OFFICE辦公軟件在計算機中的運用研究

杜濤

摘 要：為了提高OFFICE辦公軟件的操作熟練度，針對其在計算機中的運用，分別論述Word、Excel、Power Point的操作流程與技巧，了解不同辦公軟件的功能，在辦公過程中能夠充分發(fā)揮軟件的作用提高工作效率，旨在加強辦公便捷性與效率。

關(guān)鍵詞：OFFICE辦公軟件;計算機;Word;Excel

OFFICE辦公軟件在現(xiàn)代化企業(yè)中是十分普及的軟件，有利于提高企業(yè)工作效率，保證工作質(zhì)量。但是因為OFFICE辦公軟件涉及到不同種類，加之操作比較復(fù)雜，所以在計算機中操作與運用有時會面臨一些問題，因此企業(yè)工作效率的提升。鑒于此，人們操作OFFICE辦公軟件期間，必須要全面了解操作技巧，熟練掌握之后便可以有效提升軟件的運用效率。

一、Word辦公軟件在計算機中的運用

Word是OFFICE辦公軟件的基礎(chǔ)，是企業(yè)辦公必不可少的軟件之一，主要內(nèi)容是負(fù)責(zé)文字處理，將人工記錄、檔案儲存的傳統(tǒng)形式加以創(chuàng)新，顯著提高辦公效率。當(dāng)前我國進(jìn)入信息化時代，Word更加成為人們必備的辦公技能。Word軟件的主要功能是編輯文字，操作者點擊鼠標(biāo)右鍵在計算機桌面創(chuàng)建 Word文檔，并且將文件打開，即可進(jìn)行文字編輯操作。Word 軟件包括幾個菜單，即開始、插入、頁面布局、引用、郵件、審閱、視圖等，操作者單機鼠標(biāo)選擇需要的功能，即可完成對應(yīng)操作。完成文字編輯之后單擊開始選項，調(diào)整文檔字體的顏色與字號，最后保存即可[1]。“保存”功能可以直接點擊頁面左上角的保存按鍵，也可以通過快捷鍵“shift+S”保存。一些輸入錯誤的文字，直接用鼠標(biāo)選中，利用鍵盤上的刪除鍵或者Delete鍵將其刪除。

如果要在word文檔中插入公式或者符號，選擇插入菜單的“公式”“符號”進(jìn)行選擇與編輯即可。如果要在word文檔中查找內(nèi)容，可以在菜單中找到“查找替換”，將查找的關(guān)鍵詞輸入，或者操作快捷鍵“shift+F”快速查找文字段落。企業(yè)中的工作人員在操作Word軟件，必須要掌握文檔管理的有效方法，保證文檔中內(nèi)容安全性。建議將一些重要內(nèi)容文檔加密，以免文件內(nèi)容外泄。首先將word文檔打開，單擊“密碼設(shè)置”中的“修密碼”選項，這時系統(tǒng)會彈出軟件提示框，操作人員輸入密碼即可完成加密操作，后期如果需要查看文檔中的內(nèi)容，只需要操作人員輸入密碼將文檔打開。已經(jīng)加密的文檔只能通過密碼才能夠查看，其他用戶不具備修改的權(quán)利，也可以設(shè)置軟件密碼，將文檔變更為只讀文檔，這樣一來文檔便不能夠被任意修改。以免文件管理不慎出現(xiàn)丟失的問題，操作人員必須掌握文檔恢復(fù)技能。如果因為操作失誤，在沒有保存的情況下退出文檔，有可能會導(dǎo)致部分文檔內(nèi)容丟失，這是可以在“文件”菜單中選擇“另存為”，將文檔的保存格式設(shè)置為“RTF格式”，隨后保存即可。將已經(jīng)保存的RTF格式文檔打開之后，再次單擊“另存為”選項，設(shè)置為“Word文檔模式”之后再次保存，將已經(jīng)丟失的文件快速恢復(fù)。如果是計算機在非人為操作的情況下關(guān)機，也會導(dǎo)致文檔數(shù)據(jù)丟失，這種情況要想恢復(fù)數(shù)據(jù)比較繁瑣。為了規(guī)避這一問題，建議啟用Word自動備份，在菜單中的“工具”“選項”中單擊“文件備份”并且保存，從而完成文檔自動備份操作。

