組織能力視角下企業(yè)檔案管理方法探析

俞強 張偉 安璐

摘要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案在管理、開發(fā)和利用方面迎來新機遇的同時，依然面臨很多困難和挑戰(zhàn)。文章利用文獻分析法對企業(yè)檔案管理局限性作分析，了解當前企業(yè)檔案管理的難點所在，結(jié)合組織能力楊三角模型，從組織能力的視角提出解決方案，并設(shè)計了三力模型，總結(jié)了該方法在江蘇法爾勝纜索有限公司應(yīng)用的經(jīng)驗，以期對企業(yè)檔案管理的研究和實踐有所啟示。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；組織能力；三力模型

一、引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件[1]。它是企業(yè)活動的原始記錄，在企業(yè)中發(fā)揮著無法替代的憑證作用，也是企業(yè)重要的信息資源。檔案的完整性、齊全性、安全性、便利性、可靠性、系統(tǒng)性對于企業(yè)發(fā)展有著重要意義。當前，隨著國家信息化建設(shè)、法制化建設(shè)和文化建設(shè)的推動，企業(yè)檔案管理的作用日益凸顯，企業(yè)對檔案管理的要求也越來越高。但是在實際工作中，企業(yè)的檔案管理仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。本文通過文獻調(diào)研，總結(jié)當前企業(yè)檔案管理存在的主要不足，從組織層面出發(fā)，以價值為導(dǎo)向，關(guān)注結(jié)果、系統(tǒng)思考，結(jié)合組織能力“楊三角”模型，設(shè)計出針對企業(yè)檔案管理的“三力”模型，探索企業(yè)檔案管理路徑和方法。

二、企業(yè)檔案管理局限性分析

以“企業(yè)檔案管理”和“不足”為主題詞，在知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中按照主題或關(guān)鍵詞檢索，共搜得文獻27篇。其中，《有發(fā)展也有不足——黑龍江28家企業(yè)調(diào)查側(cè)記》將“不足”一帶而過。對其余26篇文獻[2-27]中提及的企業(yè)檔案管理主要“不足”進行分析，可將其分為八大類。（見表1）

根據(jù)分析，企業(yè)檔案管理在管理意識、資源支持（人、財、物）、技術(shù)支持、體系建設(shè)，以及利用和安全方面都存在著嚴峻的挑戰(zhàn)。

由于企業(yè)檔案管理當前面臨的挑戰(zhàn)涉及企業(yè)的多個層面，因此需要從組織能力的視角，來思考提升檔案管理績效的方法和措施，為企業(yè)檔案管理工作改善提供參考方法。這對于促進企業(yè)檔案管理工作成效提升，幫助企業(yè)有效管理檔案資產(chǎn)，系統(tǒng)建設(shè)企業(yè)記憶，快速提升企業(yè)核心競爭力，扎實推動企業(yè)發(fā)展有重要意義。

三、組織能力視角下的企業(yè)檔案管理

組織能力是團隊超越對手，并創(chuàng)造價值的能力。楊國安教授提出了“組織能力的三角框架”模型[28]，也被稱為“楊三角”模型，如圖1所示。他認為組織能力離不開員工能力、員工思維模式、員工治理方式三個支柱。員工能力指全體員工所需具備的知識、技能和素質(zhì)；員工思維模式指要讓會做的員工愿意做；員工治理方式指組織提供有效的支持和資源允許人才施展所長。

在企業(yè)檔案管理中，當前存在的意識不足、人才不足、體系不足、資源（設(shè)施、資金和技術(shù)）不足等主要不足與“楊三角”三支柱內(nèi)容在管理維度上是吻合的。體系不足、資源（設(shè)施、資金和技術(shù)）不足屬于員工治理方式范疇；人才不足屬于員工能力范疇；意識不足屬于員工思維模式范疇。針對這三個維度，以檔案價值為中心，分別打造檔案管理組織支撐力、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力和檔案管理專業(yè)力，來系統(tǒng)克服企業(yè)檔案管理中的困難和挑戰(zhàn)。這也就是我們提出的企業(yè)檔案管理“三力模型”，如圖2所示。我們通過該模型重點改善檔案管理局限性分析中的第1類至第6類不足。

