城建檔案安全體系建設(shè)問(wèn)題探討

孫亮

摘 要：國(guó)家檔案局繼2008年提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”建設(shè)的主導(dǎo)思想之后，2011年5月又提出了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，構(gòu)成了當(dāng)前檔案工作主體發(fā)展思想。三個(gè)體系建設(shè)，是當(dāng)今我國(guó)檔案工作順應(yīng)黨和國(guó)家方針政策應(yīng)運(yùn)而生的實(shí)踐體系。建立檔案安全體系的提出，是新形勢(shì)發(fā)展的需要，是在“兩個(gè)體系”建設(shè)的基礎(chǔ)上又一項(xiàng)戰(zhàn)略性部署。城建檔案作為一個(gè)國(guó)家一座城市社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，是再現(xiàn)歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、書寫未來(lái)的決策依據(jù)。社會(huì)的巨大變革使城建檔案呈幾何數(shù)增長(zhǎng)，其擁有的信息量急劇膨脹。而計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊傳播技術(shù)以及多媒體技術(shù)的互相滲透和融合，必將激發(fā)人們對(duì)信息交流與合作的渴望。但同時(shí)也給檔案信息安全帶來(lái)了新的隱患，城建檔案信息安全保障問(wèn)題日益凸現(xiàn)。因此，結(jié)合城建檔案特點(diǎn)，有針對(duì)性地建立城建檔案安全體系是城建檔案工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：城建檔案;安全體系建設(shè);城市管理

一、引言

隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城市規(guī)劃建設(shè)工作取得了很大的成就，城市管理水平有了顯著提升，同時(shí)導(dǎo)致城建檔案的數(shù)量激增，城建檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，管理工作中一些問(wèn)題逐漸凸顯。而檔案的實(shí)體安全和數(shù)據(jù)安全管理成為整個(gè)城建檔案工作的重中之重。積極分析和探討城建檔案管理中的難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)提上了日程，研究相應(yīng)的解決措施，以提高城建檔案的安全管理水平成為今后一個(gè)時(shí)期城建檔案工作的關(guān)鍵問(wèn)題。

二、城建檔案安全體系建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案安全意識(shí)和主體責(zé)任落實(shí)還不到位

從石家莊市來(lái)看，目前，該市的檔案安全意識(shí)還不牢固，安全主體責(zé)任還不明確，“安全第一”往往只限于口號(hào)卻沒(méi)有實(shí)際行動(dòng)和具體措施，意識(shí)不強(qiáng)、責(zé)任不明、思想麻痹、心存僥幸，加之檔案人員崗位變動(dòng)頻繁，少數(shù)單位在檔案安全上疏于管理，安全責(zé)任不清，措施落實(shí)不力，極個(gè)別單位甚至明知檔案可能面臨危險(xiǎn)卻漠然處之，不積極采取必要的應(yīng)對(duì)措施，造成安全管理工作存在明顯漏洞。

（二）檔案安全制度“上墻”卻未“落地”

安全制度重在執(zhí)行，否則再好的制度也形同虛設(shè)。盡管大多數(shù)檔案館（室）按照要求制定了檔案安全工作制度，但對(duì)制度的落實(shí)依然不到位。例如在庫(kù)房管理方面，非檔案人員可以隨意出入檔案庫(kù)房，檔案出入庫(kù)沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)登記;在庫(kù)存檔案管理方面，對(duì)庫(kù)存檔案底數(shù)不清，賬物不相符，破損檔案不能及時(shí)搶救維護(hù);在安全設(shè)施運(yùn)行使用方面，沒(méi)有設(shè)施日常檢查記錄，致使安全設(shè)施帶病運(yùn)行，嚴(yán)重危及城建檔案安全。

（三）檔案信息安全存在隱患

信息化技術(shù)在檔案管理中的大范圍應(yīng)用，帶來(lái)一定的信息安全隱患。一是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化加工，存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這主要是因?yàn)閿?shù)字化加工人員來(lái)源復(fù)雜、流動(dòng)性大、良莠不齊，批量檔案帶出庫(kù)房去數(shù)字化加工場(chǎng)地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技術(shù)的日新月異，給城建檔案的信息安全帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻擊造成信息風(fēng)險(xiǎn)，加之相應(yīng)的信息安全措施不足，安全手段的更新滯后于信息技術(shù)的發(fā)展。三是存儲(chǔ)介質(zhì)的局限性，數(shù)字存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備有很大的局限性，電子檔案的長(zhǎng)期保存有很大的制約性。四是數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份未開(kāi)展或不能及時(shí)開(kāi)展，導(dǎo)致城建檔案數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)異地共享，或者保存方式單一化，一旦發(fā)生意外事故，檔案安全性不能很好得到保障。

