企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

郭明

信息化浪潮催生出全新的自動(dòng)化辦公模式，企業(yè)辦公信息化成為不可或缺的重要內(nèi)容，要轉(zhuǎn)變?cè)械娜斯な謩?dòng)辦公模式和方法，設(shè)計(jì)和應(yīng)用合理高效的企業(yè)辦公OA系統(tǒng)，基于B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，提高企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化、層次化和模塊化水平。

一、企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)

（一）B/S模式

企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)應(yīng)用必須以B/S結(jié)構(gòu)為技術(shù)支撐，通過三層體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和設(shè)計(jì)，每一層完成相應(yīng)層的功能設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各層之間的交互和調(diào)用，并由接口進(jìn)行信息傳送和鏈接。

（二）ASP技術(shù)

這是位于服務(wù)器端的腳本運(yùn)行環(huán)境，用戶基于這一環(huán)境創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的交互式Web服務(wù)器應(yīng)用程序，無(wú)須其他編譯、鏈接程序，與HTML文件充分深度融合，并通過ActiveX Server對(duì)象進(jìn)行擴(kuò)展。

（三）MET框架

NET Frameowork支持生成和運(yùn)行下一代應(yīng)用程序，其代碼能夠與任何其他代碼進(jìn)行集成，并通過類庫(kù)開發(fā)多種應(yīng)用程序。

二、企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用分析

隨著企業(yè)辦公信息化的發(fā)展，要進(jìn)行企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，提高企業(yè)辦公效率和質(zhì)量，降低企業(yè)辦公成本。本文以中新生態(tài)島協(xié)同辦公平臺(tái)為例，探討企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)路徑。首先成立企業(yè)辦公OA系統(tǒng)項(xiàng)目小組，確定系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，做好系統(tǒng)安裝準(zhǔn)備，并開展系統(tǒng)需求調(diào)研工作，以人力行政部為主導(dǎo)，采集各部門需求并加以整理和分析，確定系統(tǒng)流程名稱和負(fù)責(zé)部門，整理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)需求列表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。

（一）系統(tǒng)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

企業(yè)辦公OA系統(tǒng)總體架構(gòu)采用B/S系統(tǒng)模式，簡(jiǎn)化客戶機(jī)的工作，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)的方式進(jìn)行在線信息發(fā)布、文件傳送與共享、任務(wù)接收、處理工作流程等，通過瀏覽器完成系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)操作，根據(jù)分配權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)事務(wù)的處理，并支持信息門戶和統(tǒng)一身份認(rèn)證。具體來說，系統(tǒng)采用三層結(jié)構(gòu)，即：引擎平臺(tái)、應(yīng)用構(gòu)件庫(kù)、終端等，其中：引擎平臺(tái)主要有基礎(chǔ)組織引擎、業(yè)務(wù)建模引擎、流程引擎、門戶引擎、知識(shí)引擎、報(bào)表引擎、集成引擎、人事引擎、日程引擎等。應(yīng)用構(gòu)件庫(kù)主要包括有：移動(dòng)審批、移動(dòng)溝通、移動(dòng)通訊和移動(dòng)辦公，并涵蓋各項(xiàng)辦公管理功能，如：行政辦公、公文管理、人事管理、行政事務(wù)、車輛管理、會(huì)議管理、協(xié)同管理、資產(chǎn)管理等。終端主要有移動(dòng)設(shè)備、PC電腦、瀏覽器。

（二）系統(tǒng)門戶設(shè)計(jì)

企業(yè)辦公OA系統(tǒng)還要支持各個(gè)信息門戶，結(jié)合每一個(gè)人的工作過程和內(nèi)容，進(jìn)行協(xié)同工作和信息共享，使各方能夠及時(shí)獲取所需的信息。并能夠根據(jù)每個(gè)人的要求進(jìn)行設(shè)置，定制出個(gè)性化的應(yīng)用門戶，充分考慮每個(gè)人的角色和安全級(jí)別，使每個(gè)用戶都能夠看到不同的信息，增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)同度和信任感。同時(shí)，企業(yè)辦公OA系統(tǒng)還體現(xiàn)出高度集成性，將組織上的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成于一個(gè)信息管理平臺(tái)之中，與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫集成。另外，系統(tǒng)還建立有不同的信息門戶、信息元素，構(gòu)建完善的、多方位的權(quán)限體系。

三、企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的模塊化設(shè)計(jì)和應(yīng)用

（一）考勤模塊

企業(yè)辦公OA系統(tǒng)考勤模塊主要包括考勤設(shè)置、考勤情況查詢、員工請(qǐng)假、員工銷假、信息刪除等。

具體包括以下子模塊：

考勤設(shè)置子模塊。主要設(shè)置考勤相關(guān)參數(shù)，如：考勤對(duì)象、考勤時(shí)間、考勤類型等，并自動(dòng)生成考勤表。

考勤情況查詢子模塊。根據(jù)不同查詢條件查詢考勤情況，可以獲悉員工在某段時(shí)間的考勤狀況。

員工請(qǐng)假子模塊。員工出于某些原因需要向部門請(qǐng)假，要填寫請(qǐng)假相關(guān)信息，包括請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假天數(shù)、請(qǐng)假事由、申請(qǐng)人等，并提交負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)。

