有關(guān)檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式探討

摘要：隨著智能化技術(shù)的發(fā)展，建立檔案智能管理和智能服務(wù)模式成為行政事業(yè)單位發(fā)展的一大特點(diǎn)，有利于單位日常的經(jīng)營管理和后期的科學(xué)發(fā)展。本文就檔案智能管理的特點(diǎn)展開思考，探討智能服務(wù)模式，為行政事業(yè)單位檔案的發(fā)展管理提供了相關(guān)的指導(dǎo)意見，以此來供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：檔案智能管理;智能服務(wù)模式;特點(diǎn)

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高帶來的是智能化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，各個(gè)行業(yè)的調(diào)整和革新都是為了在激烈競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中能夠生存和發(fā)展的必然要求。因此，原先的檔案管理和服務(wù)模式遲早是要被現(xiàn)代社會(huì)所淘汰的，智能化時(shí)代下的單位檔案管理和服務(wù)模式在改善原先模式缺陷和不足的基礎(chǔ)上，融入了現(xiàn)代高新技術(shù)，創(chuàng)新了檔案智能管理和智能服務(wù)模式。

一、檔案智能管理的特點(diǎn)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)處理檔案管理的工作即為檔案智能管理，在檔案建立、處理、傳遞等多個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中都融入了智能化的新興技術(shù)，因此，其一般具有如下特點(diǎn)。

（一）數(shù)字化的特點(diǎn)。檔案管理是和信息數(shù)據(jù)處理相關(guān)的工作，在面對(duì)于來自于世界各地的不同信息時(shí)要根據(jù)各種客戶的實(shí)際需求來收集所需要的信息。因?yàn)樗枰幚淼男畔?shù)量過多、種類復(fù)雜，所以會(huì)應(yīng)用到新興的數(shù)字化技術(shù)來更加有效和準(zhǔn)確地處理信息，建設(shè)數(shù)據(jù)化的資源，因而具有數(shù)字化的特點(diǎn)[1]。

（二）即時(shí)性的特點(diǎn)。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人們可以通過計(jì)算機(jī)或者智能設(shè)備及時(shí)收集和處理信息，檔案智能管理就是在這種發(fā)展趨勢(shì)下衍生的產(chǎn)物。這種管理模式在實(shí)際運(yùn)作時(shí)，利用數(shù)字信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將收集到的即時(shí)信息實(shí)時(shí)錄入到中心檔案，提高了信息收集和處理的效率，因此具有即時(shí)性的特點(diǎn)。

（三）安全性的特點(diǎn)。一般來說，不管對(duì)于一個(gè)國家或者單位來說所建立的檔案數(shù)據(jù)庫都是記錄著和國家、單位機(jī)密相關(guān)的信息，因此對(duì)于檔案管理工作來說，對(duì)于信息安全的保護(hù)十分關(guān)鍵。科學(xué)嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)必須在檔案數(shù)據(jù)管理庫之前被建立，從而可以有效強(qiáng)化對(duì)于檔案所管理信息的保護(hù)力度，因此具有安全性的特點(diǎn)。

（四）受眾廣泛化的特點(diǎn)。在智能化的幫助下用戶可以在不受空間和時(shí)間約束的情況下通過互聯(lián)網(wǎng)查看到檔案信息，并且由于檔案信息來源廣，可以滿足不同用戶的需要。檔案智能管理模式將原先書面文件化的信息檔案發(fā)展為電子信息檔案，信息的收集、傳播范圍廣，因此具有受眾廣泛化的特點(diǎn)[2]。

（五）便捷化的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式依靠于人工書寫和記錄檔案信息，這種方式流程繁瑣、花費(fèi)時(shí)間長并且又不能保證檔案信息的準(zhǔn)確度，而現(xiàn)今的智能檔案管理利用了新興的技術(shù)器材和高新人才，在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中都能實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化和智能化，簡(jiǎn)化了流程，降低了管理工作的難易度和繁瑣程度，因此具有便捷化的特點(diǎn)。

（六）人性化的特點(diǎn)。智能檔案管理是為了滿足用戶的需求而衍生的產(chǎn)物，融入現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的智能檔案管理提高了用戶接收信息的便捷性和即時(shí)性，從用戶需求角度出發(fā)建立智能檔案信息系統(tǒng)，因此具有人性化的特點(diǎn)。

二、智能服務(wù)模式的探析

近日，國家出臺(tái)相關(guān)政策規(guī)定各單位建立智能檔案管理系統(tǒng)和智能服務(wù)來適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，并且對(duì)于具體實(shí)踐做出了一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)對(duì)于檔案信息管理方式的創(chuàng)新和用戶服務(wù)模式的優(yōu)化。