三、加強(qiáng)城建檔案安全體系建設(shè)的有效策略

（一）著力健全機(jī)制，切實(shí)提升城建檔案安全管理效能

要對(duì)檔案文件的生命全程實(shí)現(xiàn)“不間斷”防護(hù)。通過(guò)各種措施來(lái)嚴(yán)密監(jiān)控檔案文件自形成伊始的存儲(chǔ)、處理、傳輸與利用過(guò)程。建立安全防范和應(yīng)急處置機(jī)制，提前做好防范和應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準(zhǔn)備;建立應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，著眼應(yīng)對(duì)最復(fù)雜、最困難局面，做好多種情況處置準(zhǔn)備;建立善后恢復(fù)機(jī)制，明確對(duì)受損檔案的搶救修復(fù)辦法;建立訓(xùn)練檢驗(yàn)機(jī)制，定期組織各種防災(zāi)應(yīng)急演練，切實(shí)提高臨險(xiǎn)處置能力。

（二）把好關(guān)口，全面做好城建檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范治理工作

城建檔案館和建設(shè)單位檔案室要重點(diǎn)把好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)“五大關(guān)口”。一要把好檔案方針政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范貫徹執(zhí)行關(guān)，避免因方針政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范貫徹落實(shí)不到位影響檔案安全;二要把好城建檔案收集歸檔關(guān)，牢牢抓住收集歸檔和移交接收兩大關(guān)鍵點(diǎn)，做到城建檔案“應(yīng)收盡收”“應(yīng)交盡交”;三要把好城建檔案安全管理關(guān)口，確保檔案實(shí)體的完整安全;四要把好城建檔案數(shù)字化安全管理關(guān)，避免檔案數(shù)據(jù)在數(shù)字化及其后期管理過(guò)程中失泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散;五要把好城建檔案開(kāi)放利用關(guān)，避免超權(quán)限、超范圍利用檔案。

（三）人員管理機(jī)構(gòu)建設(shè)

人是信息系統(tǒng)的主體因素，也是信息系統(tǒng)安全管理的對(duì)象，人員的安全管理十分重要。石家莊市城市建設(shè)檔案館結(jié)合工作實(shí)際，建立規(guī)范有序、運(yùn)行高效的工作人員聘用審核、日?？己思芭嘤?xùn)機(jī)制，通過(guò)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制保障制度的有效實(shí)施，讓工作人員負(fù)有高度的安全意識(shí)，能夠在既定工作機(jī)制下開(kāi)展工作，從而實(shí)現(xiàn)以制度管人、以管理促安全。

（四）居安思危，強(qiáng)化城建檔案安全應(yīng)急處置反映能力

城建檔案館和建設(shè)單位檔案室要依據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》等要求，制定重大事件、重大事故、重大災(zāi)害檔案安全應(yīng)急管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全受到威脅時(shí)能夠得到優(yōu)先搶救和妥善處置。要突出應(yīng)急預(yù)案的前瞻性、實(shí)用性，最大限度地預(yù)防和減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的危害。要按照應(yīng)急預(yù)案要求，組織相關(guān)人員開(kāi)展經(jīng)常性的演練，確保在危急情況下能夠正確果斷地采取應(yīng)對(duì)措施。

（五）以人為本，努力打造專業(yè)的城建檔案安全隊(duì)伍

不論是科學(xué)的制度、完善的措施，還是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都需要人去落實(shí)、去實(shí)施、去操控。人是檔案安全的第一要素。只有解決人的問(wèn)題，檔案安全才有保障。城建檔案館和建設(shè)單位檔案部門要積極開(kāi)展形式多樣、內(nèi)容豐富的主題教育和培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)法規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、模擬演練等形式，切實(shí)提高相關(guān)人員檔案安全能力水平，提升事故防范和處理能力，為城建檔案安全提供人才隊(duì)伍保障，確保城建檔案萬(wàn)無(wú)一失。

（六）強(qiáng)化安全管理意識(shí)

加強(qiáng)城建檔案的安全體系建設(shè)，首先要強(qiáng)化安全管理意識(shí)。城建檔案管理單位需要提高對(duì)檔案管理和安全管理重要性的認(rèn)識(shí)，樹立“安全第一”的思想，強(qiáng)化安全管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到城建檔案安全管理的重要性。城建檔案管理單位需要克服安全管理存在的問(wèn)題，消除僥幸心理，將檔案安全管理當(dāng)作檔案管理工作的重點(diǎn)，采取多樣化的措施，保證城建檔案的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，影響城建檔案安全的因素會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。城建檔案安全事關(guān)重大。我們必須把安全保密作為城建檔案工作第一要?jiǎng)?wù)，要抓住要害處，防在關(guān)鍵點(diǎn)，確保城建檔案長(zhǎng)久安全。城建檔案安全體系建設(shè)，就是要采取主動(dòng)防御的策略，盡可能消除可能發(fā)生的各種安全隱患，防患于未然。為此，只有建立系統(tǒng)科學(xué)、運(yùn)行高效的城建檔案安全體系，才能確保城建檔案資源體系和利用體系建設(shè)真正發(fā)揮作用，進(jìn)而全面推動(dòng)城建檔案事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

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