施工企業(yè)檔案管理的難點及對策

趙芯誼 蘇洪才

中國石油天然氣管道通信電力有限公司

一、施工企業(yè)檔案管理的難點

（一）檔案管理與實際服務(wù)的銜接度不夠。檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展服務(wù)，如核查資料的準(zhǔn)確性，為企業(yè)發(fā)展提供可鑒的資料等作用。但當(dāng)前的檔案管理工作，未能將管理與實際的服務(wù)環(huán)節(jié)有效銜接起來。在施工企業(yè)員工中加大對企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部員工中的認識度。一方面，部分檔案管理人員并未對檔案的利用價值引起重視，檔案資料的科學(xué)性、規(guī)范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”。檔案管理與服務(wù)相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務(wù)工作有機結(jié)合，才能最大程度地發(fā)揮檔案的價值。另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，施工企業(yè)各相關(guān)部門的人員，對日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時，會被人為地設(shè)置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動，以至于影響檔案工作按計劃整體推進。上述原因的影響，在歸檔資料的收集、整理、鑒定、分類等過程中，致使檔案的收集使工作人員缺乏工作積極性，對其工作的認識出現(xiàn)偏差，并不能嚴謹而認真地對待工作，就會使一部分檔案出現(xiàn)流失，進而影響到企業(yè)檔案的完整度，很多文件會出現(xiàn)遺失，甚至出現(xiàn)檔案斷帶的不良現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。一些個別單位或企業(yè)中的檔案管理人員對于自身的工作素養(yǎng)沒有更高的要求，單位或者企業(yè)中的檔案管理工作人員也經(jīng)常性的發(fā)生變化，新的工作人員還要不斷地去適應(yīng)這份工作，這對于檔案管理工作的深入發(fā)展具有一定的阻礙作用。新時代背景下，對施工企業(yè)檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統(tǒng)的檔案管理形式已不能適應(yīng)新時代的發(fā)展要求了。因而，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也需及時提升，如今，新的科學(xué)技術(shù)層出不窮，先進的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會使得企業(yè)內(nèi)部檔案泄露的風(fēng)險大大增加，從而給企業(yè)帶來很大的安全隱患。

二、新時代開展施工企業(yè)檔案管理工作的具體方法

（一）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性也很強，這就需要檔案管理人員，要以嚴謹?shù)膽B(tài)度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個環(huán)節(jié)的具體工作。進而確保各個環(huán)節(jié)都能做到精準(zhǔn)，工作的質(zhì)量有保證，便于后期企業(yè)對檔案資料的查閱和利用。檔案管理人員要對工作具有責(zé)任心與敬業(yè)精神，對檔案要有一定的職業(yè)敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)，可以身邊常備檔案業(yè)務(wù)相關(guān)書籍等資料便于及時查閱，不斷提升自己業(yè)務(wù)水平和競爭力，更好地服務(wù)與檔案管理事業(yè)。施工企業(yè)層面也要積極組織檔案工作者進行培訓(xùn)和進修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學(xué)習(xí)，拓展知識層面，以提升其管理、服務(wù)的效率和業(yè)務(wù)水平，這對企業(yè)的長遠發(fā)展十分重要。建立相關(guān)的獎懲機制，讓員工能夠自覺接受學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內(nèi)容、性質(zhì)，明晰自己的職責(zé)。同時企業(yè)還可以制定出自己企業(yè)的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關(guān)部門明確工作職責(zé)，更好地進行檔案管理工作。

（二）運用信息技術(shù)的同時，重視檔案信息資料的安全問題。當(dāng)今時代是信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。企業(yè)的檔案管理工作也可以充分借助這些先進的技術(shù)，來實現(xiàn)自身的高效運轉(zhuǎn)。嘗試建立一個檔案管理系統(tǒng)，將無線網(wǎng)作為前提，智能化電子設(shè)備作為基礎(chǔ)，打造出一個安全、高效的平臺。同時，將檔案資料進行電子的備份，防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料的丟失、損毀而造成不必要的損失。新時代下，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)達，檔案管理工作的安全問題不得不引起很多企業(yè)的重視。首先要建立起相關(guān)的檔案安全保障體系。著手完善防護系統(tǒng)，采用當(dāng)下的先進技術(shù)，對計算機進行加密處理，防止感染病毒、木馬，遭受黑客攻擊。其次，還可以借助照片修復(fù)技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、音頻及視頻的處理技術(shù)等，將其運用與檔案管理工作中，使檔案管理的安全系數(shù)逐步提升。另外，通過將紙質(zhì)檔案電子化，并建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，不僅有利于企業(yè)檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找，還可以提高施工企業(yè)檔案管理的工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立和完善，不僅給企業(yè)檔案管理工作帶來了更好的發(fā)展機遇，也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。新形勢下，做好施工企業(yè)的檔案管理工作，有利于推動企業(yè)檔案管理工作向規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展，提升施工企業(yè)的經(jīng)營管理水平增強企業(yè)的市場競爭力，進而實現(xiàn)長遠發(fā)展。