聶艷梅
【摘要】自2019年1月1日起高校執(zhí)行新的政府會計制度到現(xiàn)在,已經(jīng)取得了一定成績和效果,并達到了制度實施的目的。但在制度執(zhí)行過程中高校在管理方面的問題也明顯的暴露出來了,主要體現(xiàn)在合同管理方面。本文就高校合同管理存在的問題及原因進行了分析,結(jié)合政府會計制度提出相關(guān)建議。
【關(guān)鍵詞】合同管理;高校;政府會計制度
一、引言
為建立和完善我國政府職能的轉(zhuǎn)變和公共財政體制,行政事業(yè)單位自2019年1月1日執(zhí)行新的政府會計制度。該制度的實施對高校的管理工作提出了更高要求,在制度實施過程中發(fā)現(xiàn)高校在合同管理方面還有待加強。合同管理是高校對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、執(zhí)行、變更、歸檔等一系列行為的總稱。政府會計制度引入權(quán)責(zé)發(fā)生制,對當(dāng)期的收入、費用要及時的進行確認,才能全面的反映高校財務(wù)狀況。合同管理對高校實施政府會計制度起著重要作用,本文就高校合同管理存在的問題及原因進行了分析并提出相關(guān)建議。
二、加強合同管理對高校執(zhí)行政府會計制度的作用
加強合同管理對高校實施政府會計制度具有推進作用,只有規(guī)范合同管理政府會計制度才能真正落地。主要體現(xiàn)在:一是政府會計改革的核心是引入權(quán)責(zé)發(fā)生制,高校在訂立收入類合同時應(yīng)該明確收入權(quán)責(zé)的確認依據(jù)和時點,支出類合同應(yīng)該明確付款的依據(jù)和時間要求,為按政府會計制度要求進行賬務(wù)處理提供依據(jù)。在合同訂立后要及時到財務(wù)登記,財務(wù)人員才能根據(jù)經(jīng)濟合同進行專業(yè)判斷,合理確認當(dāng)期收入與成本,這樣權(quán)責(zé)發(fā)生制才能真正落地,才能編制完整的政府綜合財務(wù)報告,保證會計信息質(zhì)量的準(zhǔn)確性,完整性,及時性,才能全面準(zhǔn)確反映高校的資產(chǎn)與負債狀況,讓高校管理層清楚自家家底,正確做出決策,提高治校水平,促進高校健康發(fā)展。二是加強合同管有利于預(yù)算管理和監(jiān)督,預(yù)算會計采用收付實現(xiàn)制原則,能夠準(zhǔn)確核算預(yù)算收支情況。
三、高校合同管理存在的問題
我國高校領(lǐng)導(dǎo)及教職工對合同的管理還不夠重視,對合同管理風(fēng)險防范意識不強,合同管理歸口部門未履行相關(guān)職責(zé),關(guān)鍵崗位職責(zé)不清,分工不明確等問題。從審計局對高校預(yù)算執(zhí)行及決算草案的審計結(jié)果中提到合同管理不規(guī)范的相關(guān)問題。
(一)合同執(zhí)行監(jiān)管不利
合同生效后有一定法律效力的約束,高校在合同執(zhí)行過程中缺乏有效的監(jiān)管,沒有嚴(yán)格按合同規(guī)定的時間、金額來付款,不利于預(yù)算管理。如高校為了加快支付進度,未按合同約定提前支付項目款。未按合同約定使用委托項目經(jīng)費,出現(xiàn)項目經(jīng)費被挪用,超預(yù)算和無預(yù)算支出現(xiàn)象。
(二)該訂立合同的業(yè)務(wù)未訂立
高校的業(yè)務(wù)日益繁多復(fù)雜,教職工法律意識不強,對外提供服務(wù)時未訂立收款合同,導(dǎo)致回款不及時,收入確認不準(zhǔn)確。
(三)合同訂立前調(diào)查環(huán)節(jié)不嚴(yán)
合同訂立前對對方單位主體資格、資信情況沒有進行充分了解,合同訂立內(nèi)容與經(jīng)濟活動不符,如學(xué)生公寓安裝熱水器,未訂立采購合同而與建筑公司訂立施工合同,發(fā)票內(nèi)容為工程款,導(dǎo)致設(shè)備未記入資產(chǎn)庫,形成帳外資產(chǎn)。
(四)合同簽訂與預(yù)算控制相矛盾
從理論上看應(yīng)該是根據(jù)部門預(yù)算指標(biāo)數(shù)來簽訂合同,但在實際工作中,由于高校二級預(yù)算控制意識薄弱,業(yè)務(wù)部門在編制預(yù)算時比較隨意,考慮不周全,合同訂立前業(yè)務(wù)部門未及時與財務(wù)部門進行通溝,執(zhí)行合同付款時無預(yù)算支持,就要對預(yù)算進行調(diào)整,導(dǎo)致學(xué)校預(yù)算執(zhí)行困難。
四、高校合同管理存在問題的原因
(一)管理機構(gòu)缺失
合同管理控制是高校內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面中的重要部分,但往往被高校領(lǐng)導(dǎo)層忽略,對合同管理并不重視,未設(shè)置有效的組織機構(gòu),只是簡單的把工作分給了黨政辦公室,僅限于對學(xué)院合同章及合同的登記歸檔管理工作,沒有盡到合同管理歸口部門的職責(zé)。
(二)風(fēng)險防控意識薄弱
高校資金來源主要是財政撥款,院級領(lǐng)導(dǎo)及教職工對經(jīng)濟業(yè)務(wù)風(fēng)險防控意識薄弱,尤其是對合同訂立、履行、糾紛處理、登記歸檔主要存在的風(fēng)險不夠重視,沒有根據(jù)高校自身經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點對合同管理風(fēng)險進行評估,不利于高校對經(jīng)濟合同的控制,會帶來法律風(fēng)險、高校權(quán)益受損,管理效率低下等風(fēng)險。
