淺談學(xué)校檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展

張文昌

【摘 ?要】計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用極大的改變了人們的生活方式和生產(chǎn)方式，提高了社會生產(chǎn)力，在信息時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理建設(shè)質(zhì)量和效率也獲得了有效提升，減少了原有人工管理存在的問題和不足，使得檔案管理的有效性以及可行性得到全面的整改?？v觀目前學(xué)校檔案的具體管理，其在實(shí)際的開展當(dāng)中仍然存在非常多的問題。本篇文章主要對學(xué)校檔案管理的數(shù)字化創(chuàng)新進(jìn)行簡單的分析，并提出具體的措施，希望可以給大家?guī)ヒ恍﹩l(fā)。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校;檔案管理;數(shù)字化

引言

我國的社會經(jīng)濟(jì)一直處于快速的發(fā)展階段，相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)也得到了較快的發(fā)展，在各行各業(yè)當(dāng)中具備非常廣泛的應(yīng)用。我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得學(xué)校之前的檔案管理在模式上出現(xiàn)了非常明顯的改變，檔案管理工作在學(xué)校管理活動(dòng)當(dāng)中屬于比較主要的內(nèi)容，與學(xué)校的發(fā)展前景以及發(fā)展水平之間息息相關(guān)，因此，著重的加強(qiáng)檔案的具體管理工作是非常重要的。關(guān)于檔案的具體管理，需要不斷的使用信息技術(shù)。實(shí)施科技的進(jìn)一步創(chuàng)新是非常重要的，這一點(diǎn)屬于檔案管理進(jìn)行改革以及創(chuàng)新的一條必由之路，要重視關(guān)于學(xué)校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使用比較有效的創(chuàng)新手段以及方法進(jìn)一步使得學(xué)校檔案管理的質(zhì)量以及效率得到全面的提高，為學(xué)校進(jìn)一步的發(fā)展和建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

1.學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)概述

學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)指的是依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)將圖紙、文字、聲像等相關(guān)信息存儲在磁盤光盤等載體當(dāng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)終端以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的利用、管理及共享，可以進(jìn)一步為用戶提供更加豐富化的具體檔案信息服務(wù)。學(xué)校在實(shí)施檔案數(shù)字化的具體建設(shè)當(dāng)中，需要和學(xué)校智慧校園的相關(guān)建設(shè)活動(dòng)相結(jié)合，利用信息技術(shù)完成對信息檔案的收集、利用、整理以及分析等，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息數(shù)字化檔案，可以有效減少檔案管理所需要消耗的人力資源和物力資源，提高檔案維護(hù)和檢索的效率，從而能夠大幅度提升學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，優(yōu)化檔案利用的方式，為學(xué)校學(xué)生和教職工檔案的利用和查閱工作提供快捷服務(wù)。

對比傳統(tǒng)的檔案管理形式，檔案數(shù)字化管理模式可以有效解決傳統(tǒng)管理存在的人力資源耗費(fèi)多、加工難度大以及維護(hù)成本高的不足和缺陷，提高信息加工和開發(fā)利用質(zhì)量。與此同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的使用可以非常輕松的把目錄、專題目錄以及案卷目錄等統(tǒng)一化的歸納到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)編目當(dāng)中，建立系統(tǒng)完善的機(jī)讀檔案目錄檢索系統(tǒng)，從原有的手工結(jié)束模式過渡為機(jī)讀檢索模式，極大地提升了檔案的檢索效率，減少了檔案檢索所需要消耗的時(shí)間，從而可以更好地向使用者傳遞相關(guān)檔案信息，拓展檔案的功能，使得檔案可以獲得更大的發(fā)展空間。

2.實(shí)施創(chuàng)新的必要性

檔案管理工作直接關(guān)系著學(xué)校的直接利益，是一個(gè)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，但是從當(dāng)前檔案管理活動(dòng)實(shí)際發(fā)展情況來看，仍然存在很多問題，例如管理體制不健全、管理理念落后以及管理人員專業(yè)水平較低等，嚴(yán)重影響檔案的科學(xué)合理利用，無法滿足當(dāng)前社會和時(shí)代發(fā)展的要求。其次，學(xué)校檔案作為學(xué)校行政記錄以及教學(xué)管理活動(dòng)的記錄，對于學(xué)校之后的教學(xué)和管理工作有著至關(guān)重要的影響。面對市場的大環(huán)境，關(guān)于學(xué)校的檔案管理工作將會具備比較高的要求，實(shí)施數(shù)字化檔案的建設(shè)可以使得保障檔案的具體管理工作變得更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化，滿足社會以及教學(xué)管理的客觀要求。因此，需要加強(qiáng)對學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)理解和重視，采取必要的手段改革原有的檔案管理系統(tǒng)，升級檔案管理方案，使得檔案管理工作更加便捷性、科學(xué)性和有序性。

