論如何做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與管理

摘 要 電力項(xiàng)目建設(shè)期間，會形成大量檔案信息，對檔案收集和管理方面工作要求極高。鑒于此，本文主要圍繞著電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集和管理開展深入研究，便于電力業(yè)今后能夠高效落實(shí)收集和管理建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)檔案資料實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞 電力建設(shè);項(xiàng)目;收集;檔案;管理

前言

在一定程度上，檔案資料，其對于電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目來說，它的價(jià)值及作用是不言而喻的，是確保項(xiàng)目建設(shè)順利實(shí)施的關(guān)鍵依據(jù)，檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的組成部分。貫穿始終，不僅是環(huán)節(jié)。 檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的管理工具 ，可以規(guī)范和促進(jìn)項(xiàng)目管理。 檔案記錄和反映了項(xiàng)目建設(shè)全過程、全方位。 對此，深入研究電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集和管理，有著一定的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。

1電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)闡述

1.1 在檔案價(jià)值及作用層面

對于電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)程、管理、設(shè)備價(jià)格及質(zhì)量、驗(yàn)收、改造維修、使用運(yùn)行等各個(gè)方面，檔案均有著監(jiān)督作用，并且和以往、今后發(fā)展走向有著密切的聯(lián)系。

1.2 在電力建設(shè)單位管理層面

電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料可謂是存在于項(xiàng)目總體運(yùn)行進(jìn)程當(dāng)中，屬于項(xiàng)目落實(shí)建設(shè)管理相應(yīng)工作重要內(nèi)容。收集項(xiàng)目檔案，此項(xiàng)工作難度系數(shù)較高，且整理方面也存在著難度系數(shù)。那么，站立于電力建設(shè)單位管理視角上來分析電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案特點(diǎn)，詳細(xì)如下：一是，大型項(xiàng)目通常以招投標(biāo)方式來選定最適宜參與者，以當(dāng)成是合作方，建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施主體有著復(fù)雜性及廣泛性特征，人員極具流動(dòng)性，以至于檔案控制性、完整性等難以得到有效的保證，且項(xiàng)目時(shí)間均有著嚴(yán)格要求，所有節(jié)點(diǎn)均有特定目標(biāo)或者標(biāo)準(zhǔn)，檔案收集和管理方面工作往往難以及時(shí)有效地跟進(jìn)，以至于所收集檔案往往缺乏系統(tǒng)化、全面化;二是，電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目往往涉及眾多領(lǐng)域，有著較多檔案種類，且有著較為龐大信息量，因參與單位們自身水平存在著差異性，以至于所提供材料質(zhì)量也往往是差之千里，增加了檔案采集和管理方面工作難度系數(shù)。

2檔案收集和管理工作建議

2.1 詳細(xì)了解檔案收集和管理工作實(shí)施過程

（1）項(xiàng)目前期階段

電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目前期檔案收集和管理工作階段，所涉及檔案資料有工程項(xiàng)目評估、項(xiàng)目可行性分析、建議書和規(guī)劃書、批復(fù)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)資料、土地征用、房屋拆遷與賠償、紅線圖、合同協(xié)議、設(shè)備招標(biāo)基礎(chǔ)資料等管理類資料，該部分檔案資料多以文字或者是圖冊等形式存在，均有特定標(biāo)準(zhǔn)格式要求，且有符合要求的相應(yīng)書寫資料[1]。部分建設(shè)項(xiàng)目自審批立項(xiàng)至投放建設(shè)往往需花費(fèi)較長時(shí)間，資料越積越多，需由專人統(tǒng)一收發(fā)和管理這部分資料，且需更為重視的是賬務(wù)方面檔案資料采集和管理。

（2）項(xiàng)目施工階段

施工現(xiàn)場，辦公基礎(chǔ)條件極具簡單化，負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、工程監(jiān)理和調(diào)試相關(guān)單位均會親臨現(xiàn)場指導(dǎo)工作，資料十分豐富，增加了檔案收集難度系數(shù)和工作量。故而，施工建設(shè)期間務(wù)必要大力落實(shí)檔案管制方面工作，妥善落實(shí)好所有檔案資料收集、清理、分類歸檔、保存等各項(xiàng)事宜。

（3）項(xiàng)目竣工階段

電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工圖、質(zhì)量評審資料、現(xiàn)場的聲像資料、竣工驗(yàn)收的鑒定書、項(xiàng)目竣工總結(jié)報(bào)告、決算和審計(jì)報(bào)告、衛(wèi)生、工業(yè)、環(huán)保等所有單項(xiàng)驗(yàn)收相關(guān)檔案資料，均需妥善落實(shí)好分類收集整理和各項(xiàng)管理工作，保證檔案資料的完整真實(shí)性。

