集團(tuán)企業(yè)的全面預(yù)算信息化建設(shè)

程裕

中圖分類號：F812.3 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）4- 127- 01

摘 要 全面預(yù)算信息化已成為企業(yè)日常經(jīng)營的基礎(chǔ)管理工具，本文從準(zhǔn)備階段、建設(shè)階段、運(yùn)行測試階段闡述了企業(yè)全面預(yù)算信息化建設(shè)實(shí)施全過程。

關(guān)鍵詞 全面預(yù)算 信息化 建設(shè)

全面預(yù)算管理是企業(yè)日常經(jīng)營的重要工具，企業(yè)通常在運(yùn)用全面預(yù)算管理初期，通過建立和完善企業(yè)內(nèi)部的全面預(yù)算管理體系，設(shè)計統(tǒng)一的全面預(yù)算編制報表，制定全面預(yù)算管理流程等方式，逐步完成從財務(wù)預(yù)算到全面預(yù)算管理的過渡。但是完全依靠人工進(jìn)行全面預(yù)算的全過程管理制約了預(yù)算管控能力的提高。隨著近年來企業(yè)管理軟件的發(fā)展，如何通過全面預(yù)算管理信息化的建設(shè)完善全面預(yù)算管理，本文結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行簡單闡述。

一、信息化建設(shè)實(shí)施過程

（一）準(zhǔn)備階段

1.確定全面預(yù)算管理信息化建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有的預(yù)算管控現(xiàn)狀，對參與全面預(yù)算管理的所屬子企業(yè)和職能部門進(jìn)行調(diào)研，收集整理管理需求，并根據(jù)信息化建設(shè)投入預(yù)算，從數(shù)據(jù)庫平臺、數(shù)據(jù)協(xié)同、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)交互等方面確定符合企業(yè)管理需求的信息化建設(shè)目標(biāo)。

2.軟件服務(wù)商的選擇。目前市面上全面預(yù)算管理系統(tǒng)都可根據(jù)企業(yè)的需求，對軟件功能進(jìn)行個性化定制。企業(yè)根據(jù)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)目標(biāo)選擇適合預(yù)算管理需求的軟件服務(wù)商。

（二）建設(shè)階段

1.建立符合企業(yè)管理要求的全面預(yù)算體系。預(yù)算體系的建設(shè)應(yīng)以預(yù)算管理流程為驅(qū)動，統(tǒng)一預(yù)算指標(biāo)體系、編制表格體系、預(yù)算編制方法、預(yù)算假設(shè)、成本定額標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范控制規(guī)則、審批流程；支持企業(yè)多層級管控、職能部門分條塊管控、多維度分析，滿足不同層面的管理要求。按照事前有計劃、事中可控制、事后能追溯的管理模式，實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)分解、預(yù)算指標(biāo)編制、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算年中調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行分析、預(yù)算考核管理的閉環(huán)管理。

2.搭建實(shí)現(xiàn)覆蓋全員、全業(yè)務(wù)、全過程的全面預(yù)算管理功能。主要包括以下基本功能。

（1）預(yù)算指標(biāo)編制和中期調(diào)整。預(yù)算指標(biāo)編制搭建要點(diǎn)是在企業(yè)統(tǒng)一的編制表格體系下，支持企業(yè)內(nèi)部各預(yù)算執(zhí)行部門以業(yè)務(wù)為起點(diǎn)，進(jìn)行多維度、多層次和多版本編報，能通過部門預(yù)算逐步匯總為企業(yè)預(yù)算。支持預(yù)算執(zhí)行部門層面的審批流程、企業(yè)層面的決策流程和上報流程。企業(yè)集團(tuán)的應(yīng)支持集團(tuán)母公司各職能部門按業(yè)務(wù)分管條塊對所屬各級子企業(yè)對應(yīng)業(yè)務(wù)的預(yù)算編報數(shù)據(jù)審核。為提高數(shù)據(jù)編制的準(zhǔn)確率，在表格中應(yīng)內(nèi)置表內(nèi)和表間公式審核和錯誤提示，企業(yè)集團(tuán)的應(yīng)支持表格體系中所有報表由系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)的合并匯總和透視查詢。

預(yù)算中期調(diào)整搭建要點(diǎn)是可以單獨(dú)設(shè)置為獨(dú)立的功能，除具備預(yù)算編制的基本功能外，還應(yīng)支持預(yù)算調(diào)整數(shù)填報，系統(tǒng)自動計算預(yù)算中期調(diào)整后報表。