檔案價值包含了檔案的憑證價值、情報價值和情感價值[29]。檔案管理組織支撐力是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)能力，是企業(yè)為檔案管理提供的必須的組織管理架構(gòu)、制度體系，以及必要的資源。檔案管理專業(yè)力是企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識、技能和綜合素質(zhì)，組織可以通過組織賦能和知識管理等形式來提升檔案管理專業(yè)力。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力是企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者激發(fā)檔案管理團隊成員工作意愿的能力，是帶領(lǐng)檔案管理團隊高效開展檔案管理工作的能力。包含了領(lǐng)導(dǎo)使眾人行、激勵人心[30]的能力。

檔案價值發(fā)現(xiàn)和利用是檔案管理的核心。檔案管理組織支撐力是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理專業(yè)力是檔案管理的保障，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力是檔案管理的動力源泉?！叭Α笔菣n案管理組織能力的重要組成，相互關(guān)聯(lián)、相互影響。

企業(yè)檔案管理“三力模型”在江蘇法爾勝纜索有限公司（以下簡稱“JFC”）進行了實踐。

1.檔案管理組織支撐力

當前企業(yè)檔案管理存在的體系不足主要體現(xiàn)在檔案管理的組織架構(gòu)不完善，權(quán)責(zé)不清。大家普遍認為檔案管理是檔案室的事，企業(yè)對檔案室授權(quán)不足，使檔案室的管理缺乏組織強有力的支撐。在企業(yè)內(nèi)，資源（設(shè)施、資金和技術(shù)）不足，主要體現(xiàn)在企業(yè)對檔案管理缺乏深入的認識，缺少科學(xué)的規(guī)劃；而且由于檔案價值體現(xiàn)得不明顯，難以得到組織資源的支持。因此，提升企業(yè)檔案管理績效需要建立檔案管理制度體系，匹配工作相關(guān)必要資源，提升企業(yè)檔案管理的組織支撐力。

建立檔案管理制度體系首先要明確檔案管理組織架構(gòu)。管理架構(gòu)要層級清晰、職責(zé)明確、協(xié)同高效。JFC在實踐中，建立了公司級、部門級、員工級的三級管理結(jié)構(gòu)，明確了各層級的職責(zé)：管理部負責(zé)檔案制度的建立、檔案歸檔計劃的編制和跟蹤管理、檔案查閱管理和檔案室的維護管理等，同時負責(zé)對部門檔案管理員進行培訓(xùn)。其他部門檔案管理員由每個部門負責(zé)人指派產(chǎn)生，負責(zé)落實本部門檔案的整理、成冊、歸檔交接，以及檔案管理計劃的執(zhí)行工作。為了確保管理架構(gòu)高效運行，在管理過程中通過召開例會、月報、專項會議，保證信息高效、準確地傳達。通過建立高效的溝通協(xié)同機制，保證信息流的暢通。

建立檔案管理制度體系還要建立和優(yōu)化檔案管理流程。只有對管理流程有清晰準確的要求，才能高效地指導(dǎo)檔案管理員們準確地開展工作。JFC一方面認真學(xué)習(xí)和參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等國家標準和規(guī)范，另一方面向同行取經(jīng)、向標桿學(xué)習(xí)，對檔案管理的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、操作流程、記錄表單等都一一作了規(guī)定，為檔案工作的開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

建立檔案管理制度體系最終要保證制度高效執(zhí)行。JFC經(jīng)常使用三問法對檔案管理制度體系進行評估。一問“流程有沒有？”二問“流程有沒有效？”三問“流程有沒有人監(jiān)督？”如果三個問題都得到了肯定的回答，說明制度流程方面做得不錯。如果有問題是否定的回答，則需要去分析和思考，看哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，并進行完善。制度流程的實施要進行監(jiān)督和反饋。在檔案管理過程中，檔案管理部門要通過溝通渠道，向相關(guān)人員及時反饋檔案工作的階段性結(jié)果，營造“爭、比、趕、超”的氛圍，激發(fā)檔案人員的積極性。對于業(yè)績不佳的員工，及時進行績效溝通，分析具體原因，及時改進。

