關(guān)于新時代醫(yī)學文書檔案管理工作的思考

張紅立

[摘要] 在科技高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，信息技術(shù)已滲入到各行各業(yè)，醫(yī)院的發(fā)展也必須緊跟時代的步伐。對于醫(yī)院的運營與管理，醫(yī)學文書檔案管理是其中重要的組成部分，文書檔案記錄了醫(yī)療及醫(yī)院服務(wù)的整體情況，涉及多種表達形式，如影像、圖表、文件等，客觀體現(xiàn)了醫(yī)院過去醫(yī)療工作的種種情況。該文將討論、分析新時代醫(yī)學文書檔案管理工作的相關(guān)概念及問題，以期為醫(yī)院的文書檔案管理者提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;文書管理;管理工作;檔案管理;醫(yī)院管理

[Abstract] In a modern society with rapid development of science and technology， information technology has penetrated into all walks of life， and the development of hospitals must also keep pace with the times. For the operation and management of hospitals， the management of medical documents and archives is an important part of them. The document archives record the overall situation of medical and hospital services， involving multiple forms of expression： images， charts， documents， etc.， which objectively reflect the hospital's past Various conditions of medical work. This article will discuss and analyze the related concepts and issues of medical document archives management in the new era， with a view to providing reference for hospital document archives managers.

[Key words] Hospital; Documents management; Management work; Archives management; Hospital management

在醫(yī)院運行中，文書檔案管理是重要工作內(nèi)容之一，在提升醫(yī)院運行效率方面具有不容忽視的重要作用。由于醫(yī)療事業(yè)與日常生活息息相關(guān)，醫(yī)療水平的高低直接關(guān)系到人們的身體健康和生活質(zhì)量。醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院的“歷史書”，在醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中起著重要的作用。然而，我國的醫(yī)院文書檔案的管理工作依然有許多不足，文書檔案在醫(yī)療發(fā)展中的作用不能得到很好的體現(xiàn)，醫(yī)院文書檔案管理必須緊跟時代的步伐，使文書的提取及記錄要更加高效、便捷、精細、專業(yè)，才能更好地為醫(yī)院的運營與發(fā)展提供服務(wù)。因此，新時期我國醫(yī)院有關(guān)部門運行中必須對醫(yī)學文書檔案管理工作給予高度重視，并結(jié)合自身實際，從醫(yī)院文書管理的特點角度出發(fā)，全面促進醫(yī)院文書檔案管理的優(yōu)化。

1? 醫(yī)院文書檔案管理的特點

1.1? 多樣性

醫(yī)院文書檔案的多樣化同時表現(xiàn)在其形式與內(nèi)容上，文書檔案包括會議記錄、患者病歷、醫(yī)師資料等，同樣，這些內(nèi)容的載體也是多種多樣的，例如電子數(shù)據(jù)、影像、紙質(zhì)文件等。文書檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性表現(xiàn)在可以通過檔案回顧醫(yī)院的歷史，所謂“以史為鑒”，從而為醫(yī)院將來的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2? 嚴謹性

醫(yī)院文書檔案的形成過程是嚴謹而復雜的，需要相關(guān)的工作人員收集整理各種各樣的資料，通過嚴謹?shù)呐袛嗪头治?，一個完整的醫(yī)院文書檔案記錄才能形成。只有準確的數(shù)據(jù)才會對醫(yī)院里的工作者產(chǎn)生指導意義，文字與數(shù)據(jù)的準確性與檔案管理工作聯(lián)系緊密，是醫(yī)院文書檔案管理工作的基礎(chǔ)所在。

1.3? 特殊性

醫(yī)院工作單位的特殊性決定了其文書檔案的特殊性，醫(yī)院的文書多種多樣，許多是在臨床服務(wù)的過程中產(chǎn)生的，也會有許多的關(guān)于醫(yī)務(wù)工作者思想建設(shè)的黨務(wù)文件。在文書檔案的管理中，其檔案更新頻率也高于其他單位的文書檔案，因為在較大的醫(yī)院里，擁有精細繁多的專業(yè)、科室。隨著醫(yī)療事業(yè)不斷進步，新疾病的科室還在不斷增加，導致了醫(yī)院的文書檔案飛速地更新。

2? 醫(yī)院文書檔案管理的相關(guān)問題

2.1? 安全意識匱乏

醫(yī)院文書檔案的安全問題牽涉了許多方面，缺乏安全意識是現(xiàn)在許多檔案管理人員的共有問題，檔案可能會由于很偶然的原因而產(chǎn)生破損：在雨季時，陰雨天氣頻繁，紙質(zhì)的檔案很容易因受潮而發(fā)生損壞;干燥的天氣同樣要做好防火工作。對于電子檔案來說，一定要提前進行備份，如果設(shè)備出現(xiàn)故障檔案損毀，不會擔心無法復原。

