信息時代下企業(yè)檔案管理工作探討

李震

摘 要：信息時代背景下，企業(yè)檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢所趨，然而仍有部分企業(yè)沒有認識到該項工作的重要性，投入資金較少，制度建設(shè)滯后，人員素質(zhì)較低，給檔案管理信息化帶來了一定阻礙。本文將闡述信息時代給企業(yè)檔案管理工作帶來的巨大變革，并針對當(dāng)前實際工作的不足制定有效的優(yōu)化路徑，希望能夠最大化的體現(xiàn)出現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，推動企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時代;企業(yè);檔案管理;優(yōu)化路徑

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，檔案管理的重要性不言而喻，能夠為企業(yè)的管理和決策提供指導(dǎo)依據(jù)，確保企業(yè)各項經(jīng)營管理活動的穩(wěn)定有序開展，給企業(yè)創(chuàng)造了極為可觀的效益。信息時代的來臨對于檔案管理工作提出了更高的要求，企業(yè)應(yīng)該積極把握時代機遇，善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實施檔案管理工作創(chuàng)新，以降低檔案管理成本，擴大企業(yè)經(jīng)濟效益，確保企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中占得先機，始終立于不敗之地。

1 企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 豐富了檔案管理技術(shù)手段

傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為單一，檔案資料的記錄、整理和保管大多依靠手工作業(yè)，檔案管理人員的工作量比較繁重，同時也消耗了不可計量的紙質(zhì)資源，無形中破壞了生態(tài)環(huán)境的平衡。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用豐富了檔案管理的內(nèi)容和形式，將傳統(tǒng)手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔(dān)，提高了檔案管理效率，減少了對生態(tài)環(huán)境的負面影響。

1.2 拓展了檔案信息服務(wù)空間

21世紀(jì)是信息化時代，企業(yè)每天的生產(chǎn)管理活動產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)信息，單單依靠人力無法完成信息的采集和處理，信息的利用率也相對低下。運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)的動態(tài)實時監(jiān)控，采集的信息更加準(zhǔn)確、可靠，檔案管理的成本也會顯著下降，更為符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。而且檔案信息的查閱和利用變得十分方便快捷，檔案的利用率也更高。

1.3 提高了檔案信息時效性

企業(yè)的檔案信息通常具有一定的時效，即僅在某一時間段內(nèi)能夠發(fā)揮作用，超出時限將存在失效風(fēng)險，如果檔案更新速度緩慢，不能跟上信息變化速率，將無法保證檔案信息功能的有效發(fā)揮?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用簡化了檔案管理流程，計算機強大的運算功能可以在短時間內(nèi)處理海量數(shù)據(jù)，采集的檔案信息更為精準(zhǔn)，具有較高的實用價值。

2 企業(yè)檔案管理信息化面臨的主要問題

2.1 思想意識落后

有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然受到陳舊落后思想觀念的束縛，不能認識到檔案管理信息化的重要性，將該項工作擺在一個靠后的位置，制定的制度體系不完善，對檔案管理人員也沒有做出明確的要求，使得檔案管理人員在崗位工作中失誤頻繁，不能對檔案資料進行妥善保管，嚴重影響到了檔案的利用率，這讓檔案管理的信息化發(fā)展遭遇了重重困難。

2.2 投入資金不足

檔案管理信息化建設(shè)需要投入的資金和資源相當(dāng)龐大，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出于經(jīng)濟利益考慮不愿意將資金投入到相關(guān)工作中，在購買設(shè)備和軟件時往往會想方設(shè)法的節(jié)約成本，導(dǎo)致硬件設(shè)備性能不佳，軟件功能不齊全，那么所構(gòu)建的檔案管理信息系統(tǒng)就不能穩(wěn)定運行，容易出現(xiàn)各種問題，無法在檔案管理工作中發(fā)揮良好作用，檔案管理的信息化也就成為一句空談。

2.3 管理制度不完善

目前我國企業(yè)制定的檔案管理制度通常是不夠健全的，沒有對人員職責(zé)予以詳細劃分，對他們實施嚴格監(jiān)督，檔案管理人員分工不明，出現(xiàn)問題相互推諉責(zé)任，無法保證檔案管理工作質(zhì)量。與此同時，制度缺陷還會讓檔案管理人員的思想懈怠，不能主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識和信息技術(shù)，限制了信息化管理手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，極大的削弱了檔案管理工作的實效性。

