水利工程檔案信息化建設(shè)與信息服務(wù)探析

戴紅 馬士峰

摘 要：基于對水利工程檔案信息化建設(shè)與信息服務(wù)的研究，首先，闡述水利工程檔案現(xiàn)狀。然后，為更好實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化建設(shè)，給出做好設(shè)備配置工作、完善管理機(jī)制等措施。最后，給出水利工程檔案信息服務(wù)策略。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案;信息化;信息服務(wù)

水利工程在促進(jìn)我國更好發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，在人們生活質(zhì)量與生活水平不斷提升背景下，為使得水利工程能夠滿足人們需求，同時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展步伐。要及時(shí)做好水利工程檔案信息化建設(shè)工作，提供高質(zhì)量信息服務(wù)。在這一過程中，檔案信息利用率得到提升，為后續(xù)水利工程建設(shè)工作以及工程性能的發(fā)揮打下良好基礎(chǔ)。所以，本文將針對水利工程檔案信息化建設(shè)與信息服務(wù)相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 水利工程檔案現(xiàn)狀

水利工程檔案通常情況下主要是指，在水利工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及施工前期、中期以及竣工驗(yàn)收各個(gè)階段，即水利工程建設(shè)全過程所形成的具有一定價(jià)值的技術(shù)文件材料，包括文字、圖表、聲像材料等，將此類內(nèi)容記錄進(jìn)行集中收集與管理，形成的就是水利工程檔案。水利工程檔案在水利工程建設(shè)，以及水利工程管理工作開展中發(fā)揮著不可替代的作用。水利工程檔案是對各項(xiàng)事物的客觀記錄，在記錄中能夠保證其完整性與真實(shí)性，為相關(guān)決策工作以及施工工作打下良好基

礎(chǔ)[1]。水利工程檔案相較于其他檔案而言，具有較強(qiáng)專業(yè)性特點(diǎn)，在其中涉及許多不同內(nèi)容，比如，水工建筑物、電氣、地質(zhì)、氣象以及水文等?？傊こ虣n案對于各項(xiàng)水利工作的展開具有重要作用。因此，對于水利工程檔案的收集、利用等工作要給予更多重視與關(guān)注。

2 水利工程檔案信息化建設(shè)措施

2.1 做好設(shè)備配置工作

為促使水利工程檔案信息化建設(shè)工作能夠有序進(jìn)行，要及時(shí)做好設(shè)備配置工作。在這一過程中，需要計(jì)算機(jī)、電子閱覽室裝置等，這是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。比如，在水利工程檔案信息化建設(shè)中，通過對計(jì)算機(jī)功能的應(yīng)用，構(gòu)建完善水利工程檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的自動收集、整理與存儲，實(shí)現(xiàn)檢索功能、存儲功能一體化。與此同時(shí)，要在硬件設(shè)備中提供保障。在水利工程檔案管理中，使用較為先進(jìn)的管理設(shè)備。管理設(shè)備要具有高容量，實(shí)現(xiàn)對大量信息的存儲。為實(shí)現(xiàn)這一目的，在設(shè)備的配置中，需要水利部門能夠加大資金的投入力度。根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，購置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。避免因?yàn)樵O(shè)備原因，影響水利工程檔案信息化發(fā)展。

2.2 完善管理機(jī)制

水利工程檔案信息化建設(shè)工作的展開，需要一套完善的管理機(jī)制，對各項(xiàng)工作的展開進(jìn)行有效指導(dǎo)。因此，在水利部門發(fā)展中，要將構(gòu)建完善管理機(jī)制作為重點(diǎn)內(nèi)容。要積極鼓勵(lì)工作人員參與到管理機(jī)制的構(gòu)建中，這樣管理機(jī)制的完善性可以得到保障。管理機(jī)制要對各項(xiàng)工作的展開構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，比如，對檔案電子文件的存儲形式給出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)[2]。這樣檔案工作人員，在實(shí)際檔案的存儲中，可以按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。確保收集整理的檔案信息的真實(shí)性和有效性，為我國水利事業(yè)的更好發(fā)展提供保障。

2.3 加強(qiáng)軟件開發(fā)建設(shè)工作

通過加強(qiáng)軟件開發(fā)，可以為水利工程檔案信息化建設(shè)工作的展開打下良好基礎(chǔ)。因此，在水利機(jī)構(gòu)的發(fā)展中，針對軟件開發(fā)建設(shè)工作要加強(qiáng)重視程度，加大資金資源以及人力資源的投入力度。比如，可以構(gòu)建工程檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館建設(shè)等。工程檔案管理系統(tǒng)，能夠在很大程度上減輕工作人員工作量，在工程檔案管理工作的開展中，不需要更多工作人員參與到其中，這樣也能在一定程度上降低誤差問題。通過工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)對各類檔案信息的有效收集，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的分析與整編。實(shí)現(xiàn)對檔案信息的自動化管理，較少工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使得工作人員能夠?qū)⒏嗑Ψ旁谄渌畔⒒ㄔO(shè)以及管理工作中。與此同時(shí)，通過數(shù)字檔案建設(shè)工作的展開，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化管理。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這樣可以為檔案存儲工作以及利用工作提供更多便利。比如，在檔案存儲中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲方式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲面臨的病蟲害問題、潮濕問題等在最大程度上避免。

