高校校友檔案建設(shè)探析

張 玲

人才是國(guó)家發(fā)展、民族振興的第一戰(zhàn)略資源，對(duì)高校來(lái)說(shuō)，校友是最寶貴的人才資源。建立和完善高校校友檔案，充分挖掘校友的財(cái)力價(jià)值、智力價(jià)值、信息價(jià)值、宣傳價(jià)值和社會(huì)影響力價(jià)值［1］，對(duì)高校的建設(shè)和發(fā)展具有重要的意義。

一、高校校友檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

2018年4月，筆者查閱了北京、天津、上海、重慶、河北、河南、山東、山西、內(nèi)蒙古、寧夏、湖南、遼寧、吉林和黑龍江等省（自治區(qū)、直轄市）45所高校的官網(wǎng)，發(fā)現(xiàn)高校校友檔案的建設(shè)與歸類主要有兩種：一是絕大部分高校未將校友檔案單列，而是將“知名校友”列入“人物檔案”，按照人物“四分法”或“八分法”來(lái)收集知名校友的檔案。例如，北京大學(xué)和清華大學(xué)檔案館均有北大、清華杰出校友的實(shí)物檔案、人物檔案和聲像檔案等；雖然上海交通大學(xué)在2008年8月6日頒布施行了《上海交通大學(xué)校友人物類檔案工作規(guī)范》，建立了專門(mén)的校友人物檔案管理系統(tǒng)，但是，其檔案征集對(duì)象仍是在該校工作或?qū)W習(xí)過(guò)的知名校友，與人物檔案的收集內(nèi)容類似。二是有極少數(shù)高校已從傳統(tǒng)的收集學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)向關(guān)注校友在校期間的生活、學(xué)習(xí)和參與社會(huì)活動(dòng)等方面的檔案材料。例如，華北電力大學(xué)于2012年10月頒布實(shí)施了《華北電力大學(xué)學(xué)生班級(jí)檔案管理實(shí)施辦法》，征集校友所在班級(jí)管理過(guò)程及結(jié)果的史實(shí)性材料，包括學(xué)生班級(jí)的綜合材料、教學(xué)活動(dòng)材料和學(xué)生活動(dòng)材料等，這在很大程度上豐富了校友在校期間的檔案材料。

2018年1月，從中國(guó)知網(wǎng)上搜索“高校+人物檔案”和“高校+校友檔案”，共搜索到相關(guān)文章50篇。首先，從研究?jī)?nèi)容看，一是將杰出校友歸到“人物檔案”中進(jìn)行征集與管理，以人物檔案為核心，探討其構(gòu)建、開(kāi)發(fā)和利用的相關(guān)問(wèn)題。二是以學(xué)籍檔案為依托，拓展校友成長(zhǎng)檔案的收集范圍，探討高校校友檔案建設(shè)的必要性、存在問(wèn)題及材料收集方法等。其次，從高校校友檔案的類目所屬看，有的主張將校友在校期間的學(xué)籍檔案按照正常分類進(jìn)行保管，畢業(yè)后的成長(zhǎng)檔案可重設(shè)“XY”（校友）類，再以校友姓名為二級(jí)類目進(jìn)行歸類［2］；有的學(xué)者主張校友的成長(zhǎng)檔案一級(jí)目錄仍為“JX”（教學(xué)），二級(jí)目錄可分設(shè)畢業(yè)后的各類材料［3］；還有學(xué)者主張校友檔案以育人內(nèi)容為橫軸，可分為思政教育類、科研創(chuàng)新及自主創(chuàng)業(yè)模范類、勵(lì)志類、業(yè)務(wù)突出貢獻(xiàn)類、志愿服務(wù)奉獻(xiàn)類等，以年份為縱軸，時(shí)段與校慶相結(jié)合，體現(xiàn)校友間的傳承［4］。關(guān)于高校校友檔案的界定主要有兩種：一是指校友在校期間，即從錄取到畢業(yè)所形成的各種文字材料［5］，或以學(xué)籍檔案為依托形成的在校期間的各種文本或影像資料［4］，以及其他形式的歷史記錄；二是指校友“在校期間及畢業(yè)后形成的對(duì)本人、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄”［3］，即在校期間的學(xué)籍檔案和畢業(yè)后的成長(zhǎng)檔案等。

二、高校校友檔案建設(shè)面臨的困難

無(wú)論從理論研究還是從實(shí)踐探索來(lái)看，高校校友檔案建設(shè)都處于起步階段，困難重重。

（一）制度不全，執(zhí)行難

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）是高校檔案管理的主要依據(jù)，27號(hào)令中第15條列舉了高校檔案材料的一級(jí)類目，即黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類，暫未單列出校友檔案。高校校友檔案是否有必要建立，應(yīng)歸屬于哪一種檔案門(mén)類，征集對(duì)象如何明確，收集范圍有哪些等都不明確。由于高校校友檔案建設(shè)管理的規(guī)章制度不健全，再加上實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的不足，因此，將會(huì)直接影響高校校友檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

