論我國(guó)高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理

胡慶芳

現(xiàn)如今，很多高校都在推動(dòng)檔案信息化管理，在財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)域，會(huì)計(jì)憑證是十分重要的一個(gè)方面，這部分檔案管理的效果直接影響著高校財(cái)務(wù)管理工作水平。以目前情況來(lái)看，我國(guó)高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理方面還存在有待完善之處。本文將對(duì)其進(jìn)行探討分析，希望可以為我國(guó)高校檔案信息化管理的深入發(fā)展提供一定的參考。

一、前言

高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容主要涉及到會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)憑證三個(gè)方面，其中會(huì)計(jì)憑證檔案的形成與管理處于核心地位，直接反映著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其效果。在推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的過程中，高校應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檔案管理體系和方式進(jìn)行同步創(chuàng)新，如此才能進(jìn)一步提高檔案管理水平，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

二、檔案管理信息化對(duì)于高校發(fā)展建設(shè)的積極意義分析

（一）檔案管理信息化是高校管理改革的內(nèi)在要求

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)掀起了一輪全新的管理改革浪潮，我國(guó)各個(gè)高校對(duì)信息化建設(shè)的重視程度也在不斷提升。其中建立數(shù)字化檔案是高效管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化可以大幅度的提高高校財(cái)務(wù)管理的效率和精確度，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理體系的升級(jí)完善。

（二）檔案管理信息化有助于解決當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的弊端

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理采用的主要模式為手工管理，檔案載體為紙質(zhì)文件，現(xiàn)如今在信息化管理模式的比較之下，這種傳統(tǒng)模式存在的弊端也逐漸突顯出來(lái)，如紙質(zhì)文件檔案不利于數(shù)據(jù)挖掘和信息共享，且保存不易，容易出現(xiàn)毀損，造成信息的缺失。在檔案形成之后，通常只能在單位內(nèi)部保存，外借和轉(zhuǎn)移的成本很高。且隨著檔案數(shù)量的增加，也必然會(huì)給會(huì)計(jì)稽核和審計(jì)工作帶來(lái)困難，檔案文件的調(diào)取、查閱將變得十分麻煩。

（三）檔案管理信息化是高校會(huì)計(jì)智能化發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)

目前，我國(guó)很多高校都在積極推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，希望可以完成財(cái)務(wù)管理手段的轉(zhuǎn)變。在信息系統(tǒng)框架之下， 財(cái)務(wù)報(bào)賬、控制等工作的效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的手工運(yùn)作，而且還能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。而這一切實(shí)現(xiàn)的前提是必須將會(huì)計(jì)原始憑證材料進(jìn)行數(shù)字化、信息化，因此會(huì)計(jì)憑證檔案信息化是高校財(cái)務(wù)改革、會(huì)計(jì)智能化必定要走的一步。

三、高校傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理存在的弊端以及信息化管理具有的優(yōu)勢(shì)分析

（一）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理存在的弊端

我國(guó)高校長(zhǎng)期以來(lái)所采用的會(huì)計(jì)檔案管理方式存在的弊端主要有三項(xiàng)：其一，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)間不長(zhǎng)。紙質(zhì)載體在信息保存方面存在較大的局限性，如字跡消退、字跡模糊等，會(huì)對(duì)檔案信息的查詢和應(yīng)用帶來(lái)不利影響。其二，檔案調(diào)取、查閱十分麻煩。近些年來(lái)，我國(guó)教育事業(yè)獲得了蓬勃的發(fā)展，各大高校的招生規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，這使得財(cái)務(wù)管理承受的壓力也在增加。而在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式下，工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱。其三，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案資料的管理缺乏安全性。高校會(huì)計(jì)原始憑證檔案多以紙質(zhì)文件存在，在移動(dòng)保管的過程中容易發(fā)生丟失或是毀損的情況。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化所具有的優(yōu)勢(shì)分析

首先，會(huì)計(jì)憑證檔案管理將更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)密。會(huì)計(jì)檔案在完成數(shù)字轉(zhuǎn)化之后所形成的電子資料相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在修改、保管上不僅更加嚴(yán)密和安全，查閱、修改等操作也將變得更加方便簡(jiǎn)捷。而且由于權(quán)限系統(tǒng)的存在，檔案丟失、毀損的風(fēng)險(xiǎn)將大幅度降低。