除此之外，數(shù)字化存儲方式能夠提升檔案信息利用率。相關(guān)工作人員在對檔案信息的利用中，可以直接到檔案系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，為工作人員檔案信息查詢工作的展開，節(jié)省更多時(shí)間與精力。在這一數(shù)字化存儲中，要注意及時(shí)做好檔案備份工作。因?yàn)闄n案信息被存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會面臨病毒的干擾以及黑客的盜取。這一情況的產(chǎn)生，會影響檔案信息安全，嚴(yán)重情況下會制約水利部門的更好發(fā)展?；诖?，對檔案信息進(jìn)行及時(shí)備份，同時(shí)加強(qiáng)對防火墻技術(shù)以及數(shù)字加密技術(shù)的應(yīng)用。通過該種方式，在最大程度上保證檔案信息安全。避免檔案信息被盜取情況產(chǎn)生，為水利部門未來更好的可持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3 水利工程檔案信息服務(wù)策略

為促使水利工程檔案能夠提供高質(zhì)量信息服務(wù)，水利部門以及相關(guān)工作人員，要及時(shí)做好以下幾點(diǎn)工作：

想要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化服務(wù)，要構(gòu)建檔案共享平臺，在該平臺中，各個(gè)部門能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行利用，同時(shí)將收集到的信息及時(shí)上傳到檔案共享平臺中。與此同時(shí)，各個(gè)部門與單位之間，要構(gòu)建檔案信息聯(lián)機(jī)檢索利用體系。實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞，提升信息利用率，保證決策工作的科學(xué)性與合理性。完善檔案信息化管理體系，在實(shí)際管理體系的構(gòu)建中，要從工作規(guī)章、管理制度以及業(yè)務(wù)規(guī)范等方面進(jìn)行。制定出符合水利工程檔案信息化發(fā)展與信息化服務(wù)的新制度與新標(biāo)準(zhǔn)。將管理體系落實(shí)在檔案工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在水利工程檔案信息化建設(shè)以及信息化服務(wù)中存在的問題，并給出有效解決措施，實(shí)現(xiàn)水利部門檔案事業(yè)的更好發(fā)展。除此之外，要結(jié)合實(shí)際情況，制定電子文件的管理基礎(chǔ)性規(guī)范。在這一過程中，工作人員要對國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有正確認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上制定基礎(chǔ)性規(guī)范，使得基礎(chǔ)性規(guī)范的可操作性得到保障。在基礎(chǔ)性規(guī)范中，要保證內(nèi)容的全面性，比如，電子文件歸檔流程、電子檔案的鑒定方法以及銷毀管理方法等。將基礎(chǔ)性規(guī)范的作用發(fā)揮出來，提升檔案工作效率與工作質(zhì)量。

在水利工程檔案工作中，檔案利用是其中的重點(diǎn)工作內(nèi)容。將檔案信息化優(yōu)勢充分發(fā)揮，構(gòu)建完善查詢檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的合理利用。這樣檔案利用者，可以通過不同方式對檔案信息進(jìn)行查詢、檢索與利用[3]。加強(qiáng)對檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，從而提供遠(yuǎn)程檔案查詢服務(wù)。要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢與作用，在遠(yuǎn)程查詢中，可以通過開放目錄方式，還可以通過查閱權(quán)限設(shè)置方式。通過不同方式，使得檔案信息服務(wù)范圍可以得到進(jìn)一步拓展。將提升檔案信息查閱能力，作為水利單位檔案管理工作的關(guān)鍵。從傳統(tǒng)的文件標(biāo)題檢索、關(guān)鍵詞檢索，逐漸轉(zhuǎn)化為全文檢索。通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式，將傳統(tǒng)手工檢索方式替代，這樣可以在一定程度上減輕工作人員工作量，避免檢索誤差情況產(chǎn)生。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字方案，同時(shí)要將原件復(fù)印方式轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)打印方式，這對于檔案信息利用而言具有重要作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，水利工程檔案信息化建設(shè)工作，對于水利機(jī)構(gòu)的更好發(fā)展，提升檔案信息利用率而言具有重要作用。因此，對于檔案信息化建設(shè)工作，需要水利機(jī)構(gòu)能夠給予更多關(guān)注與重視。結(jié)合實(shí)際情況，給出有效信息化建設(shè)方式，不斷提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[3]溫麗麗.新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑[J].檔案時(shí)空，2018（08）：24-25.