（一）智能服務(wù)模式范圍的擴(kuò)大。如今智能化技術(shù)在各個(gè)生產(chǎn)領(lǐng)域中都被廣泛應(yīng)用和推崇，優(yōu)化了不同行業(yè)的發(fā)展模式和經(jīng)營理念，同時(shí)也擴(kuò)大了智能服務(wù)模式所涉及的領(lǐng)域范圍。同時(shí)，隨著行業(yè)對(duì)于智能服務(wù)模式的深入應(yīng)用，如今在智慧城市的建設(shè)之中，也隨處可見智能服務(wù)模式的身影，例如智慧教育以及智慧公共服務(wù)等場(chǎng)景。智能服務(wù)模式的擴(kuò)大第一是使得檔案館與檔案信息服務(wù)可以在大范圍內(nèi)進(jìn)行互通，并且能夠共享資源。第二是加大檔案管理機(jī)制在大范圍內(nèi)的優(yōu)化程度，使得技術(shù)與資源可以相互配合[3]。第三是使得檔案管理人員與用戶可以在更大的范圍中進(jìn)行流暢的溝通以及靈活的互動(dòng)，使得人才資源可以共享，用戶的參與感也直線上升。

（二）智能服務(wù)模式的環(huán)境。在智慧檔案館與之智能信息服務(wù)模式的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等高新科技的應(yīng)用于發(fā)展為其奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)與應(yīng)用基礎(chǔ)。在不斷發(fā)展完善的智能服務(wù)模式的技術(shù)成熟與應(yīng)用支持下，一些專家以往提出的“大檔案觀”與“大智慧觀”都已經(jīng)逐漸成為了實(shí)際應(yīng)用中的場(chǎng)景，得益于此，智能信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)了將用戶需求作為中心的智能服務(wù)模式。檔案智能服務(wù)模式對(duì)于信息技術(shù)具有更強(qiáng)大的支撐性、更加迅速的需求響應(yīng)、更加龐大的資源、更加靈活的交互方式。并且其可以將檔案智能模式的服務(wù)移動(dòng)化、咨詢信息服務(wù)知識(shí)化、信息推送碎片化以及跟進(jìn)用戶的持續(xù)化等優(yōu)點(diǎn)以及特點(diǎn)。

（三）智能服務(wù)模式的途徑。智能檔案信息服務(wù)體系是將來檔案學(xué)發(fā)展研究的主要方向，構(gòu)建智能服務(wù)模式可以從以下三方面來進(jìn)行，一是增強(qiáng)智能檔案服務(wù)的資源體系建設(shè)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入的挖掘，做好對(duì)信息資源的開發(fā)利用。二是提高智能檔案服務(wù)的綜合設(shè)計(jì)，將智能檔案服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用以及資源進(jìn)行整合開發(fā)，建設(shè)成體系化的平臺(tái)。三是提高智能檔案服務(wù)的跨界融合能力，在智慧城市的發(fā)展中，檔案信息資源已經(jīng)融入到了智慧城市的發(fā)展建設(shè)中。因此增強(qiáng)其跨界融合的能力可以使智能檔案服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)高效，適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展需要。

結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)智能檔案館的建設(shè)中，檔案的智能管理與智能信息服務(wù)模式是未來發(fā)展的大方向。檔案管理工作需要與當(dāng)前智慧城市，智能社會(huì)進(jìn)行深度的融合適應(yīng)，滿足社會(huì)對(duì)于檔案管理工作范圍廣、信息多樣、途徑寬泛的需求。智能檔案服務(wù)體系的建設(shè)應(yīng)當(dāng)與時(shí)代發(fā)展同步，了解用戶需求。通過建設(shè)智能檔案服務(wù)模式來綜合檔案資源，盡可能滿足用戶的實(shí)際需要，使得檔案信息資源能夠最大化地發(fā)揮其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊智勇，周楓.智慧城市背景下檔案信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的要素分析[J].檔案與建設(shè)，2018，（10）：19-23.

[2]李月娥，周曉林，賈玲，嚴(yán)悅，陸江. 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實(shí)體管理與服務(wù)模式研究[J].北京檔案，2017，（1）：20-23.

[3]董秀銳.檔案智能化管理服務(wù)與物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的對(duì)接模式研究[J].山西檔案，2018，No.241（05）：34-36.

作者簡(jiǎn)介：

舒?。?979年—），女，漢族，湖北宜昌人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。