大型企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)踐案例探索

麻陽(yáng)陽(yáng)

【摘要】? ?財(cái)務(wù)共享是大型企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一種創(chuàng)新模式，可以降低成本、提高效率、加強(qiáng)管控、提升企業(yè)價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)力。文章以經(jīng)濟(jì)全球化、信息技術(shù)迅速發(fā)展為背景，以得力集團(tuán)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)為案例，闡述其實(shí)施背景、實(shí)施準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程以及實(shí)施成效等。希望通過(guò)得力集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的實(shí)踐，為其他企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】? ?大型企業(yè);財(cái)務(wù)共享中心;流程梳理;信息化建設(shè)

【中圖分類號(hào)】? ?F275? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】? ?A? ?【文章編號(hào)】? ?1002-5812（2020）11-0116-03

一、財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施背景

進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著全球經(jīng)濟(jì)的一體化，許多中小企業(yè)經(jīng)過(guò)不斷擴(kuò)大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模，拓展業(yè)務(wù)范圍，獲得更大的市場(chǎng)份額，發(fā)展成為大型企業(yè)。同時(shí)瞬息萬(wàn)變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、分支機(jī)構(gòu)的擴(kuò)增、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)多樣化等也給這些大型企業(yè)帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，成本不斷增加，管控難度加大，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提高，嚴(yán)重制約了大型企業(yè)的發(fā)展。大型企業(yè)的財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的核心，財(cái)務(wù)管理的效率、成本、質(zhì)量高低直接影響大型企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。同時(shí)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)處理數(shù)據(jù)的效率、質(zhì)量等更加快速、便捷，這為大型企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心創(chuàng)造了很好的條件。財(cái)務(wù)共享中心也在此情況下應(yīng)運(yùn)而生，大型企業(yè)可以通過(guò)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)變革，進(jìn)行轉(zhuǎn)型與升級(jí)，成立財(cái)務(wù)共享中心，獲得成本上的優(yōu)勢(shì)等，提升企業(yè)的整體財(cái)務(wù)服務(wù)管理水平。

得力集團(tuán)創(chuàng)建于1988年，歷時(shí)二十多年的高速成長(zhǎng)，現(xiàn)已成為國(guó)內(nèi)最大的文教與辦公用品綜合供應(yīng)商，是辦公整體解決方案的先行者和市場(chǎng)的重要力量。得力集團(tuán)的高速發(fā)展，使得傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已不能滿足需要，不能很好地為公司發(fā)展提供有力保障。為此開(kāi)始建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，本文對(duì)此進(jìn)行梳理，供有關(guān)企業(yè)參照。

二、財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施準(zhǔn)備

（一）調(diào)整財(cái)務(wù)組織架構(gòu)。隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求。各分子公司擁有獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門，負(fù)責(zé)自己的財(cái)務(wù)事宜，存在大量重復(fù)性工作，資源利用率低下。2012年以前，財(cái)務(wù)高層領(lǐng)導(dǎo)一直也在思考、尋求找到適合得力集團(tuán)發(fā)展的財(cái)務(wù)管理模式。通過(guò)結(jié)合得力集團(tuán)本身的特點(diǎn)，考察國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)踐單位，制定實(shí)施方案，2012年下半年引入財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式推動(dòng)公司財(cái)務(wù)管理方式變革;同時(shí)利用財(cái)務(wù)3D模型，對(duì)財(cái)務(wù)中心組織架構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整，劃分為八大部門：財(cái)務(wù)管理部、資金管理部、共享服務(wù)部、生產(chǎn)財(cái)務(wù)部、營(yíng)銷財(cái)務(wù)部、海外財(cái)務(wù)部、直銷財(cái)務(wù)部、產(chǎn)品管理部。按財(cái)務(wù)性質(zhì)分為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)。

（二）建設(shè)信息化平臺(tái)和環(huán)境。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、通訊等技術(shù)的快速發(fā)展、普及、應(yīng)用，為企業(yè)的發(fā)展提供了契機(jī);同時(shí)企業(yè)的發(fā)展對(duì)公司的信息化要求提出了更高要求。得力集團(tuán)每年的銷售增長(zhǎng)率都在20%以上，對(duì)數(shù)據(jù)處理的要求也越來(lái)越高，決策層也需要一些實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)為其決策提供服務(wù)。公司在2012年引進(jìn)SAP系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的功能，可以滿足傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算工作，將分子公司重復(fù)性高、業(yè)務(wù)量大的賬務(wù)核算工作集中處理;同時(shí)SAP成本中心與利潤(rùn)中心的劃分為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)提供了支持。在引進(jìn)SAP系統(tǒng)以后，又引入了辦公軟件系統(tǒng)，將所有業(yè)務(wù)流程通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行搭建，提升審批效率。通過(guò)流程自動(dòng)傳輸至共享服務(wù)部。除了OA系統(tǒng)以外，還引進(jìn)BI商務(wù)智能系統(tǒng)、直聯(lián)系統(tǒng)等。以SAP為核心系統(tǒng)，其他系統(tǒng)通過(guò)以SAP系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳輸。如通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接開(kāi)發(fā)了OA系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)生成憑證;通過(guò)SAP系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)對(duì)接，將開(kāi)票自動(dòng)推送到金稅系統(tǒng)，為整個(gè)共享服務(wù)中心建立提供強(qiáng)大的信息系統(tǒng)支撐。

