淺談高校教務(wù)工作職責(zé)及優(yōu)化策略

摘 要：教學(xué)管理是高校開展教學(xué)工作的重要內(nèi)容。教務(wù)員是高校教學(xué)管理工作的主體，對高校教學(xué)工作的有效開展起重要的促進(jìn)作用。本文論述了教務(wù)員的工作內(nèi)容和崗位職責(zé)，并結(jié)合筆者自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)優(yōu)化教務(wù)管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：教務(wù)員;教學(xué)管理;優(yōu)化

教學(xué)管理是高等院校開展教學(xué)工作的重要內(nèi)容。教務(wù)員作為基層管理人員，是面對教學(xué)工作的最近端人員，其核心工作任務(wù)是教學(xué)工作管理和教學(xué)秩序維護(hù)。作為各二級學(xué)院、教務(wù)處、院系以及教師和學(xué)生的聯(lián)絡(luò)者，教務(wù)員承擔(dān)了上傳下達(dá)的任務(wù)，是各個部門之間信息傳達(dá)的橋梁，更是高校教師與學(xué)生之間信息傳遞的紐帶，對促進(jìn)高校教學(xué)工作的有效開展、確保教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)高素質(zhì)優(yōu)秀人才、穩(wěn)定教學(xué)秩序、落實(shí)國家教育方針政策等方面，起著至關(guān)重要的作用。

隨著社會的發(fā)展和5G高速互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，高校招生人數(shù)與日俱增，教學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)手段種類日益增多，高等院校對其教務(wù)管理工作的要求也隨之越來越高，這使得傳統(tǒng)的高校教務(wù)工作面臨著極大的挑戰(zhàn)和壓力。為了教學(xué)管理工作能夠緊跟時代的步伐，高校教務(wù)員須重新定位自己的角色，不但要正確認(rèn)識和了解新時代下其工作職責(zé)和工作特點(diǎn)，而且應(yīng)在原有基礎(chǔ)上，改進(jìn)工作方式和方法，優(yōu)化工作模式，以便更加高效地完成教務(wù)管理工作，保證教學(xué)工作的順利開展。

一、 教務(wù)工作內(nèi)容和崗位職責(zé)

（一）日常教學(xué)組織和管理

教務(wù)員負(fù)責(zé)院系日常教學(xué)的組織和管理，維持著學(xué)校和學(xué)院教學(xué)工作的正常運(yùn)行，需要對學(xué)校下發(fā)的通知指令進(jìn)行有效傳達(dá)，加強(qiáng)學(xué)校和學(xué)院之間的緊密聯(lián)系，協(xié)助學(xué)院制定教學(xué)計(jì)劃和科學(xué)合理的教學(xué)方案。

具體工作內(nèi)容包括：協(xié)助制定學(xué)院培養(yǎng)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，在教學(xué)計(jì)劃實(shí)施階段內(nèi)，結(jié)合實(shí)際教學(xué)情況，對現(xiàn)有計(jì)劃進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化;每學(xué)期根據(jù)培養(yǎng)計(jì)劃核對學(xué)院的教學(xué)任務(wù)，排好每門課的上課教室和上課時間，確定任課老師，并把教學(xué)任務(wù)書給到每位任課老師，監(jiān)督教學(xué)進(jìn)度，以及統(tǒng)計(jì)、核對、申報(bào)教師工作量;管理學(xué)生的選退課，根據(jù)學(xué)生的計(jì)劃和學(xué)分修讀情況，對學(xué)生選退課及重修課程進(jìn)行審核并指導(dǎo);組織和安排期末考試和開學(xué)補(bǔ)考，并確定監(jiān)考老師，以及組織學(xué)生四六級報(bào)名等;管理學(xué)生成績，負(fù)責(zé)學(xué)生成績錄入和成績單打印等。

同時作為教學(xué)信息的傳遞者，在日常工作中需對院校相關(guān)信息如調(diào)停課通知、英語四六級報(bào)名、重修報(bào)名、假期安排等進(jìn)行有效傳達(dá)，以此為教學(xué)工作的順利進(jìn)行提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）學(xué)籍、畢業(yè)和學(xué)位管理

學(xué)生學(xué)籍管理是教務(wù)工作的重要內(nèi)容。學(xué)籍管理是依據(jù)有關(guān)的政策法規(guī)對學(xué)生的學(xué)習(xí)和其他各方面進(jìn)行階段和全過程質(zhì)量考核、記載、評價(jià)和處理的活動。主要包括：配合學(xué)校做好新生的分班工作、學(xué)籍注冊以及學(xué)生證的辦理和畢業(yè)生的圖像采集工作;做好學(xué)生留級、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)及入伍等學(xué)籍異動的管理工作。畢業(yè)資格審核是確定學(xué)生畢業(yè)資格的一個重要環(huán)節(jié)，教務(wù)員需對畢業(yè)班每一位學(xué)生的學(xué)分修讀情況以及畢業(yè)資格和學(xué)位資格進(jìn)行初審和終審，做好學(xué)位申報(bào)工作以及畢業(yè)證和學(xué)位證的領(lǐng)取和發(fā)放工作。

