關(guān)于商業(yè)銀行電商采購(gòu)流程優(yōu)化探析

王雪艷

摘要： 互聯(lián)網(wǎng)改變了企業(yè)傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式，為采購(gòu)方、供應(yīng)方等提供了高效、穩(wěn)定、便捷的采購(gòu)信息平臺(tái)，突破了傳統(tǒng)模式在時(shí)間上和空間上的限制，降低了采購(gòu)成本，提高了采購(gòu)效率。本文從戰(zhàn)略、合規(guī)、效率、成本等角度入手，就商業(yè)銀行如何優(yōu)化電商采購(gòu)應(yīng)用流程進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞： 商業(yè)銀行 電商采購(gòu) 流程

在市場(chǎng)日益規(guī)范、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下，電商采購(gòu)模式能夠幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本，提升采購(gòu)效率，是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)高透明度、高效率、低成本的一個(gè)行之有效的途徑。如何不斷優(yōu)化電商采購(gòu)流程及促進(jìn)電商采購(gòu)的全面推廣，對(duì)商業(yè)銀行采購(gòu)管理具有重要意義。

一、目前商業(yè)銀行采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題

（一）存在化整為零和規(guī)避集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)

大部分商業(yè)銀行采購(gòu)實(shí)行限額管理，分為集中采購(gòu)和分散采購(gòu)，其中達(dá)到一定金額的實(shí)施集中采購(gòu)。但在采購(gòu)實(shí)踐中，個(gè)別分支機(jī)構(gòu)出于工作便利等考慮，違反相關(guān)制度規(guī)定，將本應(yīng)該納入集中采購(gòu)范圍的項(xiàng)目分解成多批、多次進(jìn)行采購(gòu)，以規(guī)避實(shí)施集中采購(gòu)流程，存在化整為零的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能發(fā)生套現(xiàn)和返現(xiàn)等財(cái)務(wù)合規(guī)問(wèn)題。

（二）陷入供應(yīng)商眾多從而難以管理的困境

供應(yīng)商管理對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制有著不可或缺的重要作用。商業(yè)銀行具有機(jī)構(gòu)多、業(yè)務(wù)面廣、采購(gòu)體量大等特點(diǎn)，采購(gòu)項(xiàng)目總數(shù)和人均采購(gòu)工作量在系統(tǒng)內(nèi)均處于較高水平。從供應(yīng)商管理的角度來(lái)看，每個(gè)項(xiàng)目至少產(chǎn)生1個(gè)授予合同供應(yīng)商，采購(gòu)過(guò)程中至少有2-3個(gè)參與供應(yīng)商，合同供應(yīng)商和參與供應(yīng)商的數(shù)量龐大，供應(yīng)商管理成本也相應(yīng)不斷增加，使銀行陷入供應(yīng)商眾多而難以管理的困境，也容易產(chǎn)生供應(yīng)商不良行為或供應(yīng)商質(zhì)疑等風(fēng)險(xiǎn)。

（三）流程環(huán)節(jié)復(fù)雜進(jìn)而影響采購(gòu)的時(shí)效

采購(gòu)流程的合理性一定程度上決定了采購(gòu)的時(shí)效性。采購(gòu)流程往往包括立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)果審批、結(jié)果通知、合同簽署、驗(yàn)收及付款、項(xiàng)目文件歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，其中采購(gòu)實(shí)施又包括受理采購(gòu)申請(qǐng)、組建采購(gòu)工作組、制定采購(gòu)方案、發(fā)布采購(gòu)文件、組織招投標(biāo)或開(kāi)展商務(wù)談判、確認(rèn)采購(gòu)結(jié)果等環(huán)節(jié)。此外，外部的采購(gòu)法律法規(guī)和內(nèi)部采購(gòu)制度對(duì)某些環(huán)節(jié)的時(shí)間也有特別的約定，如國(guó)家招標(biāo)投標(biāo)法規(guī)定公開(kāi)招標(biāo)自招標(biāo)文件開(kāi)始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日。傳統(tǒng)采購(gòu)流程環(huán)節(jié)相對(duì)復(fù)雜，導(dǎo)致采購(gòu)需求方對(duì)采購(gòu)效率的滿意度不高。

（四）兼職采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)和合規(guī)意識(shí)不足

采購(gòu)人員的專業(yè)性一定程度上決定著企業(yè)采購(gòu)的成敗，特別是對(duì)于一些專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)的項(xiàng)目。目前，大多數(shù)銀行尤其是分支分構(gòu)的采購(gòu)人員多為兼職人員，且崗位流動(dòng)性較大，影響采購(gòu)行為的規(guī)范性。

