基于會(huì)計(jì)檔案電子化研究

王艷秋

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，信息系統(tǒng)也開始朝著智能化的方向進(jìn)一步發(fā)展，然而，要達(dá)到全面會(huì)計(jì)信息化目標(biāo)，必須要從會(huì)計(jì)管理的每個(gè)環(huán)節(jié)人手。為了進(jìn)一步貫徹落實(shí)黨和國(guó)家在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方面的各項(xiàng)要求，為了更高效、便捷地服務(wù)社會(huì)各領(lǐng)域，服務(wù)自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化管理理念的不斷提升，開展原始憑證圖像化及電子化存儲(chǔ)和傳輸，是會(huì)計(jì)信息化及會(huì)計(jì)檔案電子化的快速發(fā)展，本文主要立足于會(huì)計(jì)信息化、原始憑證電子化和圖像化的操作實(shí)施，從而探討原始憑證電子化和圖像化對(duì)會(huì)計(jì)信息化及會(huì)計(jì)檔案電子化的重要作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;原始憑證;電子化;圖像化;會(huì)計(jì)檔案電子化

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息化管理理念提升和服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，及自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是近年來(lái)紀(jì)檢、審計(jì)等部門對(duì)各單位財(cái)務(wù)監(jiān)管力度的不斷加強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)迫在眉睫，實(shí)現(xiàn)原始憑證的圖像化、電子化儲(chǔ)存和傳輸，是會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)的基石。市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)從現(xiàn)有賬務(wù)軟件出發(fā)，根據(jù)工作實(shí)際，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的集約化、信息化、可視化為目標(biāo)，經(jīng)過(guò)與財(cái)務(wù)軟件開發(fā)公司不斷研究，率先開展此項(xiàng)工作且實(shí)施效果良好，不僅從源頭加強(qiáng)了各單位原始憑證的規(guī)范化管理，提升會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的同時(shí)向會(huì)計(jì)檔案電子化邁進(jìn)關(guān)鍵一步，更為財(cái)務(wù)監(jiān)督檢查工作提供了便利，為各級(jí)各類單位推行原始憑證電子化、圖像化，提供了有意義的探索和有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)。

一、原始憑證電子化與圖像化的發(fā)展進(jìn)程

根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，早在1981年我國(guó)財(cái)政部門就提出了會(huì)計(jì)電算化的概念，從那時(shí)算起，我國(guó)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展已有四十年的歷史。在2000年左右，計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，越來(lái)越多的企事業(yè)單位開始通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)開展會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。到了今天，隨著國(guó)家不斷頒布新的會(huì)計(jì)政策，逐步拓展會(huì)計(jì)信息化領(lǐng)域，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)包括其中，電子化的迅猛發(fā)展，為會(huì)計(jì)信息化和會(huì)計(jì)檔案電子化開拓了很大的發(fā)展空間。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。而會(huì)計(jì)檔案電子化的應(yīng)用在會(huì)計(jì)憑證審核、憑證查閱、審計(jì)監(jiān)督等方面大開便捷之門。雖然會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)非常普遍，但是大多數(shù)企事業(yè)單位都僅僅局限于會(huì)計(jì)核算的范圍，多數(shù)企事業(yè)單位還沒(méi)有會(huì)計(jì)檔案電子化的涉及。會(huì)計(jì)檔案主要涉及的是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、各類會(huì)計(jì)報(bào)表。在電子科技、網(wǎng)絡(luò)科技落后的年代，原始憑證電子化與圖像化發(fā)展受到了一定的阻礙，現(xiàn)在有了會(huì)計(jì)電算化、報(bào)銷平臺(tái)、高拍儀、掃描儀、傳輸系統(tǒng)等高科技的技術(shù)支持，原始憑證電子化與圖像化得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)對(duì)原始憑證的電子化收集和歸納，使得原始憑證越來(lái)越趨向于規(guī)范化、可視化，從而達(dá)到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的可視化。另一方面也達(dá)到了對(duì)原始憑證監(jiān)督管理的目的，這對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理來(lái)講至關(guān)重要。

