檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用管理的幾點(diǎn)思考

李莉

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的逐漸提升，數(shù)字化建設(shè)和人類發(fā)展已經(jīng)成為了未來主要的發(fā)展方向，并且數(shù)字化管理會(huì)逐漸滲透到生活的方方面面。對于企業(yè)而言，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的提高企業(yè)對于檔案的管理水平，檔案的數(shù)字化建設(shè)主要是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)講紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字的形式，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化和科學(xué)化管理，并且數(shù)字化的檔案容易保存和查找等。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展的趨勢，有助于提高檔案的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;應(yīng)用管理

1檔案數(shù)字化的介紹

1.1檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)

數(shù)字化是一種較為先進(jìn)的信息管理方式，數(shù)字化是在具體信息的基礎(chǔ)上出現(xiàn)的，主要是針對一些比較復(fù)雜的信息，利用數(shù)字化技術(shù)把信息進(jìn)行處理，使得信息可以被計(jì)算機(jī)理解和處理。相關(guān)資料中也提出了數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將虛擬的信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息。數(shù)字化不僅可以處理書本上面的字，還可以處理一些口頭語言等。數(shù)字化的產(chǎn)生為人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利，可以將各種復(fù)雜的信息資源進(jìn)行整合和處理，并且信息的存儲(chǔ)空間非常小，有助于信息的使用和查找。

1.2對企業(yè)檔案數(shù)字化的界定

企業(yè)數(shù)字化檔案有以下兩個(gè)特點(diǎn)：一是記錄最初的信息，數(shù)字化檔案是在生產(chǎn)管理過程中所產(chǎn)生的原始資料，原始性的資料是最具有參考價(jià)值的，因?yàn)樵假Y料是對信息最準(zhǔn)確、最真實(shí)的記錄。二是載體多種多樣，數(shù)字化檔案不僅可以將紙質(zhì)版的檔案數(shù)字化，還可以根據(jù)實(shí)際需要形成不同的載體文件，比如PDF、PNG和JPG等格式，另外還可以將信息存儲(chǔ)成視頻格式，比如mp3和mp4等。

2數(shù)字化檔案建設(shè)及應(yīng)用管理常見問題

2.1檔案管理應(yīng)用不足

一是檔案管理規(guī)范化限制應(yīng)用。即使是同一單位不同部門之間也可能存在檔案格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況，即便實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化、數(shù)據(jù)化，然而因?yàn)闄n案管理未統(tǒng)一規(guī)范，造成了信息資源應(yīng)用的壁壘;二是應(yīng)用與業(yè)務(wù)融合不足。大多數(shù)單位的檔案應(yīng)用往往局限于后勤、行政管理業(yè)務(wù)，僅實(shí)現(xiàn)了檔案的管理應(yīng)用，未對檔案當(dāng)中的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘分析，將檔案的資源價(jià)值與企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用深度融合以支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展。

2.2復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)相對滯后

檔案數(shù)字化不僅涉及基礎(chǔ)管理知識(shí)，更涉及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與信息安全防護(hù)技術(shù)，需要管理人員具備較高的理論知識(shí)與實(shí)踐技能水平。然而時(shí)下的一些單位在數(shù)字化建設(shè)過程中將重點(diǎn)集中于信息化硬件設(shè)施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)基本認(rèn)知，對數(shù)字化管理認(rèn)知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發(fā)揮應(yīng)有的技術(shù)優(yōu)勢。

2.3安全防護(hù)不足

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代掌握了信息便是掌握先機(jī)，檔案安全防護(hù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，在數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)技術(shù)在數(shù)字化檔案存儲(chǔ)及管理中應(yīng)用，在帶來便利的同時(shí)也帶來了更多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的安全防護(hù)不足都可能使敏感信息泄漏造成企業(yè)甚至國家的重大損失。

3檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1提高檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理需要經(jīng)歷一個(gè)漫長的發(fā)展過程，要求在發(fā)展的過程中持續(xù)完善，其中最為關(guān)鍵的一點(diǎn)就是要提高企事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理意識(shí)。第一，需要政府管理機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門大力宣傳和推廣檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，讓更多的企事業(yè)單位可以建立對于檔案管理數(shù)字化管理的意識(shí);第二，需要企事業(yè)單位積極探索全新的檔案管理路徑，以突破傳統(tǒng)檔案管理理念的限制，完善單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大人才引入力度，以促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理能力的發(fā)展。