近年來，我國的信息技術(shù)一直在持續(xù)的發(fā)展，在生活的方方面面都已經(jīng)廣泛的使用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣對人們的生活方式造成了非常大的改變，使得人們的生活質(zhì)量得到較大的提高。對信息技術(shù)的具體應(yīng)用，可以使得信息功能得到拓展以及延長，使得人們的感官得到進(jìn)一步的解放，更好地滿足當(dāng)前檔案管理工作繁瑣復(fù)雜的要求，減少檔案處理過程中失誤問題的發(fā)生。其次，信息技術(shù)具備較高的交互性，可以對人們查閱學(xué)校檔案的具體需求進(jìn)行滿足，非常的方便化以及快捷化，最終提升檔案管理的質(zhì)量性以及有效性。

3.學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的主要內(nèi)容

3.1管理理念的創(chuàng)新

在實(shí)施數(shù)字化創(chuàng)新的過程中，首先要對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，需要和當(dāng)前學(xué)校的具體教學(xué)要求相結(jié)合，采取針對性的措施進(jìn)行改革，不能將學(xué)校的檔案管理工作停留在原有的圖表表格處理以及文字信息整理等方面，要保障學(xué)校的檔案管理在工作內(nèi)容以及工作范圍方面得到進(jìn)一步的拓展?？梢园褭n案的具體使用人員納入一定的范疇之內(nèi)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的具體培訓(xùn)，使得檔案管理人員的具體工作質(zhì)量以及工作水平得到提高 。

3.2管理內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案管理內(nèi)容需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展不斷改革和優(yōu)化，學(xué)校檔案管理人員需要充分了解當(dāng)前社會發(fā)展的需求以及學(xué)校教職工和學(xué)生的需要，與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新檔案管理內(nèi)容，例如檔案體系的編制以及檔案的類別等，隨著時(shí)代的發(fā)展不斷完善和優(yōu)化。例如，隨著信息技術(shù)的迅猛進(jìn)步，檔案的內(nèi)容需要增加在互聯(lián)網(wǎng)方面的創(chuàng)新和嘗試，并取得相應(yīng)的成果。對于個(gè)人檔案記錄的記載還需要包含網(wǎng)絡(luò)信息、數(shù)字內(nèi)容，這樣能夠提升檔案的科學(xué)性和全面性，從而可以更好地發(fā)揮檔案管理的作用和價(jià)值。

4.存在的具體問題

4.1不夠重視

從當(dāng)前學(xué)校開展檔案數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)實(shí)際情況來看，很多學(xué)校缺乏對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視和正確認(rèn)識，習(xí)慣于傳統(tǒng)的以人文為主的檔案管理模式，未能進(jìn)行及時(shí)改革創(chuàng)新，也缺乏相應(yīng)硬件和軟件設(shè)施的投入力度，關(guān)于基礎(chǔ)性的設(shè)施設(shè)備比較落后，和檔案數(shù)字化的具體管理建設(shè)需求無法相適應(yīng)。比如，學(xué)校在實(shí)施檔案管理時(shí)仍然使用比較傳統(tǒng)的鐵皮柜，沒有安裝具體的智能系統(tǒng)，這樣就不能完成檔案的監(jiān)控以及定位，如果要對這些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行整套更換，需要學(xué)校的重視和資金支持。但是，絕大多數(shù)學(xué)校都不愿意把大量資金用到檔案管理信息系統(tǒng)更新方面。其次，有的學(xué)校雖然應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但是只是實(shí)現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化和電子化。在文件歸檔時(shí)依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔歸檔為主，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化。除此之外，在進(jìn)行學(xué)校信息化建設(shè)的過程中，學(xué)校的一些領(lǐng)導(dǎo)層對此并不能高度的重視，而在信息化建設(shè)的過程中，管理層的認(rèn)可以及支持是非常重要的，如果具備高層領(lǐng)導(dǎo)的重視以及引導(dǎo)，那么將會非常容易進(jìn)行信息化的建設(shè)，各種技術(shù)以及資金的引入也會非常的方便。因此，在學(xué)校信息化數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須要加強(qiáng)相關(guān)管理人員和工作人員對信息化管理工作的重視，并采取針對性的措施，解決當(dāng)前資金不足和配置不足的問題，全面提升學(xué)校數(shù)字化建設(shè)水平，只有這樣才可以使得后續(xù)的檔案數(shù)字化建設(shè)更加順利的開展。

4.2面臨一定的信息風(fēng)險(xiǎn)

