醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的運用

常達

摘? ?要：當今社會，國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革進程不斷深化，對醫(yī)院管理工作提出了更高的要求，必須對檔案管理模式的改革問題予以高度重視，持續(xù)不斷提高醫(yī)院檔案管理工作質量?；诖耍疚氖紫冉榻B了醫(yī)院檔案管理改革的必要性，分析了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足之處，并結合相關實踐經(jīng)驗，分別從數(shù)字信息化檔案管理方式的運用等多個角度，探討了醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革問題，望對相關工作的實踐有所裨益。

關鍵詞：醫(yī)院檔案? 管理模式? 改革? 策略

作為醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理的關鍵地位不言而喻。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革節(jié)奏不斷加快的形勢下，醫(yī)院檔案管理面臨著新任務與新要求，必須將檔案管理新理念融入檔案管理工作全過程，以優(yōu)化醫(yī)院檔案管理效果，提高醫(yī)院檔案管理整體質量。本文就此展開了探討。

1? 醫(yī)院檔案管理改革的必要性分析

1.1 符合信息時代發(fā)展需求

當今社會是信息化社會，人們獲取信息的渠道愈發(fā)寬泛。對醫(yī)院檔案管理模式進行改革，有利于有效統(tǒng)籌梳理病歷檔案、文書檔案、人事檔案之間的邏輯關系，促進檔案管理工作向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，符合信息時代的發(fā)展需求。在現(xiàn)代計算機的支持下，醫(yī)院檔案管理工作效率得以顯著提升[1]。

1.2 符合檔案管理自身發(fā)展需求

長期以來，國家高度重視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高質量發(fā)展，制定并推行了一系列鼓勵醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的方針政策，取得了令人矚目的現(xiàn)實成就，各類醫(yī)療機構越來越多，醫(yī)療服務項目越來越多，醫(yī)療活動中形成的檔案材料同樣越來越多。實施醫(yī)院檔案管理模式改革，符合當前檔案管理自身發(fā)展需求，有利于增強醫(yī)院高質量發(fā)展的內在動力。

2? 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案管理工作缺乏完善的制度體系

完善的檔案管理制度體系是開展檔案管理工作的前提與基礎。由于部分醫(yī)院對檔案管理工作重視程度不足，不能深刻認識到其對于醫(yī)院發(fā)展的重大意義，因此未能及時建立健全檔案管理相關工作制度體系，關鍵性、基礎性、引導性管理制度缺失，無法為具體工作措施的制定提供制度基礎?，F(xiàn)行既有的檔案管理制度相對陳舊，可行性與約束性不夠，一定程度上脫離醫(yī)院管理工作實際。

2.2 醫(yī)院檔案管理意識比較薄弱

隨著時代的變遷，社會公眾對醫(yī)療衛(wèi)生的需求越來越強烈，這既構成了醫(yī)院發(fā)展的驅動力，也對醫(yī)院檔案管理工作提出了更為嚴峻的挑戰(zhàn)。實踐表明，多數(shù)醫(yī)院檔案管理意識薄弱，未能牢固樹立新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新理念，依舊沿襲傳統(tǒng)僵化的檔案管理思維模式與行為方法，阻礙著檔案管理實效性的取得，最終導致檔案管理實踐始終處于工作被動、效率低下的尷尬局面[2]。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺乏高素質專業(yè)人才

高素質的檔案管理專業(yè)人才是醫(yī)院檔案管理工作有序實施的前提條件，其綜合素養(yǎng)的高底與檔案管理整體效果密切相關。縱觀當前醫(yī)院檔案管理實際，普遍存在著高素質專業(yè)人才匱乏這一共性問題，人才基礎薄弱，專業(yè)性不強。部分醫(yī)院檔案管理未能明確檔案管理的專職專責人員，安排其他業(yè)務科室人員兼做檔案管理人員，檔案信息記錄方式不規(guī)范，規(guī)范性與科學性嚴重不足，造成檔案管理工作被動，疲于應付。

2.4 醫(yī)院的檔案資料不齊全

醫(yī)院檔案管理工作具有顯著的復雜性特征，涉及范圍較廣，涵蓋內容較多，需要及時、全面、客觀地歸集材料。從當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院未能構建起行之有效的檔案材料收集、整理、分析、儲存流程，造成部分關鍵性病歷等材料缺失，檔案材料片段化、碎片化特征凸顯，嚴重降低了檔案材料的系統(tǒng)性。同時，在醫(yī)院檔案材料的運用方面，經(jīng)常出現(xiàn)借閱后未予及時歸還現(xiàn)象[3]。