除了建立制度體系，提升檔案管理組織支撐力還需要匹配資金、技術(shù)和設(shè)施等資源。JFC通過“三年規(guī)劃一年計劃”，使檔案管理謀事在前，提前做好準備；同時，根據(jù)工作計劃及時制定資金預(yù)算，爭取公司充足的資金支持。另外，公司根據(jù)需要采購了先進的自動掃描儀、裝訂器材、庫房設(shè)施，為檔案的管理工作提供了保障；檔案管理信息系統(tǒng)的使用，大大提升了工作效率，為檔案數(shù)字化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.檔案管理專業(yè)力

當前企業(yè)檔案管理存在的“人”的不足，主要體現(xiàn)在檔案管理人力資源的配備不足、專業(yè)度的不夠；對檔案管理員的勝任能力要求不清晰，導(dǎo)致了用人不準確，或者無法快速地幫助檔案管理人員實現(xiàn)能力提升。因此，企業(yè)需要識別勝任力，開展有效的組織賦能和知識管理，提升企業(yè)檔案管理專業(yè)力。

首先，組織賦能要識別勝任力。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，更是一項專業(yè)性很強的工作。JFC編制了檔案管理員的崗位說明書，圍繞“檔案管理者的勝任特征”[31]，在管理和決策能力、計算機和網(wǎng)絡(luò)能力、檔案管理和利用能力，以及個人綜合素養(yǎng)等方面作出了明確的要求，幫助甄選、引進和匹配適合的檔案管理人才，建設(shè)既能解決問題，又具協(xié)作精神的高素質(zhì)檔案管理團隊[32]，為檔案管理提供合格的人力資源保障。

其次，通過培訓(xùn)進行組織賦能。JFC分初級、中級和高級三個級別開發(fā)了檔案管理的課程，同時將檔案管理作為新入職員工的必修課，幫助新員工入廠一開始就了解檔案管理的意義、價值，以及一些基本的概念和方法，樹立起檔案管理理念。培訓(xùn)的過程中，還可匹配輔助工具，幫助員工快速理解和接受課程內(nèi)容，促進學(xué)習(xí)的行為轉(zhuǎn)化。

最后，根據(jù)檔案管理日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，編制KNOWHOW手冊，進行有效的知識管理。例如：

問題1：如何解決檔案的完整性問題？

具體表現(xiàn)：歸檔內(nèi)容不完整，對照歸檔目錄有缺失；檔案品相不完整，檔案破損或毀壞；檔案記錄不完整，一些記錄編制人、審核人、核準人的簽字不完整。

解決方案：首先，檢查檔案管理操作流程的有效性；其次，加強對制度流程和專業(yè)技能的培訓(xùn)，使檔案管理員了解檔案的內(nèi)容、質(zhì)量等要求；最后，檔案收集時把好驗收關(guān)，加強平時工作中的整理和檢查，避免不合格資料入檔。

問題2：如何解決檔案的規(guī)范性問題？

具體表現(xiàn)：由于各個部門的檔案各自整理和裝訂，因此，時常會出現(xiàn)格式不統(tǒng)一、字體有大小、分類不科學(xué)等規(guī)范性問題。

解決方案：一方面要有明確詳細的歸檔要求和標準，并讓檔案管理員及時掌握；另一方面可以推行首件制，各部門各類別的第一份檔案均要求經(jīng)過檔案員的審核，確認后方可批量整理和裝訂，避免大范圍返工現(xiàn)象。同時，檔案員在歸檔過程中積極抽查檔案整理的質(zhì)量，對于不符合要求的，開具書面的整改意見，反饋給兼職檔案員和該部門負責(zé)人。

