《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—94）的內(nèi)容和修訂建議

《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—94）是20世紀(jì)90年代，由國家檔案局檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出的一項檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施對規(guī)范和推動我國檔號編制工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，起到了非常重要的歷史和現(xiàn)實(shí)作用。檔號作為一種人工標(biāo)識語言，其重要性不亞于分類檢索語言和主題檢索語言。本文將在介紹《檔號編制規(guī)則》（以下簡稱“規(guī)則”）基本內(nèi)容的基礎(chǔ)上，探討修訂規(guī)則的建議。

一、規(guī)則的主要內(nèi)容及評價

就整體結(jié)構(gòu)而言，規(guī)則包括5章47條，其中一級條款26條，二級條款17條，三級條款4條。規(guī)則的內(nèi)容構(gòu)成包括：主題內(nèi)容與適用范圍、術(shù)語、檔號編制原則、檔號的結(jié)構(gòu)、檔號的編制方法及附加說明。

規(guī)則的第1章“主題內(nèi)容與適用范圍”，說明了規(guī)則的基本內(nèi)容構(gòu)成和適用范圍。規(guī)則主要適用于檔案館（室）編制檔號。

規(guī)則的第2章“術(shù)語”，對檔號、全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、件號、頁（張）號、代碼等9個術(shù)語進(jìn)行了定義。規(guī)則對檔號的術(shù)語定義是：“檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用?！边@是一個兩段式的術(shù)語定義，首先，該定義說明了檔案的形成工作領(lǐng)域（檔案館、室的檔案整理和管理工作）和主要表現(xiàn)形式（以字符形式賦予檔案的一組代碼）；其次，說明了檔號的功能和作用（存取檔案的標(biāo)記、有統(tǒng)計監(jiān)督作用）。這種兩段式的術(shù)語定義，是規(guī)則編制者們對20世紀(jì)90年代我國檔號編制工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。不足之處就是在表述方面的嚴(yán)謹(jǐn)度還存在一定瑕疵。因?yàn)椤罢怼北旧砭褪且环N檔案管理活動，所以不應(yīng)把“整理”和“管理”兩個詞并列提出。另外，檔號的功能除存取檔案的標(biāo)記、統(tǒng)計監(jiān)督外，還有固化檔案整理成果、維護(hù)檔案文件之間的有機(jī)歷史聯(lián)系、輔助鑒定和組織檔案內(nèi)容信息等方面的功能。

規(guī)則對全宗號的術(shù)語定義是：“檔案館（室）給定每個全宗的代碼?！边@個術(shù)語從層級上看，應(yīng)該是檔號的下位術(shù)語，在標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語編碼上，應(yīng)作為二級術(shù)語來編碼比較合適（其他的幾個術(shù)語也存在類似的問題）。從定義角度來說，目前規(guī)則的定義僅僅說明了全宗號的編制主體——檔案館（室），并沒有說明全宗號的其他主要特征。如全宗號的唯一性特征、全宗號的價值特征等。其實(shí)，全宗號是每個立檔單位的全宗檔案首次入館時，負(fù)責(zé)接收該立檔單位檔案的檔案館在全宗名冊上進(jìn)行登記的過程中，給予該立檔單位全宗的唯一規(guī)范性標(biāo)識，而且是一成不變的。有時，為了使立檔單位的全宗檔案得到更好的管理，立檔單位也可以事先與有移交檔案關(guān)系的國家檔案館聯(lián)系，獲得一個預(yù)留的全宗編號。全宗號是有效識別各個立檔單位檔案的重要標(biāo)識，也是開展館藏檔案統(tǒng)計和綜合開發(fā)利用檔案資源的重要標(biāo)記。

規(guī)則對案卷目錄號的術(shù)語定義是：“全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。”該術(shù)語定義基本上說明了案卷目錄號的基本特征，但是也忽視了對同一全宗內(nèi)案卷目錄號的唯一性特征的揭示?？梢哉f，案卷目錄號是同一全宗內(nèi)每一本案卷目錄的唯一編碼。

