探索檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用

彭艷

摘 要：檔案信息資源包含著巨大的社會價值和發(fā)展價值。本文主要研究檔案管理中檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用要素，探究信息管理模塊劃分、先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入、加強(qiáng)信息安全保障、優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境措施對檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的促進(jìn)作用，簡要介紹信息系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理中的必要性及發(fā)展趨勢，旨在不斷優(yōu)化我國檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息管理系統(tǒng);數(shù)據(jù)技術(shù);安全保障

目前，我國正處于現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵時期，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大檔案信息都可以轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)進(jìn)行實時傳輸，這為檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的有效應(yīng)用提供了優(yōu)良契機(jī)和寬廣平臺，檔案信息管理系統(tǒng)作用于檔案資源切實打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的框架限制，有助于突出資源價值。

1 檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用要素

相關(guān)調(diào)查顯示，2012年～2018年，我國檔案館數(shù)量分別為4122個、4246個、4196個、4193個、4237個、4210個和4136個，可知，多年來全國檔案館整體數(shù)量變化不甚明顯，但是，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案資源數(shù)量和檔案信息載體呈現(xiàn)了明顯的復(fù)雜化演變趨勢，在檔案館數(shù)量保持均衡的情況下，檔案管理難度和檔案工作管理壓力將明顯提升。檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用是提高檔案管理效率，解決檔案管理問題的重要路徑，在實際應(yīng)用中，該系統(tǒng)需要具備較高的信息整合能力和綜合管理能力，以便對檔案信息資源進(jìn)行全面獲取和高質(zhì)量整合，因此，數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用要素之一。同時，受到科技水平限制，我國在檔案管理工作開展中仍需依靠人力資源，檔案管理人員的管理水平和信息素養(yǎng)將不同程度地影響檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，高質(zhì)量、現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和應(yīng)用已成為檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的要素之一。另外，信息化時代中，信息安全保障至關(guān)重要，基于檔案信息資源包含的巨大價值，應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中有效采取相關(guān)信息安全保障措施，優(yōu)化管理環(huán)境。

2 檔案管理中檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用路徑

2.1 信息管理模塊劃分

基于我國日益增長的檔案管理需求和檔案信息資源應(yīng)用需求，檔案信息管理系統(tǒng)要想切實發(fā)揮其作用優(yōu)勢，必須具備明確的信息管理模塊，以下對其進(jìn)行介紹：

根據(jù)檔案信息數(shù)量的上升趨勢和檔案信息載體的復(fù)雜性演變趨勢，檔案信息管理系統(tǒng)需要具備檔案加工功能、檔案查詢功能、系統(tǒng)設(shè)置功能、統(tǒng)計結(jié)算功能和信息登記功能。因此，可將檔案信息管理系統(tǒng)劃分為檔案加工模塊、檔案查詢模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊、統(tǒng)計結(jié)算模塊和信息登記模塊。以此為基礎(chǔ)，檔案管理人員可借助檔案信息管理系統(tǒng)的檔案加工模塊，實現(xiàn)檔案拍攝、檔案排序、檔案質(zhì)檢和夾子管理、未質(zhì)檢夾子分析和工程量統(tǒng)計，并在檔案查詢模塊中完成資源管理、檔案信息打印和終端查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢，拓展檔案管理范圍，有效延伸檔案管理鏈條。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置模塊可支持檔案管理人員進(jìn)行用戶及分類性檔案管理，結(jié)合管理需求完成系統(tǒng)設(shè)置。統(tǒng)計結(jié)算模塊具有查詢統(tǒng)計、檔案統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計以及日志查詢等功能，是智能化檔案管理的核心。信息登記模塊可支持檔案管理人員補(bǔ)齊檔案數(shù)據(jù)、完成檔案信息對接和檔案刪除。由此可知，明確的功能模塊可支持檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理工作開展中長期應(yīng)用，有效提高管理效率[1]。

2.2 先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入

近年來，我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，相關(guān)現(xiàn)代化科技已經(jīng)在各個重要領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，并已取得實質(zhì)性應(yīng)用效果，先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)對于發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)作用優(yōu)勢具有明顯的促進(jìn)作用，以下對其進(jìn)行介紹：