問題3：如何解決歸檔的及時性問題？

具體表現(xiàn)：由于有些項目檔案管理內(nèi)容多，工作量大，有時就會產(chǎn)生計劃拖后、歸檔不及時的問題。

解決方案：第一，歸檔工作開展前，做好充分的準備工作，避免工作因辦公設(shè)施沒到位、通知沒到位等軟硬件問題而中斷或延后；第二，加強溝通，通過月度會議等形式掌握和控制歸檔進度；第三，加強對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升歸檔技能；第四，加強激勵和考核；第五，加強宣傳和動員，樹立標桿和典型，共享經(jīng)驗。

通過知識的萃取和沉淀，有效地開展知識管理，幫助檔案管理員應(yīng)對工作中的難題，提升專業(yè)力。

3.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力

企業(yè)檔案管理存在的意識不足，主要體現(xiàn)在負責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和員工重視度、意愿度不足。因此，需要負責(zé)檔案管理的人員具備一定的領(lǐng)導(dǎo)力，通過使眾人行，激勵人心，提升相關(guān)人員的工作意愿，帶領(lǐng)團隊高效地工作。

使眾人行需要領(lǐng)導(dǎo)重視，提高員工重視度。檔案管理工作是一個系統(tǒng)工作，涉及公司的各個部門，需要扎實的群眾基礎(chǔ)。因此，做好這項工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。JFC總經(jīng)理趙軍非常重視檔案管理，親自在辦公會議上下達管理指令；在管理制度中明確了考核和獎懲規(guī)定，對檔案室給予充分的授權(quán)，檔案室可以按制度要求對相關(guān)人員提出考核意見；各部門領(lǐng)導(dǎo)親自布置和檢查檔案工作；檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)認真制定和推進檔案管理要求和計劃。有了公司各層領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能產(chǎn)生強大的推動力和執(zhí)行力。

使眾人行需要目標清晰，幫助員工就方向達成共識。JFC除了領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，對工作相關(guān)人員做到目標清晰、要求明確和激勵到位，通過培訓(xùn)、宣貫等方式，讓大家理解檔案工作的價值所在，感受到檔案工作的重要性和緊迫性，爭取到了大家的支持。

激勵人心需要進行有效的獎勵和反饋，提升員工積極性。JFC對于工作成果突出的人員和部門，及時給予精神和物質(zhì)上的表彰和獎勵，并邀請他們在公司內(nèi)部和兄弟企業(yè)進行經(jīng)驗分享；對于工作不合格的，及時給予績效反饋，共同尋找問題所在，幫助制定整改計劃，督促管理改善。

領(lǐng)導(dǎo)力賦能，提升員工自信心。JFC導(dǎo)入《PDP領(lǐng)導(dǎo)力》《情境領(lǐng)導(dǎo)》《項目制管理》等領(lǐng)導(dǎo)力課程，并委派檔案管理員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到持證上崗。通過培訓(xùn)幫助管理員提升管理自我、管理他人、管理實務(wù)三個維度的能力，提升了檔案管理團隊的綜合能力。

4.實踐和成果

JFC公司成立于1998年，是一家研發(fā)和生產(chǎn)橋梁纜索的高新技術(shù)企業(yè)，其產(chǎn)品斜拉索、懸索被稱為“大跨徑橋梁的生命線”。公司擁有省級工程技術(shù)研究中心，從事橋梁及結(jié)構(gòu)用纜索的新工藝、新材料、新技術(shù)研制開發(fā)及應(yīng)用。公司擁有自主核心技術(shù)數(shù)十項，專利近百項，先后主持和參與了8份國際、國家及行業(yè)標準的編制修訂工作。

JFC公司通過檔案管理“三力”建設(shè)，充分挖掘檔案憑證價值、信息價值和情感價值，有效地開展檔案管理工作，使檔案管理服務(wù)于業(yè)務(wù)管理，支持于創(chuàng)新管理，支撐于企業(yè)文化管理，取得了較好的效果。

