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      二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

      2020-07-06 16:40:49王志祥
      商情 2020年27期
      關(guān)鍵詞:條碼文檔工作者

      王志祥

      隨著時代的發(fā)展,各類信息呈現(xiàn)爆炸式增長。對于檔案管理工作而言,所需管理的檔案數(shù)量也與日俱增,相關(guān)工作人員出現(xiàn)錯誤的幾率也大大增加,導(dǎo)致檔案管理工作者工作效率和工作質(zhì)量都每況愈下。采用二維條碼技術(shù),解決了人工檔案管理過程中差錯率較高的問題,也提高了檔案管理的工作效率。因此,研究分析二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實意義。

      一、二維條碼技術(shù)的概述

      在進(jìn)行二維條碼設(shè)計時,其結(jié)構(gòu)可以從橫向和縱向兩個方向來實現(xiàn)目標(biāo)數(shù)據(jù)信息的表達(dá)。相比較一維條碼,二維條碼實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的進(jìn)一步優(yōu)化,實現(xiàn)了以信息符合為信息存儲的載體,大大提高了信息的儲存量、準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。在檔案管理過程中,引入二維條碼技術(shù),只需要將和檔案本身相關(guān)的信息堆積在一個面積較小的方框內(nèi),一方面降低了檔案信息化管理的成本,也提高了檔案管理的效率,備受檔案管理人員的歡迎。此外,由于二維條碼本身的存儲空間相對一維條碼較大,所存儲的信息也較多,在采用識讀器進(jìn)行讀取時,可能存在一定的不變。因此,二維條碼大多應(yīng)用于以件為單位的文檔。

      二、檔案管理中二維碼技術(shù)的實現(xiàn)模型

      在檔案管理中,首先將檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)、紙張以及電子文件等內(nèi)容進(jìn)行封裝,然后采用現(xiàn)代化的處理手段,對其進(jìn)行檢測、分析,最后利用掃描儀將其設(shè)計成二維條碼結(jié)構(gòu)。二維碼的信息在生成之后,無法進(jìn)行更改,而元數(shù)據(jù)的內(nèi)容在不斷的傳遞、應(yīng)用過程中,也可能會出現(xiàn)比較嚴(yán)重的增加或者變更現(xiàn)象。如果檔案中的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)到新部門時,新部門可以結(jié)合元數(shù)據(jù)的實際情況,對新增或者變更的信息再次轉(zhuǎn)換成二維條碼,并張貼在紙質(zhì)文件上,實現(xiàn)信息的更新。

      三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

      (1)存儲格式。檔案管理過程中,在進(jìn)行信息存儲過程中,具有多樣性的特點,這種特性導(dǎo)致信息存在較大的丟失風(fēng)險。例如:檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息存儲時,本身的工作責(zé)任心較低,如果不能嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求和流程操作,導(dǎo)致部分檔案信息出現(xiàn)丟失,而這些內(nèi)容又無法進(jìn)行更改,會給企業(yè)帶來不可挽回的重大損失。因此,相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案存儲過程中,無論選擇哪種檔案形式,都應(yīng)當(dāng)確保存儲格式的長期性。

      (2)規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)。與傳統(tǒng)的檔案管理不溝通,二維條碼技術(shù)對檔案管理人員的現(xiàn)代化技能要求較高,且在進(jìn)行信息存儲時,需要結(jié)合檔案信息的具體情況,選擇相對應(yīng)的存儲格式。因此,必須制定行之有效的檔案管理制度,如《檔案工作人員操作規(guī)范手冊》、《檔案工作管理制度》等,利用制度來約束檔案管理人員行為,督促其做好本職工作,靈活的運用二維條碼技術(shù)。此外,在應(yīng)用二維條碼技術(shù)過程中,除了遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外,還應(yīng)注意以下兩個原則:①通用性原則:利用二維條碼技術(shù)本身的優(yōu)勢,在檔案整理過程中,實現(xiàn)對大量信息資料的整合。②使用原則:任何技術(shù)在應(yīng)用過程中,都具有兩面性。二維條碼技術(shù)也不例外,在實際應(yīng)用階段,相關(guān)工作者應(yīng)充分了解該技術(shù)的優(yōu)勢和缺點,合理的應(yīng)用該項技術(shù),以提高檔案管理的效率和便利性。

      (3)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。在檔案管理過程中,二維條碼在應(yīng)用時,必須對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級,實現(xiàn)兩者的有效融合。尤其是識讀技術(shù)的完善,應(yīng)著重注意以下幾個方面的內(nèi)容:①測試平臺建立:檔案管理部門所管理的各種文件數(shù)據(jù),都對企業(yè)而言屬于非常重要的信息,如果這些信息存儲的軟件和硬件出現(xiàn)問題,后果將不堪設(shè)想。因此,必須通過測試平臺,對檔案管理過程中所有使用的軟件、硬件進(jìn)行測試,只有通過測試平臺的測試,確保其符合二維條碼的應(yīng)用,才能進(jìn)入市場投入使用。②文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計工作:為了充分發(fā)揮二維條碼技術(shù)的作用,必須對文檔一體化系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善,一方面利用二維條碼的生成技術(shù),將所有的電子文檔轉(zhuǎn)換成PDF格式,并與相關(guān)的著錄信息轉(zhuǎn)換成二維條碼,從而生成帶有二維條碼的正式紙質(zhì)文件。另外一方面利用二維條碼的識讀技術(shù),對電子文件及相關(guān)的著錄信息進(jìn)行自動采集,降低相關(guān)工作者的工作量,提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。實現(xiàn)對原文件信息的“改良”。

      綜上所述,近年來,在檔案管理過程中,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量和效率,限制了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。二維條碼技術(shù)的應(yīng)用,大大提高了檔案管理的效率,提高了檔案管理的質(zhì)量。因此,相關(guān)工作者應(yīng)靈活的運用該項技術(shù),不斷提高自身的專業(yè)水平,推動我國檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

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