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為學(xué)校教學(xué)檔案管理工作效率的提升提供了重要的技術(shù)支持，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念發(fā)生了極大地改變，管理工作變得更加透明和便捷，但是信息系統(tǒng)再給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也造成了很多風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理工作面臨的信息風(fēng)險(xiǎn)越來越大，檔案的信息安全也存在很多挑戰(zhàn)。教學(xué)檔案包含各種各樣的條目，而且教學(xué)檔案的單一性和保密性也相對較高。但是從當(dāng)前參與學(xué)校檔案管理工作的人員配置情況來看，大多數(shù)人員都是兼職，而且由于檔案工作的管理強(qiáng)度比較大，管理內(nèi)容相對比較復(fù)雜，這就導(dǎo)致工作人員在管理過程中缺乏對信息安全的重視，采取不合理的方式進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案存在丟失、泄露以及損壞的風(fēng)險(xiǎn)。其次，還有的工作人員雖然按照流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了正確的管理，但是由于自身技術(shù)和能力方面的局限性，也難以保障檔案管理工作是全面可靠和安全的，容易造成檔案信息的泄露。

4.3檔案管理人員專業(yè)水平不足

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的迅猛進(jìn)步，檔案利用的數(shù)量急速增加，對于檔案管理者提出了更高的要求，管理人員需要精確把握專業(yè)性比較強(qiáng)的檔案，同時(shí)也能夠結(jié)合利用者的要求提供大量數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案資料。但從當(dāng)前檔案管理人員實(shí)際專業(yè)水平來看，普遍缺乏高技能、高素質(zhì)的現(xiàn)代化數(shù)字管理人才，無法全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)和管理，導(dǎo)致在檔案信息化管理的過程中存在各種各樣的問題和不足。因此，需要不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合能力，要求檔案管理工作人員不僅需要掌握傳統(tǒng)的檔案管理理論知識，而且還需要具體的數(shù)字化技能。檔案管理人員不僅需要了解電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，也需要明確檔案學(xué)理論原則以及經(jīng)過改革之后的檔案管理技術(shù)和檔案管理方式，從而可以為后續(xù)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供重要的人員支持。其次，在進(jìn)行學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，也需要結(jié)合學(xué)校的現(xiàn)狀和學(xué)校的需求來開展，確定短期目標(biāo)和長期目標(biāo)，尤其對于那些歷史比較長的學(xué)校來說，館藏檔案的數(shù)量浩繁，要將其全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字資源需耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而且還有很多檔案并不屬于開放的范疇。因此，一定要制定可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和章程，保證學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠持續(xù)穩(wěn)定的推進(jìn)。

4.4建設(shè)統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)過程中普遍缺乏統(tǒng)一有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，難以保證檔案信息化管理的任務(wù)可以持續(xù)推進(jìn)。目前，各大學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，通常是結(jié)合各部門人員的工作經(jīng)驗(yàn)制定具有廣泛共識性的規(guī)范，缺乏一致的、固定的、有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，有的學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，采取引進(jìn)以及自主研發(fā)的方式完成檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，例如人事檔案系統(tǒng)以及后勤事務(wù)管理系統(tǒng)等，導(dǎo)致各個(gè)部門之間檔案管理模式獨(dú)立分散，不利于檔案資料的集中和有效管理。

5.創(chuàng)新化的發(fā)展

5.1加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)管理人員的培訓(xùn)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和探索，檔案的利用方式和管理方式方面也發(fā)生了翻天覆地的變化，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，原有的管理方式和管理方法已經(jīng)無法滿足數(shù)字化時(shí)代檔案管理的需要。因此，需要不斷拓展檔案管理專職人員的知識面，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使得檔案管理人員在具備充分檔案管理知識的同時(shí)，還需要明確計(jì)算機(jī)的應(yīng)用方法以及具備完善的網(wǎng)絡(luò)知識，了解檔案信息資源的查詢、利用以及發(fā)布等知識，具備更加科學(xué)化的處理功能。為了可以和信息化時(shí)代的具體檔案管理工作之間更加的適應(yīng)，檔案管理人員需要對自身的服務(wù)意識以及檔案信息意識進(jìn)行不斷的提高，為數(shù)字化檔案建設(shè)以及信息利用提供專業(yè)的人才支持。學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，還需要重點(diǎn)組織檔案工作人員開展校際間檔案數(shù)字化建設(shè)的交流會以及數(shù)字化建設(shè)專題培訓(xùn)會議，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，使得檔案工作人員能夠嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案文件、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校實(shí)際情況開展檔案管理工作，進(jìn)行數(shù)字化的檔案編目整理、分類分析以及研究利用。與此同時(shí)，檔案管理工作人員一定要熟練化的使用掃描儀、圖片采集設(shè)備、音頻采集設(shè)備以及相應(yīng)的數(shù)碼相機(jī)等，這樣可以使得檔案管理工作的具體效率以及質(zhì)量得到提高。

5.2保障檔案庫的數(shù)字化建設(shè)

