事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)策分析

魯延紅

摘 要：在事業(yè)單位的日常工作當(dāng)中，干部人事檔案是考察了解以及選拔干部的重要根據(jù)，但是由于我國(guó)部分地區(qū)事業(yè)單位內(nèi)部，干部人事檔案管理工作存在諸多問題，造成了事業(yè)單位內(nèi)部一系列工作無法正常開展。本文重點(diǎn)針對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作產(chǎn)生的問題進(jìn)行了全面分析和研究，同時(shí)提出了各種針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，保證事業(yè)單位日常各項(xiàng)工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事檔案;管理

在事業(yè)單位的相關(guān)工作過程中，做好人事檔案管理工作是保證單位內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)開展的重要基礎(chǔ)，同時(shí)為事業(yè)單位的管理工作人員提供了科學(xué)有效的工作依據(jù)。但是由于我國(guó)很多事業(yè)單位內(nèi)部針對(duì)干部檔案管理工作沒有加以充分重視，造成了該項(xiàng)工作在開展過程中受到了諸多阻礙和影響，直接關(guān)系到了整個(gè)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)這一問題，相關(guān)工作人員展開了全面分析和研究，針對(duì)干部人事檔案管理工作存在的各種不足進(jìn)行了有效的解決，以此來保證事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.沒有從思想上真正重視起檔案管理

（1）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視

事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員針對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度不足，只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理人員從事的工作易操作、沒有技術(shù)含量，稍有點(diǎn)學(xué)歷的人只要確保檔案材料不丟失、不外泄，盡職盡責(zé)地做好保管工作即可勝任，因此，他們對(duì)人事檔案的管理工作沒有加以充分重視。

（2）工作人員認(rèn)識(shí)度和重視度不高

某些工作人員認(rèn)為人事檔案只是簡(jiǎn)單記錄員工的一些基礎(chǔ)信息，收集員工的相關(guān)簡(jiǎn)歷材料，但是并沒有過多的實(shí)質(zhì)性作用，對(duì)事業(yè)單位也沒有創(chuàng)造出實(shí)質(zhì)性的價(jià)值，因此，該項(xiàng)工作一直沒有得到相關(guān)工作人員的高度重視，造成了事業(yè)單位干部人事檔案管理工作落實(shí)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。

（3）工作人員沒有意識(shí)到檔案管理承擔(dān)著法律責(zé)任

他們自身認(rèn)為自己是被遺忘的人，在職場(chǎng)上缺少上升空間，工作起來缺少積極性，對(duì)業(yè)務(wù)操作也抱著得過且過的態(tài)度，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些工作失誤，比如，將姓名寫錯(cuò)、漏存檔案，或者是不知道什么方面的材料需要存入檔案。其實(shí)，檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位每個(gè)員工的方方面面，比如月薪、獎(jiǎng)金、福利等，尤其是組織關(guān)系，這和員工的職務(wù)晉升、職稱評(píng)審、單位調(diào)動(dòng)等密切相關(guān)，他們的工作承擔(dān)著法律責(zé)任，必須引起足夠的重視。

2.檔案管理不夠規(guī)范。

（1）事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的硬件設(shè)施不完善

由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作重視程度不足，單位內(nèi)部實(shí)質(zhì)性投入檔案管理的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少，某些事業(yè)單位甚至沒有配備基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)施，沒有設(shè)立起獨(dú)立的人事檔案管理工作室，造成了干部檔案管理工作無法高效開展，有些單位盡管建立起了專業(yè)的檔案室，但是內(nèi)部的各項(xiàng)條件比較惡劣，檔案的存放和管理存在諸多漏洞，甚至還會(huì)存在一系列安全隱患問題。

（2）檔案信息輸入不夠規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案在書寫出生年月時(shí)，有的按陽歷，有的按陰歷，沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一要求。在書寫工作時(shí)間時(shí)，有的按實(shí)際參加工作的時(shí)間寫，有的按正式納入事業(yè)單位編制的時(shí)間，導(dǎo)致在按工齡發(fā)放工資、福利時(shí)，產(chǎn)生了一些問題和矛盾。另外，還有學(xué)歷上的書寫沒有科學(xué)劃分，沒有劃分出第一學(xué)歷和最高學(xué)歷。在書寫學(xué)歷時(shí)，好多都按最高學(xué)歷寫，這也給正常工作帶來了不必要的麻煩。

