改進(jìn)機(jī)關(guān)文秘工作 提高文秘工作效率和質(zhì)量

王文勇

中圖分類號(hào)：D523 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）2- 102- 01

摘 要 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也在逐漸提升，企業(yè)文秘工作效率和質(zhì)量也隨之不斷改進(jìn)。在企業(yè)單位工作中，文件數(shù)量較多，文秘工作也相應(yīng)繁重，通常在企業(yè)工作中對(duì)文件質(zhì)量也具有一定水平的要求。想要提升文秘工作的效率以及工作質(zhì)量需要結(jié)合具體的工作內(nèi)容，對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。但在實(shí)際工作過(guò)程中，文秘工作效率和質(zhì)量方面還存在一定問(wèn)題?；诖宋恼聦奈拿毓ぷ鳜F(xiàn)狀展開，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行研究和分析，并提出相應(yīng)策略以供參考。

關(guān)鍵詞 工作效率 工作質(zhì)量 文秘工作

企業(yè)機(jī)關(guān)文秘工作一般相較于其它科室工作具有更加復(fù)雜的要求，機(jī)關(guān)文秘工作需要保障工作效率的同時(shí)，提供高質(zhì)量的文件，還需要對(duì)文件內(nèi)容加以保密。文件的保密性需要相關(guān)工作人員具有高度的工作意識(shí)，做好相應(yīng)工作。同時(shí)，從企業(yè)單位來(lái)看，辦公室文秘工作通常需求較大且時(shí)間緊迫，這就要求文秘工作人員在工作中進(jìn)行調(diào)整，將工作按照實(shí)際情況進(jìn)行劃分和安排，快速高效的完成工作任務(wù)。但在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，文秘工作還需要進(jìn)一步提升，相關(guān)工作的質(zhì)量和效率還需要適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)機(jī)關(guān)的工作節(jié)奏。

一、機(jī)關(guān)文秘工作現(xiàn)狀

（一）機(jī)關(guān)文秘要求較高

企業(yè)機(jī)關(guān)文秘工作在不斷的進(jìn)行調(diào)整和改革，由于機(jī)關(guān)文秘工作的文件類型較多，相關(guān)部門也在不斷的實(shí)行精簡(jiǎn)文件的相關(guān)措施，但在當(dāng)前的環(huán)境下來(lái)看，文秘工作中的文件精簡(jiǎn)工作還需要進(jìn)一步規(guī)劃。企業(yè)機(jī)關(guān)的部門復(fù)雜，單一種類的文件數(shù)量較少，同時(shí)隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)成為無(wú)紙化辦公的重要途徑之一。機(jī)關(guān)文秘工作量有所減少，但對(duì)于實(shí)際工作中的文秘要求并沒(méi)有降低。機(jī)關(guān)文秘工作的主要要求體現(xiàn)在其對(duì)于時(shí)間的要求方面，主要由于工作特殊性，文秘工作對(duì)時(shí)間的要求較高，因此，在文秘工作中對(duì)于不同時(shí)間需求的文件需要進(jìn)行具體時(shí)間的安排和劃分。文秘工作同時(shí)面臨的現(xiàn)狀還包括文件的質(zhì)量問(wèn)題，在時(shí)間的要求下，還需要對(duì)文件進(jìn)行精致裝訂，該種情況下往往需要對(duì)工作效率提出較高標(biāo)準(zhǔn)。

（二）文秘工作人員意識(shí)問(wèn)題

企業(yè)機(jī)關(guān)文秘工作內(nèi)容較為龐雜，需要相關(guān)工作人員具有較高的工作意識(shí)，提升自身工作意識(shí)。在實(shí)際文秘工作中存在相關(guān)人員缺乏工作意識(shí)的情況，由于文秘工作內(nèi)容的特殊性導(dǎo)致缺少工作積極性，難以將專業(yè)知識(shí)與工作內(nèi)容有機(jī)結(jié)合，難以有效提升工作效率，最終對(duì)文秘工作質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。同時(shí)在存在部分工作人員缺少自主學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作中以完成任務(wù)為主要目標(biāo)，缺少提升自身水平和綜合素質(zhì)的意識(shí)，在工作過(guò)程中常以被動(dòng)工作為主，難以為領(lǐng)導(dǎo)提供超前的文秘服務(wù)。