規(guī)則對類別號的術(shù)語定義是：“館（室）藏檔案類別的代碼”。該術(shù)語定義不夠明確，從邏輯上看，還存在同義反復(fù)問題。我們可以說，作為檔號組成部分的“類別號”又稱“館（室）藏檔案類別的代碼”，但是不能將這一種稱謂作為“類別號”的術(shù)語定義項來使用。在檔案管理實(shí)踐中，檔案管理機(jī)構(gòu)和有關(guān)人員需要對檔案實(shí)體進(jìn)行分門別類的序化管理，為此就需要編制檔案實(shí)體分類方案（或稱檔案分類大綱），并對分類方案中的各級類目賦予對應(yīng)的分類號。所以，規(guī)則中的“類別號”實(shí)際上是各個立檔單位或國家檔案館根據(jù)各全宗檔案實(shí)體分類方案，賦予的全宗內(nèi)檔案的分類編碼。其編碼的形制包括單純號碼制（全部用字母或阿拉伯?dāng)?shù)字來編制分類號）和混合號碼制（將字母和阿拉伯?dāng)?shù)字分層結(jié)合起來編制分類號）兩種。

規(guī)則對項目號的術(shù)語定義是：“產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號?！边@個術(shù)語定義也不夠嚴(yán)謹(jǐn)?！绊椖刻枴睂?shí)際上是各立檔單位所承擔(dān)的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等項目的代字或代號，而不是專門為檔案編寫的代字或代號。由于產(chǎn)品檔案、工程檔案、課題檔案、設(shè)備檔案等科技檔案，都是圍繞著產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等項目形成的，具有很強(qiáng)的項目成套性特征，所以各個立檔單位在整理這些科技檔案的過程中，就很自然地將它們類聚在一起，并通過項目號（如產(chǎn)品代號、工程項目代號、課題代號、設(shè)備型號等）來加以區(qū)分。因此，項目號的術(shù)語定義應(yīng)該是：檔案所屬項目的代字或代號（如產(chǎn)品代號、工程項目代號、課題代號、設(shè)備型號等）。

規(guī)則對案卷號的術(shù)語定義是：“案卷排列的順序號?！卑妇硖柺橇n單位在對全宗內(nèi)檔案分類后，于每個終端類內(nèi)對所組成的案卷進(jìn)行排列后，給予每個案卷的唯一順序編號。

規(guī)則對件號的術(shù)語定義是：“案卷內(nèi)文件的順序號?！痹趥鹘y(tǒng)的立卷環(huán)境下，這個術(shù)語定義是比較準(zhǔn)確的。但是，對件號的術(shù)語定義過程中，定義者也應(yīng)強(qiáng)調(diào)同一個案卷內(nèi)件號的唯一性特征。當(dāng)下，由于一些立檔單位的管理性檔案或文書檔案不再立卷了，而是以“件”為單位來管理，所以對“件號”的術(shù)語定義亦應(yīng)有所調(diào)整。

規(guī)則對頁（張）號的術(shù)語定義是：“案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號?！痹摱x也沒有注意強(qiáng)調(diào)同一個案卷內(nèi)文件頁（張）號的唯一性特征。另外，在目前情況下，標(biāo)準(zhǔn)修訂和管理部門還應(yīng)注意根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》等推薦標(biāo)準(zhǔn)的變化情況，將以件為單位來整理的檔案的“頁（張）號”的編號要求考慮在內(nèi)。

規(guī)則對代碼的術(shù)語定義是：“一個或一組有序的、易于計算機(jī)和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號?！痹撔g(shù)語定義也需要強(qiáng)調(diào)代碼的唯一性特征。此外，由于二位碼和條形碼在檔案編碼實(shí)踐中的應(yīng)用，其中有的編碼是人、機(jī)都可以識讀的，但有的編碼卻只能依賴機(jī)器才可以識別（如二維碼），所以對“代碼”的術(shù)語命名和術(shù)語定義都需要進(jìn)一步斟酌。筆者建議將“代碼”改為“檔案計算機(jī)代碼”，并將其定義修訂為：一組唯一標(biāo)識檔案實(shí)體對象的，易于計算機(jī)識別和存取檔案的條形碼或二維碼。隨著“整理簡化、檢索深化”思想在檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用，通過檔案計算機(jī)代碼的編碼方式取代傳統(tǒng)、繁瑣的檔號編制方法的趨勢，必將得到越來越多立檔單位和國家檔案館的認(rèn)可。