（3）檔案材料真實(shí)性需要提高

由于檔案關(guān)系到個(gè)人的晉升、前途等，尤其是關(guān)系到干部的仕途命運(yùn)。在檔案要求還未嚴(yán)格的年代，他們?cè)谌雸F(tuán)、入黨、入職、參軍、招工等方面，由于當(dāng)時(shí)年齡較小，達(dá)不到要求，因而刻意地將年齡寫大。正式成為事業(yè)單位人員后，為了延遲退休，又往往將年齡改回去。還有一些干部，想在仕途上積極進(jìn)取，年齡大的會(huì)將年齡改小，還有的將自己的學(xué)歷拔高虛報(bào)。

（4）檔案材料更新不及時(shí)

作為發(fā)展中的人，其檔案材料并不是靜止不變的，是需要不斷變動(dòng)、完善、充實(shí)的，唯有如此，才能比較全面、客觀地反映出事業(yè)單位人員的真實(shí)信息，便于組織對(duì)他的情況整體了解。但是，干部檔案的材料普遍存在舊材料過多新材料沒有及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充等現(xiàn)象，干部檔案的真實(shí)面貌沒有得到充分的展現(xiàn)。除此之外，對(duì)于各個(gè)干部的個(gè)人經(jīng)歷、家庭社會(huì)關(guān)系等方面歷史材料眾多，并且體現(xiàn)近期工作人員的工作成績(jī)，專業(yè)能力以及個(gè)人特長(zhǎng)等方面的資料相對(duì)較少，直接造成了干部檔案的真實(shí)性存在不足，無法更加科學(xué)準(zhǔn)確的反映出干部的真實(shí)工作業(yè)績(jī)。

3.檔案管理工作人員的專業(yè)技能有所欠缺。

（1）業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏

因?yàn)槟承┦聵I(yè)單位人員構(gòu)成規(guī)模相對(duì)較小，并且對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，甚至某些工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)以及相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。主要是通過某些兼職工作人員來擔(dān)任相關(guān)的工作職務(wù)，因此工作人員在日常工作過程中，沒有充分的精力過多的投入到檔案管理工作當(dāng)中。

（2）審核把關(guān)不嚴(yán)格

部分檔案管理工作人員將人事檔案管理工作，看成是一種比較簡(jiǎn)單的收、放、補(bǔ)等工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)重忽略了檔案科學(xué)化管理以及檔案開發(fā)使用的重要性，在整個(gè)工作的積極性和創(chuàng)造性上有著明顯的欠缺。因此，他們?cè)跈n案材料的轉(zhuǎn)遞、收集中，存在審核不細(xì)、把關(guān)不嚴(yán)的問題，這就導(dǎo)致一些人的檔案材料不齊全，甚至于不夠真實(shí)。另外，其他單位在借閱個(gè)別員工的檔案時(shí)，沒有走正規(guī)程序，沒有單位介紹信，也沒有辦相關(guān)手續(xù)，只是口頭約定等，致使檔案管理出現(xiàn)了多種漏洞，他們的這種工作表現(xiàn)，也導(dǎo)致借閱人對(duì)借閱的檔案不夠重視，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不同程度的損壞。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員也不對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，造成了一系列的問題。

（3）檔案管理人員素質(zhì)低

干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對(duì)干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。

