新時(shí)代加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作的思考

王曉敏

內(nèi)容摘要 國(guó)有企業(yè)辦公室不僅是企業(yè)形象的主要展示窗口，還是一個(gè)綜合辦公室，能夠協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策，完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作內(nèi)容。做好黨建工作，能夠有效提高業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。文章基于對(duì)新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室信息工作的研究，分析了新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室信息工作中存在的問(wèn)題，并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞 國(guó)有企業(yè) 辦公室問(wèn)題 改善措施

1 引言

在國(guó)有企業(yè)中，辦公室的信息工作主要包括收集，整理和發(fā)布與企業(yè)發(fā)展緊密相關(guān)的各種信息文件，并為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和科學(xué)決策提供基礎(chǔ)。做好新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理，能夠有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，精細(xì)化管理能夠提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作的資源整合，規(guī)章制度細(xì)化，促進(jìn)企業(yè)在各個(gè)方面長(zhǎng)遠(yuǎn)而穩(wěn)定的發(fā)展。因此，文章對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室信息工作的重要作用、工作措施和其他內(nèi)容進(jìn)行了具體分析。

2 國(guó)有企業(yè)的辦公室工作問(wèn)題

2.1 職責(zé)不明確

國(guó)有企業(yè)辦公室在企業(yè)管理中起著重要作用，主要任務(wù)是文檔處理、人員管理和會(huì)議計(jì)劃等。由于工作瑣碎多樣，很多工作不能細(xì)致安排，職責(zé)履行不到位，造成工作失誤，導(dǎo)致許多報(bào)告信息的質(zhì)量無(wú)法得到保證，信息沒(méi)有按時(shí)提交，工作效率大大降低。此外，國(guó)有企業(yè)辦公室具有一定的行政性質(zhì)。如果辦公室的職責(zé)不清楚，不僅會(huì)影響企業(yè)的管理水平，還會(huì)嚴(yán)重影響其特殊職能的實(shí)際績(jī)效。

2.2 勞工標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在國(guó)有企業(yè)辦公室的日常工作中，大多數(shù)員工處于被動(dòng)狀態(tài)，只能執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)者分配的任務(wù)，企業(yè)還沒(méi)有為工作完成程度制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，往往會(huì)出現(xiàn)工作沒(méi)有按時(shí)完成，這不僅直接延遲了下一個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，還影響企業(yè)的整體效率。此外，國(guó)有企業(yè)的辦公室還具有許多功能。它們不僅是面向公眾的企業(yè)之窗，還是為公眾提供服務(wù)的重要部門(mén)。他們的工作質(zhì)量和工作水平將在一定程度上影響企業(yè)的管理、有關(guān)決定的正確性。但是目前，在中國(guó)大多數(shù)國(guó)企辦公室中，其工作內(nèi)容缺乏規(guī)劃，并且沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量工作的完成質(zhì)量。

2.3 非科學(xué)的工作方法

在國(guó)有企業(yè)中，辦公室工作涉及業(yè)務(wù)管理的許多方面，因此工作內(nèi)容豐富且雜亂無(wú)章，一些員工無(wú)法快速完成其工作，且不能制定科學(xué)的工作方法，導(dǎo)致每項(xiàng)任務(wù)都盡可能完成，但是完成質(zhì)量并不理想。為了確保工作的順利進(jìn)行，需要各方面人員的共同努力和協(xié)作。同時(shí)，在辦公信息工作中，還存在信息內(nèi)容格式不規(guī)范的問(wèn)題[1]。在某種程度上，這限制了相關(guān)企業(yè)政策和系統(tǒng)的實(shí)施。

2.4 低素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人員

作為國(guó)有企業(yè)的主要組成部分，辦公室在企業(yè)的日常生產(chǎn)和未來(lái)發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。因此，對(duì)辦公室工作人員也提出了更高的要求。一些員工的溝通技能稍差，或者書(shū)面技能相對(duì)較差。對(duì)于大量信息內(nèi)容，無(wú)法以簡(jiǎn)潔的方式對(duì)它們進(jìn)行匯總和分類(lèi)，導(dǎo)致許多報(bào)告的信息都存在諸如措辭、語(yǔ)義重復(fù)和主題不明確的問(wèn)題。另外，許多員工沒(méi)有掌握信息的格式，其業(yè)務(wù)知識(shí)不能滿(mǎn)足辦公服務(wù)的需求，也不能適應(yīng)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的需要。

3 改善國(guó)有企業(yè)辦公室工作的措施

3.1 明確分配職責(zé)

第一，國(guó)有企業(yè)辦公室必須正確理解其工作目標(biāo)，并根據(jù)崗位職責(zé)的相關(guān)要求，充分結(jié)合單位的實(shí)際情況，明確工作人員的職責(zé)范圍，真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用，除了需要加深對(duì)辦公室信息工作重要性的認(rèn)識(shí)外，還應(yīng)積極提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)并關(guān)注國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，通過(guò)識(shí)別不同的信息來(lái)源來(lái)確保收集的信息準(zhǔn)確真實(shí)。第二，國(guó)有企業(yè)辦公室的員工應(yīng)該對(duì)企業(yè)的狀況有一個(gè)全面的了解，即企業(yè)具體組織參數(shù)、工作職責(zé)和員工組成等概況。第三，國(guó)有企業(yè)辦公室必須積極協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系。同時(shí)，企業(yè)管理層還必須與市場(chǎng)保持同步，根據(jù)已有信息及時(shí)更新管理方法，并做好分析、總結(jié)、計(jì)劃等工作，切實(shí)執(zhí)行企業(yè)對(duì)每個(gè)崗位的職責(zé)和要求，提高企業(yè)工作效率。