（三）文秘部門管理問(wèn)題

機(jī)關(guān)文秘工作的復(fù)雜性需要相關(guān)部門對(duì)人員進(jìn)行有效管理，科學(xué)分配工作，提高文秘工作人員積極性以及工作效率。在部分文秘部門常存在缺少合理人員規(guī)劃的問(wèn)題，在工作過(guò)程中不能夠?qū)⒐ぷ餍首畲蠡?，?duì)于文件種類和印刷時(shí)間等難以有效掌握和把控，最終對(duì)文秘工作的有效性和質(zhì)量造成不良影響[1]。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)具有一定的工作意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待文秘工作，明確文秘工作特點(diǎn)和相關(guān)要求。

二、提高文秘工作效率和質(zhì)量的相關(guān)措施

（一）適當(dāng)調(diào)整文秘要求

企業(yè)機(jī)關(guān)對(duì)文秘工作的要求應(yīng)當(dāng)適度精簡(jiǎn)，避免繁瑣的文件要求和多余的種類規(guī)劃。文秘工作對(duì)于機(jī)關(guān)工作的順利開展和進(jìn)行而言具有一定作用，想要有效提升文秘工作效率和質(zhì)量，需要從文秘工作的要求方面開展。制定合理的文秘標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同類別的文件制定明確的要求，方便文秘工作的快速開展。對(duì)于時(shí)間要求較高的文秘工作可適當(dāng)合理的對(duì)文件質(zhì)量進(jìn)行調(diào)整，在不影響工作的前提下最大化提升文秘工作效率。

（二）提升文秘工作人員工作意識(shí)

企業(yè)機(jī)關(guān)文秘工作人員需要具備超前的工作意識(shí)，在工作過(guò)程中積極主動(dòng)，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行多方面的考量。主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和專業(yè)內(nèi)容，將學(xué)習(xí)到的知識(shí)與實(shí)際的工作相結(jié)合，有意識(shí)的提升自身工作綜合能力。文秘工作還需要相關(guān)人員具有服務(wù)精神，將工作化被動(dòng)為主動(dòng)，積極尋求工作內(nèi)容，采用積極科學(xué)的方式對(duì)工作進(jìn)行劃分，有效提升工作效率。在工作中具備超前的服務(wù)意識(shí)，站在服務(wù)者的角度思考工作內(nèi)容，為機(jī)關(guān)未來(lái)的發(fā)展提供有力的貢獻(xiàn)。

（三）完善文秘部門管理工作

企業(yè)機(jī)關(guān)文秘部門應(yīng)當(dāng)對(duì)部門內(nèi)部管理予以重視，對(duì)文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)意識(shí)的教育，認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，同時(shí)對(duì)機(jī)關(guān)文件的保密性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，保障機(jī)關(guān)工作的有效運(yùn)行。相關(guān)管理人員需要對(duì)文秘工作進(jìn)行科學(xué)合理安排和規(guī)劃，激勵(lì)工作人員積極主動(dòng)完成文秘工作[2]。管理人員要對(duì)部門內(nèi)部的設(shè)備進(jìn)行定時(shí)維護(hù)，將文秘設(shè)備進(jìn)行報(bào)備，保障設(shè)備的安全合理使用，相關(guān)工作人員需要按照規(guī)定對(duì)機(jī)械進(jìn)行操作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)機(jī)關(guān)文秘工作效率的提升需要從多方面開展，主要對(duì)文秘工作的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)需要在實(shí)踐過(guò)程中進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改變。通過(guò)改變工作方式和管理模式，有效提升文秘工作效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李蓮.創(chuàng)新文秘管理，提高公文質(zhì)量——淺談公司協(xié)調(diào)工作管理平臺(tái)下的公文秘務(wù)工作[J].東方企業(yè)文化，2014（05）：135.

[2]職成權(quán).文秘管理信息系統(tǒng)在公司的建立與應(yīng)用[J].現(xiàn)代企業(yè)，2018（12）：25-26.