袁金會(huì)
摘要:企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展歷史的真實(shí)記錄,以檔案為依據(jù),不僅可以知曉企業(yè)的過去,同時(shí)也有利于企業(yè)制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略,推動(dòng)企業(yè)的更好發(fā)展,因此,做好企業(yè)檔案管理十分重要。檔案信息化建設(shè)使企業(yè)提高檔案管理水平的重要手段,實(shí)現(xiàn)檔案信息化,可以提高檔案管理效率和質(zhì)量,促進(jìn)檔案信息的高效利用,更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。本文就企業(yè)檔案信息化建設(shè)的路徑作了相關(guān)分析。
關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案;信息化建設(shè)
引言
隨著企業(yè)改革的深入,對企業(yè)檔案工作也提出了更高要求。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄,做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)參與市場競爭,提高經(jīng)營管理水平具有重大現(xiàn)實(shí)意義。基于企業(yè)發(fā)展需要,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用,不利于企業(yè)檔案價(jià)值的高效發(fā)揮,對此,必須加以改進(jìn)和創(chuàng)新。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作改革的重要目標(biāo),以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案工作方式,可以提高檔案工作效率,保證檔案工作質(zhì)量,進(jìn)而更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用。
1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)重要性分析
企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是利用信息技術(shù)來推進(jìn)檔案工作的有序開展的過程。對于企業(yè)而言,企業(yè)經(jīng)營過程中會(huì)產(chǎn)生許多信息,而這些信息是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄,將這些信息歸成檔案,可以更好服務(wù)企業(yè),進(jìn)而有利于企業(yè)的更好發(fā)展。然而長期以來,企業(yè)檔案工作停留在傳統(tǒng)模式下,檔案信息靠人工采集,檔案以紙質(zhì)為主,人工方式不僅效率低下,而且容易造成檔案信息的失真,而紙質(zhì)類的檔案利用率不高,且在多次利用過程中會(huì)出現(xiàn)丟失、破損的情況,進(jìn)而影響到檔案信息的真實(shí)性、完整性。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)則可以有效避免上述問題。推進(jìn)檔案信息化建設(shè),企業(yè)可以將紙質(zhì)文件、聲像文件等檔案信息歸入到信息化系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化操作,提高檔案管理水平,更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展[1]。
2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑
2.1提供檔案信息化的認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)使企業(yè)快速發(fā)展的內(nèi)在要求,是提高檔案工作實(shí)效的重要手段,更是企業(yè)提高經(jīng)營管理水平的重要手段。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,檔案的作用越來越大,而要想發(fā)揮檔案的作用,企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。一方面,要加大信息化投入,完善檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施,引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備,;另一方面,明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo),將檔案信息化建設(shè)上升到戰(zhàn)略高度,做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃,從而更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2.2構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)
企業(yè)檔案涉及到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的各個(gè)層面,與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。為了確保個(gè)檔案的有效利用,建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)尤為重要。首先,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,建立統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng),將紙質(zhì)檔案專項(xiàng)無紙化,實(shí)現(xiàn)檔案工作的全程信息化操作;其次,根據(jù)檔案的類別,在檔案信息管理系統(tǒng)中建立相應(yīng)的子系統(tǒng),并設(shè)定好相應(yīng)的類目和指令,以便使用者可以快速找到相應(yīng)的檔案信息;再者,要明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作,從而提高檔案信息化水平。
2.3完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程,要想推進(jìn)檔案信息化發(fā)展,企業(yè)有必要建立與之相匹配的規(guī)章制度,從制度層面對相關(guān)內(nèi)容作出規(guī)定。首先,企業(yè)要按照國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,完善電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度;其次,結(jié)合檔案開發(fā)利用的需要,完善檔案收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度,從制度層面對檔案工作作出全面規(guī)定和約束,從而推進(jìn)檔案信息化更上一層樓;再者;完善責(zé)任制度,將檔案工作責(zé)任全面落實(shí)下去,嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式,確保檔案工作有序、高高效開展[2]。
2.4強(qiáng)化檔案工作人員的培訓(xùn)
企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平很大程度上取決于檔案工作人員的能力,如果檔案工作人員不具備信息化操作能力,勢必會(huì)阻礙檔案信息化發(fā)展。因此,強(qiáng)化檔案工作人員的培訓(xùn)尤為重要[3]。首先,加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),包括專業(yè)知識(shí)、檔案管理、信息化應(yīng)用能力,全面提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平,使其滿足檔案信息化建設(shè)的需要;其次,強(qiáng)化檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)教育,明確檔案工作人員的職責(zé),促使他們主動(dòng)投入到工作崗位中去。作為檔案工作人員,更要主動(dòng)去學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法,不斷提高自身水平,使自己能夠勝任檔案工作。
2.5加強(qiáng)檔案信息安全管理
在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中,檔案信息安全是一個(gè)必須深思的問題,如果企業(yè)檔案信息安全得不到保障,就會(huì)影響到檔案價(jià)值,進(jìn)而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此,企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中,企業(yè)必須重視起檔案信息安全管理。首先,在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時(shí),要從軟硬件入手,提高檔案信息系統(tǒng)的安全性;其次,加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用,以先進(jìn)的技術(shù)為檔案信息系統(tǒng)提供基礎(chǔ)支撐,從而避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊,保障檔案信息的完整[4]。另外,企業(yè)要注重檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的管理,定期排查檔案信息系統(tǒng)的安全隱患,從而確保檔案信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。
3 結(jié)語
綜上,企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案改革的重要目標(biāo),實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),可以提高檔案工作效率,促進(jìn)檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中作用的高效發(fā)揮。基于檔案的重要性,企業(yè)要加快檔案信息化建設(shè),不僅要完善檔案信息化管理系統(tǒng),更要完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度,加大工作人員業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),從而為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件,推動(dòng)檔案信息化更上一層樓,進(jìn)而更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。
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