規(guī)則的第3章“檔號編制原則”，說明了檔號編制應(yīng)當(dāng)遵循的五個原則，其中包括：唯一性原則、合理性原則、穩(wěn)定性原則、擴(kuò)充性原則、簡單性原則。這五個原則是我國檔案管理學(xué)理論在實(shí)踐中的具體應(yīng)用。唯一性原則是指“檔案館（室）內(nèi)檔案檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象”。合理性原則是指“檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類體系相適應(yīng)”。穩(wěn)定性原則是指“檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變”。擴(kuò)充性原則是指“檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要”。簡單性原則是指“檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率”。這些原則，落實(shí)到檔案管理的實(shí)踐中，就是要求相關(guān)單位和人員在編制檔號的過程中做到“四個不重復(fù)”，即同一個檔案館內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗號，同一個全宗內(nèi)不能有重復(fù)的目錄號，同一本案卷目錄中不能有重復(fù)的案卷號，同一個案卷（類、項）中不能有重復(fù)的件號。誠然，編制檔號還是一項非常嚴(yán)肅的科學(xué)性工作，檔號不可“常變常新”，一經(jīng)編定，就應(yīng)保持長期的穩(wěn)定性，否則就會因改變檔號造成相關(guān)檢索體系或檢索工具的失靈等嚴(yán)重后果。目前一些單位和部門一味強(qiáng)調(diào)將“保管期限”代碼編入檔號，實(shí)際上就存在著這種風(fēng)險。因?yàn)?，人們對檔案價值的鑒定不是一蹴而就的，而是需要多次反復(fù)才能完成的一項工作，因此檔案的保管期限也會發(fā)生這樣和那樣的變化。

規(guī)則的第4章“檔號的結(jié)構(gòu)”，說明了檔號編制的三種基本結(jié)構(gòu)。第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號；第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號；第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張?zhí)枺?。這三種檔號的結(jié)構(gòu)，是對20世紀(jì)90年代中期我國檔號編制實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的良好總結(jié)。第一種檔號結(jié)構(gòu)主要適用于黨政機(jī)關(guān)的文書檔案；第二種和第三種檔號結(jié)構(gòu)主要適用于企業(yè)和一些專業(yè)主管部門形成的專門業(yè)務(wù)檔案。

規(guī)則的第5章“檔號的編制方法”，說明了檔號各個組成部門的具體編號方式和相關(guān)要求。全宗號的編制方法是：用四位代碼標(biāo)識，其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。如用Z、X、J分別標(biāo)識中華人民共和國建國后檔案全宗、新民主主義革命歷史檔案全宗、舊政權(quán)歷史檔案全宗。目前規(guī)則對此沒有做統(tǒng)一規(guī)定，可以說是一個缺憾。

全宗號的具體編制要求是：全宗屬類的各個全宗按排列次序流水編號；在一個屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號。

案卷目錄號的編制方法是以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（如第一本案卷目錄的編號就是001，第二本案卷目錄的編號就是002，以后依次類推就可以了）。編號的具體方法和要求是：案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號；每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號；在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。

類別號的編制方法是：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識，不同級位的類別之間可用間隔符分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號的編制要求是：類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

項目號的編制方法是：引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。案卷號的編制方法是：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號；每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上（含兩個）案卷目錄時應(yīng)合并為一個目錄號或目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號。

件號的編制方法和要求是：不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號；件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號；件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。頁（張）號的編制方法和要求是：頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各（頁）張按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

二、修訂規(guī)則的建議及相關(guān)說明

（一）修訂檔號的術(shù)語定義應(yīng)充分考慮檔號的形成過程和功能意義

鑒于目前人們對檔案館和檔案室的理解問題，對“檔案館（室）”這一“種差”的修訂方式不外乎兩種。其一，刪除。這種修訂的好處是各單位在編制檔號時不必糾結(jié)誰來編的問題。其二，細(xì)化。即把“檔案館（室）”的描述更加具體，如立檔單位及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的檔案部門和國家檔案館（綜合檔案館和專門檔案館）。檔號從本質(zhì)上講是一種人工標(biāo)識語言。從功能意義上分析，檔號的基本含義是：

