如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作

潘風超

摘要：對于社會保險工作而言，其自身具有較高的服務(wù)性，并且針對廣大人民群眾，因此，其自身也有一定的基礎(chǔ)性，其自身的有效開展，能夠為參保人員自身的權(quán)益提供合法的保障。而社會保險檔案管理作為其自身工作體系中的基礎(chǔ)工作，對于整個社會保險工作的順利開展有著非常重要的作用，面對當前的新形勢，如何對社會保險檔案進行高效的管理，是相關(guān)單位需要著重思考的問題，也是本文所要分析的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：新形勢下;社會保險檔案;管理工作

一、社會保險檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.缺乏統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準

現(xiàn)階段，社會保險的業(yè)務(wù)非常多，這也使得社會保險的檔案資料也變得更多，從而增加了社會保險檔案的管理工作難度。而且在當前的社會保險檔案管理工作體系中，還有很多檔案管理分支，由于社會保險自身的類型繁多，且歸屬的管理部門也各不相同，因此，社會保險檔案的管理工作難以順利開展，并且也導(dǎo)致各部門之間出現(xiàn)交流溝通不暢的情況，這樣很容易對參保人自身的利益造成一定的損害，這些問題都會降低社會保險檔案管理工作開展的有效性。

當前，社會保險檔案管理無法有效開展的重要原因在于，相關(guān)單位缺乏對檔案的統(tǒng)一管理規(guī)范標準，檔案管理制度體系也缺乏完善性，對于參保人所需的材料也沒有統(tǒng)一的要求，不同部門之間的社會保險檔案管理的規(guī)范標準都有所不同，以至于社會保險檔案管理的有效性無法得到提升，一旦檔案管理工作出現(xiàn)問題，將難以找到相應(yīng)的負責人，這樣極為不利于檔案管理工作的開展。

2.檔案管理方式手段較為落后

在社會保險這一行業(yè)中，檔案管理是其自身有效開展的保障，在當前的社會保險檔案管理工作中，有關(guān)部門采用的管理手段及方式卻較為落后，而且還缺乏有效的落實，這樣很難滿足現(xiàn)階段社會保險管理工作的實際需求。部分單位中的檔案管理室內(nèi)的硬件設(shè)施都沒有達到相應(yīng)的規(guī)定標準，甚至是具有較大的安全隱患，并且有些檔案管理室的通風設(shè)施也存在問題，導(dǎo)致室內(nèi)空氣的流動性比較差，這樣很難保持室內(nèi)的干燥性，以至于紙質(zhì)的檔案資料容易出現(xiàn)受潮發(fā)霉的現(xiàn)象，或者是出現(xiàn)蟲蛀問題，進而對檔案資料造成較大的損害。社會保險體系在改革的過程中，對于原始的紙質(zhì)檔案的使用頻率過高，這樣不利于現(xiàn)代檔案管理方式的有效應(yīng)用，在查閱方面就會造成時間的大量浪費，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。

二、新形勢下做好社會保險檔案管理工作的有效途徑

1.完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序

在社會時代的快速發(fā)展過程中，社會保險行業(yè)若想提高檔案管理的有效性，就要對原有的檔案管理制度進行合理的完善，同時還要對檔案管理工作的程序以及方式進行規(guī)范，以此讓社會保險檔案管理工作變得更加有序，這樣開展起來也會更加順利。

首先，相關(guān)部門需要根據(jù)社會保險的類型，制定統(tǒng)一的辦理標準，明確不同類型社會保險的參保程序以及資料信息，提高投保的規(guī)范性，這樣也能夠保證檔案資料信息的完整性;其次，有關(guān)部門還要結(jié)合參保的類型，對相關(guān)檔案資料進行合理的劃分，還要建立檔案資料的保管條例以及統(tǒng)一的管理要求，使得管理人員能夠按照相應(yīng)的標準要求，對檔案資料進行有效的整理、存放，以便于檔案資料的保存與查閱;再次，相關(guān)單位要根據(jù)檔案管理的具體工作內(nèi)容，設(shè)置專門的管理工作崗位，在每一個崗位上配備一名專業(yè)的檔案管理人員，明確相關(guān)工作崗位的管理權(quán)限、職責以及內(nèi)容，實行有效的崗位責任制度，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問題，就要相應(yīng)的管理人員予以負責，促使社會保險檔案得到有效的管理最后，相關(guān)單位還要加強各部門之間的交流溝通，避免出現(xiàn)重復(fù)工作，提高檔案資料的調(diào)動效率，使其能夠為人民群眾提供更高的服務(wù)。

2.加強社會保險檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化的社會時代中，社會保險檔案管理工作也要進行相應(yīng)的信息化建設(shè)，以此緊跟時代發(fā)展潮流，促進相關(guān)工作的長遠發(fā)展。有關(guān)部門要加大信息化建設(shè)的落實力度，提高檔案管理的信息化水平，促進社會保險檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。相關(guān)單位需要加大投資力度，根據(jù)檔案管理的信息化建設(shè)需求，購進高質(zhì)量的信息化設(shè)備，并引入先進的檔案管理軟件，使其來代替人工進行檔案管理，這樣也更能夠提升檔案資料信息的安全性與完整性。與此同時，相關(guān)單位還需要聘請專業(yè)的技術(shù)人員建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，以此實現(xiàn)各部門之間檔案管理信息的共享，進而提高檔案管理效率，減少重復(fù)或者交叉的管理工作。另外，相關(guān)單位還要對檔案管理軟件以及系統(tǒng)平臺，進行定期的檢測與維修，提高管理軟件及系統(tǒng)的安全性，避免其受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，確保檔案信息資料的完整性。

三、結(jié)論

通過上述分析，新形勢下，傳統(tǒng)陳舊的管理模式已經(jīng)無法適用于當下的社會保險檔案管理工作，甚至還會影響到這一工作的質(zhì)量與效率。因此，相關(guān)單位要正確認識當前社會的發(fā)展趨勢，并根據(jù)社會保險檔案管理工作的實際情況，對管理模式及方式進行科學合理的創(chuàng)新，以此促進社保檔案管理有效性的提升。