結(jié)合我國日益增長的檔案資源管理需求和檔案信息應(yīng)用需求可知，自動化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中具有較高的作用優(yōu)勢。目前，檔案管理工作主要包括電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理，在電子檔案業(yè)務(wù)處理中，自動化技術(shù)能夠有效地進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)鑒定和處理，并對電子檔案信息進(jìn)行有效儲存，上傳到檔案與電子文件登記備份中心，支持相關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行保管、規(guī)劃、載體轉(zhuǎn)換和定義[2]。同時，自動化技術(shù)也可在傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化加工處理中得以有效應(yīng)用，與掃描設(shè)備相連接，實現(xiàn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化并進(jìn)行信息資源質(zhì)檢，繼而上傳到電子文件中心，有效整合檔案信息資源。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以在檔案管理中進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)接收、檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)訪問和檔案數(shù)據(jù)儲存，并于電子文件中心中支持用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)索引、資源分類、數(shù)據(jù)庫建設(shè)和內(nèi)容定位，有助于提高檔案管理效率。另外，在自動化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的支持下，還可在系統(tǒng)中有效地獲取檔案信息資源的內(nèi)部價值，分析一段時間內(nèi)同類型檔案信息的變化趨勢[3]。

2.3 加強(qiáng)信息安全保障

大數(shù)據(jù)時代中，信息安全保障與國家建設(shè)和社會穩(wěn)定具有密不可分的關(guān)系，基于檔案信息中蘊含的巨大社會價值和發(fā)展價值，應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中，切實加強(qiáng)信息安全保障力度，以下對其進(jìn)行介紹：

可在檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置中科學(xué)添加權(quán)限管理內(nèi)容，構(gòu)建權(quán)限數(shù)據(jù)庫，權(quán)限數(shù)據(jù)庫能夠與檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)信息庫、圖書規(guī)范庫、公告信息庫、科研管理庫和日志庫建立信息聯(lián)系，全面掌握信息環(huán)境，并以此為基礎(chǔ)，建立明確的權(quán)限授予標(biāo)準(zhǔn)。例如，檔案管理人員相比其他用戶具有更高的權(quán)限，對于指定類別的檔案信息具有閱讀、調(diào)取和復(fù)印權(quán)限，而針對加密性檔案信息卻需要申請更高權(quán)限才能夠進(jìn)行相關(guān)操作。檔案信息管理系統(tǒng)在用戶參與度上明顯優(yōu)于傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，用戶可憑借個人權(quán)限，在檔案信息庫中篩選個人檔案信息，并對檔案信息進(jìn)行相關(guān)操作，但考慮到信息安全，該用戶不可對他人的檔案資源進(jìn)行閱讀和調(diào)取以及進(jìn)行其他系列操作。由此可知，通過設(shè)定明確的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理環(huán)境將得到有效優(yōu)化，檔案信息資源的安全保障力度也將得以切實提升。

2.4 優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境

基于檔案信息管理對于我國長期發(fā)展的重要意義和深遠(yuǎn)影響，應(yīng)該合理優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境，為檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用奠定堅實的基礎(chǔ)，對其提出相關(guān)建議。檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，將直接打破傳統(tǒng)檔案管理框架的限制，形成全新的工作機(jī)制，充分展現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展優(yōu)勢，從這一角度上來看，檔案信息管理流程也將發(fā)生明顯變化。以此為基礎(chǔ)，相關(guān)管理人員應(yīng)制定新型標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，制度內(nèi)容包括檔案管理人員行為管理、檔案信息安全管理、檔案操作管理，刪除原有檔案管理系統(tǒng)中的冗余管理流程，提高檔案管理效率。

3 信息系統(tǒng)應(yīng)用在檔案管理中的必要性及發(fā)展趨勢

檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，我國檔案管理工作具有明顯的服務(wù)性質(zhì)和政治性質(zhì)，在社會管理系統(tǒng)中占據(jù)重要地位，在檔案管理中應(yīng)用信息系統(tǒng)是科技發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的必經(jīng)路徑?？梢灶A(yù)見，檔案工作在未來發(fā)展中還將持續(xù)融合先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)，不斷完善管理系統(tǒng)。

4 結(jié)論

總而言之，當(dāng)前我國正處于現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵時期，基于檔案信息中包含的社會價值和發(fā)展價值，檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用切實可行，可通過信息管理模塊劃分、先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)融入、加強(qiáng)信息安全保障、優(yōu)化系統(tǒng)管理環(huán)境，發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的作用優(yōu)勢。

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