什么是一份好的周報(bào)？

李海燕

疫情之下，如何不讓管理失控？

許多公司需要通過(guò)一種管理工具，加強(qiáng)人與人未能謀面時(shí)的連接及彼此協(xié)同，讓管理者更清楚員工的狀態(tài)，讓員工更知道管理的目標(biāo)，同時(shí)相關(guān)部門(mén)間更加透明、高效。

怎樣的一種工具，可以達(dá)到這些目標(biāo)？并且能使員工進(jìn)入“十分”的狀態(tài)呢？于是，筆者開(kāi)始研究周報(bào)這一管理工具。為何會(huì)鎖定周報(bào)？筆者發(fā)現(xiàn)，但凡大公司都在使用這一工具，都在研之、興之、推之、利之……說(shuō)明其必有不同凡響的魅力。

從本期開(kāi)始，筆者將與各位剖析周報(bào)這一管理工具。今天，先從什么是一份好的周報(bào)談起。

通常，人們認(rèn)為周報(bào)無(wú)外乎寫(xiě)上周總結(jié)與下周計(jì)劃，很容易變成流水賬。于是，很多人非常痛恨寫(xiě)周報(bào)，覺(jué)得要求寫(xiě)周報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)不是矯情就是沒(méi)事找事。那么，如何不把周報(bào)寫(xiě)成流水賬，并且對(duì)組織、管理者及個(gè)人產(chǎn)生真正的價(jià)值？其核心無(wú)外乎要高度重視計(jì)劃與總結(jié)。

“計(jì)劃”和“總結(jié)”的差異何在？

在周報(bào)撰寫(xiě)的過(guò)程中，一定要清楚：“計(jì)劃”和“總結(jié)”的撰寫(xiě)方法是非常不一樣的。

筆者在沒(méi)有深入研究周報(bào)前，寫(xiě)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的周報(bào)，以為計(jì)劃與總結(jié)的區(qū)別在于：總結(jié)是在計(jì)劃的后面加了幾個(gè)字，即完成、未完成，對(duì)于未完成的事項(xiàng)會(huì)多加一些解釋，甚至于未完成事項(xiàng)不再列出。大家都在“賭”領(lǐng)導(dǎo)根本不記得你的計(jì)劃到底是什么，這樣才顯得我們認(rèn)真完成了工作。

現(xiàn)在回想起當(dāng)年的周報(bào)，感覺(jué)真是浪費(fèi)了自己和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間。當(dāng)筆者用心地去理解、研究周報(bào)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)這個(gè)工具的魅力所在！

那么，計(jì)劃與總結(jié)的差異何在？即：計(jì)劃要聚焦，總結(jié)要全面。聚焦是指不需要列出很多事項(xiàng)，找重點(diǎn)事項(xiàng)列出即可;全面是指不能只寫(xiě)是否完成，還要分析其中的原因。

做計(jì)劃的關(guān)鍵點(diǎn)

既然計(jì)劃的撰寫(xiě)一定要聚焦，那么如何做到聚焦？

第一，只寫(xiě)最重要的3-5件事。為什么是3-5件？如果1周能把3-5件事做好做到位，已經(jīng)效率很高了。另外，工作中常出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題是：做事分散，于是常?；㈩^蛇尾，導(dǎo)致的結(jié)果是沒(méi)有成就感，并且不會(huì)止于至善。而讓事情安排得精要，則容易聚焦，容易做得深入、想得透徹，并且容易出結(jié)果。

第二，計(jì)劃中要有明確的目標(biāo)。舉例來(lái)說(shuō)，關(guān)于招聘的計(jì)劃，“下周計(jì)劃面試SEO（即專業(yè)從事網(wǎng)絡(luò)搜索引擎優(yōu)化的相關(guān)工作人員）”與“下周計(jì)劃面試SEO，并終面通過(guò)至少1人”，哪個(gè)更有目標(biāo)性，更有可靠度？顯然是第二個(gè)。但現(xiàn)實(shí)中，有幾個(gè)人的計(jì)劃有目標(biāo)性呢？大多僅說(shuō)我們要做什么，而不知做到什么樣的結(jié)果。所以，目標(biāo)一定要量化。

第三，思考至少30分鐘才能落筆寫(xiě)。做周報(bào)要深思熟慮，尤其對(duì)事務(wù)性工作者，一定要清楚、再清楚自己應(yīng)該做些什么，做到什么程度，以便不斷地提升自己。沒(méi)有經(jīng)過(guò)深度思考的計(jì)劃，將形同流水賬，且每周似乎都沒(méi)有變化，日子也這樣一天天地滑過(guò)去了，日后回想起來(lái)必然全是遺憾。

做總結(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)