4.管理模式相對(duì)落后

當(dāng)前很多事業(yè)單位內(nèi)部針對(duì)干部檔案管理模式相對(duì)比較落后，整體的服務(wù)方式比較單一，信息化程度偏低，檔案管理工作人員停留在傳統(tǒng)的手工操作工作層面，對(duì)檔案管理工作重復(fù)進(jìn)行組卷、裝訂以及手工歸檔等相關(guān)工作。由于工作人員在檔案的保存工作中沒有對(duì)先進(jìn)的信息化技術(shù)加以有效應(yīng)用。造成了檔案信息的真實(shí)度有所欠缺，還有部分事業(yè)單位充分考慮到了內(nèi)部人力資源、物力資源構(gòu)成相對(duì)比較有限，外加上人事檔案信息私密性相對(duì)較強(qiáng)，盡管已經(jīng)引進(jìn)了部分信息化檔案管理技術(shù)，但是在實(shí)踐工作中并沒有得到充分的使用，只是通過一些比較簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)建立檔案以及設(shè)立信息索引等相關(guān)工作流程，人事電子檔案和無紙化閱讀工作相對(duì)較少，基本仍然延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理和人為查閱的方式為主，沒有充分發(fā)揮出干部檔案管理工作的應(yīng)有效果。

二、完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念

作為事業(yè)單位來講，必須要不斷轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理工作理念，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，要具有針對(duì)性的組織領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員，完善各項(xiàng)法律法規(guī)以及相關(guān)工作制度，有效轉(zhuǎn)變相關(guān)工作人員的工作觀念，讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作所存在的問題，同時(shí)還需要充分重視人才培養(yǎng)工作的重要性，對(duì)干部的檔案管理工作加以充分重視。在有效保證事業(yè)單位正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)之上，要在干部人事檔案管理工作上加大各項(xiàng)資金投入力度，并且引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理，工作系統(tǒng)提高檔案管理工作人員的工作技能，以此來完成人事檔案管理工作的智能化和規(guī)范化。

2.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

干部檔案管理工作人員是人事檔案管理工作和相關(guān)服務(wù)工作的主體，因此要想從基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位內(nèi)部干部人事檔案的管理工作質(zhì)量，必須要建立起一支固定和專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍來加以保障。在檔案的管理工作和選人用人方面，單位內(nèi)部必須要選擇素質(zhì)更高，工作能力和工作責(zé)任心更強(qiáng)的人員參與到人事檔案的管理工作中，以此來從根本上提高事業(yè)單位干部檔案管理工作的整體質(zhì)量。事業(yè)單位需要將檔案管理人才培養(yǎng)工作放在日常工作的重要行列當(dāng)中，通過科學(xué)系統(tǒng)的人才培訓(xùn)工作方案，不斷提高檔案管理工作人員的技術(shù)能力以及業(yè)務(wù)水平，并且還需要充分重視和培養(yǎng)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作人員將人事檔案管理工作不斷引向信息化和智能化的管理工作層面，掌握更加先進(jìn)的電子檔案處理技術(shù)，不斷提高事業(yè)單位干部人事檔案的整體管理工作水平。檔案管理人員，必須是性格沉穩(wěn)、做事細(xì)致、富有耐心、作風(fēng)扎實(shí)、樂于奉獻(xiàn)的人，并保障他們的職稱晉升和福利待遇，打造長(zhǎng)久穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。

3.建立專門的檔案館

事業(yè)單位檔案資料比較多，而且比較重要，可以專門建立一個(gè)檔案館，以縣或區(qū)為單位建立，將縣或區(qū)所有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，由檔案管理專業(yè)人才負(fù)責(zé)管理，配置檔案管理需要的庫房、設(shè)備等，并配備信息化系統(tǒng)，確保檔案信息的及時(shí)更新，做好檔案的日常維護(hù)，按照程序轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出檔案，使一切的過程變得規(guī)范化。比如，對(duì)于產(chǎn)增設(shè)的檔案材料，給予其規(guī)范化的樣板填寫，一步步按照既定的步驟進(jìn)行，必填信息一定要準(zhǔn)確無誤，每一項(xiàng)填寫的內(nèi)容都要科學(xué)合理，避免為以后的工作造成不必要的麻煩，檔案歸檔時(shí)間要限定，以保證檔案管理高效運(yùn)作，對(duì)限期內(nèi)不能完成的拒絕入檔，促使其對(duì)檔案管理產(chǎn)生足夠的重視。