建立數(shù)字化檔案館能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的目標(biāo)，這也是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的客觀要求，因此，學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要對之前的館藏檔案以及資料庫實(shí)施數(shù)字化的設(shè)置，這樣就會非常的便于查閱，工作人員可以使用手工錄入和掃描等方式將原有的執(zhí)行器存入到存儲器、光盤以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中。這些工作對于剛開展數(shù)字化檔案建設(shè)的學(xué)校來說，工作量龐大，需要制定系統(tǒng)完善的工作計(jì)劃，循序漸進(jìn)。其次，在進(jìn)行現(xiàn)有檔案工作數(shù)字化的過程中，也要求工作人員可以按照數(shù)字化的要求，把文書內(nèi)容實(shí)施逐步的錄入，保障文字檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及數(shù)字化。關(guān)于文書檔案的完全自動(dòng)化是一個(gè)耗費(fèi)時(shí)間比較長的過程，不僅要求錄入工作數(shù)字化，也要求管理方式和管理內(nèi)容的數(shù)字化，這就要求在檔案管理過程中納入數(shù)字化管理工作體系。系統(tǒng)管理者如果發(fā)現(xiàn)一些關(guān)于文書檔案的具體問題，需要找出具體的造成因素，然后工作人員和管理人員一起想辦法解決，切實(shí)提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

5.3創(chuàng)新檔案服務(wù)理念

學(xué)校檔案管理工作主要是為學(xué)校教師以及學(xué)校學(xué)生所服務(wù)的，因此，還需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念，樹立正確的服務(wù)觀念，使得服務(wù)體系更加科學(xué)，服務(wù)的機(jī)制也更加完善，更好地提升用戶的滿意度。首先，可以保障學(xué)校檔案信息具備專業(yè)化的的服務(wù)，可以結(jié)合檔案的具體內(nèi)容對不同的領(lǐng)域進(jìn)行劃分，最終使得服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)水平得到提高，和客戶的具體需求相適應(yīng)。其次，還需要加強(qiáng)對檔案管理工作專業(yè)化的重視，結(jié)合客戶的自身需求開發(fā)系統(tǒng)完善的加速功能，從而可以通過多種方式為用戶提供更加個(gè)性化和人性化的檢索方式。另外，檔案管理工作人員還可以通過內(nèi)部信息搜索以及外部信息跟蹤的方式對其進(jìn)行分類管理，這樣可以更加方便后續(xù)用戶的檢索和應(yīng)用。

5.4改善檔案的軟硬件信息建設(shè)

軟硬件設(shè)施的建設(shè)和完善是學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中最為重要的環(huán)節(jié)，對于實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理和數(shù)字化管理有著至關(guān)重要的意義。紙質(zhì)檔案在重復(fù)使用的過程中，往往會由于載體受損而造成檔案信息數(shù)據(jù)丟失以及信息數(shù)據(jù)不完全的問題，難以保證檔案信息資源的可持續(xù)利用和原始性，因此，必須要進(jìn)行檔案信息資料的信息化建設(shè)。通過數(shù)字化掃描紙質(zhì)檔案信息資料，并將其作為電子檔案的方式為后續(xù)檔案管理智能化系統(tǒng)的引入創(chuàng)造良好的條件，有效減少重復(fù)使用紙質(zhì)檔案過程中產(chǎn)生的各種損壞和信息丟失，延長紙質(zhì)檔案使用和保管的壽命，做到對原始檔案的科學(xué)合理保護(hù)。另外，還需要開發(fā)學(xué)校檔案信息軟件，這種軟件需要具備強(qiáng)大的功能，包括對不同密級檔案利用的保密功能以及檔案數(shù)據(jù)分析和利用功能，可以適用于不同類型的檔案管理工作，且具有較強(qiáng)的通用性。首先，需要面向?qū)ο蠡蛘呓Y(jié)構(gòu)化的形式對檔案管理工作進(jìn)行設(shè)計(jì)和分析，描述系統(tǒng)應(yīng)具有的功能系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)以及網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)等。其次，還需要采取服務(wù)器或者客戶機(jī)體系結(jié)構(gòu)模式和建立基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)系統(tǒng)。在學(xué)校綜合集成管理系統(tǒng)當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要模式，通過計(jì)算機(jī)檢索、查詢及提供檔案信息為主要的服務(wù)方式，使得用戶可以根據(jù)自己的需求自動(dòng)化的進(jìn)行檔案瀏覽、檢索以及查詢。

6.結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新發(fā)展直接關(guān)系著學(xué)校檔案的建設(shè)與發(fā)展前景，影響學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，也是在數(shù)字化時(shí)代學(xué)校檔案管理工作的必由之路。因此，需要加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新工作的重視，采取積極措施不斷完善檔案管理創(chuàng)新手段，提高工作人員數(shù)字化管理能力，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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