1.檔號是表征立檔單位和國家檔案館所管理檔案的整理體系，反映與固定全宗內(nèi)檔案文件或其基本保管單位（案卷）的整理和保管特征的一組代碼。

2.檔號是以檔案整理的基本單元——?dú)w檔文件（檔案文件）或案卷為實(shí)體對象編制的。

3.檔號是因其唯一性特征而成為具有指代作用的固定代碼。

4.檔號具有對檔案實(shí)體存取的標(biāo)記功能。

5.對檔案的整理、統(tǒng)計、檢索和提供利用以及庫房日常管理等活動，檔號都是重要的管理工具。如人們可利用檔號對立檔單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)計監(jiān)督和審查等。

6.檔號是對電子檔案和數(shù)字化檔案副本命名的依據(jù)。

因此，檔號可以定義為：檔號是在檔案的整理和保存活動中編制的，以字符形式賦予檔案的基本保管單位（案卷案或文件）的一組固定的、具有標(biāo)識、指代和存取功能的代碼。

（二）修訂規(guī)則應(yīng)對檔號編制的依據(jù)進(jìn)行全面系統(tǒng)的梳理和分析

編制檔號不是一種隨意的行為，而是應(yīng)遵循相關(guān)的規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合立檔單位的檔案管理實(shí)際需要，才能合理合規(guī)完成的一項業(yè)務(wù)工作。編制檔號的主要依據(jù)包括：

1.各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體的檔號編制依據(jù)。各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱“機(jī)關(guān)”）在編制檔號時，主要的規(guī)范依據(jù)包括《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22）、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（國家檔案局2014年發(fā)布），等等。

（1）《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出的檔號編制要求。2019年1月1日開始實(shí)施的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第三十三條規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)?！?/p>

（2）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）提出的檔號編制要求。該行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)對機(jī)關(guān)歸檔文件的檔號的概念、編制原則、結(jié)構(gòu)、編制要求和方法等都提出了具體的要求。具體內(nèi)容包括：

檔號的概念：是“在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。”

檔號的編制原則：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

檔號的編制要求和編制方法：1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識。2）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”“D30”“D10”標(biāo)識。4）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。5）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

（3）《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》提出的檔號編制要求?！稊?shù)字檔案室建設(shè)指南》的5.2“數(shù)字檔案資源命名規(guī)則”要求：應(yīng)采用檔號或唯一標(biāo)識符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）編制檔號，推薦增設(shè)檔案門類代碼作為類別號的子項；若以件為單位整理，檔號可采用“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號·子件號”結(jié)構(gòu)。具體編制要求和編制方法是：1）全宗號：用四位代碼標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）編制。2）檔案門類代碼·年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”；年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”“D30”“D10”標(biāo)識。采用其他保管期限的，也應(yīng)使用其相應(yīng)縮寫代碼。4）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標(biāo)識，如辦公室可用“BGS”標(biāo)識。未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。5）件號·子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。子件號是指件內(nèi)單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“001”。不需要編制子件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號·子件號之后編制下位代碼，比如頁（張）號等。

2.企業(yè)單位的檔案號編制依據(jù)。各企業(yè)（公司）在編制檔號時，主要的規(guī)范依據(jù)包括《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（國家檔案局2017年9月1日發(fā)布）等。

（1）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出的企業(yè)檔號編制要求。國家檔案局2009年11月2日發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）。它規(guī)定了檔號的一般編制要求、原則、結(jié)構(gòu)等。該規(guī)范要求：企業(yè)應(yīng)根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）。檔號可采用“[全宗號]分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。

（2）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》提出的企業(yè)檔號編制要求?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）對科技檔案號的概念、結(jié)構(gòu)組成等，提出了要求。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：檔號是“以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼”。檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。其中各部分的編制要求是：1）全宗號，需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；2）分類號，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定；3）項目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定；4）目錄號，填寫目錄編號；5）案卷號，應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

（3）《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》提出的企業(yè)檔號編制要求?！镀髽I(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》提出的企業(yè)檔案編號要求是：“依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充?！?/p>

這些檔號的編制依據(jù)，有關(guān)部門在組織修訂規(guī)則時，都應(yīng)做進(jìn)一步梳理和研究。

3.其他編制檔號的依據(jù)。我國各主管機(jī)關(guān)會同國家檔案局或單獨(dú)制定了相應(yīng)檔案的檔號編制規(guī)范，各相關(guān)立檔單位在檔案整理實(shí)踐中，應(yīng)遵循這些特殊的規(guī)范要求。例如，照片檔案的檔案號可依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821）的要求執(zhí)行。高等學(xué)校檔案的檔號編制可依據(jù)2008年9月1日起施行的教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）的要求實(shí)行。會計檔案的檔號編制可依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