（三）進(jìn)行人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)。共享服務(wù)部主要負(fù)責(zé)應(yīng)收、應(yīng)付、費(fèi)用、總賬、支付等基礎(chǔ)財(cái)務(wù)核算工作，集中出具財(cái)務(wù)報(bào)表。每個(gè)模塊再按照具體的內(nèi)容再細(xì)化，每個(gè)人員從事的工作內(nèi)容相對(duì)單一，綜合業(yè)務(wù)處理能力較弱，導(dǎo)致人員流動(dòng)性大。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，第一，共享服務(wù)部在招聘時(shí)優(yōu)選應(yīng)屆生或者畢業(yè)1到2年的大學(xué)生，對(duì)大學(xué)生按照“師傅帶徒弟”的方式，保證入職人員盡快融入團(tuán)隊(duì)。第二，對(duì)于入職時(shí)間在1年以上人員，部門內(nèi)部會(huì)優(yōu)先考慮調(diào)崗，使其接觸更多的工作內(nèi)容，提升專業(yè)水平。第三，共享服務(wù)部制定內(nèi)部考核制度，設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，考核結(jié)果同時(shí)作為加薪、晉升重要指標(biāo)。第四，整個(gè)財(cái)務(wù)中心制定了后備人才培養(yǎng)方案，每個(gè)人只要自己努力，就有機(jī)會(huì)成為財(cái)務(wù)中心后備人才進(jìn)行特殊培養(yǎng)。第五，財(cái)務(wù)中心開(kāi)設(shè)會(huì)計(jì)大講堂，以內(nèi)部講師為主，外聘教師為輔。通過(guò)上述一系列措施為財(cái)務(wù)共享中心的人員穩(wěn)定奠定基礎(chǔ)。

三、財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施過(guò)程

（一）明確共享服務(wù)部主要部門職能。共享服務(wù)部下設(shè)5個(gè)科，分別為應(yīng)付科、費(fèi)用科、應(yīng)收科、總賬科、支付科，并梳理共享服務(wù)部職能。（1）實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司絕大多數(shù)交易業(yè)務(wù)的集中核算處理，按質(zhì)、按量、按時(shí)為相關(guān)部門提供基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理信息。（2）不斷優(yōu)化流程與信息化技改，提高工作效率。（3）出具集團(tuán)公司單體財(cái)務(wù)報(bào)表及合并報(bào)表。（4）財(cái)務(wù)人才孵化基地，訓(xùn)練與培養(yǎng)大學(xué)生基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。

（二）制定賬務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)。為了將業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行，財(cái)務(wù)中心各部門一起共同制定管理費(fèi)用規(guī)定、制造費(fèi)用規(guī)定、銷售費(fèi)用規(guī)定、費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定等文件，明確哪些費(fèi)用歸屬哪些二級(jí)科目。同時(shí)共享服務(wù)部本部門編寫了各組操作手冊(cè)以及共享內(nèi)部核算通知。將每種業(yè)務(wù)從開(kāi)始進(jìn)入SAP系統(tǒng)代碼到憑證制作完成的操作步驟進(jìn)行文字說(shuō)明同時(shí)配有SAP截圖，并對(duì)每種業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)分錄進(jìn)行了說(shuō)明。如遇新業(yè)務(wù)及國(guó)家出臺(tái)新的法規(guī)政策，共享服務(wù)部會(huì)進(jìn)行討論，根據(jù)會(huì)計(jì)法律法規(guī)來(lái)修訂內(nèi)部核算通知，通知入賬該類業(yè)務(wù)的處理方式、方法。