2.2? 管理模式陳舊

社會的發(fā)展日新月異，但有些醫(yī)院的文書檔案管理還在傳統(tǒng)的管理模式中踏步。耗時耗力的傳統(tǒng)檔案管理模式效率過低，導致相關(guān)工作也無力開展。另外，文書的管理人員普遍素質(zhì)不高，對有些文書難以理解，不夠?qū)I(yè)的管理者不能很好地整理歸類一些專業(yè)性較強的檔案資料，導致其長期積壓。同時，檔案的保存、查找、利用在傳統(tǒng)的管理模式下也困難重重，其作用與價值不能很好地得到體現(xiàn)。

2.3? 專業(yè)人才缺乏，管理質(zhì)量普遍偏低

我國醫(yī)藥文書檔案管理工作本身起步較晚、推進進度慢[1]，有許多的缺陷和短板，比如文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、專業(yè)人才嚴重缺乏，這樣的弊病一定會影響醫(yī)院文書檔案管理工作的開展與提高，引進專業(yè)人才則顯得尤為重要。

傳統(tǒng)的文書管理方式是我國很多醫(yī)院檔案部門進行檔案傳遞和保存的方式，與外國那些高、精、尖的信息化管理水平不可同日而語，文書檔案同樣不夠精細化，在文書的精確分類以及資源的互動、交流、共享上，都有很長的路要走。

2.4? 文檔利用率較低

在科技高速發(fā)展的今天，許多醫(yī)院對文書檔案的整理編寫還以手工形式操作，如此工作效率難以提高，其準確率也較低，難以滿足新時代醫(yī)院發(fā)展的需求。而且醫(yī)院的文書檔案管理往往難以引起醫(yī)院上層領(lǐng)導的重視，使利用率十分低下，文書檔案往往處于閑置狀態(tài)，只重視編寫、存放，卻不能很好地加以利用，醫(yī)院文書檔案的價值無法體現(xiàn)。

3? 優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理的建議

3.1? 使醫(yī)院認識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性

大多數(shù)醫(yī)院一般都會把醫(yī)療水平的提升放到首位，而文書檔案管理則存在專業(yè)化程度較低的問題，醫(yī)院的上層領(lǐng)導應(yīng)該提升醫(yī)院對文書檔案管理工作的重要程度，才能改變這種現(xiàn)狀。醫(yī)院管理者們需要改變對傳統(tǒng)文書檔案管理工作的刻板印象，將其當做一個重點工作來執(zhí)行，以上層領(lǐng)導的態(tài)度的轉(zhuǎn)變帶動下層工作者對文書管理工作的態(tài)度的改變。同時，投入充足的資金和人力來提升文書檔案管理工作的專業(yè)化建設(shè)，必要的時候可以進行資金立項，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)[3]。

3.2? 聘請專業(yè)素質(zhì)高的醫(yī)院文書檔案管理者，做好人才管理工作

21世紀，專業(yè)人才對于一個單位是競爭力的核心所在。醫(yī)院文書檔案管理水平的提升離不開專業(yè)人才的引進與聘用。高素質(zhì)的專業(yè)人才是文書檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)。在聘請專業(yè)人才的同時，也要對現(xiàn)有的管理者進行知識與能力的培訓，首先使其認識到文書檔案管理工作的重要性，端正態(tài)度，認真而嚴謹?shù)貙Υ@份工作。此外，人員的綜合能力的培養(yǎng)也十分重要，包括檔案管理的基礎(chǔ)知識、現(xiàn)代技術(shù)、計算機應(yīng)用的綜合能力，以人才的現(xiàn)代化來促進醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而使醫(yī)院的信息化水平得到長足的進步，有效地推動醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院的文書檔案服務(wù)于醫(yī)療工作，文書檔案的管理者也應(yīng)該開闊自己的眼界，提升自己的思想，逐步加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的掌握，讓醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠更上一層樓。

管理好相關(guān)人員，是檔案管理工作的基礎(chǔ)?？梢酝ㄟ^適當?shù)莫剳椭贫?，激發(fā)管理者工作的熱情，使其意識到這份工作的重要性，保證工作中認真細致，避免錯漏，從而做好醫(yī)院文書檔案管理的工作，準確及時地為醫(yī)院的其他工作進行服務(wù)。在管理相關(guān)人員時，不可將全部的工作丟給負責的相關(guān)人員，而應(yīng)該讓各個部門都對文書檔案的管理有一個正確的觀念，互相協(xié)調(diào)、齊心協(xié)力，一起完成管理工作。也可以對工作突出的工作者進行物質(zhì)獎勵，