（三）畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)實(shí)踐活動管理

教務(wù)員還承擔(dān)畢業(yè)論文和學(xué)生外出實(shí)習(xí)實(shí)踐活動的管理工作。畢業(yè)論文工作包括開題、中期檢查、查重和答辯等環(huán)節(jié)，教務(wù)員需把握學(xué)生畢業(yè)論文進(jìn)展，組織學(xué)生進(jìn)行論文查重和論文答辯，推薦優(yōu)秀論文給學(xué)校，配合學(xué)校各種畢業(yè)論文以及實(shí)習(xí)報(bào)告的檢查相關(guān)工作，負(fù)責(zé)各種學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類大賽項(xiàng)目的組織工作等。

（四）教學(xué)檔案管理及教學(xué)質(zhì)量把控

教務(wù)員的工作質(zhì)量對于整個高等院校的教學(xué)質(zhì)量都起著關(guān)鍵性作用。教務(wù)員須在每學(xué)期期中、期末階段內(nèi)，配合教務(wù)處及相應(yīng)職能部門，對教師教學(xué)工作實(shí)行全面檢查，收集和匯總院系領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)督導(dǎo)員的聽課記錄表。同時在學(xué)期教學(xué)過程中，不定期安排網(wǎng)絡(luò)評教活動，召開教學(xué)座談會，引導(dǎo)學(xué)生積極參與其中，對課程做出客觀公正的評價(jià)，以此加深對學(xué)生心理情況的了解，明確學(xué)生對于當(dāng)前教學(xué)活動的看法，并將其有效匯總反饋給相關(guān)部門與教師，逐步深化教學(xué)改革，切實(shí)提升總體教學(xué)質(zhì)量。

每學(xué)期末，教務(wù)員須收集每門課的教學(xué)資料包括試卷（或其他考核文件）、成績單、教學(xué)進(jìn)度表、點(diǎn)名冊、課程成績分析報(bào)告等，進(jìn)行裝訂、歸檔和保存，方便學(xué)生成績核實(shí)，以及學(xué)校或?qū)W院教學(xué)督導(dǎo)查看教師的教案批閱痕跡、教學(xué)進(jìn)度表以及上課記分冊，對教師整體的教學(xué)情況進(jìn)行檢查和綜合性考核。

二、 教務(wù)工作的優(yōu)化策略

從上文可以看出，教務(wù)員工作內(nèi)容煩瑣復(fù)雜，責(zé)任重大。為使教學(xué)管理工作高效有序地進(jìn)行，保障教學(xué)質(zhì)量，筆者結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化教務(wù)管理工作的途徑。

（一）熟練運(yùn)用辦公軟件，充分利用信息化手段

教務(wù)管理工作量大，任務(wù)繁重，頭緒繁多，時效性強(qiáng)，單單憑借人工操作很難及時完成。這就需要教務(wù)員在工作時，熟練掌握常用辦公軟件，合理運(yùn)用各類教學(xué)管理軟件，從整體上提升工作質(zhì)量及效率，在節(jié)省時間與精力的同時減少出錯率。例如，統(tǒng)計(jì)教師工作量時，可以使用excel軟件進(jìn)行批量計(jì)算;排課時，可以使用排課軟件;學(xué)生評教，可以用評教和反饋網(wǎng)絡(luò)平臺;以及學(xué)生學(xué)籍、成績、選課管理，都可通過使用此類管理軟件，有效提升工作效率，減少人工操作出現(xiàn)的失誤。

此外，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，教務(wù)管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，適當(dāng)融入信息技術(shù)。教務(wù)員應(yīng)充分利用信息化手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)現(xiàn)代高科技溝通設(shè)備及軟件的使用，建立教學(xué)信息管理交流平臺，通過微信、QQ、電子郵件等進(jìn)行交流與溝通。如建立微信群（QQ群）或開通二級學(xué)院微信公眾平臺，及時下發(fā)通知公告，發(fā)布學(xué)校和學(xué)院的最新教學(xué)文件以及最新出臺的教學(xué)相關(guān)政策等，也可以適當(dāng)?shù)貙?yōu)秀的教師和學(xué)生的優(yōu)秀作品進(jìn)行展示，并且在最短時間內(nèi)得到反饋，打破時間和地域的限制，增強(qiáng)教學(xué)工作運(yùn)作的高效性。