（三）制定財(cái)務(wù)審批權(quán)限。共享服務(wù)部需要處理整個(gè)集團(tuán)賬務(wù)，如何判斷這個(gè)業(yè)務(wù)已經(jīng)審核完畢可以進(jìn)行入賬處理，這就需要梳理財(cái)務(wù)審批權(quán)限。首先對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，針對(duì)不同業(yè)務(wù)與報(bào)銷金額制定相關(guān)審批節(jié)點(diǎn)。財(cái)務(wù)權(quán)限表由財(cái)務(wù)管理部統(tǒng)一制定、修改、解釋，整個(gè)文件由集團(tuán)財(cái)務(wù)分管副總審批、集團(tuán)總經(jīng)理終審;每年年初會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)權(quán)限表進(jìn)行重新評(píng)審，以適合公司發(fā)展需要。財(cái)務(wù)權(quán)限表涵蓋了整個(gè)集團(tuán)相關(guān)業(yè)務(wù)的審批權(quán)限，所有人員遵照財(cái)務(wù)權(quán)限表進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)銷、審批。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，如果某些業(yè)務(wù)按照目前的財(cái)務(wù)權(quán)限操作存在一定的困難，需要提請(qǐng)財(cái)務(wù)管理部修改財(cái)務(wù)權(quán)限表，以便所有部門遵照?qǐng)?zhí)行。

（四）梳理核算流程。財(cái)務(wù)共享中心的建立，在流程設(shè)立上要求合理、快捷、高效，能夠滿足各方的需求。得力集團(tuán)主要核算流程包括業(yè)務(wù)審批流程、入賬流程和款項(xiàng)支付流程。首先按業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，對(duì)不同業(yè)務(wù)需要填寫哪些信息進(jìn)行評(píng)估，待確定以后，在OA系統(tǒng)上搭建不同業(yè)務(wù)的流程，同時(shí)根據(jù)財(cái)務(wù)權(quán)限表設(shè)定關(guān)鍵人員審批節(jié)點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至相應(yīng)審批人員。業(yè)務(wù)人員只要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)在OA系統(tǒng)發(fā)起業(yè)務(wù)請(qǐng)求，業(yè)務(wù)請(qǐng)求會(huì)轉(zhuǎn)至相關(guān)財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，待審批人員審批完以后，流轉(zhuǎn)至共享服務(wù)部，共享服務(wù)部根據(jù)各科分工進(jìn)行處理并在SAP進(jìn)行入賬處理。到達(dá)支付流程后，由費(fèi)用科與應(yīng)付科在SAP賬務(wù)處理完畢后提交給支付科進(jìn)行款項(xiàng)支付。

（五）原始單據(jù)與內(nèi)部管控。成立財(cái)務(wù)共享中心后，將財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核算工作集中到共享服務(wù)部處理。但業(yè)務(wù)原始單據(jù)發(fā)生在各分子公司，款項(xiàng)支付、賬務(wù)處理集中到集團(tuán)，見(jiàn)單入賬、見(jiàn)單支付難以實(shí)現(xiàn)。而且共享服務(wù)部人員需按照?qǐng)?bào)銷流程中要求的支付時(shí)間執(zhí)行，以此來(lái)保證付款的及時(shí)性。報(bào)銷人員發(fā)起請(qǐng)求流程時(shí)，將原始單據(jù)掃描至OA系統(tǒng)，同時(shí)將原件交于業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)，并對(duì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合理性等進(jìn)行審核。月末財(cái)務(wù)人員將整理好的原始單據(jù)統(tǒng)一快遞到集團(tuán)共享服務(wù)部。共享服務(wù)部收到原始單據(jù)后，會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)按照一定比例進(jìn)行抽審，對(duì)抽審有問(wèn)題的單據(jù)，會(huì)提報(bào)至相關(guān)部門內(nèi)控科，計(jì)入其績(jī)效考核。對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題的單位會(huì)提高抽審比例，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

四、財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施成效

（一）規(guī)范了賬務(wù)處理與標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。得力集團(tuán)所有業(yè)務(wù)統(tǒng)一由共享服務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理，保證了入賬一致性，使得賬務(wù)處理更加規(guī)范化。財(cái)務(wù)中心各部門共同制定財(cái)務(wù)管理制度，涉及賬務(wù)處理部分由共享服務(wù)部進(jìn)行全員宣導(dǎo)，按照制度文件執(zhí)行，在入賬口徑上更加一致。同時(shí)共享服務(wù)部通過(guò)制定各科業(yè)務(wù)操作手冊(cè)，將系統(tǒng)操作與賬務(wù)處理中的注意事項(xiàng)細(xì)化到每個(gè)細(xì)小的業(yè)務(wù)操作。針對(duì)新增的業(yè)務(wù)賬務(wù)處理方案以內(nèi)部核算通知的形式通知到各科人員;通過(guò)手冊(cè)等制定，整個(gè)賬務(wù)規(guī)范較之前會(huì)有明顯提升，受個(gè)人主觀因素影響減弱。SAP系統(tǒng)的上線，得力集團(tuán)使用了同一套賬務(wù)科目編碼，會(huì)計(jì)核算口徑更加具有一致性，使得賬務(wù)處理更規(guī)范。

