李占峰
(中國石化集團(tuán)國際旅行社有限責(zé)任公司,北京 100728)
自20世紀(jì)始,國外企業(yè)(如BP、IBM等)對(duì)商旅服務(wù)進(jìn)行集中采購和綜合管理,實(shí)現(xiàn)了降本減費(fèi),提升了企業(yè)商務(wù)旅行品質(zhì)。隨著國內(nèi)商旅支出的增長,企業(yè)對(duì)差旅的費(fèi)用管控、成本管理意識(shí)也日益提高,差旅集中管理和集中采購漸成企業(yè)差旅全流程管理的必然趨勢(shì)。同時(shí),在企業(yè)成本控制中,差旅費(fèi)已然成為除人工成本外的第二大可控費(fèi)用。因此,實(shí)施規(guī)范、統(tǒng)一、高效的差旅管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)一直是中國石化推進(jìn)“兩化融合”的重要內(nèi)容,也必將成為國有企業(yè)深化改革、提高企業(yè)治理體系和治理效能的重要舉措。
2012年12月,中共中央政治局出臺(tái)“八項(xiàng)規(guī)定”,各級(jí)黨委政府貫徹落實(shí)的實(shí)施細(xì)則也相繼推出,公務(wù)差旅進(jìn)一步規(guī)范化、制度化。2014 年,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)文件,規(guī)范國有企業(yè)負(fù)責(zé)人履職待遇和業(yè)務(wù)支出,其中明確規(guī)范了國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員差旅行為。為嚴(yán)格貫徹中央“八項(xiàng)規(guī)定”精神、落實(shí)中國石化“從嚴(yán)管理”要求,全面提升中國石化差旅管理水平,2016年啟動(dòng)差旅平臺(tái)建設(shè)。就中國石化企業(yè)內(nèi)部管理而言,針對(duì)企業(yè)差旅管理現(xiàn)狀、財(cái)務(wù)報(bào)銷結(jié)算及員工差旅體驗(yàn)等方面的問題和痛點(diǎn),開展了差旅業(yè)務(wù)的全流程優(yōu)化設(shè)計(jì),力求通過規(guī)范管理、整合資源、提高工作效率,實(shí)現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)全流程一體化管控和服務(wù),以利于提升中國石化整體差旅管理效能及差旅管理的信息化水平,為中國石化的改革轉(zhuǎn)型發(fā)展提供有力科技支撐。
建立中國石化統(tǒng)一的差旅平臺(tái),對(duì)差旅行為進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、全過程適時(shí)監(jiān)測(cè)記錄,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)差旅行為的事前預(yù)算、事中控制和事后分析。利用大數(shù)據(jù)分析,可以精確掌握石化企業(yè)的管理行為與運(yùn)營動(dòng)態(tài),對(duì)未來經(jīng)營情況進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)測(cè)。同時(shí),基于差旅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè),制訂精確、科學(xué)的差旅預(yù)算方案,有助于發(fā)揮中國石化的企業(yè)規(guī)模優(yōu)勢(shì),有效提升議價(jià)能力,獲得更加優(yōu)惠的價(jià)格,從而降低差旅總成本。以BP、西門子、IBM、微軟等國際知名企業(yè)為例,通過對(duì)差旅需求的整合,它們均實(shí)現(xiàn)整體議價(jià)降低采購成本,有效節(jié)約了差旅支出。據(jù)測(cè)算,一般可降低企業(yè)10%~20%的差旅成本,前景非常可觀,
中國石化下屬企業(yè)眾多,分布在全國各地,規(guī)模都相對(duì)較大,多年來積累了很多優(yōu)質(zhì)差旅資源。長期以來,由于企業(yè)間各自獨(dú)立運(yùn)營,所以大量優(yōu)質(zhì)資源未得到有效利用。通過建設(shè)統(tǒng)一的差旅平臺(tái),優(yōu)化并集中供應(yīng)渠道,有利于整合自有差旅資源,提高資源的利用率,發(fā)揮規(guī)模效應(yīng),為員工提供一站式的服務(wù)體驗(yàn),提高員工的滿意度。同時(shí),通過差旅平臺(tái),未來還能夠加強(qiáng)對(duì)服務(wù)商的篩選考核,提高服務(wù)質(zhì)量。而且,還可以通過發(fā)揮既有的信息資源優(yōu)勢(shì),提供天氣、航班、交通、安全提示,增設(shè)航班、飛機(jī)、酒店點(diǎn)評(píng)功能,優(yōu)化行程安排,為客戶提供定制化服務(wù),滿足員工多元化、個(gè)性化的差旅需求。