（二）重視不夠，投入難

人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)與傳承文明，是我國(guó)高等教育的基本任務(wù)，長(zhǎng)久以來(lái)，人才培養(yǎng)一直是高校強(qiáng)調(diào)的重中之重。在高校中，因受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，加之檔案信息利用率低、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，使得上至領(lǐng)導(dǎo)，下至廣大師生、行政管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都不夠全面、客觀，其檔案管理意識(shí)普遍薄弱［6］，從而導(dǎo)致對(duì)檔案工作的人力、物力和財(cái)力的投入嚴(yán)重不足。尤其是校友檔案，若單列出來(lái)作為一個(gè)新的門(mén)類來(lái)管理，對(duì)于人力、物力和財(cái)力都匱乏的檔案館來(lái)說(shuō)，則是一項(xiàng)比較棘手的任務(wù)。

（三）體制不順，歸檔難

高校檔案管理體制是檔案工作順暢運(yùn)行的內(nèi)在基礎(chǔ)，校友檔案的征集范圍廣，涉及部門(mén)多，檔案內(nèi)容繁雜，不僅包括在校生的學(xué)籍檔案，還有畢業(yè)生的成長(zhǎng)檔案；既有文字性的紙質(zhì)材料，又有實(shí)物、照片等聲像材料，全面收集的難度大。目前，很多高校校友的學(xué)籍檔案管理較好，校友工作開(kāi)展得有聲有色，但是，校友檔案建設(shè)工作卻嚴(yán)重滯后［2］。檔案管理體制不順，工作運(yùn)行機(jī)制不活，立卷歸檔部門(mén)職責(zé)劃分不清，勢(shì)必造成校友檔案的收集難、歸檔難。

（四）征集不力，利用難

校友檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校人才培養(yǎng)成就的重要見(jiàn)證［7］，是校友學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的印跡和記錄。目前，很多高校的校友檔案僅限于學(xué)籍檔案“四大表”（高考錄取表、新生入學(xué)登記表、成績(jī)表、畢業(yè)登記表）的收集，是按部就班的靜態(tài)收集，渠道單一，形式古板，內(nèi)容不詳實(shí)。校友畢業(yè)后的成長(zhǎng)檔案涉及到校友的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、成果、社會(huì)活動(dòng)等，內(nèi)容繁雜、材料多樣、涉及部門(mén)多，在很大程度上增加了檔案收集的難度，限制了校友檔案的開(kāi)發(fā)和利用，這是造成國(guó)內(nèi)高校校友檔案建設(shè)難的重要原因。

三、對(duì)高校校友檔案建設(shè)的思考

第一，因校制宜，量力而行，分類開(kāi)展高校校友檔案建設(shè)工作。目前，高校校友檔案上無(wú)國(guó)家檔案制度的規(guī)范與保障，下無(wú)高校校友檔案建設(shè)的成功實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可循。鑒于廣大師生的檔案意識(shí)普遍薄弱，高校對(duì)檔案工作重視不夠，人力、物力和財(cái)力投入不足的現(xiàn)狀，各高?？梢蛐Ｖ埔?，量力而行。關(guān)注校友檔案憑證作用的高校，可全力做好學(xué)籍檔案的收集、服務(wù)和利用工作，推進(jìn)學(xué)籍檔案的數(shù)字化建設(shè)與服務(wù)的個(gè)性化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)?？粗匦Ｓ褭n案育人功能的高校，除了學(xué)籍檔案的完善之外，可借鑒華北電力大學(xué)班級(jí)檔案材料的收集經(jīng)驗(yàn)，以班級(jí)為單位，豐富校友在校期間的綜合材料、教學(xué)活動(dòng)材料、課外活動(dòng)材料等，按照思政教育類、科研創(chuàng)新及自主創(chuàng)業(yè)模范類、勵(lì)志類、業(yè)務(wù)突出貢獻(xiàn)類、志愿服務(wù)奉獻(xiàn)類等全面收集校友畢業(yè)后形成的業(yè)務(wù)、成就、成果、社會(huì)活動(dòng)等方面的材料，以更全面、更真實(shí)、更接地氣的校友檔案服務(wù)本校的中心工作。關(guān)注校友且校友工作做得好的高校，一方面可進(jìn)一步做好校友工作的檔案材料規(guī)范入檔；另一方面以校友會(huì)為依托，可在完善校友基本信息的基礎(chǔ)上，構(gòu)建校友信息庫(kù)，做好校友成長(zhǎng)檔案的全面收集。各高?？筛鶕?jù)實(shí)際需要建設(shè)本校的校友檔案，待時(shí)機(jī)成熟后，亦可自下而上地推動(dòng)高校加強(qiáng)校友檔案制度建設(shè)。