得力集團(tuán)通過(guò)對(duì)流程的改造，將原本各子公司、分公司各自的流程轉(zhuǎn)化為一個(gè)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程，整個(gè)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)參照公司的財(cái)務(wù)權(quán)限表，任何人不能隨意變動(dòng)財(cái)務(wù)流程。流程的標(biāo)準(zhǔn)化使得力集團(tuán)分子公司按照集團(tuán)本部同樣的方式處理同樣的業(yè)務(wù)，消除原先因內(nèi)部處理方式不同帶來(lái)財(cái)務(wù)管理的難度，影響公司經(jīng)營(yíng)管理效率;同時(shí)流程標(biāo)準(zhǔn)化避免了重復(fù)性勞動(dòng)，使流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加透明、高效。

（二）實(shí)現(xiàn)人力成本節(jié)約。隨著得力集團(tuán)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享中心，將基礎(chǔ)核算工作集中到共享服務(wù)部，通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化分工等，達(dá)到規(guī)?；?yīng)，不必為每個(gè)單位設(shè)置人員，一個(gè)人員可以處理好幾家單位，只有達(dá)到一定數(shù)量才會(huì)考慮新增人員。得力集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建立已有四年多的時(shí)間，在這四年中不斷進(jìn)行信息化建設(shè)，包括系統(tǒng)對(duì)接、報(bào)表開(kāi)發(fā)、功能優(yōu)化、導(dǎo)入模板開(kāi)發(fā)等方式，力求通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)完成數(shù)據(jù)的處理。通過(guò)信息化建設(shè)，共享服務(wù)部將報(bào)銷、支付、入賬、開(kāi)票等重復(fù)性的工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化與自動(dòng)化。公司規(guī)模擴(kuò)大銷售增長(zhǎng)，人員增速并沒(méi)有隨著銷售增長(zhǎng)而增長(zhǎng)，與原來(lái)相比人員大大減少，人工成本大大降低。

（三）經(jīng)營(yíng)管理與財(cái)務(wù)監(jiān)管得到了提升和強(qiáng)化。得力集團(tuán)成立共享服務(wù)部以后，能將更多的時(shí)間用于企業(yè)內(nèi)部管理，支持企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展，為公司決策提供支持，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，集中精力配合業(yè)務(wù)部門分析數(shù)據(jù)，提出問(wèn)題、解決問(wèn)題。財(cái)務(wù)管理部、營(yíng)銷財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)財(cái)務(wù)部、產(chǎn)品財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，可以從SAP系統(tǒng)中獲取由共享服務(wù)統(tǒng)一處理完的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為業(yè)務(wù)部門提供決策分析的支持;同時(shí)也便于部門、單位之間橫向比較，比較客觀地評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)部門業(yè)績(jī)，鼓勵(lì)各單位不斷提升本部門的經(jīng)營(yíng)管理水平與服務(wù)水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展注入強(qiáng)大的動(dòng)力。

成立共享服務(wù)部以后，所有基礎(chǔ)核算工作在集團(tuán)統(tǒng)一處理，共享財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門人員利益關(guān)系切斷，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門串通舞弊的可能性大大降低，遇到特殊付款事項(xiàng)以及特殊業(yè)務(wù)銷賬處理，共享入賬人員會(huì)提出來(lái)反饋至本部門領(lǐng)導(dǎo)，由共享經(jīng)理請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)并召集相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。想查詢?nèi)魏我还P業(yè)務(wù)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)都可以到共享服務(wù)部調(diào)閱，為集團(tuán)財(cái)務(wù)監(jiān)管提供了有力的支持。

五、總結(jié)與展望

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，大型企業(yè)不斷涌現(xiàn)，如何通過(guò)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、流程梳理、信息化建設(shè)等一系列手段來(lái)建立財(cái)務(wù)共享中心，以達(dá)到降低成本、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，是共同關(guān)注的問(wèn)題。本文結(jié)合得力集團(tuán)的實(shí)際情況，通過(guò)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，成立共享服務(wù)部，將基礎(chǔ)核算工作從分子公司剝離出來(lái)集中到總部核算，同時(shí)購(gòu)買SAP軟件、OA辦公軟件等軟件作為支撐力量，建立起財(cái)務(wù)共享中心，完成跨地區(qū)、跨公司專業(yè)服務(wù)，提升了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量與效率，同時(shí)也使更多財(cái)務(wù)人員參與到財(cái)務(wù)管理與決策支持工作中，提升了整個(gè)企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)然財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，有待以后對(duì)此進(jìn)行總結(jié)和研究。

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[ 4 ] 葛靜，郝加加.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心績(jī)效評(píng)價(jià)研究[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2018，（03）.