（2）預(yù)算執(zhí)行控制。預(yù)算執(zhí)行控制搭建要點(diǎn)是支持事前顯示預(yù)算執(zhí)行實(shí)時進(jìn)度；事中通過預(yù)置的審批流程和執(zhí)行進(jìn)度提示，支持多部門、各類預(yù)算項、各類預(yù)算業(yè)務(wù)類型、多期間組合設(shè)置不同的執(zhí)行控制方案、規(guī)則。以資金支出為主線，通過系統(tǒng)執(zhí)行費(fèi)用報銷及合同結(jié)算申請審批流程，系統(tǒng)按部門進(jìn)行成本費(fèi)用的歸集，達(dá)到事中控制的目的。實(shí)際執(zhí)行數(shù)可通過系統(tǒng)與企業(yè)的財務(wù)核算和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)端口對接實(shí)現(xiàn)實(shí)時數(shù)據(jù)共享，并支持手工錄入時間性差異影響的數(shù)據(jù)。

（3）預(yù)算分析決策。預(yù)算分析決策搭建要點(diǎn)是支持多口徑、多維度、按年、季和月度預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度序時查詢，也可根據(jù)管理需要在系統(tǒng)中配置統(tǒng)一的預(yù)算分析表格體系，支持從企業(yè)的財務(wù)核算和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)匯總和預(yù)算執(zhí)行情況的圖表分析，由企業(yè)填報補(bǔ)充預(yù)算執(zhí)行差異原因和管控措施后，系統(tǒng)自動生成統(tǒng)一格式的預(yù)算執(zhí)行分析報告。

（4）預(yù)算考核管理。預(yù)算考核管理搭建要點(diǎn)是基于預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算結(jié)果的動態(tài)業(yè)績和綜合業(yè)績評價，支持本企業(yè)內(nèi)部各職能部門自定義考評、上級對下級企業(yè)考評；考核方案包含財務(wù)指標(biāo)和非財務(wù)指標(biāo)，支持從財務(wù)核算系統(tǒng)抓取財務(wù)數(shù)據(jù)、差異結(jié)果自評價和差異原因分析填報。

（三）運(yùn)行測試階段

完成系統(tǒng)各功能模塊運(yùn)行測試，在系列測試過程中解決編報公式、表格排版打印、數(shù)據(jù)共享、預(yù)算審批上報等存在的問題。集團(tuán)企業(yè)還需要解決對子企業(yè)全面預(yù)算指標(biāo)上報后修改痕跡提示、上報數(shù)據(jù)的鎖定和解鎖、預(yù)算方案版本設(shè)定、年度間預(yù)算方案數(shù)據(jù)銜接等集團(tuán)系統(tǒng)管理員權(quán)限的配置完善。

二、信息化建設(shè)過程中容易忽略的問題

一是系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享端口開發(fā)、發(fā)票查驗等依托第三方公司完成的功能，基本都是需要支付端口開發(fā)服務(wù)費(fèi)且后續(xù)每年需支付維護(hù)服務(wù)費(fèi)，該類支出需要在招標(biāo)階段明確是否含在軟件報價中。

二是系統(tǒng)抓取的數(shù)據(jù)受目標(biāo)軟件功能的限制，無法完全實(shí)現(xiàn)軟件功能。如預(yù)算分析決策功能的財務(wù)數(shù)據(jù)抓取會因財務(wù)核算軟件的財務(wù)報表數(shù)據(jù)保存方式的原因無法實(shí)現(xiàn)抓??；預(yù)算執(zhí)行功能中的收款對象因人力資源系統(tǒng)或財務(wù)系統(tǒng)的員工、客戶具體數(shù)據(jù)維護(hù)不當(dāng)出現(xiàn)抓取錯誤的情況。

三是財務(wù)部門作為全面預(yù)算牽頭組織者，系統(tǒng)管理員的角色往往由財務(wù)人員擔(dān)任。要做好系統(tǒng)運(yùn)行前各級子企業(yè)系統(tǒng)管理員培訓(xùn)，能夠協(xié)調(diào)本企業(yè)指標(biāo)數(shù)據(jù)部門間流轉(zhuǎn)及企業(yè)內(nèi)部管控流程合理設(shè)定，推動預(yù)算系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用。

三、結(jié)語

綜上所述，全面預(yù)算信息化建設(shè)應(yīng)基于企業(yè)戰(zhàn)略，堅持整體規(guī)劃、分步實(shí)施、逐步完善的原則，有效推動全面預(yù)算管理效率提高和全面預(yù)算管理水平提升。