如何提高辦公室綜合事務(wù)管理水平

秦林

摘要：在經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷變化的今天，企業(yè)的發(fā)展越來越受到人們的重視。辦公室綜合事務(wù)管理工作涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜，管理面臨巨大挑戰(zhàn)。因此，在具體的管理工作中，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，制定有效的出差管理辦法，然后加強(qiáng)實(shí)施，才能從根本上提高辦公綜合事務(wù)管理的效率。如何保持辦公室綜合事務(wù)管理與外部環(huán)境的協(xié)調(diào)，已成為企業(yè)發(fā)展過程中必須解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：辦公室;綜合事務(wù)管理;現(xiàn)狀;有效措施

引言

辦公室的綜合事務(wù)管理具有綜合性的特點(diǎn)，能夠協(xié)調(diào)和監(jiān)督整個(gè)單位的不同部門。辦公室綜合事務(wù)管理工作看似簡單，但其實(shí)涉及的細(xì)節(jié)很多。因此，有效地開展辦公室綜合事務(wù)管理顯得尤為重要。在企業(yè)屬性下，辦公綜合事務(wù)管理容易受到外部因素的影響。

1、企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀

1.1管理制度上有所欠缺

辦公室綜合事務(wù)管理最重要的工作內(nèi)容是保證管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，在短時(shí)間內(nèi)有效地完成工作。但是，絕大多數(shù)企業(yè)在辦公綜合事務(wù)管理方面還存在許多問題。比如，很多工作人員對(duì)工作目標(biāo)不了解，對(duì)自己的職責(zé)不清楚，無法掌握正確的工作方法，導(dǎo)致工作效率仍有待提高。這些違規(guī)行為在一定程度上增加了辦公室總務(wù)管理人員的工作難度，同時(shí)也容易造成資源浪費(fèi)，制約了企業(yè)的發(fā)展。

1.2管理觀念保守

據(jù)調(diào)查，由于思想上的局限，企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理仍沿用以往的管理思路，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷變化，各領(lǐng)域的積極創(chuàng)新和發(fā)展與新時(shí)代的需求緊密結(jié)合，企業(yè)辦公綜合事務(wù)管理也是如此。全體員工必須結(jié)合時(shí)代的發(fā)展變化，切實(shí)創(chuàng)新觀念，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但在實(shí)際工作中，企業(yè)辦綜合事務(wù)管理水平始終沒有明顯提高，主要是思想觀念沒有及時(shí)創(chuàng)新，企業(yè)內(nèi)部許多綜合事務(wù)管理人員對(duì)自己的職責(zé)認(rèn)識(shí)不清他們認(rèn)為，只要把自己的工作做好，就能完成任務(wù)，采取應(yīng)對(duì)態(tài)度，不能積極創(chuàng)新工作方式，工作懈怠，服務(wù)企業(yè)的工作意識(shí)不強(qiáng)。

2做好企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的有效措施

2.1優(yōu)化辦公室綜合事務(wù)管理激勵(lì)制度

完善的制度是企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)制度建設(shè)，可以使企業(yè)辦公室的綜合事務(wù)管理更加完善。制度的建立必須結(jié)合實(shí)際發(fā)展需要，使制度發(fā)揮價(jià)值，具有行政管理的特殊優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，要確保制度的權(quán)威性，使制度發(fā)揮作用，約束綜合事務(wù)管理人員，使企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理工作更加規(guī)范，從根本上促進(jìn)管理效率的提高。同時(shí)，要建立完善的激勵(lì)機(jī)制，使員工具有更大的主動(dòng)性。根據(jù)個(gè)人工作支付一定的報(bào)酬，使個(gè)人的報(bào)酬與收入成正比。通過建立激勵(lì)機(jī)制，使員工能夠在公平的環(huán)境中工作，具有對(duì)企業(yè)的歸屬感，更加信任和認(rèn)同企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，使員工在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。在綜合事務(wù)管理過程中，管理者需要從多個(gè)角度對(duì)管理工作進(jìn)行分析和思考，在滿足員工實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，采取人性化的管理方式，才能有效解決員工在生活和工作中遇到的困難。