3.3? 更新管理機制

先進而完備的管理機制是文書檔案管理水平提升的保障和依托，是管理工作的標準化規(guī)范，能夠讓管理者找到一條不偏不倚的發(fā)展道路，順利開展工作。想要擁有先進完備的管理機制，就要先找到合適的管理技術(shù)和管理方法，根據(jù)醫(yī)院自身的特點相結(jié)合，開展相關(guān)工作。完善管理機制時，要有全局觀，全面地考慮醫(yī)院的各個科室的情況，有時管理就是做好平衡工作，因為“往往牽一發(fā)而動全身”，只有從全局考慮，才能更好地推動醫(yī)院的發(fā)展。

3.4? 管理需要更加信息化

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化已成為時代發(fā)展的必然趨勢[2]。醫(yī)院文書檔案管理信息化，就是依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，提高其現(xiàn)代化管理水平，包括對文書的處理歸檔和財務(wù)檔案的信息化，既將相關(guān)數(shù)據(jù)在計算機上存儲保存。由于信息技術(shù)的檢索及修改功能十分強大，故而能夠有效地對文書檔案查缺補漏，只需在資料系統(tǒng)中輸入指令，便可方便快捷地完成操作，大大提高了工作效率;同時，傳遞傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔受時間、地域、方式的影響，也很容易丟失，文檔信息化之后，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，文書檔案傳輸高效又安全，大大地提升了醫(yī)院文書檔案的有效利用率和利用價值，并使文書檔案的管理工作井然有序，使醫(yī)院的管理的更加現(xiàn)代化。

3.5? 加強醫(yī)院文書檔案資源的利用

在醫(yī)院文書檔案的管理中，加強對文書檔案的利用十分重要，檔案管理工作的最終目的便是要提高對檔案的利用率。文書檔案管理者需要具有服務(wù)精神，在具體操作中，可以通過多種手段開發(fā)文書檔案資源，以此來指導醫(yī)院的各方面工作，如科研、臨床、教學等[5]。其次，對于那些有較大利用價值的文書檔案，可以進行更深層次的分析、提取、加工，其數(shù)據(jù)是醫(yī)學工作不斷發(fā)展的重要依托。例如，在管理醫(yī)院文書檔案時，以客觀精細的統(tǒng)計與分析來提取檔案中的一些數(shù)值與指標，并進行整理歸納，為醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的相關(guān)角色提供數(shù)據(jù)支撐。在醫(yī)院文書檔案管理信息化的前提下，還可以合理地編排不同類型的專題文書檔案，使文書檔案提供的資源信息具有“方面多，層次廣”的特點，對于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者更有利用價值。

3.6? 突出管理重點，優(yōu)化管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)跟不上當代醫(yī)院的發(fā)展需要，因此，必須改進這種傳統(tǒng)的管理方式。首先需要對用戶的具體情況進行調(diào)查、整理，找出其中的重點信息，將其重點信息作為管理的突破口。醫(yī)院的信息化建設(shè)速度決定著檔案管理信息化建設(shè)的速度。醫(yī)院需要將專題的分類、流程的簡化、立卷的改革、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)作為醫(yī)院文書檔案管理的突破口，對這些重點內(nèi)容進行突破，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益的同時，實現(xiàn)社會效益[6]。在系統(tǒng)中錄入醫(yī)院的檔案時，需要細致到工作的各個環(huán)節(jié)，將這些環(huán)節(jié)的檔案歸入到一個系統(tǒng)中，促使管理工作井井有條[4]。為了促使檔案在保存過程中不損壞檔案的完整性，使其價值得以延續(xù)，需要規(guī)范電子文件的管理流程以及歸檔流程，從而促進醫(yī)院辦公室檔案管理的系統(tǒng)化、信息化和數(shù)字化。

4? 結(jié)語

在當今的信息化時代，做好醫(yī)院文書檔案管理意義深遠。醫(yī)院文書檔案儲備著一個醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗，是醫(yī)院不斷向前進步的基石。而當今我國的醫(yī)院文書檔案管理工作還存在許多問題，想要更好地完善文書檔案管理工作，就要首先認識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性，聘請專業(yè)人才，做好其管理工作，還需要更新管理機制，使管理更加信息化，突出管理重點，優(yōu)化管理方式。醫(yī)院文書管理工作的完善會推進我國各醫(yī)療事業(yè)走上一個新的發(fā)展階段。

[參考文獻]

[1]? 王蘇醒.探究醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017，17（49）：151.

[2]? 劉惠民.醫(yī)院文書檔案管理問題與完善措施分析[J].中國管理信息化，2015，18（20）：162-163.

[3]? 劉俊潔.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）：26.

[4]? 王多多.淺談醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：68-69.

[5]? 顧建珍.解析信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的價值及創(chuàng)新應(yīng)用作用[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017，17（70）：154.

[6]? 馮敏，張大程.新時期加強軍工企業(yè)文書檔案管理工作的探討[J].機電兵船檔案，2017（3）：54-56.

（收稿日期：2020-01-14）