4.完善人事檔案管理制度

由于干部人事檔案管理工作的政策性、專業(yè)性以及操作性相對(duì)較強(qiáng)，如果單位內(nèi)部的檔案管理工作制度不完善或者是相關(guān)監(jiān)管機(jī)制不完全，將無法保證各項(xiàng)人事檔案管理工作的高質(zhì)量開展。如果檔案鑒定和審核工作沒有加以落實(shí)，很容易會(huì)造成一些虛假的檔案資料，或者是信息填寫不規(guī)范的資料，流入到檔案庫當(dāng)中對(duì)后續(xù)的人事管理工作造成了嚴(yán)重的影響。因此作為事業(yè)單位來講，必須要有效完善各項(xiàng)人事檔案管理工作制度，建立起更加科學(xué)有效的檔案審核以及檔案歸檔制度，不斷提高責(zé)任監(jiān)管工作機(jī)制。作為檔案管理工作人員來講，需要充分保證材料檔案的管理工作質(zhì)量，依照人事檔案的管理工作要求制定出更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，有效完善檔案的歸檔工作流程，有充分明確干部檔案10大類內(nèi)容的鑒別工作要點(diǎn)，保證檔案的歸檔工作更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，信息的準(zhǔn)確度得到充分的保障。在檔案的歸檔工作中，需要真正做到主次分明掌握重點(diǎn)、去偽存真等相關(guān)工作要點(diǎn)。比如，在鑒定和審核干部檔案的學(xué)歷工作經(jīng)歷以及職務(wù)提升等相關(guān)信息過程中，必須要充分保證材料信息的連貫性和完整性。

5.提升檔案管理信息化程度

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，對(duì)于人事檔案的管理，要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)去紙化，進(jìn)一步建立電子檔案的信息化系統(tǒng)。工作人員首先要對(duì)紙質(zhì)檔案做好充分而完善的梳理，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化做好基礎(chǔ)工作，從而為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的二級(jí)分類做好充分的準(zhǔn)備。另外，事業(yè)單位要立足于本單位的檔案管理的工作需求，從軟件市場(chǎng)引入一些能夠高效提高管理檔案效率的實(shí)用軟件，并對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠熟練駕馭現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，便于日常工作的操作，方便平時(shí)的使用，并做好日常的檔案維護(hù)。并本著提高檔案管理規(guī)范化的要求，對(duì)新納入的人事管理信息及時(shí)做好分類、輸入，使信息數(shù)據(jù)得到進(jìn)一步的充實(shí)、完善和更新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理，切實(shí)地做好人事管理信息的整合化，實(shí)現(xiàn)整個(gè)部門信息管理的資源共享，做到讓數(shù)據(jù)與信息流動(dòng)起來，讓需要跑腿的工作減少下來，從而進(jìn)一步提高檔案管理的效能。

6.加強(qiáng)檔案信息的保密管理

檔案管理的信息化，確實(shí)提高了工作人員平時(shí)檔案管理的工作效率，但是，也面臨著一些來自于網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)。事業(yè)單位的人事檔案關(guān)系重大，工作人員一定要樹立起安全防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的工作紀(jì)律和政策，根據(jù)科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀不斷提高與細(xì)化檔案的保密級(jí)別，對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行不同級(jí)別的加密處理，做好檔案材料的備份，切實(shí)加強(qiáng)日常的維護(hù)，持續(xù)提高檔案管理的安全能力，并不斷提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息維護(hù)與防范能力，做好病毒的防范工作，防止系統(tǒng)被黑客攻擊。同時(shí)，要及時(shí)做好檔案宣傳工作，提高人們對(duì)檔案的重視度，主動(dòng)配合檔案管理人員配齊需要入檔的材料，消除其消極怠慢思想，尊重檔案管理人員的工作。

三、結(jié)束語

在鑒定工作中如果遇到干部檔案信息內(nèi)容存在缺失的情況下，必須要進(jìn)行及時(shí)的查缺，當(dāng)遇到不屬于歸檔范圍內(nèi)的信息材料時(shí)需要及時(shí)的進(jìn)行清理，并且做好妥善的處理和保管。將填寫存在錯(cuò)誤手續(xù)不齊整的材料退回并且補(bǔ)充完善，保證干部人事檔案管理工作的權(quán)威性、真實(shí)性以及合理性。

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（作者單位：山東省濟(jì)寧經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)）