檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式改革的探討

秦紫英

摘要：在社會經(jīng)濟、科技迅速發(fā)展過程中，各個單位對管理效率、質(zhì)量要求也有所提升，尤其是檔案管理工作。其主要原因是檔案管理工作對單位正常運營、決策準(zhǔn)確性具有重要影響。因而，各單位為實現(xiàn)穩(wěn)定、健康發(fā)展的目標(biāo)應(yīng)對檔案管理工作進行創(chuàng)新、優(yōu)化。文章分析了目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，研究了檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式改革的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新;服務(wù)模式改革;措施

近年來，信息資源對單位、社會、國家發(fā)展的重要性持續(xù)增高。檔案管理工作涉及了信息資源的存儲、傳輸及使用，因而為有效提升信息資源利用率需做好檔案管理工作。為提升單位檔案管理工作效率及質(zhì)量，應(yīng)加強對檔案管理工作現(xiàn)狀的研究，利用多種方式對檔案管理工作進行創(chuàng)新、優(yōu)化。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀分析

各個行業(yè)發(fā)展、運營過程中必然會產(chǎn)生很多記錄單位發(fā)展、人力資源、工作情況等方面資料的檔案，這些檔案會影響到單位發(fā)展、決策準(zhǔn)確性，因而相關(guān)部門應(yīng)做好檔案管理工作，對工作中存在的問題進行明確分析。

（一）對檔案管理工作重視程度不夠

檔案管理工作質(zhì)量將直接影響單位運營效率及發(fā)展穩(wěn)定性，然而受到傳統(tǒng)觀念的影響，我國各單位對服務(wù)工作的重視程度明顯高于檔案管理工作，甚至部分單位工作人員表示檔案管理工作無法為單位創(chuàng)造價值。部分單位任意減少財力、物力、人力在檔案管理工作方面的投入，導(dǎo)致本單位檔案管理工作效率及質(zhì)量不夠高。同時，相較于其他工作來講，檔案管理工作量較大、較為枯燥，因而檔案管理人員工作積極性不夠高。

（二）檔案管理人員專業(yè)水平待提高

單位的檔案管理工作是系統(tǒng)性、專業(yè)性工作，其對管理人員的要求較高。相關(guān)管理人員不僅需具備專業(yè)知識，還需具備較強責(zé)任心及工作能力。由于各單位對檔案管理工作的重視程度普遍偏低，部分管理人員是由其他部門員工兼任的，其工作壓力較大。同時，檔案管理人員薪資水平不夠高，因而部分管理人員工作積極性較差。一直以來，檔案管理部門都存在缺少檔案管理人員的問題，負責(zé)相關(guān)工作的人員未接受專業(yè)教育及培訓(xùn)（大多依據(jù)以往工作經(jīng)驗、其他人的宣教了解檔案管理程序及方式，并完成檔案管理工作，正是由于其并不了解檔案管理工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致其工作效率、質(zhì)量都不夠高，這對單位發(fā)展不利。

（三）檔案管理方式不科學(xué)

近年來，在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)持續(xù)發(fā)展中，其在各行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在各單位中得到應(yīng)用，然而部分單位并未充分利用信息技術(shù)建立電子檔案，對檔案管理人員計算機操作能力也不夠重視。部分單位雖然設(shè)置有電子檔案，但是檔案管理人員未接受相關(guān)教育，不能利用先進技術(shù)完成相關(guān)管理工作。

二、檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式改革措施

為實現(xiàn)提高檔案管理效率及質(zhì)量的目標(biāo)，應(yīng)對檔案管理進行創(chuàng)新、對服務(wù)模式進行改革。在此環(huán)節(jié)，單位應(yīng)依據(jù)檔案管理工作中存在的問題進行優(yōu)化。

（一）重視檔案管理工作

單位的發(fā)展、決策均需要檔案的支持，由此可見其對單位實現(xiàn)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展目標(biāo)具有重要意義。因而，單位為保證運營效果，由領(lǐng)導(dǎo)到員工都應(yīng)重視檔案管理，并配合檔案管理人員的工作，保證檔案采集質(zhì)量、確保檔案可得到充分利用。第一、單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，應(yīng)將檔案管理融入日常管理工作中，科學(xué)制定監(jiān)管、追責(zé)制度、檔案管理工作流程等，以保證檔案管理工作質(zhì)量，這對確保單位決策準(zhǔn)確性十分重要。第二、應(yīng)制定完善檔案管理人員獎懲制度，針對工作積極性較高、掌握先進管理理念及方式的員工，給予一定獎勵;針對工作積極性差或給單位造成較大損失的員工，應(yīng)進行懲處。采用此種方式，對提高管理人員責(zé)任心有一定作用。第三、應(yīng)重視對檔案管理工作的研究，積極優(yōu)化檔案管理制度，提升檔案管理工作規(guī)范性、先進性水平。