構(gòu)建統(tǒng)一的差旅平臺(tái)不是在一張白紙上做全新設(shè)計(jì),而是既要體現(xiàn)集團(tuán)的整體規(guī)范性,又要充分考慮各企業(yè)管理現(xiàn)狀和運(yùn)營模式。中國石化按照“互聯(lián)網(wǎng)+平臺(tái)經(jīng)濟(jì)”的思路,基于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù),通過智能化差旅平臺(tái)建設(shè),整合內(nèi)外部資源,優(yōu)化精簡流程,為各企業(yè)和員工提供出差申請(qǐng)、交通和住宿產(chǎn)品預(yù)訂、資金墊付、對(duì)賬結(jié)算、差旅數(shù)據(jù)分析等一站式服務(wù),逐步拓展員工及家屬因私出行服務(wù)。
中國石化差旅平臺(tái)建設(shè)立足規(guī)范管理、降本減費(fèi)、服務(wù)員工三大核心目標(biāo),致力于為員工提供專業(yè)高效、安全便捷的優(yōu)質(zhì)商旅服務(wù),為企業(yè)提供有效的差旅監(jiān)控、分析及管理,為集團(tuán)規(guī)范管理、防控風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、提升員工滿意度提供有力支持。
中國石化是國家能源骨干企業(yè),成立已有30多年,下屬上百家企業(yè),分布在不同行業(yè),擁有近百萬名員工,組織架構(gòu)復(fù)雜,層級(jí)結(jié)構(gòu)多維。既有自動(dòng)化程序較高的煉油、化工企業(yè),也有勞動(dòng)密集型的開發(fā)、工程、銷售企業(yè),還有技術(shù)、人才密集型的科研、設(shè)計(jì)企業(yè)。各板塊、各單位彼此間歷史沿革不同、管理模式存在較大差異,管理理念、認(rèn)識(shí)觀念也多不相同。為此,若實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的管理理念、操作流程、核算方式、結(jié)算方案,必然會(huì)受到傳統(tǒng)慣性思維的影響。同時(shí),新平臺(tái)建設(shè)是對(duì)原差旅采購服務(wù)體系的一次理念更新和機(jī)構(gòu)重塑。差旅服務(wù)商的數(shù)量、技術(shù)、資金和服務(wù)也都將面臨一次資源整合與質(zhì)量提升。因此,在中國石化差旅平臺(tái)建設(shè)和推廣中,需要加強(qiáng)宣傳引導(dǎo),促進(jìn)基層企業(yè)的管理理念、思想觀念轉(zhuǎn)變,減少平臺(tái)建設(shè)推廣的外部阻力。
差旅管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)涉及中國石化下屬所有企業(yè),根據(jù)差旅管理制度,各企業(yè)遵循“出差事前有審批、事后報(bào)銷有審核”的原則,針對(duì)不同的職務(wù)或職稱、出差區(qū)域制定了相應(yīng)的差旅標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)間報(bào)銷制度、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、考核制度、結(jié)算制度等均存在一定差異。差旅平臺(tái)應(yīng)用推廣中,按照集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn),各單位需要結(jié)合自身特點(diǎn)、需求,優(yōu)化、完善本單位差旅制度、報(bào)銷流程和記賬方式。既考慮平臺(tái)的統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計(jì),又有針對(duì)性地考慮現(xiàn)有制度要求并兼顧業(yè)務(wù)流程的延展性,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性和整體性。
差旅采購和采購管理是差旅管理的兩大工作流程。其中,差旅采購具有較強(qiáng)的個(gè)性化、碎片化特征,而采購管理則具有規(guī)范化、可操作性等特征。在中國石化差旅平臺(tái)建設(shè)中,需要深入研究差旅業(yè)務(wù)流程重組(BPR),實(shí)現(xiàn)差旅管理相關(guān)系統(tǒng)的功能集成和差旅申請(qǐng)、預(yù)訂、結(jié)算、報(bào)銷等業(yè)務(wù)上的職能集成。但是,通過調(diào)研發(fā)現(xiàn),中國石化總部機(jī)關(guān)、油田、煉化、銷售、工程、科研、專業(yè)公司等各個(gè)板塊之間,甚至各個(gè)單位之間,在差旅工作流程上都存在一定差異。因此,平臺(tái)建設(shè)中,需要解決好過去結(jié)算方式不統(tǒng)一、結(jié)算流程不規(guī)范、差旅費(fèi)用不透明等問題,將差旅申請(qǐng)?zhí)釄?bào)、票務(wù)預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷等多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行整合或溝通,最大限度地實(shí)現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成,確保差旅管理在成本、質(zhì)量、服務(wù)和效率等方面的明顯改善。
