探討高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

陳云恵

濟南職業(yè)學院

一、高職院校檔案管理的信息化建設(shè)概述

（一）高職院校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高職院校檔案管理信息化建設(shè)主要以檔案信息和數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理與電子存儲方式，同時，利用網(wǎng)絡信息平臺進行科學、高效的管理，實現(xiàn)高效的檔案查詢。檔案管理信息構(gòu)建可以依靠網(wǎng)絡技術(shù)對收集的檔案資源進行分類、處理、傳輸和使用，然后在高職院校中實現(xiàn)文件共享，實現(xiàn)高職院校檔案管理的標準化、現(xiàn)代化和科學性。在建立信息化平臺后可隨時獲取檔案，以供實時查看和使用。

（二）高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡開始在我國的各個領(lǐng)域得到使用。高職院校的檔案管理必須遵循信息化原則，結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理并運用先進網(wǎng)絡技術(shù)，建立網(wǎng)絡化的電子檔案管理形式，以便搜索和查閱。傳統(tǒng)的檔案管理不夠標準化，無法滿足不同用戶的需求，人們需要及時找到檔案中的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合信息技術(shù)規(guī)范，以實現(xiàn)高效、準確的搜索。

二、目前高職院校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)意識不足，管理人員素質(zhì)低下

目前，一些高職院校還沒有充分意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。他們認為檔案管理主要用于保存，忽略了檔案的使用，因此，在檔案管理方面較為被動，對現(xiàn)狀感到滿意。同時，高職院校沒有對檔案管理人員進行適當?shù)呐嘤?，在檔案管理和檔案信息化建設(shè)方面沒有專業(yè)知識。通常，檔案管理人員自身素質(zhì)低，能力較為薄弱，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）沒有健全的檔案管理體系，缺乏設(shè)施設(shè)備

當前，高職院校對檔案管理信息的建設(shè)還沒有給予足夠的重視，同時，學校還沒有建立完整的信息管理系統(tǒng)。檔案管理缺乏分工，導致檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準化和科學化的方法，導致檔案資源的多重參與和混亂的結(jié)構(gòu)。同時，政府沒有將高職院校檔案管理信息化建設(shè)列入議程，因此，沒有對學校檔案工作提供適當?shù)闹笇?，影響了高職院校檔案管理信息化建設(shè)的總體發(fā)展。

（三）管理人員的操作技能低下

在高職院校中進行檔案管理信息化建設(shè)，對檔案管理員的操作技能提出更高的要求，其不僅需要檔案管理員了解檔案管理的專業(yè)知識，而且還需要掌握信息技術(shù)。在高職院校中，一些文職人員的工作技能不足，主要是因為他們的專業(yè)知識相對較少，信息技術(shù)操作水平相對較低，無法將理論知識與實踐相結(jié)合。在大多數(shù)情況下，檔案管理人員將此作為一項工作，而不對信息管理系統(tǒng)進行開發(fā)和維護，導致在發(fā)生問題時損壞檔案管理系統(tǒng)。隨著社會的發(fā)展，我國高職院校的學生人數(shù)增加，檔案管理的工作量巨大，必須處理更復雜的檔案管理工作。如果檔案管理員缺乏全面的檔案管理知識和相關(guān)動手經(jīng)驗，則在實際操作中可能會發(fā)生操作錯誤，并且檔案文件中記錄的信息不正確。

三、加強高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，做到明確分工

首先，高職院校檔案管理是高職院校發(fā)展的重要組成部分，它可以很好地顯示來自高等專業(yè)學院的各種數(shù)據(jù)，例如，教學、研究和管理。其次，高職院校檔案館具有消費者價值和參考價值。鑒于推進檔案管理信息化可以促進高校整體發(fā)展，高職院校需要樹立創(chuàng)新意識、法律意識、服務意識和科學意識來指導檔案管理信息化建設(shè)。最后，高職院校的檔案管理是一項相對復雜的任務，有必要弄清檔案管理信息化建設(shè)中的各自職責。要根據(jù)檔案信息內(nèi)容來開展檔案分類管理，然后由相應的管理人員進行管理，并將職責分配給具體人。

（二）對管理人員進行培訓，提高素質(zhì)和能力

在高職院校中推進檔案管理信息化的效果，取決于檔案管理團隊的素質(zhì)和能力。高職院校需要加強對檔案管理人員的培訓，堅持對每位管理人員進行培訓，提高隊伍的整體素質(zhì)。這不僅要有良好的檔案管理理論知識，而且有必要為參與檔案管理的人員提供高質(zhì)量的場所和設(shè)備，依據(jù)實際操作檢查管理人員是否具有管理能力。此外，加強學習理論知識，以專業(yè)素質(zhì)和實踐技能來測試管理者是否滿足管理要求。如果沒有一定的專業(yè)知識，則將影響檔案管理的效率，甚至會發(fā)生錯誤和遺漏。通常，提高管理人員的素質(zhì)和能力，發(fā)展其綜合業(yè)務能力，是建立高職院校檔案管理信息結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

鑒于當前信息時代的發(fā)展，我國的高等職業(yè)院校應該高度重視檔案管理，對其進行深層次的改革。當前，在高職院校中，檔案管理信息化仍然存在問題，限制了檔案管理的信息化發(fā)展。學校需要改變觀念，標準化開展檔案管理，并集成信息技術(shù)來管理文件，使職業(yè)院校的管理更加嚴格、規(guī)范，促進職業(yè)院校的健康可持續(xù)發(fā)展。