二、電商采購(gòu)對(duì)商業(yè)銀行的重要意義

（一）從戰(zhàn)略的高度，深刻認(rèn)識(shí)電商采購(gòu)的必要性

電商采購(gòu)是基于科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的采購(gòu)綜合解決方案，與傳統(tǒng)的采購(gòu)模式相比，具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。電商采購(gòu)不受時(shí)空的限制，能夠促使商業(yè)銀行采購(gòu)業(yè)務(wù)更加陽(yáng)光、高效、便捷，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)效率、采購(gòu)成本、供應(yīng)商管理等方面的管理效能均能得到有效提升。商業(yè)銀行應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到電商采購(gòu)的必要性和優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持以合規(guī)為基礎(chǔ)、以效率為核心、以成本為驅(qū)動(dòng)，打造科技引領(lǐng)的電商采購(gòu)模式，把科技元素注入采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程、全領(lǐng)域，提升采購(gòu)集約化水平。

（二）從合規(guī)的深度，準(zhǔn)確理解電商采購(gòu)的重要性

2017年，全國(guó)金融工作會(huì)議提出“持續(xù)深化金融行業(yè)改革”的要求后，金融業(yè)圍繞“合規(guī)、高效、共贏”等方面的改革正全面推進(jìn)。電商采購(gòu)模式以公開(kāi)、透明的平臺(tái)為用戶與供應(yīng)商提供互動(dòng)渠道，相比傳統(tǒng)采購(gòu)模式，電商采購(gòu)可以有效化解化整為零、規(guī)避集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，其商品價(jià)格公開(kāi)、透明，能夠?qū)⒄麄€(gè)采購(gòu)過(guò)程完全置于各層級(jí)的監(jiān)督之下，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)操作過(guò)程與結(jié)果的實(shí)時(shí)監(jiān)控，助推陽(yáng)光合規(guī)采購(gòu)的實(shí)現(xiàn)。

（三）從效率的角度，精準(zhǔn)分析電商采購(gòu)的便捷性

電商采購(gòu)具有操作簡(jiǎn)單、高透明、高效率等特點(diǎn)，從采購(gòu)下單到訂單審批，從驗(yàn)貨簽收到售后服務(wù)，從發(fā)票開(kāi)具到付款核銷(xiāo)，均可實(shí)現(xiàn)平臺(tái)系統(tǒng)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，在一定程度上解放了人工手動(dòng)工作。如在選購(gòu)環(huán)節(jié)，采購(gòu)人員可通過(guò)電商的網(wǎng)頁(yè)或手機(jī)APP客戶端，隨時(shí)隨地直觀地了解各種商品的性能、價(jià)格、庫(kù)存等信息，有效節(jié)約了往返實(shí)體店的實(shí)地調(diào)查工作;在物流配送環(huán)節(jié)，能夠充分利用電商在全國(guó)范圍內(nèi)的物流服務(wù)，貨物通過(guò)電商供應(yīng)鏈網(wǎng)絡(luò)直達(dá)各級(jí)分支機(jī)構(gòu)，無(wú)需再進(jìn)行內(nèi)部轉(zhuǎn)運(yùn)，在一定程度上減少了采購(gòu)后工作環(huán)節(jié)。

（四）從成本的尺度，充分利用電商采購(gòu)的效益性

電商采購(gòu)平臺(tái)上聚集了眾多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，可以依據(jù)系統(tǒng)算法、人工匹配和全網(wǎng)推廣來(lái)提高企業(yè)采購(gòu)尋源的準(zhǔn)確度、廣度和速度，能夠一站式備齊企業(yè)常用物資，提供公開(kāi)透明報(bào)價(jià)、交期保障、支付安全保障等優(yōu)質(zhì)服務(wù)，避免中間商加價(jià)及出現(xiàn)價(jià)格不透明問(wèn)題，同時(shí)發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，壓低采購(gòu)價(jià)格，節(jié)約采購(gòu)成本。通過(guò)電商一站式的采購(gòu)解決方案，也可節(jié)約采購(gòu)的退換貨成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本、人工管理成本等其他隱性成本。

三、優(yōu)化商業(yè)銀行電商采購(gòu)流程建議

（一）精簡(jiǎn)立項(xiàng)審批，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理規(guī)定