現(xiàn)有結(jié)算方式是差旅行為結(jié)束后,企業(yè)按照30+30的賬期(含總部)與服務(wù)商進(jìn)行結(jié)算。按照財(cái)務(wù)報(bào)銷制度要求,員工在報(bào)銷后方可結(jié)算,大部分企業(yè)也按照此口徑操作。但是,由于部分單位費(fèi)用報(bào)銷流程長,回款速度慢,有的企業(yè)員工報(bào)銷周期為3~6個(gè)月,最長的達(dá)一年,造成結(jié)算流程長,資金占用壓力大,由此對(duì)服務(wù)商造成了重大財(cái)務(wù)壓力,甚至令其面臨資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。因此,需要進(jìn)一步簡化結(jié)算方式,力爭緩解各方壓力,真正體現(xiàn)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。同時(shí),差旅平臺(tái)效能的實(shí)現(xiàn)也有賴于差旅主體工作模式和業(yè)務(wù)習(xí)慣的變革。在差旅預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷中,需要將原來手工作業(yè)升級(jí)為信息化作業(yè);在平臺(tái)設(shè)計(jì)上,要充分考慮人性化、便利化的要求,提供充分指導(dǎo),減少員工的學(xué)習(xí)成本;在推廣使用中,要加強(qiáng)宣傳,充分溝通,通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、調(diào)整和適應(yīng),提高中國石化差旅平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和效能。
根據(jù)中國石化差旅平臺(tái)建設(shè)工作規(guī)劃,平臺(tái)分兩期建設(shè)。一期主要實(shí)現(xiàn)機(jī)票、酒店、火車票差旅產(chǎn)品在線預(yù)訂及服務(wù)商的統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)員工差旅從申請(qǐng)、預(yù)訂到報(bào)銷的一站式全流程服務(wù),并完成所有在京單位的實(shí)施。二期要完成全集團(tuán)推廣差旅平臺(tái),優(yōu)化完善平臺(tái)差旅功能及差旅服務(wù)產(chǎn)品(如租車、組合產(chǎn)品),提供增值服務(wù)。
一是確定主業(yè)務(wù)流程,實(shí)施系統(tǒng)架構(gòu)搭建。根據(jù)內(nèi)外部企業(yè)及行業(yè)的調(diào)研情況,結(jié)合中國石化多樣化需求現(xiàn)狀和平臺(tái)的長遠(yuǎn)發(fā)展, 按照“分層建設(shè)、交管分離”的原則,分為申請(qǐng)、審批、預(yù)訂、報(bào)銷、結(jié)算、統(tǒng)計(jì)分析六大主業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)資源接入、產(chǎn)品管理、運(yùn)營管理、業(yè)務(wù)交易、用戶應(yīng)用五大子系統(tǒng),可支持用戶在PC端及手機(jī)APP端完成主業(yè)務(wù)流程操作。
二是確定結(jié)算方案,實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)相關(guān)系統(tǒng)集成。按照財(cái)務(wù)部確定的“企業(yè)與服務(wù)商直接結(jié)算、平臺(tái)對(duì)賬審核”的方案,與費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)共同完成系統(tǒng)集成工作。
三是整合產(chǎn)品資源,實(shí)現(xiàn)酒店及機(jī)票在線預(yù)訂。目前已經(jīng)接入多家酒店服務(wù)商和機(jī)票服務(wù)商,同時(shí)直接接入中國石化自有酒店。平臺(tái)的部分產(chǎn)品和功能已經(jīng)在集團(tuán)總部及29家在京單位陸續(xù)上線。