二、原始憑證電子化與圖像化

所謂原始憑證主要是指在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的狀況而保留下來(lái)的文字憑據(jù)，由于來(lái)源存在不同之處，主要?jiǎng)澐譃閮纱箢悾阂皇峭鈦?lái)原始憑證，這主要是指單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)事項(xiàng)時(shí)，必須要從外單位來(lái)獲取相關(guān)的憑證，保證其真實(shí)性，二是自制原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)完成的過(guò)程中，必須經(jīng)過(guò)自己?jiǎn)挝粌?nèi)部人員進(jìn)行填制的相關(guān)憑證。主要包括：購(gòu)物發(fā)票、銀行單據(jù)、合同文本、庫(kù)存物品出入庫(kù)及領(lǐng)用單據(jù)等。我們要用影像高拍技術(shù)，對(duì)原始憑證進(jìn)行高拍處理。首先要有報(bào)銷平臺(tái)，之后報(bào)銷平臺(tái)與會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行科學(xué)合理的技術(shù)銜接，選擇高拍方式對(duì)紙質(zhì)的原始憑證審核之后進(jìn)行高拍，之后形成的電子文件存人報(bào)銷平臺(tái)中，并上傳至財(cái)務(wù)核算信息系統(tǒng)。

原始憑證電子文件形成的過(guò)程中，高拍人員要考慮保證下一步會(huì)計(jì)制單、審核、記賬等各項(xiàng)任務(wù)能夠順利完成，不能張冠李戴造成混亂，核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后將紙質(zhì)原始憑證進(jìn)行粘貼。會(huì)計(jì)人員制單時(shí)記賬憑證要與所附的原始憑證互相對(duì)應(yīng)后，統(tǒng)一打印和裝訂，進(jìn)行存檔保管。查閱會(huì)計(jì)檔案可通過(guò)查閱電子檔案來(lái)進(jìn)行，紙質(zhì)原始憑證不能夠隨便外借，如遇到相關(guān)特殊狀況也要有負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)之后才可以提供相關(guān)的復(fù)印件，并實(shí)行登記管理。

這項(xiàng)工作要安排相關(guān)的專職工作人員完成，專人負(fù)責(zé)原始單據(jù)電子化的工作，便于責(zé)任到人。在高拍原始憑證的過(guò)程中務(wù)必要保持原始憑證紙面清潔，較為平整，保證字跡清晰，拍照過(guò)程中也要避免出現(xiàn)重疊的狀況。原始憑證電子化的操作人員也要積極地參與培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)，保證他們對(duì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)的熟練程度，適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化、檔案電子化的管理需要。

我們要注重加強(qiáng)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的大背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理等進(jìn)行緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息處理的優(yōu)化，保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)緊密融合在一起，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)，并對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)一步監(jiān)管。這是當(dāng)前會(huì)計(jì)領(lǐng)域信息化的關(guān)鍵所在。

三、實(shí)施流程

（一）各單位、各部門在報(bào)銷各項(xiàng)費(fèi)用時(shí)，由報(bào)賬員通過(guò)登錄遠(yuǎn)程報(bào)銷平臺(tái)，填寫遠(yuǎn)程報(bào)賬單，遠(yuǎn)程報(bào)賬模式分為兩種，普通報(bào)賬和集付報(bào)賬。正常報(bào)銷適用普通報(bào)賬模式;一筆業(yè)務(wù)涉及多名收款人的，適用集付報(bào)賬。

報(bào)賬員在此環(huán)節(jié)無(wú)需錄入會(huì)計(jì)科目，只需簡(jiǎn)要錄入摘要，金額，銀行付款賬戶、付款方式即可。收款人信息可以選擇錄入，也可以不錄入而由最后出納環(huán)節(jié)錄入。報(bào)賬員需上傳圖像化的原始憑證，該賬務(wù)處理系統(tǒng)支持高拍儀拍照，也支持直接上傳已有的圖片（JPG格式、PNG格式均可）和PDF文件，兩者區(qū)別在于上傳的圖片可以直接預(yù)覽打印，上傳的PDF文件需通過(guò)本地下載。