考勤說明子模塊。對(duì)于考勤異常情況分為外出辦事不能正?；貋砜记诤推渌闆r，比如遺忘打卡。系統(tǒng)會(huì)對(duì)前一天考勤異常有一個(gè)提醒，員工在3天內(nèi)提交考勤說明表單，系統(tǒng)自動(dòng)銷考勤。

年假管理子模塊。每個(gè)自然年底系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)每個(gè)員工的工齡設(shè)置下一年的年假天數(shù)。

（二）績(jī)效培訓(xùn)模塊

系統(tǒng)績(jī)效培訓(xùn)模塊要能夠進(jìn)行培訓(xùn)資源的鏈接和共享，進(jìn)行任務(wù)目標(biāo)/績(jī)效考核指標(biāo)的在線填報(bào)和流程審批，并對(duì)員工培訓(xùn)檔案進(jìn)行記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)、資格證書等信息，進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)表導(dǎo)出等操作。

（三）資產(chǎn)模塊

在系統(tǒng)的資產(chǎn)模塊之中，可以通過提取關(guān)鍵字報(bào)表匯總資產(chǎn)信息，包括招待禮品、低值易耗品等，對(duì)資產(chǎn)報(bào)廢年限、庫(kù)存量等信息進(jìn)行自動(dòng)提醒，由特定權(quán)限人員查看資產(chǎn)模塊和報(bào)表模塊。還可以根據(jù)審計(jì)要求進(jìn)行酒水領(lǐng)用和審批的關(guān)聯(lián)查詢。并能夠完成所有辦公用品、固定資產(chǎn)的電子化領(lǐng)用和調(diào)撥。

（四）公文模塊

企業(yè)辦公OA系統(tǒng)公文管理模塊包括有發(fā)文管理、收文管理、審批管理等模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文信息的管理操作。在發(fā)文管理子模塊中，要完成企業(yè)發(fā)文的所有業(yè)務(wù)工作，包括發(fā)文起草、正式擬稿、部門負(fù)責(zé)人復(fù)核、主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核、行政秘書核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、經(jīng)辦人分發(fā)傳閱等。在收文管理子模塊中，主要對(duì)接收的公文進(jìn)行擬稿、審稿、簽閱、辦理、存檔、銷毀、檢索查看等管理。審核管理子模塊主要是對(duì)已經(jīng)審核的收發(fā)文提供相關(guān)管理接口，批量進(jìn)行公文的審核、刪除等操作。

（五）通訊管理模塊

該模塊主要是企業(yè)部門間以及部門內(nèi)部員工之間的通訊交流，主要涵蓋以下子模塊的內(nèi)容：

消息發(fā)送子模塊。確定消息接收對(duì)象之后，進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、點(diǎn)對(duì)多的信息發(fā)送。

通訊錄管理子模塊。實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系人信息的管理，包括信息錄入、更新、刪除、查詢等管理。

手機(jī)短信發(fā)送子模塊。確定好接收人之后進(jìn)行手機(jī)短信的發(fā)送，并要控制短信內(nèi)容的字?jǐn)?shù)。

通知發(fā)布子模塊。面向企業(yè)全體員工進(jìn)行通知標(biāo)題和內(nèi)容的填寫等操作，并對(duì)通知內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

（六）其他模塊

會(huì)議管理。系統(tǒng)還要構(gòu)建高效協(xié)同的會(huì)議管理體系，確定會(huì)議議題，落實(shí)會(huì)議負(fù)責(zé)人，準(zhǔn)備會(huì)議資料，做好會(huì)議通知；并落實(shí)會(huì)后決議，落實(shí)決議負(fù)責(zé)人、執(zhí)行時(shí)間，進(jìn)行會(huì)議決議執(zhí)行的跟蹤和反饋。最后要進(jìn)行會(huì)議統(tǒng)計(jì)分析，通過會(huì)議報(bào)表獲悉公司會(huì)議執(zhí)行情況。

日程管理。該子模塊幫助每一位員工和部門設(shè)定工作計(jì)劃，形成統(tǒng)一化的、圖形化的日程表，實(shí)現(xiàn)圖文展示的日程管理，并與客戶管理、項(xiàng)目管理模塊相協(xié)同，使員工高效地調(diào)配自己的日常工作。

車輛管理。通過e-cology系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)車輛的信息、申請(qǐng)、維護(hù)管理，用戶能夠隨時(shí)查看當(dāng)前車輛的使用狀況，實(shí)現(xiàn)車輛申請(qǐng)信息與流程的關(guān)聯(lián)，完成車輛申請(qǐng)線上審批工作，并通過報(bào)表加以呈現(xiàn)。另外，系統(tǒng)還建立企業(yè)統(tǒng)一移動(dòng)辦公中心，支持多種智能終端應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端查看日程、會(huì)議、新聞通知等信息。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)辦公OA系統(tǒng)是基于B/S模式的信息服務(wù)系統(tǒng)，以企業(yè)管理和基礎(chǔ)辦公需求為核心，采用模塊化的開發(fā)機(jī)制和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公基礎(chǔ)管理工作。后續(xù)還要不斷促進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的安全性。

作者單位：南京洲島置業(yè)有限公司