電商采購(gòu)模式下，采購(gòu)的產(chǎn)品范圍主要集中在營(yíng)銷(xiāo)宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品等日常零散需求品，采購(gòu)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，售后服務(wù)簡(jiǎn)單，因此立項(xiàng)過(guò)程應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)原則，以提高立項(xiàng)的時(shí)效水平。在電商采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程中，各機(jī)構(gòu)可參考電商平臺(tái)商品實(shí)時(shí)采購(gòu)信息（商品價(jià)格和數(shù)量等），對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目做出科學(xué)合理的預(yù)算，提高預(yù)算成本節(jié)約率。立項(xiàng)完成后應(yīng)及時(shí)將立項(xiàng)相關(guān)材料提交至下單部門(mén)開(kāi)始實(shí)施采購(gòu)。

（二）加快訂單流轉(zhuǎn)，切實(shí)提升電商采購(gòu)下單時(shí)效

對(duì)于已經(jīng)完成立項(xiàng)審批流程的訂單，下單賬戶使用人應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需求申請(qǐng)及時(shí)在電商平臺(tái)上進(jìn)行下單以成功鎖定商品價(jià)格和數(shù)量，確保訂單內(nèi)容符合立項(xiàng)要求，并正確填寫(xiě)收貨人信息，將立項(xiàng)材料和訂單提交至相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。訂單審批通過(guò)后，下單人應(yīng)立即在電商平臺(tái)上導(dǎo)出訂單明細(xì)表并發(fā)送收貨人，同時(shí)明確驗(yàn)貨簽收注意事項(xiàng)，以便收貨人及時(shí)跟進(jìn)收貨。

（三）規(guī)范驗(yàn)貨簽收，充分保障電商采購(gòu)質(zhì)量管理

商品驗(yàn)貨簽收是保障電商采購(gòu)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)和手段，收貨人應(yīng)嚴(yán)格按照電商采購(gòu)驗(yàn)貨簽收的相關(guān)要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成商品驗(yàn)收，充分保障商業(yè)銀行采購(gòu)的合法權(quán)益。若出現(xiàn)貨物驗(yàn)收異議等情況，收貨人應(yīng)及時(shí)將異議情況反饋給下單人，再由下單人發(fā)起售后申請(qǐng)。采購(gòu)商品如有質(zhì)量問(wèn)題，可參照電商平臺(tái)針對(duì)該商品登載的退換貨規(guī)則辦理退換貨。對(duì)于退貨后重新下單的，如下單內(nèi)容發(fā)生實(shí)質(zhì)性變更，則需要重新履行相關(guān)審批程序。

（四）及時(shí)核對(duì)賬單，全力確保采購(gòu)流程平穩(wěn)高效

核對(duì)賬單是連接商品驗(yàn)收和開(kāi)票付款的重要環(huán)節(jié)，賬單核對(duì)是否及時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤，直接關(guān)系到電商采購(gòu)流程的穩(wěn)定和效率，因此各電商采購(gòu)對(duì)賬人應(yīng)嚴(yán)格按照對(duì)賬的有關(guān)要求及時(shí)完成對(duì)賬工作，確保電商采購(gòu)流程平穩(wěn)高效。

電商采購(gòu)一般采用賬期方式實(shí)施結(jié)算，電商平臺(tái)于每月賬單日發(fā)送上月賬單給各對(duì)賬人（即下單人），各對(duì)賬人應(yīng)結(jié)合電商發(fā)送的賬單、下單賬戶售后記錄和商品驗(yàn)貨簽收情況等及時(shí)進(jìn)行對(duì)賬確認(rèn)，以便其及時(shí)開(kāi)具相應(yīng)發(fā)票。

（五）準(zhǔn)確開(kāi)立發(fā)票，有效防范采購(gòu)發(fā)票錯(cuò)開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)

發(fā)票，是企業(yè)對(duì)外付款的直接依據(jù)，發(fā)票開(kāi)立是否及時(shí)精準(zhǔn)，直接關(guān)系到對(duì)外付款的時(shí)效性及履約信用。電商采購(gòu)收票人在收到發(fā)票后應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)要求對(duì)發(fā)票進(jìn)行審核，確定發(fā)票準(zhǔn)確無(wú)誤，杜絕錯(cuò)開(kāi)發(fā)票問(wèn)題，避免因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致超期付款而產(chǎn)生賠償費(fèi)用的風(fēng)險(xiǎn)。電商采購(gòu)收票人應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)發(fā)票開(kāi)立情況，并注意發(fā)票的簽收、審查、查驗(yàn)等，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未收到發(fā)票或收到發(fā)票后發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在錯(cuò)誤或不符要求等情況，收票人應(yīng)及時(shí)向下單人反饋，下單人收到反饋后應(yīng)立即向電商平臺(tái)溝通反饋處理。