各報(bào)銷單位報(bào)賬員在填寫完整遠(yuǎn)程報(bào)銷單并上傳圖像化的原始憑證后，直接送審，該業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)節(jié)點(diǎn)。

（二）會(huì)計(jì)選中報(bào)賬員送審來(lái)的遠(yuǎn)程報(bào)賬單，在此基礎(chǔ)上完善會(huì)計(jì)科目等信息，生成付款通知單。同時(shí)，會(huì)計(jì)可以查看圖像化的原始憑證，對(duì)于有疑點(diǎn)的、需補(bǔ)充的、需更正的原始憑證，會(huì)計(jì)可以選擇退回上一流程;對(duì)于報(bào)賬員填列的信息，會(huì)計(jì)可進(jìn)行修改。對(duì)于確認(rèn)無(wú)誤的信息生成付款通知單后，會(huì)計(jì)點(diǎn)擊提交，該業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)至審核節(jié)點(diǎn)。

（三）審核人員核對(duì)原始憑證和會(huì)計(jì)生成的付款通知單上所列的會(huì)計(jì)科目等信息，無(wú)誤后選擇提交，該業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)到批準(zhǔn)節(jié)點(diǎn);有誤的選擇退回，退回到上一環(huán)節(jié)。

（四）批準(zhǔn)人一般為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，是報(bào)銷流程的最后一道環(huán)節(jié)。批準(zhǔn)人確認(rèn)無(wú)誤，選擇批準(zhǔn)通過(guò)，該筆業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)到出納環(huán)節(jié);批準(zhǔn)人不予批準(zhǔn)，可選擇退回上一環(huán)節(jié)。

（五）出納付款確認(rèn)時(shí)，選擇該筆付款通知單導(dǎo)人，該筆業(yè)務(wù)所附帶的由報(bào)賬員錄入的收款人、付款方式等信息同時(shí)自動(dòng)導(dǎo)人，若報(bào)賬員未錄入收款人信息，此時(shí)出納可以錄入;若報(bào)賬員錄入信息有誤，此時(shí)出納可以修改。對(duì)于集付報(bào)賬，出納人員可以根據(jù)每筆金額對(duì)應(yīng)錄入相應(yīng)的收款人信息。

錄入完成后，出納根據(jù)相應(yīng)的付款方式，選擇打印現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、銀行進(jìn)賬單、電匯單等票據(jù)。同時(shí)，將支票根、電匯單和進(jìn)賬單的記賬聯(lián)進(jìn)行拍照，該筆業(yè)務(wù)完成，原始憑證全部保存完整。此時(shí)，出納對(duì)該筆業(yè)務(wù)選擇允許記賬，會(huì)計(jì)人員方可對(duì)該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行生成記賬憑證等后續(xù)處理。

（六）會(huì)計(jì)記賬時(shí)，報(bào)銷平臺(tái)生成的付款通知單信息可以直接關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)軟件，自動(dòng)根據(jù)付款通知單信息生成記賬憑證，也可以進(jìn)行修改。生成記賬憑證后，財(cái)務(wù)軟件與報(bào)銷平臺(tái)均可查詢?cè)搼{證，但圖像化的原始憑證只能在該報(bào)銷平臺(tái)查看、打印等。

四、現(xiàn)實(shí)意義

（一）充分利用信息傳輸，提高財(cái)務(wù)效率

通過(guò)將原始憑證圖像化上傳，電子化流轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮了信息時(shí)代“讓信息多跑路，讓人員少跑腿”的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)電子審批流程，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)退回報(bào)銷人補(bǔ)正完善，極大提高了財(cái)務(wù)工作效率。對(duì)于機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)辦公地和業(yè)務(wù)單位辦公地不在一起的單位，尤為便利。

