推進干部人事檔案信息化建設(shè)的實踐與探索

高現(xiàn)強 山東省濟寧市兗州區(qū)新驛鎮(zhèn)新驛煤礦

引言：信息化時代的迅速來臨，為各個行業(yè)的發(fā)展和進步提供了便利。而干部人事檔案信息化管理，作為我國人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，要求檔案管理人員，必須緊跟時代發(fā)展的腳步，積極地學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化手段開展檔案管理工作，促進檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，為我國人事檔案管理工作的有序進行奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、干部人事檔案管理信息化建設(shè)必要性

（一）保證干部人事檔案的真實性。干部檔案材料的真實性非常重要，但傳統(tǒng)的干部人事檔案管理很容易摻進人為造假因素，讓某些干部鉆管理空子，如將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進行篡改、偽造相關(guān)有利的信息等，對檔案準(zhǔn)確性和可信度產(chǎn)生了極壞的影響。中組部自2014年起對省、市、縣干部人事檔案管理工作展開嚴(yán)格審查，在審查過程中發(fā)現(xiàn)了不少類似問題。所以在新的發(fā)展形勢下，為了有效控制人為造假、確保資料真實，應(yīng)及時構(gòu)建信息化檔案管理模式，做好加密處理和授權(quán)管理，最大限度地保證干部人事檔案資料的真實性、持久性和安全性。

（二）提升干部人事檔案管理質(zhì)量和效率。紙質(zhì)方式是傳統(tǒng)干部人事檔案保存的主要方式，但容易出現(xiàn)丟失或毀損。從保管角度來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理查閱范圍相當(dāng)小，需經(jīng)多名管理人員同時操作，人為影響因素較大；從使用角度來說，檔案資料經(jīng)常被借閱翻看，容易造成字跡模糊、紙質(zhì)發(fā)黃或硬化，以及不必要的損毀甚至重要信息丟失。實施信息化管理模式可以有效地避免資料查詢過程中干部人事檔案損壞的情況，使保管和使用分離，不受時間和空間影響，也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問題。檔案的信息化管理，不僅方便檔案管理人員查閱和使用，還可以適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)干部開通權(quán)限，方便其及時了解干部信息。同時也在一定程度上保證了檔案的持久性和安全性，保證了檔案的管理質(zhì)量。新時期構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理庫，采用信息化管理模式，可以簡化信息查詢程序；及時對信息進行增減；批量處理信息，提升信息處理的準(zhǔn)確性和可靠性；有效避免干部人事檔案距離、時空等方面因素給查詢工作帶來的影響。構(gòu)建起完善的數(shù)據(jù)管理庫，將原有的分散式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s化管理模式，進行數(shù)據(jù)信息編輯標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以提升管理水平與管理效率，降低管理成本。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）檔案管理材料的真實性和規(guī)范性有待提高。雖然信息化檔案具有極為明顯的優(yōu)勢，但檔案管理材料的真實性和規(guī)范性都需要有一個相對統(tǒng)一的規(guī)范約束。例如，不同階段不同工作人員的表格等記錄的風(fēng)格都存在差異，部分檔案的錄入也有個人喜好的特點，檔案管理的規(guī)范性急需提高。另外，檔案的信息來源要反復(fù)核對，避免因辨識出現(xiàn)檔案歸類的差錯影響查找和分類。

（二）管理方法缺乏創(chuàng)新。在檔案管理方式上，很多檔案管理人員因為受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響較深，檔案管理人員的管理模式根深蒂固，在檔案管理中創(chuàng)新主觀意愿不高。再加上人事檔案管理人員自身知識儲備普遍較少，所以一旦檔案管理工作過程中出現(xiàn)錯誤的話，不僅會導(dǎo)致人事檔案保存與管理工作難度的增加，嚴(yán)重的還會對單位的人事檔案管理發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的影響。

（三）管理人員素質(zhì)不高。干部人事檔案管理的工作人員也是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素，人永遠(yuǎn)是企業(yè)或單位內(nèi)部管理最基礎(chǔ)也是最重要的環(huán)節(jié)。檔案管理的工作人員不僅要具備足夠的專業(yè)知識和技能，還應(yīng)具有良好的道德素質(zhì)和政治素養(yǎng)，可以對現(xiàn)代信息社會的一些信息安全問題做出技術(shù)反映，盡早進行信息維護和管理，避免事態(tài)擴大。具備良好的個人品質(zhì)，愛崗敬業(yè)，遵守紀(jì)律，做好自己的事情。

三、推進干部人事檔案信息化建設(shè)的若干實踐

（一）堅持完善管理制度。建立健全干部人事檔案管理制度是推動檔案管理信息化建設(shè)的必然手段，沒有規(guī)矩不成方圓，制度是管理體系標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的基本保證。而且干部的人事檔案管理很多時候又存在一定的機密，因此，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的按照制度進行管理檔案是必然之舉。

（二）工作模式合理創(chuàng)新。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為干部人事檔案信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)提供了便利。單位在面對人事檔案管理模式的變化與變革時，不僅要積極地反思和總結(jié)以往的檔案管理工作，同時還應(yīng)深入地思考怎樣才能為更多的人提供更加方便快捷的服務(wù)。由于任何一件新鮮事物的發(fā)展都必須經(jīng)過漫長的過程，而干部人事檔案信息化管理作為一種全新的人事檔案管理方式，更加需要工作人員的思考與改變。因此，人事檔案管理人員在創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)檔案管理模式的過程中，應(yīng)該采取簡化傳統(tǒng)檔案管理流程的方式，促進檔案管理工作流程運轉(zhuǎn)速度和效率的全面提升。

（三）打造高素質(zhì)的檔案管理人才。無論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，都需要具備思想政治素質(zhì)好、文化水平高、業(yè)務(wù)能力強的同志去從事干部人事檔案管理工作。隨著檔案信息化系統(tǒng)的建立，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練運用計算機現(xiàn)代化辦公設(shè)備，根據(jù)需求對電子文件進行制作、使用和維護。這就需要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，提升他們的信息化工作方法和手段，創(chuàng)新工作思想和觀念，提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和開拓創(chuàng)新意識，為檔案信息化管理提供優(yōu)化的綜合保障。

結(jié)語：綜上所述，實現(xiàn)干部人事檔案的信息化管理其實是一個漫長的階段，有關(guān)部門應(yīng)該不斷加快自身信息化建設(shè)的步伐，通過檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完善管理設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，科學(xué)合理的進行檔案管理，依托信息化手段不斷促進干部人事檔案管理的信息化建設(shè)歷程。