3.2優(yōu)化檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，為了讓檔案管理工作得以高效開展，需要打造一套具有完善體系的檔案管理機(jī)制，以保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。第一，需要企事業(yè)單位積極明確數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)容，打造完善的工作標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)定，以保障數(shù)字化管理工作的高效開展;第二，為了讓檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量得到顯著提升，需要積極貫徹?cái)?shù)字化檔案管理責(zé)任制，并將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化分工，提高對于管理人員的監(jiān)督力度，強(qiáng)化對于管理人員的績效考核，以起到良好的督促作用，讓檔案管理人員可以不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范自己的工作態(tài)度，以提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

3.3將檔案數(shù)字化建設(shè)的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化

為了讓企事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化質(zhì)量得到全面提升，需要有關(guān)管理工作者積極提高在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的資金投入力度，為檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變打下良好的環(huán)境基礎(chǔ)。第一，需要企事業(yè)單位提高在數(shù)字化硬件設(shè)施中的引進(jìn)和采購力度，將數(shù)字化設(shè)施進(jìn)行升級(jí)和改造，以切實(shí)滿足檔案數(shù)字化建設(shè)工作的硬件需求;第二，要求檔案管理機(jī)構(gòu)積極開展數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，在關(guān)注管理平臺(tái)技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，提高管理平臺(tái)的安全防護(hù)力度，以免數(shù)字化檔案資源被非法盜用，讓檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效性得到切實(shí)保障，讓檔案管理工作得以高效開展。

3.4完成對檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的監(jiān)控管理

第一，安全保管、監(jiān)控。物聯(lián)網(wǎng)的射頻識(shí)別與傳感技術(shù)能夠完成智能管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化管理，使用微動(dòng)偵測來管理檔案庫房區(qū)域內(nèi)或者是其他場所重要區(qū)域內(nèi)的人員進(jìn)出管理，對人員情況、活動(dòng)情況做好管理控制。一旦發(fā)現(xiàn)異常，關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控?cái)z像機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)跟蹤、記錄、警報(bào)，特殊情況下通知相關(guān)人員，系統(tǒng)還可以自動(dòng)關(guān)閉事發(fā)區(qū)域、通知安保人員。

第二，節(jié)能控制。立足網(wǎng)絡(luò)層與信息的管理、處理分析方面，部署檔案庫房的智慧感知平臺(tái)，能實(shí)現(xiàn)對整個(gè)庫房信息數(shù)據(jù)的全面控制、全面監(jiān)管。比如在庫房內(nèi)的溫度調(diào)節(jié)控制系統(tǒng)當(dāng)中，智慧感知平臺(tái)會(huì)根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、自動(dòng)管理溫濕度控制設(shè)備等來調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)來調(diào)整環(huán)境參數(shù)，保證檔案館內(nèi)的溫度與濕度始終滿足人的需求。這種方式，可以減少設(shè)備的能量消耗，還可以提高檔案管理的安全系數(shù)。

3.5自動(dòng)生成檔案

首先檔案的收集省時(shí)省力，企業(yè)事業(yè)單位能夠按照不同的類別將檔案放在不同的盒子，使用檔案收集系統(tǒng)當(dāng)中管理模塊管理生成標(biāo)簽數(shù)據(jù)，之后使用讀寫器將檔案的相關(guān)內(nèi)容打印在標(biāo)簽上，粘貼到檔案當(dāng)中。電子標(biāo)簽的運(yùn)用提升了檔案的生成效率，保證了檔案智能化和自動(dòng)化管理。

其次，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠方便用戶使用檔案，比如用戶瀏覽文件信息、借閱資料、查閱檔案資料等，能夠?yàn)榭蛻籼峁┓奖悖矊?shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理。檔案管理人員取出檔案之后，系統(tǒng)記錄這個(gè)環(huán)節(jié)，檔案當(dāng)前處于被借閱狀態(tài)，用戶借出檔案之后，智能監(jiān)控系統(tǒng)核對信息，將信息反饋到借閱模板，對比驗(yàn)證是否合理;合理則無動(dòng)作，如果對比信息存在疑問，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，則檔案需要管理人員再次確認(rèn)。

4結(jié)語

做好檔案數(shù)字化建設(shè)不僅只是構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理系統(tǒng)，更要注重管理觀念的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化。檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案作為珍貴信息資源的應(yīng)用效果成倍提升，不斷實(shí)現(xiàn)價(jià)值再創(chuàng)造的預(yù)期，強(qiáng)化信息資源服務(wù)于國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的作用，提升信息資源戰(zhàn)略意義。

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