關(guān)于縣級(jí)財(cái)政檔案管理問(wèn)題之探討

劉欣

摘 要：縣級(jí)財(cái)政在日常工作與重點(diǎn)工作中形成的檔案，反映當(dāng)?shù)刎?cái)源和服務(wù)于振興當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的情況，是上級(jí)財(cái)政部門指導(dǎo)開展基層財(cái)政工作的重要依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理至關(guān)重要.本文以山東省成武縣財(cái)政局為背景探討縣級(jí)財(cái)政檔案管理問(wèn)題。以期實(shí)現(xiàn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)健康發(fā)展，提高對(duì)財(cái)政檔案管理的重視，為促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)財(cái)政;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

在建設(shè)現(xiàn)代化社會(huì)的過(guò)程中，各級(jí)政府部門紛紛積極改善管理手段，越來(lái)越信息化、規(guī)范化和法制化?？h級(jí)財(cái)政部門作為反映一個(gè)縣區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要部門，更需要進(jìn)行科學(xué)、高效、精細(xì)化的現(xiàn)代化管理。財(cái)政檔案是縣級(jí)財(cái)政部門管理中的一種非常重要的文件，對(duì)財(cái)政檔案的管理更是重中之重。因此，加強(qiáng)縣級(jí)財(cái)政檔案的管理，能促進(jìn)財(cái)政檔案作用發(fā)揮得更加全面

1 財(cái)政檔案管理概述

財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理是借助現(xiàn)代化的管理方式、技術(shù)手段來(lái)科學(xué)、高效展開對(duì)財(cái)政檔案的管理，以保障財(cái)政檔案的質(zhì)量、完整性。財(cái)政檔案是反映地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況的證據(jù)，有效的財(cái)政檔案，還可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策制定提供依據(jù)。財(cái)政檔案的形式多種多樣，不僅包括會(huì)計(jì)憑證以及各類文書，還包括照片事務(wù)以及電子文件等。財(cái)政檔案管理是收集財(cái)政檔案信息、整理財(cái)政檔案信息、保管財(cái)政檔案信息以及實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案信息的有效利用的全過(guò)程。財(cái)政檔案管理的效率與質(zhì)量，與國(guó)家財(cái)政收支息息相關(guān)，也在很大程度上影響著國(guó)家財(cái)政工作的開展。基于此，必須加強(qiáng)對(duì)財(cái)政檔案管理的重視，充分發(fā)揮財(cái)政檔案管理的作用，以更好地促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步。

2 縣級(jí)財(cái)政檔案管理存在的問(wèn)題與因素分析

2.1重視程度不夠。由于長(zhǎng)期以來(lái)受到重經(jīng)營(yíng)、輕管理思想的限制，導(dǎo)致部分縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對(duì)財(cái)政檔案管理的重視，甚至沒有正確認(rèn)識(shí)到財(cái)政檔案管理在信息化社會(huì)中的重要作用與地位。有的認(rèn)為財(cái)政檔案管理是財(cái)政部門的事，只要收集、整理了往年的財(cái)政資料，便完成了財(cái)政檔案管理;有的由于財(cái)政檔案管理無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而將其當(dāng)作是一項(xiàng)不必要的、高成本的工作任務(wù)。不重視財(cái)政檔案信息安全，缺乏保密意識(shí)，缺乏安全管理制度，不重視財(cái)政檔案審查工作、財(cái)政檔案管理工作，從而嚴(yán)重影響著財(cái)政檔案的安全性與保密性，甚至?xí)?dǎo)致國(guó)家重要財(cái)政信息的暴露，造成十分嚴(yán)重的后果。

2.2管理制度不夠健全。當(dāng)今信息時(shí)代背景下，財(cái)政檔案管理也走向了信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路，電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，給財(cái)政檔案管理提供了極大的便利，但也增加了財(cái)政檔案管理的安全隱患。但目前有些縣級(jí)財(cái)政部門尚未與時(shí)俱進(jìn)地制定符合信息化時(shí)代要求的財(cái)政檔案管理機(jī)制，依然沿用傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理機(jī)制，沒有建立完善的財(cái)政檔案管理機(jī)制，無(wú)法滿足財(cái)政檔案信息化管理的實(shí)際要求。

2.3收集內(nèi)容單一。部分財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)不夠重視財(cái)政檔案管理工作，在收集財(cái)務(wù)檔案的時(shí)候，只收集報(bào)表、賬簿以及會(huì)計(jì)憑證，沒有重視對(duì)實(shí)物檔案以及其他文書的收集，收集面比較狹窄。尤其是一些需要永久性保存的資料檔案，如年報(bào)、年鑒以及大事記等，沒有全面收集起來(lái)。由于財(cái)政檔案收集內(nèi)容過(guò)于單一，從而出現(xiàn)了輕視文書檔案、重視業(yè)務(wù)檔案的局面，給財(cái)政檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)重的阻礙。