（三）修訂規(guī)則應(yīng)對檔號的編制原則進(jìn)一步加以明確

規(guī)則目前規(guī)定的編制檔號需要遵循的原則，表述的線條尚顯粗放。建議在修訂時，將檔號的編制原則做如下修訂：

第一，將“唯一性原則”修訂為：檔號應(yīng)指代單一，一個編號對象只能賦予一個代碼，一個代碼只表示一個編號對象。具體地說，在一個立檔單位和國家檔案館內(nèi)不能有重復(fù)的全宗號，在一個全宗內(nèi)不能有重復(fù)的案卷目錄號或類別號、項目號，在一本案卷目錄或一個類別中不能有重復(fù)的案卷號，在一個案卷或一個終端類中不能有重復(fù)的頁號（張）號或件號。

第二，將“合理性原則”修訂為：檔號結(jié)構(gòu)必須與庫藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號應(yīng)保持完整，不能隨意減少某種代碼；檔號最末的代碼（頁號、張?zhí)?、件號）的選擇應(yīng)從檔案的實(shí)際情況出發(fā)；按流水順序編號時不應(yīng)有空號；檔號應(yīng)留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，已備不斷補(bǔ)充檔案的需要。

第三，將“穩(wěn)定性原則”修訂為：檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。這一原則要求，除非十分必要，不應(yīng)在檔號中增加主觀的、可變的編碼成分。對必須改變的檔號，應(yīng)在卷皮、卷盒、所有相關(guān)檢索工具和檔案數(shù)據(jù)庫中做出相應(yīng)的更改；對用檔號命名的電子檔案或數(shù)字化檔案副本的相應(yīng)編碼也要做出相應(yīng)的更改，要嚴(yán)格保持檔號在實(shí)體存放處與檢索工具上的一致性。改變檔號時，還應(yīng)注明原來的檔號。

第四，將“簡單性原則”修訂為：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

（四）修訂規(guī)則應(yīng)對檔號的結(jié)構(gòu)與編制方法進(jìn)行分對象說明

1.文書檔案的檔號結(jié)構(gòu)和編制方法。

（1）以案卷形式整理的文書檔案檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法。建議保留規(guī)則目前的規(guī)定。案卷檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。注意：不同的國家檔案對館藏檔案的全宗編號可以重復(fù)，在進(jìn)行檔案目錄信息和數(shù)字化檔案資源交流或整合的過程中，可以通過檔案館代碼來加以區(qū)分，故此不會造成混淆。《編制全國檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》（國檔發(fā)〔1987〕4號），經(jīng)2011年1月28日國家檔案局局務(wù)會議審議，屬于繼續(xù)有效的規(guī)范性文件。例如，湖北省檔案館的代碼為442001，武漢市檔案館的代碼為442002，武漢市江岸區(qū)檔案館的代碼為442003，湖北省黃石市檔案館的代碼為442030等。

（2）以“件”的形式整理的文書檔案檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法。檔號不能等同于歸檔章上的所有編目項目。在歸檔章上會出現(xiàn)保管期限，一方面是為了固定檔案價值鑒定的成果，另一方面是為了方便期滿檔案文件鑒定工作的開展。如果將“保管期限”編入檔號，是違背前述檔號編制的“穩(wěn)定性規(guī)則”要求的，即將一種主觀性較大的認(rèn)識成果置入了檔號。從長遠(yuǎn)來看，會造成管理工作量的增加和管理成本的提高。隨著檔案部門元數(shù)據(jù)管理能力的不斷提高，這種做法就更失去了其存在的意義。

以件為單位整理的檔號結(jié)構(gòu)：全宗號-門類代碼·年度-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號·子件號或全宗號-分類號·年度-件號·子件號。其中門類代碼應(yīng)為可選項。

2.企業(yè)檔案的檔號結(jié)構(gòu)和編制方法。T 13推薦的科技檔案檔號的結(jié)構(gòu)實(shí)際上有兩種形制，即“全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號”和“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”。《企業(yè)檔案管理工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）推薦的企業(yè)檔案檔號的格式為“[全宗號]分類號（或項目代號或目錄號）—案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定?；诖耍ㄗh企業(yè)應(yīng)根據(jù)職能分工的情況，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要，編制本企業(yè)的統(tǒng)一檔案分類方案。通過這種統(tǒng)一的檔案分類方案，使企業(yè)的檔案都可以獲得相對穩(wěn)定的分類代碼標(biāo)識（分類號）?；谄髽I(yè)統(tǒng)一檔案分類方案的企業(yè)檔案的檔號基本結(jié)構(gòu)和編制方法，建議采用以下編制方法：

