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    前端控制思想在醫(yī)院合同檔案管理中的運用

    2020-07-30 07:21:01余潔
    行政事業(yè)資產與財務 2020年11期
    關鍵詞:檔案管理

    余潔

    摘 要:將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理中,對合同檔案形成、整理、歸檔等過程進行質量控制,有利于保證合同檔案的完整、齊全、規(guī)范,確保合同檔案質量,提高醫(yī)院合同檔案的利用效率。

    關鍵詞:前端控制;合同檔案;檔案管理

    前端控制思想最早是在電子檔案管理中提出的,并在其他類型的檔案管理中形成了一些成熟的做法,但目前對前端控制思想在醫(yī)院合同檔案管理中運用的探討和研究較少。醫(yī)院合同檔案是保障醫(yī)院合法權益的重要依據,合同檔案管理質量的好壞直接影響合同檔案的利用。筆者認為,將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理,具有重要的意義。

    前端控制思想源于電子文件的產生,是檔案管理工作者在電子文件生成之初就進行關注和干預,對電子文件從生成到歸檔的全過程進行規(guī)劃、監(jiān)督和控制,提前規(guī)定電子文件的歸檔范圍、文件質量和保存條件等標準,使電子文件內容和形式更加規(guī)范,保證電子文件的憑證性價值,提高電子檔案的質量。醫(yī)院合同檔案的前端控制,就是將控制環(huán)節(jié)提前到合同形成階段。檔案管理工作者在合同形成時提前介入,對合同檔案形成、收集、整理、保管和利用等過程進行全面質量控制,保障合同檔案真實有效和齊全完整,確保合同檔案質量。

    一、醫(yī)院合同檔案實施前端控制的必要性

    1.前端控制是保證合同檔案質量的有效措施

    隨著醫(yī)院業(yè)務的不斷發(fā)展,在醫(yī)療、保健、科研、教學等管理工作中會產生越來越多的合同檔案。醫(yī)院合同類別多樣,內容繁雜,專業(yè)性較強,涉及的部門也較多,比如,科研課題合同由科研部形成、人員聘用合同由人力資源部形成、基建項目合同由后勤管理部形成、衛(wèi)生耗材及醫(yī)療設備購置合同由設備科形成等等。由于各部門合同承辦人員的業(yè)務水平參差不齊,加上缺少有效的約束機制,合同經辦人員往往會根據自己的經驗簽訂合同,合同檔案的質量難以保證。比較常見的問題有:合同條款不全、合同內容有缺漏,比如缺少違約責任、缺少簽名、漏蓋公章、漏簽日期,合同文字不嚴謹、意思不明確、表達不清晰,合同格式不符合規(guī)范要求,審批手續(xù)不完善,相關支撐材料缺失等,這些都會直接影響到醫(yī)院合同檔案的質量。為此,有必要關口前移,采取有效的管理措施,確保醫(yī)院合同檔案質量。

    2.前端控制是保證合同檔案歸檔齊全的必要手段

    醫(yī)院不少部門對合同檔案重要性的認識不足、歸檔意識和責任心不強,導致合同歸檔不全的現象時有發(fā)生。主要表現在兩個方面:一方面是合同簽訂后,部分承辦人員沒有及時對合同進行整理和收集,也不會主動將合同移交到醫(yī)院檔案部門歸檔;還有些承辦人員為了方便自己利用,將簽訂后的所有合同審簽文件保留在自己手中。另一方面,檔案部門對醫(yī)院合同簽訂情況不甚了解,無從知曉醫(yī)院到底簽訂了多少合同、是哪些部門負責簽訂的,而且醫(yī)院各部門之間缺乏有效的配合和協調,也影響到檔案部門對醫(yī)院合同簽訂情況的掌握。這些都給醫(yī)院合同檔案的收集帶來一定的困難,導致醫(yī)院合同檔案歸檔不及時、甚至未歸檔,部分合同原件丟失和損壞,合同檔案的完整性和齊全性得不到保證,給醫(yī)院造成無法挽回的損失。因此,有必要采取前端控制手段,要求承辦部門按照管理流程,在合同簽訂完成后,及時將合同文本及相關材料收集整理,及時歸檔,才能確保醫(yī)院合同檔案齊全和完整。

    3.前端控制是實現合同檔案有效利用的重要保障

    合同檔案的有效利用是合同檔案本身價值的體現。筆者在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)現,雖然合同檔案的利用頻率相對較高,但醫(yī)院合同檔案利用效率卻比較低。究其原因:一是合同歸檔不全影響了合同檔案的有效利用。由于缺乏完善的管理措施,部分合同沒有及時歸檔,導致在利用者需要借閱合同時,檔案部門無法為其提供所需的合同檔案,更談不上有效利用;二是合同檔案質量不高影響合同的法律效力。由于沒有制定統一的合同管理流程,有的合同沒有經過相關部門及領導的審核,歸檔合同的格式不夠規(guī)范、合同內容不夠完整;有的甚至存在關鍵要素缺失。這些都極大地影響到醫(yī)院合同檔案的法律效力和利用價值,導致醫(yī)院的合法權益受到損害。為解決上述問題,在醫(yī)院合同檔案管理中實施前端控制顯得尤為重要。

