淺談如何做好企業(yè)檔案信息化管理工作

張海燕　范捷

摘 要： 在我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力逐漸壯大，科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案;信息化;管理工作

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）09-0296-01

引言：近年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，眾多企業(yè)獲得良好的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的重要性異常重要。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)就是以當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)為載體，構(gòu)建符合本企業(yè)實(shí)際的檔案管理體系，旨在通過系統(tǒng)組織檔案信息資源，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息管理的安全、高效，省時(shí)省力，在促進(jìn)企業(yè)更高效地開展管理工作的同時(shí)，在一定程度上提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化的手段作為當(dāng)前時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的主要實(shí)現(xiàn)途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩(wěn)定性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，加密儲(chǔ)存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數(shù)據(jù)檔案錄入，就可以重復(fù)查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯(cuò)，而信息化運(yùn)用科學(xué)的處理方式，大大提高了工作的效率。

2 基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施

2.1 完善檔案信息化管理系統(tǒng)與制度

企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代不斷改革，檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案信息管理系統(tǒng)就是必然存在的。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，需設(shè)置多種儲(chǔ)存格式與方式，方便多種辦公軟件的查看與使用;可掃描并上傳紙質(zhì)文件，網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)雙重備份，系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源共享，更加方便各部門人員對(duì)資料查閱與使用。而檔案信息化管理制度也是必須建立的，企業(yè)需根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展方向，積極學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，在積極整理內(nèi)部資源后，建立嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，建立由企業(yè)高管直接管理的檔案信息化部門，幫助檔案館有充足的資源保障及權(quán)限，日常管理中還需不斷探索幫助完善管理制度。不斷完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)與制度，在計(jì)算機(jī)下幫助管理人員處理繁瑣的工作，減輕人員負(fù)擔(dān)，提高了企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行效率，幫助企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

2.2 完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的硬件、軟件技術(shù)設(shè)施

硬件技術(shù)和設(shè)施的完善，需要企業(yè)根據(jù)自身功能需求，購置和安裝配套的計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、大型高速交換機(jī)等信息處理設(shè)備。軟件技術(shù)和設(shè)施的完善，則需要企業(yè)立足現(xiàn)實(shí)管理狀況，圍繞原有的企業(yè)檔案網(wǎng)站，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步開發(fā)和利用更多的功能，爭(zhēng)取使檔案管理信息化向智能化方向發(fā)展。企業(yè)檔案網(wǎng)站是現(xiàn)實(shí)中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中，要注重檔案工作的細(xì)化，根據(jù)需求查詢相關(guān)檔案信息以及關(guān)鍵功能服務(wù)的開發(fā)利用等。同時(shí)也要根據(jù)企業(yè)檔案信息的實(shí)際調(diào)整和改變，不斷更新網(wǎng)站上的檔案信息，以便企業(yè)用戶隨時(shí)查找和了解所需的檔案信息。

2.3 重視檔案信息管理安全系統(tǒng)建設(shè)

倘若一個(gè)企業(yè)的檔案信息化管理和利用方面沒有實(shí)施良好管控，任由信息隨便調(diào)度利用，則會(huì)造成重要信息的流失，影響整個(gè)企業(yè)的效益。因此，重視檔案信息管理方面的安全系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理和利用。為了更好地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，有偏向性地加強(qiáng)信息化管理，巧借計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)整合一，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以規(guī)范企業(yè)自身檔案信息管控和利用。在利用過程中，一旦發(fā)現(xiàn)查詢到的信息與系統(tǒng)內(nèi)部不一致，可以有效排查原因，是否是程序方面不能對(duì)錄入的信息進(jìn)行編寫，造成無法實(shí)現(xiàn)信息化管理。在檔案信息管理安全系統(tǒng)維護(hù)過程中，可以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，采用加密技術(shù)，防止黑客入侵系統(tǒng)盜取檔案信息，以此來保證檔案信息方面的共享。從檔案的價(jià)值方面來看，唯一性和歷史性是其具備的必要因素，不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)工作開展提供參考意見，還能夠保留記錄之前的成果，形成一定評(píng)估。所以，安全系統(tǒng)能夠確保檔案的完整性和有效性。通過一定身份認(rèn)證，來獲取檔案信息，也是保證系統(tǒng)安全的一種方式。

2.4 加強(qiáng)電子檔案信息安全評(píng)估

檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設(shè)過程中必須加強(qiáng)信息安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判。通過有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，提前發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素或風(fēng)險(xiǎn)漏洞，做出有效防范，更大程度地保護(hù)電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進(jìn)的保護(hù)技術(shù)，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)施等進(jìn)行全面性保護(hù)，構(gòu)建出一個(gè)完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統(tǒng)受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。

2.5 提高檔案服務(wù)能力

企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)決策者提供全面、詳細(xì)、具體的信息資料，有助于企業(yè)更好地完成運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而目前，企業(yè)檔案服務(wù)僅僅是提供檔案信息的借閱，服務(wù)內(nèi)容有限，很難發(fā)揮檔案信息的作用，造成企業(yè)不重視檔案管理工作。因此，必須優(yōu)化和提升檔案服務(wù)能力。第一，優(yōu)化現(xiàn)有檔案服務(wù)功能。當(dāng)前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對(duì)此，檔案管理人員必須圍繞借閱服務(wù)進(jìn)行深度開發(fā)，可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、快速檢索技術(shù)以及全文檢索技術(shù)，提升服務(wù)效率，便于利用。此外，還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，開拓更多的服務(wù)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)水平。第二，加強(qiáng)新功能的開發(fā)和應(yīng)用。企業(yè)要在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，科學(xué)梳理檔案信息，并根據(jù)部門開放相應(yīng)的檔案信息調(diào)取權(quán)限，使更多的企業(yè)人員能夠利用檔案信息，提升檔案信息服務(wù)范圍。

結(jié)語：在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，需要企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不斷在制度層面、人員崗位設(shè)置等方面進(jìn)行必要的優(yōu)化與完善，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)水平的提高。

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