淺談如何提升基層檔案管理工作水平

宋延輝

近年來，隨著檔案管理現代化水平的不斷提高，全社會的檔案意識也不斷增強，基層檔案管理工作呈現出了良好的發(fā)展勢頭。但同時對檔案人員的素質、檔案管理硬件投入要求越來越高，這就給檔案管理，特別是基層檔案管理提出了新的、 更高的要求，

經過近幾年自身工作經歷實踐，就如何提升基層檔案管理工作水平談點個人的做法。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、重文書檔案，輕專門檔案，人為割裂了各門類檔案間的內在聯系?；鶎悠毡榇嬖谧⒅匚臅鴻n案忽略其他門類檔案的現象。文書檔案歸檔較為齊全、管理較為妥善，而對一些專門檔案，如科技檔案、實物檔案、聲像檔案等則不注重日常收集整理，有的單位重要的業(yè)務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，管理較為滯后。

2、檔案意識不強，管理機構不健全。檔案工作對全社會各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的開發(fā)利用能夠取得巨大的社會效益和經濟效益。但社會公眾對檔案利用知之甚少，有不少單位的同志，尤其是領導干部，認識不到檔案工作的重要性，檔案管理員大多是身兼數職。

3、檔案管理硬件投入不足。機關檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，所需財力、物力等不可能靠自身來解決，而依賴機關本身提供，大多數單位檔案室面積狹小，保管保存條件不符合要求。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在檔案管理中廣泛運用，檔案管理手段不斷進步。但基層立檔單位運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還是采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集，利用和開發(fā)。

4、檔案管理人員素質不高，很多單位檔案管理人員素質不高，很多單位檔案管理人員沒有受過系統(tǒng)培訓，在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求不適應。這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。

二、加強基層單位檔案管理工作的主要措施

1、做好收集管理工作，確保各門類檔案歸檔齊全。一是健全各門類檔案責任體系。要明確文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等各門類檔案整理歸檔責任人和完成時限，健全各門類檔案整理規(guī)范，確保責任、標準、時限到人。二是檔案人員要注重日常檔案收集工作，了解有關本單位各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動態(tài)規(guī)律，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內容真實完整。三是加大宣傳教育力度和檢查考核力度。堅持檔案宣傳“長、常”兩字，在干部隊伍中普遍樹立檔案管理理念，使人們充分認識到檔案工作的重要性，認識到協(xié)助檔案管理人員做好檔案工作是在職人員義不容辭的責任。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，確保各項工作按照既定計劃如期完成。

2、加強檔案日常管理，爭取領導的重視和支持。一是檔案管理人員要熱愛本職工作，努力學習和鉆研業(yè)務知識，不斷提高檔案管理水平，爭取干一行愛一行、鉆一行成一行，以扎實的工作作風、出色的工作業(yè)績，給領導和同事們留下良好的印象。二是要多請示匯報。單位領導對檔案工作大多不夠了解、缺乏檔案意識，加之目前各項業(yè)務工作紛繁復雜，檔案工作很容易被忽視和擱置。因此，檔案管理人員要經常向領導請示和匯報檔案工作，逐步增強領導檔案意識，引起領導的關注和支持。三是要有服務意識。檔案管理人員要樹立服務意識，要緊緊圍繞中心工作，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，使檔案利用的作用和效果得到認同。

3、注重信息開發(fā)利用，服務單位工作。檔案管理的目的在于利用，利用的前提是扎實到位的基礎工作。因此要發(fā)揮檔案的利用價值，一是要規(guī)范檔案基礎工作，確保檔案數據信息的真實準確完整。尤其是涉及組織人事、行政管理的各類數據、名單、時間等信息。二是檔案管理人員在做好檔案基礎工作的同時，要勤于思考，多動腦筋，積極挖掘檔案信息，在服務領導決策、服務機關、指導基層、服務經濟建設上下功夫，分析、加工編研二次信息，形成高質量的編研產品，如大事記、地方志的分析匯編、規(guī)章制度匯編、榮譽錄等等，服務單位中心工作。三是加強溝通交流，拓展思維眼界。建立與檔案指導部門、檔案兄弟單位的業(yè)務聯系，通過實地參觀、電話交流等多種途徑開展業(yè)務探討，交流借鑒檔案管理經驗，努力實現檔案管理工作綜合效益的最大化。

4、加大對檔案管理工作的投入，實現檔案的現代化管理。隨著科學技術的發(fā)展，現代化技術在檔案工作中廣泛應用，現代化管理為檔案工作帶來了新發(fā)展契機。因此，各單位一方面要加強檔案的保管設施，另一方面要不斷創(chuàng)新，充分利用計算機等現代化手段，儲存檢索各種門類和載體上的檔案，實現檔案管理員的現代化。

總之，提升檔案管理水平，是適應新時代檔案工作的必然要求。在不斷提升的過程中，必須在觀念、制度和服務方式上下工夫，想辦法，真正使貌似陳舊的檔案煥發(fā)生機，為社會生活服務，展現其獨有的價值和作用。