中國石化差旅平臺(tái)上線初期采用“撮合模式”(見圖1),主要提供商旅產(chǎn)品線上預(yù)訂,企業(yè)與供應(yīng)商、服務(wù)商自行對(duì)賬結(jié)算,平臺(tái)不參與交易過程,不承擔(dān)對(duì)賬結(jié)算工作。實(shí)際運(yùn)行中,這種模式暴露出兩大問題。一是對(duì)賬結(jié)算問題。全集團(tuán)推廣應(yīng)用后,共有2100多個(gè)核算主體,隨著平臺(tái)上商旅資源的不斷豐富,可能面對(duì)幾十個(gè)酒店集團(tuán)、航空公司,企業(yè)對(duì)賬結(jié)算工作量很大。由于平臺(tái)不承擔(dān)對(duì)賬結(jié)算工作,所以對(duì)賬結(jié)算過程爭議多、進(jìn)程慢,服務(wù)商墊資壓力大。如逾期不支付,可能出現(xiàn)斷供風(fēng)險(xiǎn),影響員工出差。二是客戶體驗(yàn)問題。由于平臺(tái)供應(yīng)商、服務(wù)商比較分散,無法提供統(tǒng)一客服,客戶體驗(yàn)無法保證,所以平臺(tái)難以持續(xù)推廣和運(yùn)營。針對(duì)上述問題,在對(duì)中國移動(dòng)、國家電網(wǎng)、中國石油、華為等企業(yè)差旅平臺(tái)采用的運(yùn)營模式進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上,經(jīng)過綜合考察和對(duì)比分析,最終采取運(yùn)服一體的“自營模式”(見圖2),即平臺(tái)統(tǒng)一采購差旅產(chǎn)品資源,統(tǒng)一與企業(yè)對(duì)賬結(jié)算,提供統(tǒng)一客服。
圖1 中國石化差旅平臺(tái)初期模式(撮合模式)
圖2 大型企業(yè)集團(tuán)通行模式(自營模式)
第一,差旅申請(qǐng)及審批流程??蛻艨稍谌N渠道[PC端、APP端、ERS(費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng))]中提報(bào)差旅申請(qǐng)。企業(yè)須在ERS中啟用事前申請(qǐng)及審批功能。差旅申請(qǐng)分為常規(guī)申請(qǐng)和緊急申請(qǐng):常規(guī)出差按差旅規(guī)定提交申請(qǐng),經(jīng)審批后進(jìn)行產(chǎn)品預(yù)訂;緊急出差也須提交申請(qǐng),可在直屬領(lǐng)導(dǎo)審批后先行預(yù)訂產(chǎn)品,報(bào)銷時(shí)必須在申請(qǐng)審批后通過方可進(jìn)行報(bào)銷。各企業(yè)依據(jù)企業(yè)內(nèi)控管理要求自行配置審批流程,配置完成后在PC端和APP端完成申請(qǐng)審批。
第二,差旅預(yù)訂流程。本流程實(shí)施差標(biāo)核驗(yàn)。即員工在差旅平臺(tái)選擇產(chǎn)品后,平臺(tái)依據(jù)預(yù)先配置的差旅標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)校驗(yàn)。若合規(guī),可正常提交訂單;若超標(biāo),依據(jù)企業(yè)設(shè)置的強(qiáng)制性或建議性控制規(guī)則分別處理。一是實(shí)施強(qiáng)制性規(guī)則。將嚴(yán)格限制員工超標(biāo)預(yù)訂,不允許提交訂單。二是建議性規(guī)則。將給出超標(biāo)提醒,員工填寫超標(biāo)理由,可繼續(xù)預(yù)訂產(chǎn)品。三是實(shí)施出行提醒。平臺(tái)根據(jù)員工預(yù)訂產(chǎn)品,及時(shí)提醒員工行程即將開始,以免耽誤行程。
第三,差旅報(bào)銷流程。出行結(jié)束后,差旅平臺(tái)將員工的行程訂單推送到ERS,并自動(dòng)生成影像信息,員工按要求進(jìn)行報(bào)銷,不再提交原始發(fā)票(由平臺(tái)創(chuàng)建電子單據(jù)推送ERS作為入賬依據(jù)),員工核實(shí)后,僅填寫線下發(fā)生的費(fèi)用信息(如打車票)進(jìn)行報(bào)銷。
第四,差旅結(jié)算流程。企業(yè)與平臺(tái)按約定的結(jié)算賬期,根據(jù)差旅平臺(tái)中員工已報(bào)銷的訂單完成對(duì)賬發(fā)起、確認(rèn)、結(jié)算工作,減少線下人工核對(duì)工作量,提高結(jié)算工作效率。首先,平臺(tái)按與企業(yè)約定的結(jié)算周期,以員工已報(bào)銷為條件,自動(dòng)完成平臺(tái)、ERS、ERP/AIC三方對(duì)賬,對(duì)賬無誤后自動(dòng)生成月度對(duì)賬賬單。其次,平臺(tái)根據(jù)對(duì)賬賬單按稅號(hào)自動(dòng)發(fā)起關(guān)聯(lián)交易,企業(yè)確認(rèn)通過后,系統(tǒng)自動(dòng)完成結(jié)算掛賬憑證的生成。最后,關(guān)聯(lián)交易完成付款流程后,系統(tǒng)自動(dòng)生成支付憑證。
推進(jìn)差旅平臺(tái)建設(shè)是中國石化提高管理效率、降低差旅成本、提供專業(yè)服務(wù)的重要工作,是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及方方面面,必須嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致規(guī)劃,持之以恒、循序漸進(jìn)推進(jìn)。