其次，信息化檔案的存儲(chǔ)形式相較于傳統(tǒng)檔案管理更加豐富多樣。在信息時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的載體已經(jīng)在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了巨大的突破，誕生了許多全新的存儲(chǔ)工具，如數(shù)據(jù)庫(kù)、存儲(chǔ)設(shè)施、光片等。這些存儲(chǔ)工具能夠在同等的空間占用之下存儲(chǔ)更加巨量的數(shù)據(jù)信息，且檔案信息的下載應(yīng)用也變得更加快捷，這將使檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值更好的發(fā)揮出來(lái)。

四、推進(jìn)高校會(huì)計(jì)憑證檔案信息化管理的要點(diǎn)和舉措

（一）保持檔案特性

在進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)字化的過程中，一定要保障檔案基本特性的不變，即唯一性、平整性，也盡可能的避免在形成之后進(jìn)行變更。另一方面，會(huì)計(jì)憑證檔案的管理必須要考慮到日后的稽核、審計(jì)需要，因此高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)給具備存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)的性能且能夠支持快速檢索。除此之外，會(huì)計(jì)檔案的信息化還需考慮到未來(lái)發(fā)展形式，管理系統(tǒng)應(yīng)留出拓展空間且要具備兼容性。

（二）確保原始檔案的保存規(guī)范符合信息化要求

高校會(huì)計(jì)檔案管理的主要對(duì)象是日常報(bào)銷過程中形成的各類票據(jù)和憑證，其中涉及到的程序十分復(fù)雜，且一部分操作存在不合理之處，如報(bào)銷人員通常采用重疊的方式將發(fā)票等憑證材料粘貼在憑證單據(jù)上，報(bào)銷人員在票據(jù)上書寫說(shuō)明、簽字或是蓋章的操作不規(guī)范。這些都會(huì)給會(huì)計(jì)檔案的信息化產(chǎn)生阻礙，針對(duì)這一問題，各高校需要適當(dāng)提高注意，采用更加便于信息化的方式，規(guī)范原始檔案工作人員的操作，為信息化工作的開展提供便利。

（三）構(gòu)建完善的檔案信息安全保障體系

目前，我國(guó)高校推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)所采用的方式都是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，因此如何保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性就成了重中之重。以當(dāng)前的技術(shù)水準(zhǔn)，根本無(wú)法做到完全保障信息化系統(tǒng)的安全，其中潛在風(fēng)險(xiǎn)相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變得更加復(fù)雜，這給數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和管理帶來(lái)了巨大的壓力。因此，各高校有必要建立完善的檔案信息化安全保障體系，具體內(nèi)容包括存儲(chǔ)安全和信息使用安全兩個(gè)部分。

存儲(chǔ)安全是指數(shù)字化信息保存過程中的安全性，檔案在完成信息轉(zhuǎn)化之后需要被保存入專門的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，為了確保安全，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必須要采取內(nèi)外網(wǎng)分離的模式，同時(shí)要將信息寫入和讀取分隔開來(lái)，同時(shí)設(shè)置備份數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，這樣可以有效的阻擋外部入侵。及時(shí)出現(xiàn)毀損，也可以通過備份數(shù)據(jù)庫(kù)完成修復(fù)。除此之外，還應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)安全的監(jiān)管。

檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)的最終目標(biāo)是使用，如何保障使用安全也是會(huì)計(jì)檔案信息化管理面臨的重大挑戰(zhàn)。目前，檔案使用面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵等，因此應(yīng)首先對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，將其限制在本單位內(nèi)網(wǎng)中與局域網(wǎng)獨(dú)立連接。對(duì)于外部訪問需求，則應(yīng)調(diào)用安全接口方案。此外，針對(duì)不同重要等級(jí)的檔案采取不同的安全策略，并設(shè)置用戶訪問權(quán)限。

（四）加快設(shè)施完善、加強(qiáng)人才培養(yǎng)

會(huì)計(jì)檔案管理信息化需要完善的軟硬件設(shè)施以及大量兼具信息和管理素質(zhì)的人才作為支撐，因此想要順利推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化，我國(guó)高校一方面需要加大投資，補(bǔ)充完善各類所需的軟件和硬件設(shè)施，如自動(dòng)掃描儀、高拍儀等。另一方面則要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，人才培養(yǎng)要同時(shí)兼顧現(xiàn)代化信息技術(shù)和會(huì)計(jì)檔案管理。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)期高校管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這樣一方面可以保障會(huì)計(jì)憑證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，另一方面信息化系統(tǒng)框架之下的信息共享、數(shù)據(jù)挖掘可以為高校財(cái)務(wù)決策提供更加有力的支撐，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理水平的提升。（作者單位：重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）