需要檔案管理人員具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力和素質(zhì)，不斷提高自身的信息化素養(yǎng)，以確保文化檔案管理的有序進(jìn)行。

（二）文化檔案管理制度有待完善

文化檔案管理工作的有效開展需要建立完善的管理制度，用制度去約束各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。然而當(dāng)下我國文化檔案管理中還存在著管理制度不健全的情況，由于管理制度的不健全，使得文化檔案的日常管理不科學(xué)、維護(hù)不及時(shí)、文化檔案數(shù)據(jù)丟失的問題屢見不鮮，一方面降低了工作效率，另一方面也給單位的發(fā)展造成嚴(yán)重影響。在進(jìn)入信息時(shí)代后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文化檔案管理中扮演了重要的角色，這在很大程度上提高了檔案管理效率和水平，但同時(shí)也對(duì)文化檔案管理制度提出了更高的要求。由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，使得其很容易遭到網(wǎng)絡(luò)黑客的惡性攻擊，給文化檔案數(shù)據(jù)安全造成影響，所以建立相應(yīng)的管理機(jī)制，完善網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，這成為當(dāng)下文化檔案管理的要點(diǎn)，需要單位相關(guān)工作人員給予高度重視。

四、完善檔案管理機(jī)制的建議

（一）強(qiáng)化檔案安全管理的意識(shí)

檔案安全管理可以說是檔案管理工作的首要要求，因此必須予以高度的重視，強(qiáng)化檔案管理部門從領(lǐng)導(dǎo)到具體崗位人員的安全管理意識(shí)，這樣才能將安全管理的措施貫徹落實(shí)到位。這就需要檔案管理部門加強(qiáng)檔案安全管理的重視并向檔案安全管理崗位人員進(jìn)行宣傳，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性，樹立起安全責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化崗位職責(zé)意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)、本單位的規(guī)章制度，樹立防范意識(shí)，建成檔案安全管理的思想堡壘。

（二）確立檔案管理工作新格局

新時(shí)期下，檔案管理工作必須要緊密結(jié)合本單位的核心業(yè)務(wù)，確立檔案管理工作新格局。管理工作人員應(yīng)當(dāng)定期匯報(bào)具體的工作情況，第一時(shí)間解決好具體管理過程中存在的問題，進(jìn)一步提升管理工作主動(dòng)權(quán)。檔案管理工作可以說是單位內(nèi)控管理過程中的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)將其納入到本單位的實(shí)際發(fā)展規(guī)劃中來，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的管理系。必須將檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作共同規(guī)劃，保證各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)，確保檔案管理部門和檔案管理工作人員能夠主動(dòng)履行好職能，提高檔案管理工作效率。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)各種檔案信息資源予以統(tǒng)一管理，實(shí)施多元化的檔案信息資源整理歸檔策略，開展好紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作，真正構(gòu)建新的檔案管理工作格局，促進(jìn)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開展。

（三）加強(qiáng)檔案工作的全程管理

單位組織進(jìn)行各項(xiàng)管理工作時(shí)必須要同時(shí)開展好檔案跟蹤服務(wù)，重視相關(guān)信息資源和材料的整理歸檔，正確認(rèn)識(shí)到單位檔案管理服務(wù)工作需求，有效開展信息資源服務(wù)，特別是本單位重點(diǎn)業(yè)務(wù)的組織開展和重要文件材料，檔案管理工作人員必須積極參與，確保檔案資源從形成到歸檔全過程的全方位管理。比如說重要業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及到的檔案信息材料，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)提前參與，及時(shí)創(chuàng)建檔案目錄，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好信息材料的歸檔整理工作;又例如說針對(duì)各種電子文件材料的管理，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間做好收集歸檔工作，檔案工作人員需要對(duì)各類電子文件材料的基本情況有充分的了解，對(duì)電子材料的類型、范圍和格式等統(tǒng)一做好規(guī)范化處理，保證電子檔案的安全和完整。

（四）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

促進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正重視這一工作，不斷促進(jìn)單位檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當(dāng)更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機(jī)制，利用信息技術(shù)對(duì)單位相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)高效管理，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地對(duì)各類檔案材料進(jìn)行歸類、識(shí)別與傳輸;另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動(dòng)多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實(shí)際特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

五、結(jié)語

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過程，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展當(dāng)中信息量也是逐漸地在增大，這對(duì)檔案管理人員的考驗(yàn)也越來越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在深化內(nèi)部管理建設(shè)的過程中，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作的開展，為內(nèi)控管理改革、檔案管理工作開展，提供有力保障。檔案管理在工作中具有重要的地位，管理工作的深入開展，著力點(diǎn)在于四個(gè)方面：一是強(qiáng)化檔案安全管理的意識(shí);二是確立檔案管理工作新格局;三是加強(qiáng)檔案工作的全程管理;四是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這是檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性體現(xiàn)。

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