（六）優(yōu)先報(bào)賬付款，自覺(jué)服務(wù)電商采購(gòu)全面推廣

報(bào)賬付款，是電商采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)控制的最后一道防線，付款審核是否嚴(yán)格，將影響電商采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的效果;付款審核是否及時(shí)，直接關(guān)系到付款時(shí)效及履約風(fēng)險(xiǎn)，因此，報(bào)賬人員應(yīng)該嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)賬相關(guān)要求優(yōu)先處理電商采購(gòu)的報(bào)賬付款申請(qǐng)，開(kāi)辟綠色通道，力促電商采購(gòu)全面推廣。電商采購(gòu)?fù)ǔ＜s定固定的賬期和固定的消費(fèi)總額度，各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在約定的賬期內(nèi)及時(shí)完成付款，一方面避免超期付款而產(chǎn)生履約風(fēng)險(xiǎn)，另一方面避免長(zhǎng)期占用消費(fèi)額度影響其他電商采購(gòu)需求的采購(gòu)實(shí)施。

四、推進(jìn)商業(yè)銀行加快實(shí)施電商采購(gòu)措施

（一）明確納入電商采購(gòu)的產(chǎn)品范圍，提高采購(gòu)規(guī)模效益，節(jié)約采購(gòu)成本

大力推進(jìn)實(shí)施電商采購(gòu)的全面推廣，需要明確納入電商采購(gòu)的產(chǎn)品范圍，在后續(xù)推廣過(guò)程中不斷總結(jié)，并結(jié)合實(shí)施效果和實(shí)際需要不斷調(diào)整和維護(hù)產(chǎn)品范圍，力求實(shí)現(xiàn)采購(gòu)規(guī)模效益最大化。如先期可將一些標(biāo)準(zhǔn)化程度高、使用頻率高、市場(chǎng)公開(kāi)程度高的產(chǎn)品，如營(yíng)銷(xiāo)宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品、活動(dòng)用品、電器設(shè)備、廚房物品、五金建材、裝修材料等納入電商采購(gòu)范圍，后續(xù)隨著管理的不斷完善，不斷擴(kuò)大納入范圍。

（二）明確實(shí)施電商采購(gòu)的權(quán)限職責(zé)，嚴(yán)格把控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障采購(gòu)合規(guī)

大力推進(jìn)實(shí)施電商采購(gòu)的全面推廣，需要明確實(shí)施電商采購(gòu)的權(quán)限職責(zé)。電商采購(gòu)權(quán)限主要通過(guò)賬戶管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，電商賬戶分為下單賬戶、審批賬戶和管理賬戶，通過(guò)下單賬戶可實(shí)施線上提交訂單，通過(guò)審批賬戶可審核訂單有效性和真實(shí)性，通過(guò)管理賬戶可對(duì)下單賬戶和審批賬戶進(jìn)行監(jiān)督管理。其中，管理賬戶應(yīng)設(shè)置在具有管理權(quán)限的部門(mén)，管理全轄所有下單賬戶和審批賬戶，設(shè)置審批角色及審批流;產(chǎn)品需求單位可結(jié)合實(shí)際需要分別設(shè)置下單賬戶和審批賬戶。各類(lèi)賬戶應(yīng)指定專人使用，對(duì)于管理、審批等角色，應(yīng)設(shè)置一定的級(jí)別限制。

（三）切實(shí)加強(qiáng)電商采購(gòu)的培訓(xùn)傳導(dǎo)，及時(shí)總結(jié)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，提升采購(gòu)質(zhì)效

大力推進(jìn)實(shí)施電商采購(gòu)的全面推廣，需要切實(shí)加強(qiáng)電商采購(gòu)的培訓(xùn)傳導(dǎo)。電商采購(gòu)模式在商業(yè)銀行應(yīng)用深度仍顯不足，相關(guān)配套制度尚未完善，為確保采購(gòu)質(zhì)效，商業(yè)銀行應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電商采購(gòu)知識(shí)和技能等的宣傳和培訓(xùn)。一方面，通過(guò)各種渠道宣導(dǎo)采購(gòu)電商化的重要性，加強(qiáng)全員對(duì)電商采購(gòu)的高度重視和深刻認(rèn)識(shí)，并在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下鼓勵(lì)各級(jí)機(jī)構(gòu)積極探索嘗試實(shí)施電商采購(gòu)模式;另一方面，不斷創(chuàng)新嘗試，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，配套完善相關(guān)制度建設(shè)，交流先進(jìn)做法經(jīng)驗(yàn)，并確保相關(guān)培訓(xùn)到位，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的電商采購(gòu)人才隊(duì)伍。

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作者單位：中國(guó)銀行股份有限公司廣東省分行