企業(yè)檔案的檔號基本結(jié)構(gòu)是由全宗號、檔案分類號、對象特征碼、案卷號（或件號）等四段編碼組成。企業(yè)的檔案號可采用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編碼制。檔號中左邊為上位代碼、右邊為下位代碼、四段代碼之間用“-”（短橫線）分隔。

全宗號：可采用公司的英文或漢語拼音名稱的縮寫，表示公司檔案的全宗號。如：HUAWEI、WANKE、HLONG、CEDB、BJJY等。

檔案分類號：一級類的代碼采用英文字母表示，為避免混淆，檔案分類編碼中的部門代碼和分類號編碼禁止使用英文字母I、O、U、V。二級類的代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，為保證編碼的可擴(kuò)展性，采用雙位法編制，即用11、12、13……19，21、22、23……29……91、92、93……99來依次標(biāo)識各一級中的二級類，禁用00～09，10、20……90等阿拉伯?dāng)?shù)字。三級類代碼采用一位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，即采用0-9等十個阿拉伯?dāng)?shù)字表示；如果三級類的數(shù)量較多，也可以采用“雙位法”或“八分法”編制。檔案分類號應(yīng)從檔案分類主表中獲取。企業(yè)各部門如需要增加三級分類代碼，可在相應(yīng)的二級類目代碼下細(xì)分。

檔案分類號的編碼應(yīng)力求簡短明了，便于檢索利用，并能適用檔案類別擴(kuò)充的需要。檔案分類號的編碼結(jié)構(gòu)和方法一經(jīng)確定，原則上不應(yīng)更改。

對象特征碼：采用N個阿拉伯?dāng)?shù)字或字母表示，企業(yè)各部門可以根據(jù)所形成檔案的穩(wěn)定性對象特征（如文書檔案的“年度”和“部門”特征，基建工程檔案可將“工程項目號”“國別與地區(qū)”“工程階段”“工程專業(yè)”“部門”特征，設(shè)備檔案的“型號”特征；合同檔案的“合同號”特征，員工業(yè)績檔案的“職工代碼”特征，貿(mào)易項目檔案和招標(biāo)檔案的“項目代號”特征，以及各種門類檔案的“載體類型”特征等），確定對象特征碼，并將其區(qū)分必要的對象特征碼和可選的對象特征碼兩種。不同的對象特征碼之間用“·”分隔。企業(yè)檔案的對象特征碼可包括（各企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要加以確定）：1）工程項目代碼——工程項目代號；2）項目階段號（工程運(yùn)作階段的代碼標(biāo)識）；3）工程專業(yè)代碼（結(jié)構(gòu)、供水、供電、供暖等）；4）設(shè)備代碼——設(shè)備型號；5）年度——公歷紀(jì)年法；6）業(yè)務(wù)活動項目代碼——貿(mào)易項目代碼和招標(biāo)項目代碼；7）合同代碼——公司標(biāo)準(zhǔn)合同編號；8）員工代碼——公司職工代碼；9）采購訂單號——標(biāo)準(zhǔn)采購訂單編號；10）報關(guān)單號——標(biāo)準(zhǔn)報關(guān)單編號；11）文件載體類型代碼；12）各部門代碼；13）世界各國和地區(qū)名稱代碼（GB/T 2659—2000）；14）中華人民共和國行政區(qū)劃代碼（GB/T 2260—2002）；15）其他特征代碼等。

案卷號：即案卷順序號，一般采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從001到999。特殊情況依事先確定的規(guī)則處置。

件號：公司的文書檔案和實(shí)物應(yīng)以“件”為單位整理并編“件號”，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即用0001- 9999標(biāo)識。

此外，對特殊載體的檔案和專門檔案的檔號編制結(jié)構(gòu)方法，有關(guān)部門在修訂規(guī)則時，也應(yīng)注意在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，做出相應(yīng)的規(guī)定。

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[4]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)（第4版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2015.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院