檔案的憑證價值方面。JFC做好重要證照的有效管理。企業(yè)有效的營業(yè)執(zhí)照是企業(yè)存續(xù)合法經(jīng)營的重要證明；房產(chǎn)證、土地證是企業(yè)財產(chǎn)權(quán)益歸屬的重要證明；制度文件是企業(yè)管理權(quán)威標準的重要證明……這些都為企業(yè)正常運營提供保障。同時，JFC完成各個承建的國家重點工程項目檔案的歸檔，并得到了項目指揮部的好評。這些重要的項目檔案是國家重點橋梁工程檔案的重要組成部分，代表著企業(yè)對產(chǎn)品質(zhì)量的承諾和責(zé)任。

檔案的信息價值方面。JFC產(chǎn)品檔案包含了產(chǎn)品各階段具體的可追溯性記錄，便于查閱和分析；技術(shù)檔案已然成為珍貴的科技情報，為研發(fā)工作提供詳細的技術(shù)支持；客戶檔案也是企業(yè)重要的商業(yè)情報[33]，是企業(yè)市場競爭力的重要組成。檔案也是企業(yè)經(jīng)驗的沉淀，是企業(yè)知識的重要來源之一。JFC通過對檔案信息的挖掘，通過對知識進行有效管理，形成KNOWHOW手冊，為企業(yè)在生產(chǎn)、技術(shù)、管理等各環(huán)節(jié)的創(chuàng)新提供足夠的支持。當然，信息也是重要資產(chǎn)，企業(yè)檔案已成為JFC寶貴的資產(chǎn)，并將隨著企業(yè)的發(fā)展而增值。

檔案的情感價值方面。JFC企業(yè)的歷史照片、歷史事件的相關(guān)物品，以及發(fā)展歷程中的文章、會議紀要等，都是JFC發(fā)展的足跡，是組織的集體記憶，是促進組織認同的要素。歷史事件隨著時間沉淀和升華，逐步成為企業(yè)文化的組成，在組織中一代一代地傳承，同時也成為企業(yè)品牌的重要內(nèi)容，在企業(yè)內(nèi)外部形成感召力和凝聚力。JFC檔案已成為公司深厚的情感記憶。JFC先后出版的《千橋夢》《氣貫長虹》等橋梁攝影集，不僅記錄了JFC的工程業(yè)績，也成為體現(xiàn)國家橋梁發(fā)展的一個縮影、一扇窗口、一座豐碑。這屬于JFC的橋梁記憶，也屬于中國橋梁記憶。由此而溢出的自豪感、使命感激勵著JFC所有員工向更高的目標努力奮斗。

通過“三力”建設(shè)，公司的檔案管理已成為集團公司的標桿，并且有效支撐了企業(yè)的發(fā)展。至今，JFC公司已承擔或參與了十多項國家和省部級重點科研創(chuàng)新項目，先后榮獲國家科技進步一等獎、二等獎，江蘇省科技進步一等獎，中國專利優(yōu)秀獎，國家企業(yè)管理現(xiàn)代化創(chuàng)新成果獎等各類獎項70多項。產(chǎn)品已成功應(yīng)用于武漢楊泗港長江大橋、虎門二橋、舟山西堠門大橋、武漢陽邏長江大橋、宜昌至喜長江大橋、滬通長江大橋、蘇通長江大橋、香港昂船洲大橋，以及土耳其伊茲米特大橋、挪威哈羅格蘭德大橋、韓國仁川大橋等900多個國內(nèi)外重大橋梁工程項目。創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟效益和社會效益，為國家橋梁建設(shè)作出了重要貢獻。

四、結(jié)論

“三力模型”是檔案管理方法的一種思考和探索，是以檔案價值（憑證價值、信息價值、情感價值）為中心，打造“三力”，即檔案管理組織支撐力（建立制度、匹配資源）、檔案管理專業(yè)力（組織賦能、知識管理）、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力（使眾人行、激勵人心），分別克服體系、資源（設(shè)施、資金和技術(shù)）不足，意識不足，人才不足等挑戰(zhàn)。檔案管理“三力模型”在JFC的應(yīng)用能為項目制的制造型企業(yè)提供借鑒，同時也能為其他類型企事業(yè)單位或組織改善企業(yè)檔案管理提供參考。

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