    二、醫(yī)院合同檔案前端控制的實施措施

    1.制定合同檔案管理制度,規(guī)范管理流程

    完善的管理制度是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院通過制定合同檔案管理制度和操作流程,明確相關部門的職責、規(guī)范合同簽訂的流程、提出合同歸檔的質量標準和要求,可以使合同檔案管理有序、有章可循。首先,實行合同歸口管理,各部門負責對其業(yè)務范圍內的合同起草、報送審批、簽訂歸檔和合同履行;其次,規(guī)范合同審批管理流程,按規(guī)定的流程進行審批;第三,實行醫(yī)院合同專用章制度,由院長辦公室專人負責用章并履行登記手續(xù);第四,專人負責辦理合同歸檔手續(xù)。醫(yī)院合同簽訂后,院長辦公室應指定專人負責對合同文本及相關支撐材料,及時辦理歸檔手續(xù)歸檔管理。各部門自覺遵守檔案規(guī)章制度,按流程辦事,才能減少工作中的隨意性,促進醫(yī)院合同檔案的規(guī)范化管理。

    2.加大檔案宣傳力度,提高合同檔案管理意識

    針對經辦人員檔案意識薄弱的問題,醫(yī)院通過加強檔案宣傳,并通過典型事例,強調合同檔案的重要性以及合同歸檔的必要性,增強經辦人員的檔案意識和責任意識,使大家對合同檔案給予足夠的重視,合同檔案質量和歸檔率才能得到提升。

    3.重視合同檔案業(yè)務培訓,加強合同歸檔業(yè)務指導

    一是檔案管理人員要加強業(yè)務學習。打鐵需要自身硬,檔案管理人員要學習合同檔案專業(yè)知識,熟悉合同簽訂的流程,只有具備了較高的專業(yè)素質和技能,才能更好地完成合同檔案管理工作。二是組織對合同承辦人員進行檔案培訓,提高他們的業(yè)務水平和工作能力,確保簽訂的合同符合規(guī)范要求。三是檔案管理人員加強與業(yè)務部門承辦人員的溝通,了解合同的簽訂情況,并對合同承辦人員進行合同歸檔業(yè)務指導,督促并協助做好合同的簽訂、收集、整理及歸檔工作。

    4.加強合同檔案全過程質量控制,優(yōu)化管理模式

    優(yōu)化醫(yī)院合同檔案管理模式,對合同的擬定、審核、簽署、履行及歸檔全過程進行質量控制。具體做法:①合同經辦部門負責合同的前期論證,合同起草,組織相關人員與合同對方進行合同談判,對合同條款及相關資料進行審查,填寫《醫(yī)院合同(協議)審批單》,提交相關部門審核。②財務、審計、監(jiān)察部門以及法律顧問對合同進行審核,審核部門負責人在審批單上簽署意見;承辦人員按要求修改,審核通過后,呈院領導審批、簽字。③院辦安排專人管理合同,合同管理員負責對審核完畢、完成會簽的合同進行編號、加蓋公章,將合同文本及相關材料進行收集整理,建立合同臺賬,臺賬的內容包括合同編號、簽訂合同的對方單位、合同內容、合同金額、簽訂日期、經辦科室、經辦人等基本信息,隨后填寫《醫(yī)院合同資料簽收單》,將合同副本或復印件分發(fā)給相關部門履行,將合同正本及相關材料移交到醫(yī)院檔案部門集中統一管理。通過上述措施,達到對醫(yī)院合同檔案實施前端控制的目的,確保合同檔案的準確性和有效性。

    三、醫(yī)院合同檔案實施前端控制的管理成效

    1.提高了醫(yī)院合同檔案的歸檔率

    醫(yī)院合同檔案管理實行前端控制后,各部門簽訂合同必須嚴格遵守合同檔案管理制度,按照統一的流程辦理合同業(yè)務,確定合同專人管理,強調合同管理人員在加蓋公章環(huán)節(jié)對合同文本及相關材料統一收集。有了制度的約束,各部門積極協調合作,使合同檔案管理工作有序開展、各環(huán)節(jié)可控,減少了合同漏歸現象,提高了合同檔案的歸檔率。

    2.提高了醫(yī)院合同檔案的質量

    醫(yī)院實行合同檔案前端控制,加強合同檔案全過程質量控制,在醫(yī)院合同檔案管理中起到了至關重要的作用。通過在合同審核、蓋章環(huán)節(jié)進行質量把控,重點審核合同是否符合《合同法》的規(guī)定、條款是否合理、內容是否可行,及時糾正合同中的錯漏及不規(guī)范等問題,避免了合同移交到醫(yī)院檔案部門后發(fā)現質量問題再返工的現象,保證了合同的真實性、完整性和有效性,提高了醫(yī)院合同檔案的質量。

    3.提高了醫(yī)院合同檔案的利用率

    隨著醫(yī)院合同檔案質量和歸檔率的提升,合同檔案的利用率也得到顯著提高,能做到合同檔案“用時能找到,找到能管用”,較好地滿足了合同檔案利用者的需求。近年來,在醫(yī)院執(zhí)業(yè)校驗、重點學科申報、課題結題驗收和成果鑒定、領導離任審計、其他專項審計、各項檢查、設備維護、解決糾紛等管理工作中,醫(yī)院合同檔案發(fā)揮了其憑證性的重要作用。

    將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理中,采取有效措施,對合同檔案的形成、整理、歸檔等過程進行質量控制,能確保合同檔案質量,提高合同檔案的利用效率,為醫(yī)院發(fā)展提供強有力的保障。

    參考文獻

    1.盧鈺.電子文件管理的前端控制原則.蘭臺世界,2016(24).

    2.邸燕.醫(yī)院合同檔案管理探析.赤子,2017(14).

    3.鄭開.淺談新時期前端控制思想在醫(yī)院檔案管理中的運用.辦公室業(yè)務,2017(19).

    (責任編輯:蘭卡)

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