（二）充分利用電子儲(chǔ)存，減少?gòu)?fù)印頻率

原始憑證圖像化上傳后，在服務(wù)器中長(zhǎng)久保存，隨時(shí)需要，隨時(shí)查閱。尤其是需要大批量復(fù)印原始憑證時(shí)，該舉措的優(yōu)勢(shì)更加顯現(xiàn)。通過(guò)憑證號(hào)查看原始憑證，同時(shí)直接打印原始憑證，減少大批量查找、復(fù)印等繁瑣的工作，節(jié)省了時(shí)間成本及人力物力。

（三）充分利用二次審核，夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作

報(bào)賬員需要遠(yuǎn)程上傳電子原始憑證并報(bào)送紙質(zhì)原始憑證，會(huì)計(jì)人員要經(jīng)過(guò)兩次審核，這樣對(duì)原始憑證的合法性、真實(shí)性、完整性做了進(jìn)一步確認(rèn)，把好原始憑證審核關(guān)，夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。

（四）充分利用科技手段，便于審計(jì)監(jiān)察

科技網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，各行各業(yè)的工作都要求高質(zhì)量、高速度、高績(jī)效。當(dāng)下的紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)等部門工作的方式方法都已告別了過(guò)去簡(jiǎn)單、緩慢、繁瑣。都進(jìn)入了高效、快捷、準(zhǔn)確的“高速路上”，會(huì)計(jì)檔案電子化起到進(jìn)一步的助推作用。上級(jí)有關(guān)部門在例行審計(jì)、檢查時(shí)，針對(duì)重點(diǎn)、疑點(diǎn)的業(yè)務(wù)，可以在報(bào)銷平臺(tái)中直接查看原始憑證，讀取需要的信息，實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作的信息化。

（五）充分利用現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接

隨著國(guó)家電子發(fā)票制度的改革，目前電子發(fā)票已成為各類企事業(yè)單位開具發(fā)票的主流。然而，電子發(fā)票是打印以后報(bào)銷，存在重復(fù)報(bào)銷的問(wèn)題，對(duì)這一問(wèn)題財(cái)務(wù)部門也難以做到有效控制。目前，我們正在研究利用該報(bào)銷平臺(tái)，解決這個(gè)難題。增加電子發(fā)票識(shí)別功能，未來(lái)可以根據(jù)發(fā)票號(hào)，識(shí)別出該發(fā)票是否是重復(fù)報(bào)銷。原始憑證報(bào)銷平臺(tái)不僅便捷高效，還杜絕了利用電子發(fā)票違紀(jì)的問(wèn)題。

（六）充分利用圖像化，促進(jìn)會(huì)計(jì)信息公開化

會(huì)計(jì)信息公開化是反腐倡廉的一項(xiàng)重要舉措，多年來(lái)，會(huì)計(jì)信息公開化是通過(guò)各種會(huì)計(jì)報(bào)表及各級(jí)審計(jì)監(jiān)督予以實(shí)現(xiàn)，如今，有了原始憑證圖像化、可視化，就方便了查看，不存在丟失和損壞，這就可以將電子原始憑證公開化，公眾可以清晰看到各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，促使把權(quán)利放到制度的籠子里。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)信息量不斷發(fā)展的大背景下，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量直接影響到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此我們必須要注重科學(xué)技術(shù)的有效運(yùn)用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化電子化與圖像化的規(guī)范，雖然在目前情況下，電子化的原始憑證依然無(wú)法完全取代紙質(zhì)版的原始憑證，但是不可否認(rèn)的是，將原始憑證圖像化和電子化后，對(duì)提高財(cái)務(wù)工作效率，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程、減少后續(xù)查找、復(fù)印的繁瑣，為審計(jì)和檢查提供有力支撐方面發(fā)揮了不可替代的作用，在倒逼各業(yè)務(wù)單位加強(qiáng)原始憑證基礎(chǔ)管理，夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作方面也卓有成效。