3.2 建立辦公室信息工作系統(tǒng)

任何工作的完成質(zhì)量都需要明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)。以創(chuàng)新企業(yè)黨建工作的內(nèi)容為中心，在完成標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)的基礎(chǔ)上，各分支機(jī)構(gòu)將根據(jù)自身特點(diǎn)和實(shí)際情況，改變工作方法、完善工作內(nèi)容和改變承壓方向，堅(jiān)持不懈和長(zhǎng)期穩(wěn)定，形成具有鮮明特征的亮點(diǎn)，如此不僅可以完善自我，還可以彰顯自己的優(yōu)勢(shì)，從而在優(yōu)勢(shì)中取勝。著力使黨組織政治核心作用融入現(xiàn)代企業(yè)制度，把黨的政治優(yōu)勢(shì)、組織優(yōu)勢(shì)和群眾工作優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)和科學(xué)發(fā)展優(yōu)勢(shì)，這就要求基層黨支部必須全面深入地開(kāi)展好自身建設(shè)工作。建立合理的辦公室信息報(bào)告系統(tǒng)，明確信息報(bào)告的目的、信息的內(nèi)容、信息的格式、訪(fǎng)問(wèn)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告或發(fā)布過(guò)程、報(bào)告截止日期等。更具體地說(shuō)，國(guó)有企業(yè)辦公室包括文件處理、文件安排、車(chē)輛管理和會(huì)議安排，這些工作相對(duì)煩瑣復(fù)雜[2]。建立評(píng)估信息工作的機(jī)制，并在評(píng)估個(gè)人績(jī)效的背景下使用它，以將其與績(jī)效薪酬掛鉤，并形成促進(jìn)其發(fā)展的外部壓力。

3.3 改善工作方法

面對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室復(fù)雜而不斷變化的工作內(nèi)容，工作人員應(yīng)積極改進(jìn)其工作方法。國(guó)有企業(yè)的管理人員必須真正重視辦公室的信息工作，為員工提供做好信息工作的保證。首先，員工需要科學(xué)地整理日常工作主要要素的工作流程，然后按計(jì)劃執(zhí)行相關(guān)任務(wù)，并有效執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)政策和制度，從而提高工作質(zhì)量。其次，辦公室工作人員在應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)緊急情況時(shí)必須保持冷靜，并應(yīng)根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)迅速采取有效的解決方案，以便及時(shí)處理，以免造成更嚴(yán)重的后果，必須以高質(zhì)量和專(zhuān)業(yè)化來(lái)構(gòu)建辦公室信息工作團(tuán)隊(duì)[3]。信息工作者必須具有較強(qiáng)的工作技能、書(shū)面技能和其他素質(zhì)。他們還必須具有較強(qiáng)的理解能力，能夠準(zhǔn)確地總結(jié)基本信息內(nèi)容，并為業(yè)務(wù)主管提供及時(shí)的信息資源。最后，國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)主題問(wèn)題，有效監(jiān)測(cè)具體問(wèn)題的執(zhí)行情況，并根據(jù)高級(jí)管理人員的有關(guān)決定處理具體問(wèn)題，以確保企業(yè)工作的所有進(jìn)展情況。守時(shí)，得益于有效措施，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，激發(fā)員工的工作積極性，確保辦公信息工作能夠真正發(fā)揮作用，為企業(yè)發(fā)展提供更多動(dòng)力。

3.4 提高業(yè)務(wù)質(zhì)量

大力實(shí)施質(zhì)量改善工程，創(chuàng)建平臺(tái)，創(chuàng)造機(jī)遇，提高整體服務(wù)能力和辦公室團(tuán)隊(duì)水平。國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的工作思路，積極學(xué)習(xí)黨的政策和業(yè)務(wù)發(fā)展道路，結(jié)合自己的崗位要求，學(xué)習(xí)理論、政策、業(yè)務(wù)、創(chuàng)新、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域。不斷提高自己的能力，改進(jìn)工作方法，最終實(shí)現(xiàn)工作效率的有效提高。建立一個(gè)在線(xiàn)平臺(tái)，為企業(yè)的所有辦公室員工提供服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)，做好民主評(píng)估、事件通知提醒等工作，從而讓辦公室員工工作效率提高，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。堅(jiān)持“以人為本”，完善激勵(lì)機(jī)制，搭建成長(zhǎng)平臺(tái)，促進(jìn)全體員工學(xué)習(xí)、挑戰(zhàn)、成長(zhǎng)、實(shí)戰(zhàn)中的進(jìn)步，努力樹(shù)立政策方針，培養(yǎng)勤奮的優(yōu)良品質(zhì)，實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)勞動(dòng)力轉(zhuǎn)化，提高自身能力的同時(shí)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)有企業(yè)制度的不斷改革，國(guó)有企業(yè)必須高度重視信息工作，充分認(rèn)識(shí)到辦公室工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，進(jìn)一步提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作的效率。站在國(guó)有企業(yè)工作的高度，辦公室在做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時(shí)，公平客觀地為各部門(mén)做好相應(yīng)的服務(wù)工作，如此才能達(dá)到協(xié)調(diào)各部門(mén)統(tǒng)一思想、緊密團(tuán)結(jié)、步調(diào)一致，制定相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)員工改善工作方法，提高專(zhuān)業(yè)水平，為順利開(kāi)展工作打下基礎(chǔ)，最大限度地調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，最終形成強(qiáng)大合力，從而達(dá)到企業(yè)又好又快發(fā)展的最終目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]柴曉華.國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理存在的問(wèn)題與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：5.