第一，總結(jié)與計(jì)劃要有對(duì)應(yīng)性。筆者在審核部門(mén)員工工作總結(jié)時(shí)，常發(fā)現(xiàn)大家寫(xiě)的總結(jié)與計(jì)劃不一致。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)過(guò)程中又提出的要求，匯報(bào)者也只是答應(yīng)而沒(méi)有做，在總結(jié)中全部沒(méi)出現(xiàn)這類工作的進(jìn)展信息。如果領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)留意這些內(nèi)容，還不知道計(jì)劃與總結(jié)完全是“驢唇不對(duì)馬嘴”。

所以，寫(xiě)周工作總結(jié)時(shí)，一定要對(duì)應(yīng)著計(jì)劃來(lái)寫(xiě)，這樣才能真正重視并有所反思。筆者遇到過(guò)兩個(gè)截然不同的下屬，其一是將計(jì)劃寫(xiě)出來(lái)并打印貼在工位上，每做完一件事便在上面打個(gè)勾，每天下班后會(huì)看一下一周的計(jì)劃是否按計(jì)劃推進(jìn)，如有特殊情況也會(huì)標(biāo)明并與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn);另一個(gè)下屬喜歡做緊急的事情，每天忙得不可開(kāi)交，到下周時(shí)，發(fā)現(xiàn)計(jì)劃是A，做的卻是B，結(jié)果一周工作草草收?qǐng)觥?/p>

試問(wèn)這兩位員工，哪個(gè)更有成長(zhǎng)空間？當(dāng)然是前者。因?yàn)樗猩疃人伎嫉哪芰?，且?jì)劃性強(qiáng)，做事踏實(shí)高效，自然成長(zhǎng)快;而另一位則永遠(yuǎn)是被事追著走，沒(méi)有自己的節(jié)奏，最終致使成長(zhǎng)受限。

第二，對(duì)結(jié)果要量化。前面講到計(jì)劃要有目標(biāo)性，那結(jié)果就要表明是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)，而是否實(shí)現(xiàn)目標(biāo)則需要量化。

當(dāng)然，不代表量化一定和計(jì)劃要求的目標(biāo)完全一致，有時(shí)遇到特殊事宜，可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)并非計(jì)劃所示，這也無(wú)可厚非，但核心是要寫(xiě)得真實(shí)有效。

量化是指需要數(shù)據(jù)化，即有明確的數(shù)字，如：銷售額、客戶數(shù)量、入職人數(shù)等;而成果化，以召開(kāi)會(huì)議為例：要形成會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)給所有參會(huì)人員，并跟蹤落地等。

第三，對(duì)沒(méi)做好的工作進(jìn)行反思。每一個(gè)人在做工作時(shí)，都不能保證全部高質(zhì)量完成，并沒(méi)有任何遺憾。那么，當(dāng)遇到?jīng)]有完成的工作，亦或完成質(zhì)量不高的工作時(shí)，應(yīng)該怎么辦？難道是避重就輕，一帶而過(guò)？甚至不在總結(jié)中出現(xiàn)嗎？這樣都不對(duì)，因?yàn)檫@會(huì)讓你錯(cuò)失了成長(zhǎng)良機(jī)。

遇到?jīng)]有完成的工作事項(xiàng)，其實(shí)是“好事”。

為什么？因?yàn)檫@恰恰給了我們反思的機(jī)會(huì)：當(dāng)我們做事非常順利時(shí)，往往忘記了做事的初衷，以及如何從做事中成長(zhǎng)。而當(dāng)我們遇到挫折時(shí)，面臨兩種選擇：其一是逃避，沒(méi)人問(wèn)就不再想，省得讓人難受;其二是主動(dòng)思考，找到出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因，并尋找有效的解決方案，以便從中汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地成長(zhǎng)。請(qǐng)注意：?jiǎn)栴}即機(jī)會(huì)，反思即成長(zhǎng)。

第四，對(duì)做好的工作進(jìn)行沉淀。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己做的工作結(jié)果完成得都不錯(cuò)，而且受到了管理者的嘉獎(jiǎng)，有沒(méi)有想到做一下復(fù)盤(pán)和經(jīng)驗(yàn)沉淀？這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)，如果就這樣埋沒(méi)了豈不可惜？而且，管理者不妨組織大家，把經(jīng)驗(yàn)寫(xiě)下來(lái)，不僅可以沉淀為組織的經(jīng)驗(yàn)，還可以分享給團(tuán)隊(duì)伙伴，何樂(lè)而不為？

如果你同樣想讓周報(bào)成為一種利器，希望你和筆者一樣帶著組織與團(tuán)隊(duì)伙伴一起成長(zhǎng)，就趕快加入到周報(bào)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用中吧。

（本文作者系愛(ài)空間科技副總裁，資深人力資源從業(yè)者）

責(zé)任編輯：莊文靜