3? 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的應用分析

3.1 數(shù)字信息化檔案管理方式的有效運用

現(xiàn)代化科學技術的快速發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理工作提供了更多技術手段，因此為有效推動醫(yī)院檔案管理模式改革，必須有效運用數(shù)字化、信息化檔案管理模式。要高度重視數(shù)字信息化手段的重要性，搭建高效穩(wěn)定的檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，牢固樹立新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化思維，將現(xiàn)代化信息技術融入到檔案管理全過程，實現(xiàn)檔案管理電子化、無紙化。要注重對檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的管理與維護，與醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生等業(yè)務工作深度銜接，突破傳統(tǒng)檔案管理模式在時空方面的限制，提高檔案基礎信息的傳遞效率[4]。

3.2 健全的檔案管理工作機制的有效運用

正如前文所述，檔案管理工作機制在醫(yī)院檔案管理工作中扮演著不可替代的關鍵角色。要對既有現(xiàn)行檔案管理制度的執(zhí)行落實情況進行充分分析，研判實際執(zhí)行效果與約束性的強弱，在此基礎上進行修訂完善，確保檔案管理制度切合實際，高效可行。要通過工作制度與管理機制這一重要路徑，將檔案管理工作職責與目標任務固定下來，實行專人專責專職，提高檔案管理工作針對性與連貫性。強化檔案管理部門與其他科室業(yè)務部門之間的溝通交流，做到關鍵檔案材料及時歸檔整理，探索實現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通互享，深入挖掘檔案材料的基礎價值。

3.3 規(guī)范化檔案管理工作程序及方式的有效運用

密切分析現(xiàn)行檔案管理工作流程，全面客觀掌握其存在的“堵點”，并采取具有針對性的措施與方法予以克服化解，以理順檔案管理工作流程，減少不必要的檔案周轉環(huán)節(jié)。對已經(jīng)形成的檔案材料，其中存在部分失效、失真材料，喪失了其應有價值，這部分材料既占據(jù)著檔案管理資源，又影響了檔案檢索查詢效率，予以剔除。要嚴格界定檔案材料的排序原則，根據(jù)檔案材料的形成時間、項目內容、材料類型等進行分類統(tǒng)籌整理，必要情況下對組卷類檔案材料進行適當拆分處理，以便于管理和后續(xù)查閱。

3.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

要定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓與指導，幫助其建立系統(tǒng)化、層次化的檔案管理專業(yè)知識體系，在豐富基礎理論知識的基礎上，強化檔案管理實操技能，牢固樹立責任意識、質量意識、服務意識，始終用新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新理念指導檔案管理實踐。要對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行定性與定量評測，檢驗其檔案管理工作的整體實績，并與個人薪酬所得相掛鉤，充分激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，更加積極主動地投身醫(yī)院檔案管理事業(yè)。要注重檔案管理人才團隊建設，構建一支專業(yè)素養(yǎng)高、穩(wěn)定性強、實操經(jīng)驗豐富的檔案管理團隊[5]。

4? 結語

綜上所述，在當前各項條件下，醫(yī)院檔案管理工作依舊存在管理制度體系缺失、檔案意識薄弱、人才綜合素養(yǎng)參差不齊等突出問題。對此，有關人員應該從上述問題的客觀實際出發(fā)，全面分析造成當前醫(yī)院檔案管理諸多問題的深層次原因，簡化不必要的檔案管理環(huán)節(jié)，提高檔案管理具體實施措施的針對性和實效性，為促進醫(yī)院管理整體水平的優(yōu)化提升奠定基礎，為深入推進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革保駕護航。

參考文獻

[1] 雷素玲，楊麗，孫康燕.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運用分析[J].辦公室業(yè)務，2019（18）：135-136.

[2] 汪利華，張園.淺析醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的有效運用[J].中國繼續(xù)醫(yī)學教育，2019，11（3）：153-154.

[3] 宋燕妮，田紅霞.檔案管理模式下的新型方法在醫(yī)院檔案管理中的應用發(fā)展[J].中國衛(wèi)生標準管理，2018，9（11）：107-108.

[4] 方孝梅，明星辰，楊婷.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業(yè)務，2017，2（13）：160-161.

[5] 黃思敏，衛(wèi)淼.綜合性醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應用及改進措施觀察[J].宏觀經(jīng)濟管理，2017，6（S1）：362-363.