2.2明確辦公室綜合事務(wù)管理范圍

從目前企業(yè)的發(fā)展情況看，辦公室綜合事務(wù)管理的范圍不夠明確，導(dǎo)致辦公室綜合事務(wù)管理人員工作量過大，工作效率始終無法從根本上提高。同時(shí)，也會(huì)使其工作性質(zhì)難以明確，造成工作混亂、責(zé)任不清。要解決這一問題，企業(yè)必須更加重視辦公室綜合事務(wù)管理，明確具體工作范圍，及時(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)辦公室綜合事務(wù)管理的認(rèn)識(shí)，不能隨意安排工作。同時(shí)，還要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，明確工作職責(zé)，確保各項(xiàng)工作內(nèi)容都能有專人負(fù)責(zé)。此外，要加強(qiáng)宣傳，使每一個(gè)企業(yè)員工都能重視辦公室綜合事務(wù)管理，提高自我意識(shí)，積極配合辦公室綜合事務(wù)管理。

2.3結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高效率，運(yùn)用工具減少流程

目前，應(yīng)用信息技術(shù)管理已成為促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的主要手段。在信息技術(shù)的影響下，企業(yè)的發(fā)展速度不斷加快，具有較強(qiáng)的競爭優(yōu)勢(shì)。在這種情況下，企業(yè)辦公綜合事務(wù)管理也需要對(duì)以往的辦公方式進(jìn)行合理的變革，充分利用信息化手段進(jìn)行管理。根據(jù)實(shí)際建立健全企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，使各部門保持高效溝通，增強(qiáng)行政組織的效能。依靠信息技術(shù)，企業(yè)決策者可以在短時(shí)間內(nèi)掌握大量的信息，并結(jié)合市場(chǎng)需求進(jìn)行靈活的變革。對(duì)于小企業(yè)的經(jīng)營，也可以通過內(nèi)部信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及時(shí)了解，使信息能夠快速集成，提高各種資源的利用效率，為企業(yè)工作提供便利，使辦公更加高效快捷。企業(yè)經(jīng)營過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。為了避免由于文件管理不當(dāng)而造成的損失，可以建立電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行文檔管理，使所有文檔都能存放在適當(dāng)?shù)奈恢?，方便文檔查詢。同時(shí)，系統(tǒng)的應(yīng)用也可以使管理工作更加方便，從根本上提高管理效率，減少管理者的投資。

2.4提高員工綜合素質(zhì)

針對(duì)企業(yè)職工的思想問題，必須對(duì)其思想進(jìn)行有效的創(chuàng)新，使其跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，產(chǎn)生工作壓力感。對(duì)于企業(yè)辦的總務(wù)管理人員，必須認(rèn)清現(xiàn)狀，以更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待工作，對(duì)工作有使命感，積極開展工作。同時(shí)，要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新觀念，把先進(jìn)的思想運(yùn)用到實(shí)踐中去。在日常工作中，既要遵守各項(xiàng)規(guī)定，又要在遵守規(guī)定的基礎(chǔ)上大膽創(chuàng)新。面對(duì)新問題，要勇于深入思考和研究，把工作落到實(shí)處，從根本上增強(qiáng)工作效果。在實(shí)踐中，可以區(qū)分不同工作內(nèi)容的嚴(yán)重性，提高工作效率。因此，對(duì)企業(yè)辦綜合事務(wù)管理人員提出了更嚴(yán)格的要求，不僅要有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)和保持良好的作風(fēng)，而且要堅(jiān)持原則，深化服務(wù)。

結(jié)束語

在當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過程中，辦公綜合事務(wù)管理的重要性日益突出。加強(qiáng)辦公室綜合事務(wù)管理已成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重中之重。辦公室總務(wù)管理人員要更加認(rèn)真地做好工作，結(jié)合管理目標(biāo)明確職責(zé)，更好地迎接新時(shí)期的挑戰(zhàn)。同時(shí)，還需要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)有的工作理念，以更先進(jìn)的方式管理，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

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（作者單位：國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司電力科學(xué)研究院）