（二）擴大檔案服務(wù)內(nèi)容

信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及推廣，對各行業(yè)發(fā)展具有重要影響，提升檔案管理效率就是其中之一。單位應(yīng)利用信息技術(shù)對檔案管理工作進行創(chuàng)新、優(yōu)化。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)加強信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，其主要措施為：首先，應(yīng)依據(jù)本單位實際情況科學(xué)制定檔案管理方案，尤其應(yīng)重視檔案管理工作服務(wù)模式，依據(jù)檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)科學(xué)制定管理、發(fā)展方案。同時，應(yīng)依據(jù)此方案科學(xué)制定實施計劃，以提高檔案管理水平。其次，利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立網(wǎng)站。其主要目的是提升檔案管理水平，為民眾提供便捷服務(wù)。簡言之，單位可在網(wǎng)站中保存一些檔案資料，民眾可依據(jù)自己的需要查詢、查看相關(guān)檔案。這樣既能提高單位檔案管理效率，也能提升單位服務(wù)質(zhì)量。最后，積極利用數(shù)字化檔案。應(yīng)積極采集、保存、管理數(shù)字化檔案，保證檔案信息的正確性和及時性，這對檔案信息的保存、利用十分重要。

（三）基于大數(shù)據(jù)思想實施檔案管理工作

第一、單位應(yīng)提升對檔案管理工作的認知及監(jiān)管。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作理念，推動檔案管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展。檔案管理人員要依據(jù)用戶對檔案管理工作的要求，正確認知檔案管理工作的重要意義，利用大數(shù)據(jù)思想及大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作進行優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，為提高檔案管理工作質(zhì)量應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，將檔案信息保存到數(shù)據(jù)庫中，以便日后調(diào)用這些檔案信息;同時，檔案管理人員應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫運行的穩(wěn)定性及安全性。第二、制定完善管理機制。管理制度的完善性、科學(xué)性將直接影響檔案管理工作效率、檔案管理信息化水平。為推動檔案管理工作向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，單位應(yīng)建立完整檔案管理制度。第三、提升檔案管理信息化水平，不斷改變檔案管理人員的管理觀念、積極應(yīng)用信息化技術(shù)、制定檔案信息查詢及管理機制。

（四）組建檔案管理團隊

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性工作，因而對檔案管理人員要求較高，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)知識及管理能力，還需具備較高責(zé)任心及綜合素質(zhì)。由于單位中缺少高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理效率、質(zhì)量不夠高。為解決這一問題，應(yīng)積極組建高素質(zhì)、高水平檔案管理團隊，加強檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)模式改革。為保證檔案管理人員可勝任其工作，應(yīng)采取多種措施提高其專業(yè)素質(zhì)及管理能力。第一、應(yīng)依據(jù)本單位檔案管理情況、檔案管理工作要求，合理制定管理機制，提升檔案管理工作積極性及責(zé)任心;第二、應(yīng)加強對內(nèi)部檔案管理人才的培訓(xùn)。通過專業(yè)化培訓(xùn)，提升檔案管理人員檔案管理知識及管理能力水平，以保證檔案管理人員可勝任本職工作;第三、應(yīng)選聘優(yōu)秀檔案管理人才。為組建高素質(zhì)、高水平的檔案管理團隊，單位應(yīng)積極選聘優(yōu)秀檔案管理人才;第四、加強主動學(xué)習(xí)。通過主動學(xué)習(xí)，檔案管理人才可掌握管理流程、檔案管理知識及技能，嚴格遵照管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范完成檔案管理工作。

（五）豐富檔案管理庫館藏

為提升檔案管理工作信息化水平，應(yīng)由多方面著手實現(xiàn)豐富檔案管理庫館藏的目標(biāo)。在各種檔案信息產(chǎn)生后，應(yīng)利用信息化技術(shù)對檔案信息進行信息化、數(shù)字化處理，以提升檔案信息管理水平。實現(xiàn)集中管理、處理、合理利用檔案信息的目標(biāo)。同時，為保證檔案信息的安全性，應(yīng)做好檔案備份工作。對較為重要的檔案、電子文件進行備份，以保證檔案信息的安全性。

（六）提升檔案信息利用率

管理制度是影響單位檔案管理工作效率的重要因素。為提高檔案管理質(zhì)量、提升檔案信息利用率，應(yīng)改革檔案管理模式、完善管理制度。建立健全檔案管理制度的主要目的：提升檔案信息利用率、保證各信息的完整性，為單位決策、發(fā)展提供準(zhǔn)確依據(jù)，實現(xiàn)單位持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。應(yīng)根據(jù)社會、市場發(fā)展現(xiàn)狀及單位實際發(fā)展水平，科學(xué)優(yōu)化檔案管理制度，以提升工作人員責(zé)任心和積極性，這對保證檔案管理工作質(zhì)量具有重要意義。檔案管理工作中要重視檔案的安全性，以免檔案信息丟失給單位、社會造成巨大損失。為保證檔案的安全性，不僅需保證檔案信息保存的安全性、完整性，還應(yīng)確保檔案服務(wù)的安全性，以提高單位服務(wù)質(zhì)量、推動其穩(wěn)定發(fā)展。

三、結(jié)語

近年來，隨著經(jīng)濟與技術(shù)的飛速發(fā)展，各單位間競爭日益激烈，傳統(tǒng)檔案管理、服務(wù)模式已不能滿足單位發(fā)展要求。因而，應(yīng)依據(jù)社會、科技發(fā)展情況積極優(yōu)化檔案管理模式，以提高單位檔案管理工作水平。

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（作者單位：新疆維吾爾自治區(qū)市場監(jiān)督管理干部教育培訓(xùn)中心）