而作為學(xué)校層面，以此為基礎(chǔ)，高校應(yīng)對教務(wù)員展開針對性培訓(xùn)，促使其能夠熟練掌握各教學(xué)管理軟件與技術(shù)的運(yùn)用方法。同時，為便于教學(xué)管理，學(xué)校可以增加投入引進(jìn)合適的教學(xué)管理系統(tǒng)，比如教務(wù)管理系統(tǒng)、畢業(yè)論文管理系統(tǒng)等。此外，為適應(yīng)學(xué)校深化教育教學(xué)改革的需要，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)綜合平臺的建設(shè)，以滿足師生教學(xué)互動和協(xié)作需求。

（二）加強(qiáng)與學(xué)生的聯(lián)系，及時解決學(xué)生問題

在目前高校的教務(wù)管理日常工作中，大多數(shù)教務(wù)員老師沒有接觸學(xué)生的有效渠道，直接接觸學(xué)生的機(jī)會不多，與學(xué)生聯(lián)系不夠密切。很多涉及學(xué)生的教務(wù)通知及學(xué)生學(xué)習(xí)情況，都是借助輔導(dǎo)員進(jìn)行傳達(dá)。即便是建立了群聊與各班負(fù)責(zé)人聯(lián)系，教務(wù)員向?qū)W生傳達(dá)信息和通知的力度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如輔導(dǎo)員老師。比如，教務(wù)員通常會把學(xué)生的成績和學(xué)分修讀情況，特別是學(xué)業(yè)困難的學(xué)生情況及時反饋給輔導(dǎo)員，由輔導(dǎo)員根據(jù)教務(wù)員提供的信息，對學(xué)生進(jìn)行批評教育。學(xué)生輔導(dǎo)員經(jīng)常深入學(xué)生中間，雖然非常了解學(xué)生的想法及在學(xué)業(yè)上所遇到的問題和困難，但是對教學(xué)管理?xiàng)l例特別是涉及專業(yè)課程設(shè)置、培養(yǎng)計(jì)劃、培養(yǎng)方案等方面不是很清楚，只能單純的傳達(dá)信息和通知。學(xué)生有疑問時，并不能對信息和通知內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明和解釋，或?qū)W(xué)生進(jìn)行有效正確地指導(dǎo)。這往往會造成學(xué)生來回跑，反反復(fù)復(fù)才能解決問題，導(dǎo)致學(xué)生出現(xiàn)問題時求助無門，錯過了解決問題的最佳時間。為了避免這種情況，教務(wù)員應(yīng)建立有效渠道，跨過輔導(dǎo)員與學(xué)生直接聯(lián)系和溝通，這樣不但能準(zhǔn)確快速地做到通知的上傳下達(dá)，面對面地跟學(xué)生闡述培養(yǎng)計(jì)劃和畢業(yè)學(xué)分要求，還能及時對學(xué)生進(jìn)行選課退課及重修課程的指導(dǎo)，保證更加及時有效地解決學(xué)生的問題，幫助學(xué)生克服困難，以順利完成學(xué)業(yè)。

學(xué)校方面，可以建立有效可行的機(jī)制，創(chuàng)造機(jī)會讓教務(wù)員和學(xué)生有更多的直接接觸、有更好的聯(lián)系和更深入的溝通。例如，學(xué)?？梢越㈦p輔導(dǎo)員制度，設(shè)立生活輔導(dǎo)員和教學(xué)輔導(dǎo)員，教學(xué)輔導(dǎo)員由教務(wù)員來擔(dān)任，讓教務(wù)員更加名正言順地參與到學(xué)生管理當(dāng)中。各高校還可以鼓勵教務(wù)員來承擔(dān)學(xué)生班主任的工作，更好地了解學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活動態(tài)，從而在解決學(xué)生面對的教學(xué)問題時更有針對性。此外，學(xué)校或?qū)W院還可以提供資助機(jī)制，鼓勵學(xué)生到教務(wù)員的辦公室勤工助學(xué)，幫助做一些力所能及的事，既有助于學(xué)生了解教學(xué)管理環(huán)節(jié)，也可以為教務(wù)員減輕工作負(fù)擔(dān)。

綜上所述，教學(xué)管理工作的良好開展是高校得以穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。在此過程中，作為教學(xué)管理工作主體的教務(wù)員發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，教學(xué)改革的逐步深入與推進(jìn)，傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)新的實(shí)際需求?；诖耍虅?wù)員應(yīng)從現(xiàn)代管理觀念入手，適時創(chuàng)新管理手段，充分利用信息化手段，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)及工作能力，加強(qiáng)與學(xué)生的聯(lián)系，從整體上提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。而各大高校，應(yīng)在不斷挖掘傳統(tǒng)教學(xué)管理手段潛力的基礎(chǔ)之上，著眼于現(xiàn)代化管理手段的強(qiáng)化、管理方法的改善，更好地為教學(xué)管理工作提供全方位的資源服務(wù)，從而不斷提高教學(xué)管理的質(zhì)量和水平。

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作者簡介：

朱燕飛，上海市，上海視覺藝術(shù)學(xué)院。