嚴(yán)格遵循差旅管理制度,最大限度地降低差旅成本、方便員工、服務(wù)到位,是差旅管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵。解放思想,實(shí)事求是,堅(jiān)持改革創(chuàng)新,突破思維局限,一切有利于提高管理效率、提升服務(wù)質(zhì)量的措施,都可以大膽研究探索。同時(shí),推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新,積極引進(jìn)人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù),進(jìn)一步優(yōu)化、簡化工作流程,規(guī)范業(yè)務(wù)操作,提高系統(tǒng)易用性,降低系統(tǒng)處理的復(fù)雜度,保證系統(tǒng)高效運(yùn)行,最終建成技術(shù)領(lǐng)先、功能完善、全面覆蓋的中國石化差旅管理服務(wù)平臺(tái),并力爭在將來圍繞平臺(tái)經(jīng)濟(jì)、共享經(jīng)濟(jì)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)的建設(shè),做強(qiáng)做大做優(yōu),構(gòu)造中國石化差旅產(chǎn)品服務(wù)生態(tài)圈。
中國石化差旅平臺(tái)目前主要是為企業(yè)員工服務(wù),后期還將逐步擴(kuò)大至員工家屬及退休員工等人群。進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)易用性、穩(wěn)定性、便利性建設(shè),關(guān)注用戶的體驗(yàn)和需求。完善功能細(xì)節(jié),便于員工操作,從性能、速度上滿足要求,讓財(cái)務(wù)處理更高效,服務(wù)主體更舒心。未來,中國石化差旅平臺(tái)將始終堅(jiān)持以人為中心的服務(wù)理念,切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量,提高競(jìng)爭實(shí)力,力爭建成具有國際領(lǐng)先、國內(nèi)一流、石化特色的專業(yè)差旅管理服務(wù)平臺(tái)。
差旅平臺(tái)建設(shè)是持續(xù)改進(jìn)、不斷完善的過程,不能急于求成、貪大求全,而要緊密結(jié)合集團(tuán)實(shí)際,持續(xù)完善改進(jìn)。確立大系統(tǒng)的觀念,與集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營的管理有機(jī)結(jié)合起來,從上至下進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理。
一是遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則,邊建設(shè)、邊推進(jìn)、邊提升,整體考慮平臺(tái)定位及發(fā)展方向。通過運(yùn)營主體與內(nèi)部機(jī)構(gòu)的通力合作,差旅平臺(tái)提前規(guī)劃和考慮差旅制度與上線企業(yè)的匹配性、適應(yīng)性。盡力避免并及時(shí)彌補(bǔ)上線后因制度缺陷出現(xiàn)的管理漏洞。
二是在嚴(yán)格遵守中國石化差旅制度規(guī)范的前提下,充分尊重試點(diǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及其特殊性,積極配合,制訂科學(xué)合理的上線推廣方案,保證試點(diǎn)推廣的順利進(jìn)行。
三是通過試點(diǎn),進(jìn)一步擴(kuò)大推廣企業(yè)范圍、推進(jìn)運(yùn)營模式優(yōu)化和客服團(tuán)隊(duì)建設(shè),不斷提升平臺(tái)服務(wù)水平和核心競(jìng)爭力,最終實(shí)現(xiàn)走向市場(chǎng)、服務(wù)社會(huì)、實(shí)現(xiàn)盈利的目標(biāo)。
同時(shí),差旅管理服務(wù)系統(tǒng)涉及的差旅產(chǎn)品數(shù)據(jù)處理復(fù)雜,需要與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成以獲取差旅產(chǎn)品信息,面對(duì)海量數(shù)據(jù),需要采取積極措施保證用戶對(duì)信息的及時(shí)、有效的獲取。加強(qiáng)與平臺(tái)技術(shù)廠商溝通,借鑒行業(yè)的成熟技術(shù)和業(yè)務(wù)處理方式,學(xué)習(xí)有關(guān)管理系統(tǒng)的先進(jìn)思路、科學(xué)方法以及成功案例。必要時(shí)引進(jìn)國內(nèi)專業(yè)的信息技術(shù)服務(wù)商,充分借助“外腦”,最大限度地利用外部技術(shù)力量,確保平臺(tái)的先進(jìn)性,使之走在時(shí)代發(fā)展前列,滿足企業(yè)和員工的需求。