2.4 人員素質(zhì)較低

專業(yè)素質(zhì)較低、責(zé)任心較差的檔案管理人員會對檔案管理信息化產(chǎn)生消極影響，這些檔案管理人員不能嚴格落實自身職責(zé)，對待崗位工作態(tài)度敷衍，違規(guī)操作更是屢屢發(fā)生。還有些檔案管理人員的計算機操作能力不強，不能靈活使用計算機進行檔案資料的信息化管理，檔案的利用率也有待提高，致使檔案管理工作效果大打折扣，檔案管理信息化發(fā)展前景堪憂。

3 信息時代企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化路徑

3.1 更新思想觀念

要想保證檔案管理信息化的有效落實，企業(yè)就要積極更新思想觀念，將該項工作的實施價值普及給全體檔案管理人員，使之認識到自身在檔案管理工作中肩負著重大使命，嚴格約束自己，主動學(xué)習(xí)先進知識和技術(shù)，更好的適應(yīng)檔案管理信息化要求，切實提高企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量。企業(yè)要立即著手構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，按照法律法規(guī)和行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)檔案信息收集、整理、分析、保管、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化，深度挖掘檔案信息價值，保證檔案信息的科學(xué)使用。

3.2 加強制度建設(shè)

建立符合信息時代背景的檔案管理工作制度，讓所有檔案管理人員都能清楚知道檔案管理信息化工作流程和工作要求，為每個人員安排專屬職責(zé)，嚴格落實崗位責(zé)任制，對于屢次出現(xiàn)錯誤的人員要給予嚴懲，可以促使檔案管理人員更加重視崗位工作，加強他們的自我約束，檔案管理工作中的違規(guī)行為就會得到有力遏制。與此同時，制度中要明確指出檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和功能要求，督促檔案管理人員運用先進技術(shù)來優(yōu)化檔案服務(wù)形式，保證檔案使用者可以迅速查找到所需信息，彰顯檔案服務(wù)的個性化。

3.3 加強資金投入

檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要硬件設(shè)施和軟件工具作為支撐，企業(yè)應(yīng)該加大資金投入力度，購買先進的軟硬件設(shè)施，在系統(tǒng)運行期間加強維護，及時更新老化設(shè)備，降低故障發(fā)生概率，保證檔案管理信息系統(tǒng)能夠平穩(wěn)運行，為檔案信息的充分利用創(chuàng)造有利條件。還要在機房內(nèi)安裝智能監(jiān)控設(shè)備，可以自動調(diào)節(jié)機房環(huán)境，保證溫濕度的適宜，以免溫度過高或濕度過大燒壞計算機，引起不必要的經(jīng)濟損失。同時還能監(jiān)控檔案管理人員的操作，避免檔案信息遭到篡改，是企業(yè)檔案管理信息化的重要舉措。

3.4 保障信息安全

現(xiàn)如今企業(yè)網(wǎng)絡(luò)遭受攻擊的概率大大增加，一旦被黑客攻入系統(tǒng)，將面臨著檔案信息泄漏和丟失的風(fēng)險，企業(yè)遭受的損失是無法估量的，需要采取一些措施來保障檔案信息的安全性，將信息安全風(fēng)險降到最低。檔案管理人員要按照制度規(guī)定進行電子檔案查閱復(fù)制工作，上級主管部門也要定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理人員行為的規(guī)范性。加強對移動硬盤、光盤、U盤等電子檔案載體的管理，定期對其進行安全掃描，確保電子信息的安全和完整。此外，電子信息載體不得被隨意借用，其使用范圍也要進行嚴格控制。

4 結(jié)語

檔案管理信息化是一項關(guān)乎企業(yè)效益的重要工作，應(yīng)該得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，加強資金技術(shù)投入力度，制定完善的檔案管理工作制度，還要采用多種手段來保障檔案信息的安全性，以推進檔案管理信息化進程，充分發(fā)揮檔案信息價值，為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的達成保駕護航。

參考文獻

[1]郭小麗.信息時代企業(yè)檔案管理工作實踐研究[J].城建檔案，2017（07）.

[2]于長江.淺談信息化背景下的企業(yè)檔案管理[J].黑龍江檔案，2019（01）.

[3]劉爔元.淺談檔案工作者在信息時代下所需的能力與素質(zhì)[J].中國新通信，2019（04）.