二、Excel辦公軟件在計算機中的運用

Excel軟件的功能是制作表格，是辦公基礎(chǔ)軟件，通過Excel軟件能夠?qū)崿F(xiàn)大量數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計、計算，保證數(shù)據(jù)操作的精準(zhǔn)性。創(chuàng)建Excel表格與word文檔的方式相同，有開始、插入、頁面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱、視圖等菜單選項，將表格打開之后按照需求調(diào)整表格的大小，輸入數(shù)據(jù)之后，利用表格工具欄中求和、排序等功能，由計算機自動計算數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)計算結(jié)果的準(zhǔn)確性與效率[2]。另外，記錄大量數(shù)據(jù)篩選過程也比較繁瑣，如果采用傳統(tǒng)的人工篩選方式，可能無法按時完成，還會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯。這時通過Excel軟件中的數(shù)據(jù)篩選功能便可以自動篩選出需要的數(shù)據(jù)，同時保證了操作的質(zhì)量與效率。除此之外，為了能夠更加清晰、直觀的了解數(shù)據(jù)變化，Excel軟件具有插入圖表的功能，操作者按照需求選擇插入折線圖、餅圖或者柱形圖等，這是Excel辦公軟件的優(yōu)勢之一。

三、Power Point辦公軟件在計算機中的運用

Power Point軟件和Word文檔的相似度較高，操作者在桌面新建文檔之后可以編輯文字，但是區(qū)別在于Power Point除了編輯文字以外，還可以插入圖片、聲音、視頻等元素，使文本內(nèi)容更加豐富。Power Point軟件菜單包括開始、插入、設(shè)計、動畫、幻燈片放映、審閱、視圖等，插入聲音、視頻操作有一定難度，將需要插入的素材與演示文稿保存在相同文件夾，期間演示文稿內(nèi)的聲音、文字務(wù)必要保持同步[3]。插入視頻時，選擇插入菜單的 Flash 文檔，找到視頻儲存的文件夾，單擊鼠標(biāo)右鍵選中動作設(shè)計，單擊超級連接，之前選中的視頻插入到演示文檔。Power Point 軟件的操作有時需要標(biāo)記重點，操作者在工具欄中找到“指針”，單擊右鍵選中，隨后使用劃線筆功能將文本中的重點標(biāo)記出來。實際操作過程中創(chuàng)建三維模型難度較大，在 “三維繪圖”中單擊快捷鍵選擇需要的圖形，在繪圖欄中選擇模型，通過描邊、填充等基礎(chǔ)功能完成三維模型的創(chuàng)建。

結(jié)束語：

綜上所述，計算機中的OFFICE辦公軟件是最為基礎(chǔ)的操作項目，操作者掌握Word、Excel、Power Point軟件的操作方法，可以熟練應(yīng)對辦公過程中的問題。但是辦公軟件在計算機中的應(yīng)用，還涉及到一些難度較大的操作，具體需要在實踐中總結(jié)經(jīng)驗，利用OFFICE辦公軟件解決工作中數(shù)據(jù)、文本等方面的問題，以此提高辦公效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張海燕.以提高中職生計算機辦公軟件應(yīng)用能力為導(dǎo)向的教學(xué)對策[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（19）：159.

[2]胡娜.計算機辦公軟件課程中行動導(dǎo)向教學(xué)的應(yīng)用分析[J].課程教育研究，2018（23）：19.

[3]邱陽.基于案例教學(xué)的計算機基礎(chǔ)課實踐探究——以O(shè)ffice辦公軟件為例[J].教育現(xiàn)代化，2018，5（19）：277-279.