第二，厘清概念，明確范圍，增強(qiáng)高校校友檔案收集的針對(duì)性。高校的人事檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、人物檔案均與校友檔案在檔案材料上有重疊之處，但是，歸類材料各有側(cè)重，且檔案的利用服務(wù)也存在較大的區(qū)別。人事檔案是按照履歷表、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位等學(xué)籍材料、政治歷史材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、錄用、任免、評(píng)聘和其他等12類材料組成，一般存放在有人事檔案存放權(quán)的人事檔案管理部門(mén)；學(xué)生檔案是校友人事檔案的一部分，即在校期間產(chǎn)生的相關(guān)材料，包括新生錄取表、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織關(guān)系、畢業(yè)生登記表等，存放在高校的檔案管理部門(mén)，待學(xué)生一畢業(yè)，個(gè)人檔案隨其轉(zhuǎn)走；教學(xué)檔案主要是綜合檔案材料，如高考錄取表、新生入學(xué)登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表等，一般永久保存在所在院校的檔案館或綜合檔案室；人物檔案是高?！按媸贰①Y政、育人”的重要?dú)v史記錄，是指學(xué)校在某一學(xué)科領(lǐng)域貢獻(xiàn)突出，在國(guó)內(nèi)外教育界、科技界等有一定影響，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有較大影響的知名人物的檔案，其中包括杰出校友的檔案，其收集范圍有“四分法”（生平類、活動(dòng)類、成果類、評(píng)介類）和“八分法”（生平類、職務(wù)活動(dòng)類、成就類、評(píng)價(jià)類、與人物有直接關(guān)系的材料、音像與實(shí)物等載體的材料、口述歷史類、其他補(bǔ)充類）［8］。雖然“校友”在廣義上可指在本校工作過(guò)或?qū)W習(xí)過(guò)的人，但校友檔案的征集對(duì)象最好界定為“在本校學(xué)習(xí)過(guò)的人”，收集范圍可明確為校友在校期間與畢業(yè)后形成的檔案材料，包括文字材料、電子材料、聲像、照片、實(shí)物等載體的歷史記錄。在校期間的校友檔案，主要包括校友從入學(xué)到畢業(yè)期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，如入學(xué)材料、成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)照片、證書(shū)等；在校期間參加的重大文體活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、比賽等的相關(guān)材料；參與的科研項(xiàng)目、重要學(xué)習(xí)成果材料；獲得的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰等。校友畢業(yè)后的成長(zhǎng)檔案，主要包括工作單位、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、成就成果、參加的重要社會(huì)活動(dòng)、獲得的重要獎(jiǎng)勵(lì)、表彰等材料［9］。

第三，理順體制，搞活機(jī)制，創(chuàng)新高校校友檔案管理模式。各高校依據(jù)自身對(duì)校友檔案的管理理念及現(xiàn)實(shí)情況，要理順體制，制定相關(guān)制度，劃清歸檔部門(mén)間的職責(zé)，建立適合本校實(shí)際的校友檔案管理模式。條件欠缺的高校，可全力做好學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案的管理工作，與時(shí)俱進(jìn)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、服務(wù)的個(gè)性化與網(wǎng)絡(luò)化；條件具備，人力、物力和財(cái)力充足的高校，可實(shí)行高校校友檔案分散管理、集中管控的管理模式。學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)校友檔案歸檔的指導(dǎo)和整體規(guī)劃；教務(wù)處、學(xué)工部負(fù)責(zé)校友學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案的全面、及時(shí)、規(guī)范歸檔；組織部、校團(tuán)委負(fù)責(zé)校友黨團(tuán)組織關(guān)系的歸檔；相關(guān)院系可以班級(jí)為單位，負(fù)責(zé)校友的綜合材料、參加重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等材料的歸檔；校友會(huì)或校友辦公室負(fù)責(zé)校友信息資源系統(tǒng)的平臺(tái)建立，做好校友成長(zhǎng)檔案的收集。

高校校友檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，需要相關(guān)部門(mén)通力合作，需要高校投入一定的人力、物力和財(cái)力，需要校友的鼎力相助，更需要借助大數(shù)據(jù)的技術(shù)支撐，積極開(kāi)發(fā)、利用高校校友檔案，從而更好地為校友提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。