(三)缺乏合同授權(quán)審批制度
我國高校施行的校長負責(zé)制,校長為學(xué)校的法定代表人,隨著高校與外界的業(yè)務(wù)往來的增加,合同的類型也越來越復(fù)雜,從管理效率方面來考慮,所有合同均由校長簽字的情況下,將會影響高校業(yè)務(wù)的開展。
(四)信息溝通不暢、手段落后
信息溝通不暢主要表現(xiàn)以下兩個方面:一是目前高校合同管理手段比較落后,缺乏信息化技術(shù)做支撐,合同的簽訂、審核、執(zhí)行歸檔還都需要手工操作,業(yè)務(wù)部門需要將紙質(zhì)合同送到管理部門,逐個部門辦理審批手續(xù),大量的時間和人力都浪費在跑手續(xù)上,辦公效率比較低下。二是合同管理部門與財務(wù)部門缺乏溝通,收付款合同訂立后未及時到財務(wù)進行登記,在政府會計權(quán)責(zé)發(fā)生制下,收入與費用確認不準(zhǔn)確、不及時,財務(wù)報告編制就不真實、不完整,不能真實反映高校財務(wù)狀況。
五、政府會計制度下加強高校合同管理的建議
(一)設(shè)立合同管理機構(gòu)
為確保政府會計制度有效實施,高校要積極創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境,為規(guī)范合同管理提供保障。一是由于合同管理需要專業(yè)的法律知識,高校應(yīng)成立一個法務(wù)部門,采取法務(wù)部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門分級負責(zé)的方式,法務(wù)部門對學(xué)校的合同進行統(tǒng)一管理,修訂管理辦法,明確業(yè)務(wù)部門合同管理的職責(zé)及流程,負責(zé)對重大合同的起草、談判,審查和訂立。負責(zé)合同登記與歸檔,管理合同專用章,提供合同管理事務(wù)法律咨詢服務(wù),處理合同糾紛等問題。二是學(xué)校授權(quán)各業(yè)務(wù)部門對本部門一般經(jīng)濟合同按照法務(wù)部門要求進行歸口管理,并設(shè)專人對合同進行管理。三是建立合同歸口管理部門、業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的溝通機制,合同管理部門通過信息平臺將要審查合同文本推送給財務(wù)處,財務(wù)處根據(jù)預(yù)算情況及采購規(guī)定對合同進行支付條款的審查。業(yè)務(wù)部門執(zhí)行合同時,根據(jù)合同條款約定,向財務(wù)部門提交付款申請,同時將合同正本提交財務(wù)部門作為付款依據(jù);根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請和合同約定的條款,結(jié)合部門預(yù)算情況,財務(wù)部門辦理資金結(jié)算業(yè)務(wù)。
(二)建立合同授權(quán)審批制度
根據(jù)高校運營的特點,機構(gòu)下設(shè)置的部門比較多,經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較復(fù)雜,合同種類多,合同管理崗位實行分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán),強化內(nèi)部流程控制的要求,按合同簽訂的金額進行分級授權(quán)審批,院長分別對不同級別委托代理人進行書面授權(quán),從而提高管理效率及管控能力。
(三)建立合同管理系統(tǒng)
從合同的訂立、審批、執(zhí)行、監(jiān)督及歸檔的全過程納入信息化管理,與高校采購平臺、預(yù)算管理、財務(wù)報銷管理等系統(tǒng)進行無縫對接,建立完善的合同管理平臺。按照崗位職責(zé)不同,合理設(shè)置權(quán)限。合同訂立后,業(yè)務(wù)部門通過系統(tǒng)將合同自動推送到財務(wù)部門,財務(wù)部門按照合同收付款條款辦理收取質(zhì)量保證金及收付款結(jié)算,需要分期付款的合同,按照合同約定系統(tǒng)將自動提醒業(yè)務(wù)及財務(wù)部門辦理資金結(jié)算,合同執(zhí)行完后進行歸檔便于以后查詢。這樣將合同管理流程進行固化,實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化。對各個環(huán)節(jié)進行有效控制,增強執(zhí)行力,達到合同管理的目的。
(四)強化內(nèi)部監(jiān)督管理
合同歸口管理部門要對合同的訂立、履行、歸檔等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督,尤其是重大經(jīng)濟合同要指定專人進行不定期的檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,對情節(jié)嚴(yán)重的立即向相關(guān)部門匯報,并采取相應(yīng)措施。內(nèi)部審計部門要對合同執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督,建立審計監(jiān)督及獎懲制度,進一步規(guī)范合同管理助推政府會計制度的有效實施。
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