2.4保管不夠規(guī)范。目前，仍有很多基層財(cái)政部門，尤其是經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū)，通常將檔案放在倉(cāng)庫(kù)或者是辦公室，而沒有專門建立財(cái)政檔案庫(kù)房。也有一些基層財(cái)政部門雖然設(shè)置了財(cái)政檔案室，但由于沒有建立配套的管理機(jī)制與基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致財(cái)政檔案室形同虛設(shè)，缺乏規(guī)范性。

2.5業(yè)務(wù)水平較低。管理人員在財(cái)政檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，也產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響。若是管理人員的專業(yè)能力不足、綜合素質(zhì)較差，則會(huì)給財(cái)政檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙。傳統(tǒng)人工進(jìn)行財(cái)政檔案管理的時(shí)候，對(duì)管理人員的要求不高，因此，多是招聘非專業(yè)人員或者是讓年齡較大的職工負(fù)責(zé)財(cái)政檔案管理工作，業(yè)務(wù)不熟影響了財(cái)政檔案管理水平的提高以及財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

3 成武縣財(cái)政局檔案管理工作情況

3.1明確檔案管理職責(zé)。成武縣財(cái)政局設(shè)立了檔案管理員專門負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)計(jì)檔案和文書檔案，各股室財(cái)務(wù)人員必須在每個(gè)年度終了后將所負(fù)責(zé)單位的憑證、賬本裝訂成冊(cè)移交給局辦公室檔案管員，股室、個(gè)人不得存放文件原件和通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽字的第一稿件。以達(dá)到完整歸檔。

3.2完善檔案歸檔程序。采用檔案管理錄入系統(tǒng)，進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案歸檔流程。檔案管理員可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)將上一年度會(huì)計(jì)憑證、賬本錄入系統(tǒng)后產(chǎn)生的檔案號(hào)作為每本憑證、賬本的編號(hào)，簡(jiǎn)化查詢資料過(guò)程。財(cái)政局各類文件也可以通過(guò)錄入文件相關(guān)內(nèi)容和上傳掃描文件到檔案管理系統(tǒng)，在以后的工作中查看文件時(shí)，可以直接打開檔案管理系統(tǒng)掃描文件，進(jìn)行查看。簡(jiǎn)化了查找原始文件過(guò)程。

3.3嚴(yán)格做好檔案整理。在檔案整理工作中，正確使用檔案盒、檔案袋、打孔機(jī)等設(shè)施，按規(guī)定更換檔案盒，調(diào)整、更換目錄，重新裱糊打孔裝訂，嚴(yán)密確保材料不錯(cuò)裝、不遺失、不損壞。特別是嚴(yán)格把好材料收集關(guān)，以文件為依據(jù)，對(duì)收集到的每一份材料進(jìn)行仔細(xì)鑒別，對(duì)系列或成套材料，查漏補(bǔ)缺，結(jié)合成武縣基層財(cái)政所檔案管理的需要，將檔案資料分為文書檔案、預(yù)算管理、政府經(jīng)費(fèi)、財(cái)政經(jīng)費(fèi)、涉農(nóng)惠農(nóng)管理、其他類等六大類，準(zhǔn)確劃分了保管期限，并對(duì)近幾年不規(guī)范的檔案資料全部進(jìn)行了整理、清點(diǎn)與歸檔。

3.4嚴(yán)格檔案借閱查詢規(guī)定。為了明確檔案借閱規(guī)定，隴縣財(cái)政局特制訂了《檔案借閱登記表》。對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行歸檔的文件或會(huì)計(jì)資料，如相關(guān)人員需要借閱其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案材料，必須向檔案管理員登記《檔案借閱登記表》，并通過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批方可借閱，在借閱、查詢過(guò)程中，不得輕易復(fù)印，確需復(fù)制，必須報(bào)請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意之后，方可運(yùn)作。借閱查詢完畢后，必須完整歸還。以保證保證檔案資料完整，防止資料泄密。

3.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)。為提高基層財(cái)政人員檔案整理水平，成武縣財(cái)政局專門邀請(qǐng)了縣檔案局專業(yè)人員對(duì)各財(cái)政所檔案管理員及會(huì)計(jì)人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，系統(tǒng)講解檔案管理專業(yè)知識(shí)及工作流程，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檔案裝訂操作，及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握檔案管理的最新技能，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

成武縣財(cái)政部門將提高對(duì)財(cái)政檔案管理的正確認(rèn)識(shí)與重視、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、建立健全財(cái)政檔案管理機(jī)制、完善財(cái)政檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、提高財(cái)政檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，切實(shí)提高財(cái)政檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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