試論如何提高檔案管理工作的有效性

摘要：檔案與企事業(yè)單位的發(fā)展息息相關，因此，必須予以高度重視，對檔案進行科學合理化的管理，使其作用得到最大化的發(fā)揮，推動企事業(yè)單位實現可持續(xù)發(fā)展。本文針對檔案管理工作的重要性、存在的問題及其應對措施進行探討。

關鍵詞：檔案管理 重要性 有效性

一、檔案管理工作的重要性

首先，檔案讓調查有據可依。檔案與其他的文獻有所不同，其存在著法律效力，檔案的特點使得其所記錄的內容更加具有客觀性和說服力，在進行相關調查時，檔案可以作為有效的依據。其次，檔案可作為參考之用。檔案記錄了企事業(yè)單位的各種資料信息，例如照片、紙質文件以及光盤等等，可靠性極強，真實客觀地反映了企事業(yè)單位的歷史信息，工作人員只需要到檔案室去調閱相關檔案就能夠知道相關信息。另外，檔案里面記錄的企事業(yè)單位一系列發(fā)展過程的信息，可以為企事業(yè)單位未來的發(fā)展方向提供完整的、真實的參考資料，對于科學合理地進行前景規(guī)劃十分有利。因此，在社會不斷發(fā)展進步的形勢下，企事業(yè)單位必須改變以往的檔案管理觀念，順應時代發(fā)展潮流，對管理方式進行創(chuàng)新，促進檔案實現科學化管理。

二、檔案管理工作中面臨的問題

（一）管理制度不夠健全

部分企事業(yè)單位未能創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，這是由于管理人員通常對效益的提高較為關心，而對檔案管理卻不夠重視。有些檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質不過關，不能嚴格執(zhí)行檔案管理的相關規(guī)章制度。單位檔案管理體制的不完備，相關檔案管理人員的執(zhí)行能力弱，出現無關信息陡然增加、重要信息不慎遺失等現象。

（二）管理方式過于落后

有些企事業(yè)單位的檔案信息管理與時代發(fā)展嚴重脫軌，在管理上未能實現信息化、數字化等。他們還在沿用傳統(tǒng)的手工收集方式來對檔案進行管理，這就使得檔案管理人員的工作難度增加了許多，也很可能會發(fā)生紙質檔案信息遺失的現象，檔案管理效率低下。

（三）網絡系統(tǒng)不夠完善

對于檔案管理來說，一個完善的網絡系統(tǒng)能夠為其提供有效的支撐。不過，從當前檔案信息管理現狀看出，其未能形成統(tǒng)一的標準，這使得網絡系統(tǒng)不夠完善，影響了檔案管理實現信息化。在創(chuàng)建數據庫過程中，系統(tǒng)在整體上缺乏協(xié)調性，致使網絡系統(tǒng)不夠完善，各部門之間未能形成良好的協(xié)作關系。在對檔案信息進行收集整理過程中，還存在疏漏的地方，致使信息缺乏準確性、完整性和及時性。

（四）部分工作人員業(yè)務能力不強

從事檔案管理的工作人員業(yè)務能力的高低，對于檔案管理水平的提高至關重要。檔案管理工作人員綜合素質不夠，主要表現在管理人員能力不足、責任意識淡薄等等，這些都不利于檔案管理工作的順利開展。

三、提高檔案管理工作有效性的策略

（一）制定科學合理的管理制度

檔案管理工作要想順利發(fā)展必須有完善的管理制度。為了使檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮，企事業(yè)單位管理者對檔案管理工作應高度重視，并積極努力地進行探索，創(chuàng)建適合企業(yè)發(fā)展前景的規(guī)章制度。要進一步加強監(jiān)督，對檔案管理工作的具體實施過程進行有效的規(guī)范，不斷完善考核激勵機制，激發(fā)工作人員的積極性，促使其認真完成工作。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展是大勢所趨，檔案實現信息化管理，有利于提升檔案管理的工作質量和效率。企事業(yè)單位可以通過創(chuàng)建和完善信息集成系統(tǒng)，對軟硬件進一步加強，并借助大數據、云計算等現代化科技手段，使檔案管理水平不斷提高。還可以通過創(chuàng)建內部網絡，加強信息檢索功能以及創(chuàng)建員工在線服務功能等，使檔案信息的利用率得到更好的發(fā)揮，進一步提升檔案管理工作水平。

（三）創(chuàng)建高素質的檔案管理隊伍

根據檔案管理工作的實際情況，開展形式多樣的培訓、繼續(xù)教育等，使工作人員的專業(yè)技能得到有效提升。組織開展全面、系統(tǒng)化的培訓和繼續(xù)教育，進一步豐富檔案管理人員的專業(yè)知識，使其掌握與檔案管理有關的全新的知識、理論。加強信息技術、計算機軟件方面的培訓，讓檔案管理人員做到熟練掌握和運用。

（四）創(chuàng)建獎懲及考核機制

由于檔案具有一定的保密性和安全性，因此必須制定嚴格的獎懲考核機制。檔案管理工作極為重要，應充分做好安全方面的措施，將積累檔案信息材料的工作劃歸到管理人員的責任制中，并定期進行考核，做到獎懲分明。另外，在檔案管理工作中，對網絡病毒要重點進行防范，避免檔案信息被惡意竊取。

四、結語

總之，隨著社會的信息化發(fā)展，檔案管理的重要性越發(fā)突顯出來。因此，企事業(yè)單位必須結合自身的具體情況，順應時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理理念，運用先進的管理方式，促進檔案管理工作順利開展。

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（作者簡介：孫永梅，女，本科，吉林省體育局田徑自行車運動管理中心，館員，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）