大數(shù)據(jù)時(shí)代社保檔案管理電子化分析探討

李麗萍 桂平市石龍鎮(zhèn)社會(huì)保障服務(wù)中心

社保檔案電子化已經(jīng)成了檔案管理領(lǐng)域的一種發(fā)展趨勢(shì)，主要是運(yùn)用電子信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成社保檔案的記錄、儲(chǔ)存、整理過(guò)程，使得管理手段電子化促進(jìn)盜汗資源的有效開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)各地檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。近年來(lái)，社保檔案管理電子化越來(lái)越得到重視，并取得了一定的發(fā)展，使得人們的權(quán)益得到了更好的保障。同時(shí)，檔案管理如何在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，使其更加滿(mǎn)足今后檔案管理發(fā)展的需求，使得檔案管理的工作更加規(guī)范合理，已經(jīng)成了當(dāng)今社會(huì)重點(diǎn)關(guān)注問(wèn)題。

一、檔案管理電子化的作用

1.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理電子化，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以減少紙張的使用，降低自然資源的浪費(fèi)，有效提高工作效率。

2.檔案管理電子可以根據(jù)個(gè)人需要進(jìn)行再利用，不再受人員經(jīng)費(fèi)限制。

3.檔案信息電子化，以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)更便捷地將文檔傳輸共享，使得各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)可更方便快捷地找到需要的文件資料，提高服務(wù)的質(zhì)量。

二、社保檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)社保檔案管理缺乏重視。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于社保檔案的管理缺少重視，認(rèn)為檔案管理對(duì)于平時(shí)的考核沒(méi)有作用；同時(shí)，員工的業(yè)務(wù)十分繁重，沒(méi)有足夠的時(shí)間去整理保存各種各樣的社保數(shù)據(jù)資料。檔案室的條件也十分簡(jiǎn)陋，占地面積小，缺乏現(xiàn)代電子設(shè)備，大多是紙質(zhì)資料，難以整理和調(diào)取。并且，大多數(shù)單位缺乏完備的檔案管理體制，工作人員對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)不足，缺乏相應(yīng)的能力。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后。檔案室對(duì)于社保資料的整理存儲(chǔ)基本上都是利用人工進(jìn)行紙質(zhì)版的記錄，加工數(shù)據(jù)顯示不夠直觀，處理效率較低，還經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。而紙質(zhì)的檔案通常只有一份，不會(huì)留有備份，這樣加大了數(shù)據(jù)丟失的可能性，十分不穩(wěn)妥。檔案若出現(xiàn)損失，人民的業(yè)務(wù)失去依據(jù)，就會(huì)影響相關(guān)的辦理流程和公民的權(quán)益，破壞社保管理的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致社保事業(yè)的退步。

（三）人事檔案紙質(zhì)化。員工退休和養(yǎng)老保險(xiǎn)的根本依據(jù)就是員工，員工的人事檔案屬于社保檔案中占比很大的一項(xiàng)，對(duì)員工的退休時(shí)間、工齡養(yǎng)老保險(xiǎn)金額等都有較大的影響，而且因?yàn)樗臄?shù)量龐大，儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，因此人事檔案十分難以管理。

三、大數(shù)據(jù)背景下社保檔案管理電子化措施分析

（一）重視社保檔案電子化管理。要讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分的認(rèn)識(shí)到社保檔案電子化的重要意義，使得管理機(jī)構(gòu)認(rèn)可檔案管理電子化的優(yōu)越性，為今后的電子化道路鏟除障礙。同時(shí)要完善相應(yīng)的檔案電子化制度，充分落實(shí)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的要求。

同時(shí)要求相關(guān)部門(mén)任意用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，優(yōu)先錄取專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的相關(guān)人員，對(duì)于各種電子化的資料統(tǒng)一整理備份。同時(shí)組織內(nèi)部要建立一個(gè)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)職位，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理人員的培訓(xùn)，使得社保檔案管理模式更加嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）嚴(yán)格管理人事檔案。檔案管理電子化可以采取分類(lèi)整理的方式，整理數(shù)據(jù)檔案，通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上建立搜索系統(tǒng)和借閱系統(tǒng)，提高檔案管理的效率；同時(shí)根據(jù)檔案信息影像化的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)調(diào)集統(tǒng)一的管理員，是構(gòu)建更加完善的資料數(shù)據(jù)庫(kù)；還要加強(qiáng)管理新員工入職之前必須經(jīng)過(guò)考核，平時(shí)要及時(shí)的整理數(shù)據(jù)，定期修訂整理人事檔案，查漏補(bǔ)缺；升級(jí)搜索信息技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)借閱系統(tǒng)，升級(jí)成在線智能搜索，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)平臺(tái)之間的互聯(lián)互通。

（三）提升電子化水平。提升電子化水平，在大數(shù)據(jù)背景之下，嚴(yán)格管理信息系統(tǒng)所有答案，定期進(jìn)行掃描，嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待，不能敷衍了事檔案影像化后用管理軟件將社保系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)，在辦理事務(wù)時(shí)可以更方便的從資料庫(kù)中提取所需要的資料，在錄入紙質(zhì)檔案之后，將檔案存入電子數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享可以提高辦事效率，減少錯(cuò)誤。在必要的時(shí)候，人事部忙，可以隨時(shí)提供電子檔案，由社保部門(mén)進(jìn)行審核，降低信息整整理的困難，又能收錄正確信息，這樣公司的員工在達(dá)到年齡之后申請(qǐng)退休時(shí)就不用進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，可以直接在網(wǎng)上上傳自己的電子檔案，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上展示所有的業(yè)務(wù)進(jìn)度，讓申請(qǐng)者隨時(shí)了解相關(guān)信息。

（四）建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)追責(zé)機(jī)制，防止信息泄露。這要求信息管理人員認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行備份，對(duì)于檔案存放的媒介進(jìn)行妥善維護(hù)，定期檢查和備份數(shù)據(jù)，如果情況特殊，就可以在多個(gè)地進(jìn)行多次備份，如果是由于管理人員的失誤，導(dǎo)致信息泄露或者數(shù)據(jù)損壞，相關(guān)部門(mén)就會(huì)依據(jù)法律給予一定的處分；各大政府機(jī)構(gòu)及企業(yè)單位可以根據(jù)自身的需要選擇合適時(shí)間開(kāi)通數(shù)據(jù)管理接盤(pán)口，不僅最大程度的給企業(yè)和員工提供方便，而且要在數(shù)據(jù)管理部門(mén)查詢(xún)端排專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)，保障員工和企業(yè)的最大利益。

（五）加強(qiáng)社保檔案管理電子化的人才隊(duì)伍建設(shè)。為了更好地促進(jìn)社保檔案電子化管理工作的推進(jìn)，各大企業(yè)和政府應(yīng)結(jié)合新形勢(shì)，立足新起點(diǎn)，加大檔案管理電子化人才隊(duì)伍培訓(xùn)力度，全方面普及電子管理知識(shí)，在短時(shí)間內(nèi)提高檔案管理人員對(duì)社保資料的管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，社保檔案管理電子化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，十分系統(tǒng)的巨大工程內(nèi)容多，涉及廣，不僅要注重相關(guān)關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，還要緊跟時(shí)代結(jié)合時(shí)代發(fā)展情況，從多方面進(jìn)行管理，改變傳統(tǒng)的管理手段和管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合建設(shè)，確保他們樹(shù)立全新電子觀念投入更多的資金確保檔案管理電子化的順利推進(jìn)。