2.2 組建檔案工作專業(yè)團(tuán)隊(duì)

對于電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目在檔案收集和管理方面工作來說，需確保全體工作者專業(yè)知識過硬、專業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)，往往至關(guān)重要。倘若檔案工作者專業(yè)素質(zhì)極高，且有著過硬的專業(yè)技能，能夠掌握科學(xué)合理的管理方式或者手段等，則檔案工作便能夠高效化開展;相反，若檔案工作者文化素養(yǎng)偏低，在專業(yè)能力方面較為薄弱，也未能夠掌握到科學(xué)合理的收集和管理方法或者手段，則在開展相應(yīng)檔案活動(dòng)期間，便極易有錯(cuò)誤情況出現(xiàn)，進(jìn)而造成不可逆的各種損失狀況。對此，檔案工作是否可以科學(xué)、高效化實(shí)施，最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)便是組建檔案工作專業(yè)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)強(qiáng)化對電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作在職人員系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，確保在職員工均可熟練地掌握關(guān)于檔案收集和管理所有理論知識、業(yè)務(wù)要點(diǎn)、技能操作等，積極引導(dǎo)檔案工作在職員工專注于學(xué)習(xí)各種檔案收集和管理方面的專業(yè)知識、方法、技巧等，便于提升電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作整體能力與專業(yè)化水準(zhǔn)。

2.3 實(shí)行數(shù)字化的檔案收集和管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的進(jìn)一步發(fā)展，帶動(dòng)了其他行業(yè)與領(lǐng)域的迅速發(fā)展。在一定程度上，各個(gè)行業(yè)都逐漸將網(wǎng)絡(luò)信息各項(xiàng)技術(shù)引入具體工作當(dāng)中。電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目傳統(tǒng)檔案收集和管理工作模式，耗時(shí)、費(fèi)力，且風(fēng)險(xiǎn)大。那么，在網(wǎng)絡(luò)化信息時(shí)代背景下，實(shí)行數(shù)字化的檔案收集和管理終將是檔案工作的開展主流，更是時(shí)代發(fā)展基本要求。對此，重視實(shí)行數(shù)字化的檔案收集和管理綜合建設(shè)、維護(hù)，以電子通信及信息化處理等各項(xiàng)技術(shù)為基礎(chǔ)，并以專業(yè)性的信息化技術(shù)員為技術(shù)支撐，采用最具適用于檔案資料管理的相應(yīng)系統(tǒng)軟件，以促進(jìn)數(shù)字化的檔案硬軟件的系統(tǒng)兼容性、匹配度等，實(shí)時(shí)化采集項(xiàng)目實(shí)施不同節(jié)點(diǎn)的檔案資料，做到無縫隙的檔案資料收集和管理，并以電子文檔為主要方式，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部云空間、硬盤當(dāng)中存儲各種文檔，所占用存儲的空間相對較小，便于集中統(tǒng)一的管理大量文檔，管理質(zhì)量、效率必然得以提升[2];還應(yīng)制定一致的數(shù)字化檔案管理的制度規(guī)范，提高信息化檔案管理的規(guī)范性;采用最具適用于城建檔案資料管理的相應(yīng)系統(tǒng)軟件，以促進(jìn)數(shù)字化的檔案硬軟件的系統(tǒng)兼容性、匹配度等，促使更具科學(xué)合理性的數(shù)字化城建檔案資料綜合管理系統(tǒng)得以有效構(gòu)建及運(yùn)行。

3結(jié)束語

從總體上來說，電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目單位落實(shí)檔案收集和管理相應(yīng)工作期間，務(wù)必要先詳細(xì)了解檔案收集和管理工作實(shí)施過程，并組建檔案工作專業(yè)團(tuán)隊(duì)，實(shí)行數(shù)字化的檔案收集和管理，以確保電力業(yè)建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案收集和管理實(shí)踐工作高效率完成。

參考文獻(xiàn)

[1] 倪向萍，唐寧，劉搏晗. 全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢下的電力工程檔案收集工作[J]. 中國管理信息化，2018，21（13）：165-166.

[2] 張柳. 電力工程檔案管理工作的優(yōu)化策略研究[C].2018年2月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會.2018年2月建筑科技與管理學(xué)術(shù)交流會.昆明：云南興和電力鐵塔有限公司，2018：514-515.

作者簡介

茍樹鳳，女，黑龍江省大慶市人;職稱：助理工程師，現(xiàn)就職單位：山東臨沂華盛江泉能源有限公司，研究方向：電力檔案管理。